Encontrar el historial de nómina de tu proveedor anterior
Si intercambiarás servicios de nómina a mitad de año, Nómina Square te solicita un informe de ganancias, el cual debe incluir cada talón de cheque de este año para todos los empleados actuales y exempleados con W-2, con los siguientes detalles:
Fecha de pago
Pago bruto
Impuestos sobre la renta federales retenidos
FICA/seguro social
Medicare
Todos los impuestos estatales relevantes
Todas las deducciones (antes de los impuestos, después de los impuestos y embargos) retenidas a los empleados
A los fines de la declaración de impuestos, una fecha de pago es diferente de una fecha de cheque. La fecha de cheque es la fecha en que el empleado recibe el pago, pero la fecha de pago es la fecha en que se registran los pagos de impuestos estatales y federales. Al proporcionar tus informes de nómina anteriores, Nómina Square necesita la información de nómina basada en la fecha de pago.
Además, varios estados requieren que los informes de nómina incluyan las horas trabajadas por los empleados. Si tu negocio está ubicado en Massachusetts, Minnesota, Oregón, Rhode Island, Washington, Washington D. C. o Vermont, incluye las horas que tus empleados hayan trabajado antes de pasarse a Nómina Square.
Es muy importante que la información de nómina anterior se proporcione a Nómina Square al configurar tu cuenta. Esta información es necesaria para poder garantizar la declaración y retención precisas de los impuestos para empleados actuales y pasados. Un empleador solo puede emitir un W-2 por empleado por año, independientemente de cuántos proveedores de nómina haya tenido. Puedes cargar este informe en tu panel de datos de nómina. Si necesitas ayuda para localizar u obtener el informe, puedes pedirle instrucciones a tu proveedor anterior o puedes contáctenos para que te ayudemos.
Si tienes contratistas 1099 además de empleados con W-2, obtén más información sobre transferir información del historial de pago de un contratista para realizar una declaración precisa en el Formulario 1099-NEC.
Si realizaste el cambio a Nómina Square desde uno de los siguientes proveedores, consulta los pasos para ubicar el informe de ganancias de tus empleados.
Nómina Intuit, Nómina en línea Quickbooks y Nómina Desktop Quickboooks
Para descargar tu informe de Nómina Intuit y de Nómina en línea Quickbooks, haz lo siguiente:
Inicia sesión en tu cuenta de Nómina Intuit o Nómina de QuickBooks en línea en línea.
Haz clic en Informes.
En Informes de empleados o Nómina, selecciona Detalles de nómina.
En el rango de fechas, selecciona Este año.
En Empleado, selecciona Todos los empleados.
Haz clic en Actualizar informe o Ejecutar el informe.
El pago bruto a la fecha de cada empleado se enumera en la columna Pago total.
Para ver esta información en una hoja de cálculo y guardarla para tus registros, haz clic en Ver en Excel o, en el menú desplegable en Compartir, haz clic en Exportar como planilla de Excel. Se descargará una hoja de cálculo en tu computadora.
Para obtener información adicional sobre cómo navegar por las cuentas de Nómina Intuit o de Nómina en línea Quickbooks, comunícate con Atención al Cliente de Intuit.
Para descargar tu informe de Nómina Quickbooks Desktop, haz lo siguiente:
Comienza en Informes.
En Empleados yNómina, selecciona Resumir datos de nómina en Excel.
En Fecha, selecciona Personalizar. Por ejemplo, para recuperar un informe que cubra la nómina del año anterior de impuestos, selecciona el rango de datos de 1/1/2021 a 21/12/2021.
Para obtener más información, ve a Atención al Cliente de Intuit.
Una vez que descargues tu informe, revisa lo siguiente:
Encuentra a todos los empleados actuales y exempleados con W-2.
Incluye todos los talones de pago de este año.
Comprueba el pago bruto.
Comprueba los impuestos federales (es decir, impuesto federal sobre la renta, seguro social, seguro médico).
Comprueba impuestos estatales.
Comprueba las deducciones (es decir, fondo de jubilación, atención médica).
Nómina de RUN con tecnología de ADP
Inicia sesión en Hacer la nómina.
Ve a Informes en la parte superior central de la página.
En Nómina, selecciona Registro de ganancias.
En la parte superior izquierda, configura el año de acuerdo con el año en curso.
En el campo “Fechas de cheques a partir de:”, selecciona la fecha de la primera nómina de este año.
En el campo “hasta:”, selecciona la fecha de la última nómina completa.
En el campo Empleado, selecciona Todos y haz clic en Actualizar.
Busca el pago bruto a la fecha de los empleados (columna: Bruto, fila: Totales del empleado). Los empleados se enumeran en orden alfabético por apellido.
Si tienes alguna otra duda sobre cómo encontrar esta información en la cuenta de nómina de RUN, ve a Atención al Cliente de ADP.
Una vez que obtengas tu informe, revisa lo siguiente:
Encuentra a todos los empleados actuales y exempleados con W-2.
Incluye todos los talones de pago de este año.
Comprueba el pago bruto.
Comprueba los impuestos federales (es decir, impuesto federal sobre la renta, seguro social, seguro médico).
Comprueba impuestos estatales.
Comprueba las deducciones (es decir, fondo de jubilación, atención médica).
Paychex
Inicia sesión en tu cuenta de Paychex Payroll.
Haz clic en Paychex Flex en la parte izquierda de la página.
Haz clic en Panel de Datos > Análisis e informes > Todos los informes.
Una vez que selecciones Todos los informes, haz clic en Registro de ganancias del empleado.
En Opciones personalizadas, busca Seleccionar empleado(s) y haz clic en Todos los empleados.
En el campo Elegir fechas, selecciona Año calendario en curso.
En Totales de informes, selecciona Empleado y empresa y elige Mostrar suma de montos.
Ejecuta el informe.
Busca el pago bruto a la fecha de cada empleado.
Para obtener más información, visita Servicio de Atención al Cliente de Paychex.
Una vez que descargues tu informe, revisa lo siguiente:
Encuentra a todos los empleados actuales y exempleados con W-2.
Incluye todos los talones de pago de este año.
Comprueba el pago bruto.
Comprueba los impuestos federales (es decir, impuesto federal sobre la renta, seguro social, seguro médico).
Comprueba impuestos estatales.
Comprueba las deducciones (es decir, fondo de jubilación, atención médica).
Gusto
Inicia sesión en tu cuenta de Nómina de Gusto.
Haz clic en Informes en el lado izquierdo de la página.
Selecciona Registro de nómina en Resúmenes de informes.
Confirma que el intervalo de fechas se encuentra en Anual y selecciona Todos los empleados.
Asegúrate de que el grupo de informes sea por Empleado y todas las casillas de verificación estén marcadas.
Haz clic en Generar informe.
Una vez que se cargue el informe, haz clic en Descargar como archivo .CSV en la esquina superior derecha de la página.
Para obtener más información, visita Atención al Cliente de Gusto.
SurePayroll
Inicia sesión en tu cuenta de SurePayroll.
Haz clic en Informes en la parte superior de la página.
Desplázate hacia el lado izquierdo de la página de Informes y haz clic en la opción Resumen de nómina debajo de Informes de nómina.
Selecciona Año calendario en curso, y selecciona la Fecha del primer cheque en el año en curso, y luego haz clic en Actualizar informe.
Haz clic en el botón XLS en el lado derecho para descargar el archivo.
Repite los pasos para todas las otras fechas de los cheques.
Para obtener más información, visita Atención al Cliente de SurePayroll.
Una vez que descargues tu informe, revisa lo siguiente:
Encuentra a todos los empleados actuales y exempleados con W-2.
Incluye todos los talones de pago de este año.
Comprueba el pago bruto.
Comprueba los impuestos federales (es decir, impuesto federal sobre la renta, seguro social, seguro médico).
Comprueba impuestos estatales.
Comprueba las deducciones (es decir, fondo de jubilación, atención médica).
Nómina Heartland
Inicia sesión en tu cuenta de Heartland Payroll.
Haz clic en Informes en el lado izquierdo
Desplázate hacia abajo y haz clic en Informes de intervalos de fechas.
Debajo de la página de Informes de intervalos de fechas, haz clic en Comprobar detalles del historial.
En el campo A partir de la fecha:, selecciona la fecha de la primera nómina de este año.
En el campo hasta la fecha:, selecciona la fecha de la última nómina completa.
Selecciona Fecha de pago en el campo Tipo de fecha.
Selecciona Excel o PDF como formato y haz clic en Ejecutar informe.
Haz clic en el botón Descargar en la parte superior derecha para descargar el archivo.
Para obtener más información, visita Atención al Cliente de Heartland.
Una vez que descargues tu informe, revisa lo siguiente:
Encuentra a todos los empleados actuales y exempleados con W-2.
Incluye todos los talones de pago de este año.
Comprueba el pago bruto.
Comprueba los impuestos federales (es decir, impuesto federal sobre la renta, seguro social, seguro médico).
Comprueba impuestos estatales.
Comprueba las deducciones (es decir, fondo de jubilación, atención médica).
Contador/Otro proveedor
Si vienes de un contador u otro servicio de nómina que no figura en este artículo, pídeles que te brinden un informe en formato Excel o PDF que incluya todos los talones de cheque de este año para todos los empleados actuales y exempleados con W-2. Puede descargar una plantilla de Excel a fin de usar para transferir esta información. Necesitaremos la siguiente información:
Fecha de pago
Pago bruto
Impuestos sobre la renta federales retenidos
FICA/seguro social
Medicare
Todos los impuestos estatales relevantes
Todas las deducciones (antes de los impuestos, después de los impuestos y embargos) retenidas a los empleados