Démarrer avec Gestion des employés Square

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Équipe > Employés.
2. Cliquez sur + Employé. Vous pouvez également créer un employé dans l’application Solution PDV Square en appuyant sur Employés.
3. Remplissez le profil de l’employé. Saisissez le nom, l’adresse e-mail et/ou le numéro de téléphone de l’employé. Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone unique est requis pour terminer la création du profil de l’employé. La saisie de l’identifiant de l’employé est facultative mais nous vous recommandons de le faire.
4. Cliquez sur Suivant.

Sur l’écran Postes, vous pouvez attribuer des intitulés de poste et des salaires pour effectuer le suivi des coûts de la main d’œuvre et, si vous utilisez Périodes de travail Square, voir le temps que vos employés passent à effectuer une ou plusieurs tâches au sein de votre entreprise.

Vous pouvez aussi indiquer l’intitulé du poste principal et le type de rémunération (horaire ou salaire). Remarque : si le poste existe déjà, cliquez sur Poste principal pour accéder à un menu déroulant des postes existants.

1. En fonction du type de paie choisi, saisissez un taux horaire ou un salaire annuel ainsi que le nombre d’heures hebdomadaires.
2. Si l’employé travaille à plusieurs postes, cliquez sur Ajouter un autre poste.
3. Cliquez sur Suivant.

Sur l’écran Accès, vous pouvez attribuer un ensemble d’autorisations et des points de vente aux employés afin de détermine ce à quoi ils auront accès dans le Tableau de bord Square, le système de caisse et les applications Square pour chaque point de vente. Les autorisations permettent à vos employés de se connecter à l’application Square pour accepter des paiements, d’enregistrer leur arrivée et leur départ ou d’accéder à votre Tableau de bord Square en ligne.

Un ensemble d’autorisations personnalisé (autorisations communes) est disponible gratuitement. Square pour détaillants Plus et Personnel Square incluent seulement deux ensembles d’autorisations pour vos employés, en plus des autorisations du propriétaire. Accès avancé Square, ainsi que Square pour restaurants Plus et Rendez-vous Square Premium, offrent des ensembles d’autorisations personnalisés illimités pour vous permettre de créer autant de niveaux d’accès que nécessaires pour vos employés.

Remarque : Vous pouvez créer de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement dans votre Tableau de bord Square en ligne. Ce n’est pas possible dans l’application.

Pour configurer les autorisations :

1. À partir de l’écran Accès, sélectionnez un ensemble d’autorisations existant ou cliquez sur Créer un nouvel ensemble d’autorisations. Pour créer un ensemble d’autorisations, il est possible que vous deviez d’abord sélectionner un niveau d’autorisation. Pour ce faire, choisissez un point de départ en fonction du niveau d’accès souhaité, par exemple Standard, Avancé ou Complet. Vous pourrez ajuster les autorisations ultérieurement en modifiant les profils des employés.
   • Standard : comprend les autorisations de base pour le traitement des transactions au point de vente. Convient à de nombreux employés, comme les caissiers, les baristas, les fournisseurs de services et le personnel en salle.
   • Avancé : comprend des autorisations plus avancées, comme l’annulation d’une vente, la mise à jour des stocks et la gestion des périodes de travail. Convient aux employés ayant des rôles comme responsable de période de travail, gestionnaire et membre du personnel de l’accueil.
   • Complet : active toutes les autorisations, à l’exception de la gestion des virements et des comptes bancaires. Convient aux copropriétaires, aux directeurs généraux et aux autres employés administratifs.
2. Cliquez sur Points de vente pour sélectionner le point de vente adéquat d’où votre employé travaillera. Si vous utilisez plusieurs points de vente et que vous souhaitez autoriser l’un de vos employés à travailler au sein de chacun d’eux, activez l’option Affecter à tous les points de vente actuels et à venir.
3. Créer un code confidentiel personnel que l’employé utilisera pour se connecter et suivre son temps de travail. Vous pouvez personnaliser ce code confidentiel ou en créer un automatiquement en cliquant sur Générer.
4. Cliquez sur Enregistrer et vérifier.

Notez bien le code confidentiel afin de le communiquer à vos employés. Chaque employé se voit octroyé un code confidentiel unique lui permettant d’accéder à l’application Square sur n’importe quel appareil associé au point de vente de votre entreprise.

1. Dans le volet de navigation de votre application Solution PDV Square, appuyez sur Personnel.
2. Appuyez sur l’icône plus (+) pour ouvrir l’écran Créer un employé.
3. Saisissez d’abord le nom, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone de l’employé.
4. Ensuite, appuyez sur Poste principal pour attribuer à l’employé un poste existant ou Créer un poste pour lui attribuer un nouveau poste.
5. Appuyez sur la flèche noire de retour pour revenir à l’écran Créer un employé et saisissez le taux horaire de l’employé. Remarque : ce champ n’est pas obligatoire pour enregistrer les informations de profil de votre employé.
6. Appuyez sur Ensemble d’autorisations pour affecter votre employé à un ensemble d’autorisations existant. Remarque : les employés se verront automatiquement attribuer des autorisations communes lors de la création de leur profil. Pour le moment, vous pouvez créer et modifier de nouveaux ensembles d’autorisations uniquement dans le Tableau de bord Square.
7. Appuyez sur Code confidentiel personnel si vous souhaitez créer et attribuer un code confidentiel personnalisé à l’employé. Puis, appuyez sur Terminé. Remarque : un code confidentiel généré automatiquement sera attribué aux nouveaux employés, mais vous aurez la possibilité d’attribuer un code confidentiel personnalisé depuis cette section.
8. Appuyez sur Point de vente pour sélectionner le(s) point(s) de vente adéquat(s) pour l’employé et choisissez d’activer ou de désactiver l’option permettant de l’Attribuer à tous les points de ventes actuels et à venir. Remarque : la section Point de vente sera par défaut le point de vente actuel associé à votre compte Solution PDV Square lors de la création du profil de(s) l’employé(s).
9. Lorsque vous revenez à l’écran Créer un employé, assurez-vous que toutes les informations sont exactes, puis appuyez sur Enregistrer.

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existant et effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations. Si cet ensemble d’autorisations est encore attribué à des employés actifs, vous devez le leur retirer avant de pouvoir le supprimer.

Si un ensemble d’autorisations inactif est attribué à un employé, celui-ci n’aura pas accès à Square. Cette situation peut être due à l’expiration de l’abonnement à Accès avancé ou à une offre groupée avec Accès avancé, comme Square pour restaurants Plus, Square pour détaillants Plus ou Rendez-vous Square Premium.

Si votre abonnement à Accès avancé est expiré, vous pouvez choisir de vous réabonner et ces employés retrouveront l’accès à leurs autorisations. Sinon, vous pouvez attribuer à ces employés des autorisations communes, disponibles gratuitement.

Sur l’écran Intégration, vous pouvez gérer les tâches d’intégration en vous connectant à votre Tableau de bord Square en ligne et en cliquant sur Personnel > RH et conformité > Intégration.

Remarque : Pour déléguer la possibilité de gérer les tâches d’intégration qui sont visibles par vos employés, activez l’autorisation Gérer l’intégration des employés pour les responsables concernés. En savoir plus sur les autorisations que vous pouvez attribuer à vos employés.

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Membres de l’équipe. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisation.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Point de vente partagé : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres. Plusieurs employés utiliseront donc le même code confidentiel pour votre point de vente.
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel sur son propre appareil. Les employés pourront ainsi accepter des paiements en déplacement.
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnel.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Lorsque vous créez un employé, Square fait parvenir à ce dernier un e-mail ou un SMS l’invitant à créer son propre identifiant de connexion pour accéder à votre Tableau de bord Square en ligne ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Si l’employé utilise Périodes de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. Si l’employé n’a pas reçu l’e-mail « Vous êtes invité à rejoindre l’équipe », conseillez-lui de vérifier son dossier de courriers indésirables. Le cas échéant, l’employé peut également ajouter les informations de Gestion de paie Square afin de recevoir son code confidentiel personnel pour se connecter au Tableau de bord Square et à l’application Gestion des employés Square.

Remarque : les invitations expirent 30 jours après leur envoi. Les profils des employés ne peuvent pas partager une adresse e-mail ou un numéro de téléphone dans le même compte Square. Chaque employé doit avoir des coordonnées uniques enregistrées.

1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Personnel > Employés > Membres de l’équipe. Dans le profil d’employé que vous venez de créer, cliquez sur Configurer les autorisations.
2. Sur l’écran des autorisations de l’employé, utilisez le menu déroulant Ensemble d’autorisations pour sélectionner Créer un nouvel ensemble d’autorisation.
3. Saisissez un nom pour l’ensemble d’autorisations.
4. Activez Accès complet pour activer toutes les autorisations ou utilisez la grille d’autorisations pour personnaliser l’ensemble des autorisations, puis cliquez sur Continuer.
5. Choisissez des points d’accès pour préciser d’où l’employé peut accéder aux applications Square.
   • Point de vente partagé : autorisez l’employé à accéder à votre point de vente à l’aide d’un code confidentiel commun à 4 chiffres. Plusieurs employés utiliseront donc le même code confidentiel pour votre point de vente.
   • Point de vente mobile : autorisez l’employé à se connecter à l’application Square avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels sur son propre appareil. Les employés pourront ainsi accepter des paiements en déplacement.
   • Tableau de bord : autorisez l’employé à se connecter à votre Tableau de bord Square en ligne avec son adresse e-mail et son mot de passe personnels.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : La création de nouveaux ensembles d’autorisations est uniquement disponible via le Tableau de bord Square en ligne et ne peut pas être effectuée dans l’application.

Square enverra à cet employé une invitation par e-mail lui permettant de créer ses propres identifiants de connexion pour accéder au Tableau de bord Square en ligne, à l’application Gestion des employés Square ou à l’application Solution PDV Square sur son appareil personnel. Cette invitation sera envoyée sur l’adresse e-mail ou par SMS au numéro de téléphone de l’employé concerné. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone de ce dernier doivent uniquement être associés à son profil. Si l’employé en question utilise Périodes de travail Square pour la gestion de la main-d’œuvre, il peut également accéder à ses fiches de présence dans l’application Gestion des employés Square. Si l’employé n’a pas reçu l’e-mail d’invitation, conseillez-lui de vérifier son dossier de courriers indésirables et de se réinscrire à la liste de diffusion des messages de Square.

Remarque : un numéro de téléphone ou une adresse e-mail est nécessaire pour créer un profil d’employé. Pour tout envoi d’une nouvelle invitation, cette dernière sera envoyée sur tous les modes de contact enregistrés pour l’employé concerné. Les modes de contact des employés doivent être propres à chaque employeur, et les invitations expireront 7 jours après leur date d’envoi.

1. Connectez-vous à Personnel > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne et sélectionnez Autorisations.
2. Sélectionnez un ensemble d’autorisations existantes et modifiez-les.
3. Cliquez sur Enregistrer. Toutes les modifications apportées s’appliquent à tous les employés associés à cet ensemble d’autorisations.
4. Pour supprimer un ensemble d’autorisations, cliquez sur Supprimer.

Remarque : Si ces autorisations sont toujours assignées à des membres actifs de l’équipe, ils doivent être retirés de l’ensemble d’autorisations avant de pouvoir être supprimées.

1. Accédez à Personnel > Employés > Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne.
2. Cliquez sur Autorisations communes, puis confirmez le niveau d’accès et les autorisations. Enfin, cliquez sur Continuer.
3. Sélectionnez les autorisations que vous voulez accorder à tous les employés. Si un employé tente d’accéder à une zone que vous n’avez pas sélectionnée, il aura besoin du code confidentiel d’un employé possédant les autorisations appropriées pour y accéder.
4. Créez ou générez un code confidentiel commun et aléatoire pour les employés utilisant un point de vente partagé. Enregistrez ce code confidentiel et partagez-le avec vos employés.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les autorisations communes peuvent également être activées dès la création d’un profil d’employé.

1. Accédez à Personnel > Employés > Autorisations.
2. Sélectionnez Autorisations communes.
3. Créez un code confidentiel commun ou générez-en un de manière aléatoire. Enregistrez ce code confidentiel et partagez-le avec vos employés.
4. Cliquez sur Enregistrer.

1. Dans le menu de navigation, accédez à Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
2. Appuyez sur le code confidentiel commun actuel.
3. Saisissez votre code confidentiel de titulaire.
4. Saisissez votre nouveau code confidentiel commun et appuyez sur Enregistrer.
5. Partagez le nouveau code confidentiel avec vos employés.

1. Dans le menu de navigation, appuyez sur Plus.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Activez Autoriser l’utilisation du code confidentiel commun. Remarque : Un code confidentiel du titulaire ou un code confidentiel de plein accès est requis pour activer cette autorisation.
4. Par défaut, vos employés n’auront accès qu’à l’acceptation des paiements, tandis que toutes les autres actions nécessiteront un code confidentiel du titulaire. Si vous souhaitez accorder à vos employés des autorisations comme celle d’émettre des remboursements ou de consulter des rapports, appuyez sur Modifier. Vous accèderez aux Autorisations dans votre Tableau de bord Square en ligne sur un navigateur mobile.
5. Créez un code confidentiel commun pour les employés utilisant un point de vente partagé, puis sélectionnez les accès que vous souhaitez accorder.
6. Appuyez sur Enregistrer pour retourner dans l’application Solution PDV Square.

À ce stade, un employé utilisant le code confidentiel commun configuré pourra accepter des paiements et accéder aux zones et aux fonctionnalités du point de vente sélectionné pour les autorisations communes. Si un employé doit accéder à des zones restreintes ou effectuer une action restreinte, vous devrez saisir le code confidentiel du titulaire et activer les autorisations correspondantes.

Les codes confidentiels personnels vous permettent d’exiger des employés qu’ils utilisent un code confidentiel pour certaines actions. Les employés pourront aussi se connecter à l’application Square sans adresse e-mail ni mot de passe sur tout appareil associé au point de vente de votre entreprise. Remarque : L’ensemble d’autorisations que vous avez attribué à un employé est associé à son code confidentiel personnel.

Une fois connectés avec leur code confidentiel personnel, les employés peuvent accepter des paiements, qui apparaîtront dans leur rapport de vente personnel, ainsi que réaliser d’autres actions spécifiques à leur ensemble d’autorisations.

1. Ouvrez l’application Square et connectez-vous avec votre adresse e-mail du propriétaire ou un code d’appareil. Si vous vous connectez en utilisant un code d’appareil, assurez-vous d’entrer votre code confidentiel avec les autorisations requises pour gérer les paramètres.
2. Dans le menu de navigation, appuyez sur Articles.
3. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels, puis activez les Codes confidentiels.
4. Dans Exiger le code confidentiel, sélectionnez Après chaque vente et/ou Pour l’annulation d’une vente.
5. Appuyez sur Délai expiré pour sélectionner un délai d’inactivité préalable au verrouillage de votre point de vente.

Une fois les codes confidentiels activés dans votre application PDV, vous pouvez les désactiver à tout moment. Remarque : La désactivation des codes confidentiels empêche vos employés de se connecter au point de vente avec un code confidentiel d’équipe ou personnel.

1. Dans le menu de navigation, appuyez sur Articles.
2. Appuyez sur Paramètres > Sécurité > Codes confidentiels.
3. Désactivez Autoriser les codes confidentiel d’équipe.

Lorsqu’un employé quitte votre entreprise (définitivement ou non), vous pouvez désactiver son profil.

1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, sélectionnez un employé.
2. Cliquez sur le menu déroulant identifié par les trois points et sélectionnez Désactiver un employé puis confirmez votre choix.
3. Cliquez sur Désactiver.

Remarque : Les informations relatives à l’employé désactivé ne seront ni perdues ni supprimées, et vous pouvez réactiver ce dernier à tout moment.

1. Dans Personnel > Équipe > Employés dans votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur le filtre Statut puis Inactif.
2. Cliquez sur le nom de l’employé.
3. Cliquez sur le menu déroulant Actions identifié par les trois points et sélectionnez Réactiver un employé.

Remarque : Veillez à conserver ce code confidentiel dans vos dossiers, car l’employé s’en servira pour accéder à un point de vente sur lequel Gestion des employés est activé.