Gestion de base des stocks
La gestion des stocks de Square vous offre des outils de base pour effectuer un suivi précis des articles en stock dans votre catalogue. Lorsque cette fonctionnalité est activée pour un article, la quantité en stock de cet article est mise à jour pour refléter les ventes enregistrées avec la Solution PDV Square.
Remarque : les stocks peuvent être gérés depuis l’application Solution PDV Square, mais les alertes relatives aux stocks bas sont gérées depuis le tableau de bord en ligne.
Assurez-vous d’utiliser la toute dernière version de l’application Square sur un appareil pris en charge.
Activer la fonction Gestion des stocks
Motif
Un motif vous permet d’ajuster les niveaux de stock et d’indiquer des motifs pour ces ajustements. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des stocks et attribuer des motifs tels que Stock reçu, Recomptage des stocks, Endommagé, Vol, Perte et Retour.
Gérer les stocks par article
Si cette fonctionnalité est activée, vous pouvez recevoir des notifications sur votre tableau de bord lorsque le stock d’un article est réduit ou épuisé. Vous saurez donc à quel moment passer une nouvelle commande et réapprovisionner vos stocks.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à Articles et Commandes et Catalogue d’articles dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez un article dans la liste d’articles.
Pour modifier vos stocks par variante d’article, vous pouvez cliquer sur la rangée de variantes.
4. Sous Motif, entrez la raison de l’ajustement de vos stocks.
Si vous sélectionnez Dommages, Vol, Perte, la quantité saisie sera automatiquement déduite du stock actuel pour ce point de vente.
Si vous sélectionnez Stock reçu ou Réapprovisionner un article retourné, votre stock augmentera en fonction de la quantité saisie.
Recomptage des stocks affiche votre stock actuel. Saisissez la nouvelle quantité en stock pour mettre à jour.
5. Activez les Notifications si votre stock descend en-dessous d’un certain seuil. Une notification de stock sera alors émise.
6. Cliquez sur Sauvegarder pour confirmer la mise à jour.
À partir de l’application Solution PDV Square :
Appuyez sur Plus depuis la barre de navigation en bas de votre écran et sélectionnez Articles > Tous les articles.
Créez ou sélectionnez un article existant.
Saisissez une quantité de stock sous les détails de l’article ou appuyez sur Prix, Tailles ou SKU pour ajouter des stocks à un article comprenant plusieurs variantes.
Pour ajuster un stock, appuyez sur la quantité de stock > sélectionnez une raison > saisissez la quantité à ajuster.
Enregistrer.
Vous pouvez également passer directement à l’étape 3 en sélectionnant et en maintenant un article depuis la grille d’articles de votre application.
N’oubliez pas que si vous possédez plusieurs points de vente, vous pourrez établir, modifier et suivre votre stock à partir de chacun d’entre eux.
Remarques : vous pouvez aussi mettre à jour à tout moment les paramètres de notifications par e-mail dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Marquer les articles comme étant en rupture de stock
Vous pouvez marquer un article ou des variantes d’articles comme Épuisé, même si vous ne suivez pas vos stocks, dans l’éventualité où l’article n’est plus disponible à la vente.
À partir de votre Tableau de bord Square en ligne :
Accédez à Articles et Commandes et Articles dans votre tableau de bord de Square en ligne.
Sélectionnez les articles ou les variantes d’articles que vous souhaitez marquer comme épuisés.
Cliquez sur Modifier les détails de la variante > Gérer les stocks.
Activez ou désactivez l’option Marquer en rupture de stock dans la Solution PDV Square et Vente en ligne Square.
Cliquez sur Terminé.
À partir de l’application Solution PDV Square :
Appuyez sur Plus depuis la barre de navigation en bas de votre écran et sélectionnez Articles > Tous les articles.
Sélectionnez les articles ou les variantes d’articles que vous souhaitez marquer comme épuisés.
Depuis l’écran Modifier l’article, appuyez sur la/les variation(s) pour ouvrir l’écran Modifier la variante.
Activez/désactivez l’option Marquer comme épuisé dans ce point de vente
Appuyez sur Terminé > Enregistrer.
Remarque : Cette procédure permettra également d’indiquer que l’article ou la variante d’article est épuisé dans Vente en ligne Square.
Programmer un réapprovisionnement automatique
Vous pouvez également programmer le réapprovisionnement automatique des articles en rupture de stock. Définissez un jour et une heure spécifiques pour le réapprovisionnement automatique des articles ou consacrez la fin de journée dans votre entreprise à maintenir vos stocks toujours exacts et à jour.
Pour programmer une heure de réapprovisionnement automatique :
Depuis votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et Commandes et Articles et Catalogue d’articles.
Sélectionnez l’article que vous souhaitez programmer.
Sous Variantes, cliquez sur la quantité en stock. Remarque : Une quantité en stock à zéro peut être signalée par Aucun ou par un tiret.
Un fenêtre contextuelle affichant « Modifier la variante » s’ouvre. En dessous de « Gérer les stocks », activez l’option Marquer en rupture de stock et Choisissez un moment pour la remise en vente.
Vous pouvez choisir de maintenir le réapprovisionnement programmé pour votre fin de journée ou utiliser le sélecteur de date pour choisir une date et une heure personnalisées.
Sélectionnez Terminé et Enregistrer.
Une fois que vous avez programmé une heure de réapprovisionnement automatique, une icône de calendrier apparaît dans la ligne des Stocks en dessous des variantes de cet article.
Remarque : votre fin de journée est calculée en fonction des heures d’ouverture que vous avez définies. Pour modifier ces heures, accédez à Compte et paramètres > Renseignements sur l’entreprise > Locations.
Activer la gestion des stocks en masse
Vous pouvez également activer la gestion des stocks depuis votre fichier Stock Excel (XLSX) ou CSV :
Accédez à l‘onglet Catalogue d’articles et cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
Cliquez sur Importer les stocks et sélectionnez Modifier le catalogue d’articles ou Remplacer le catalogue d’articles > Suivant.
Sélectionnez Téléchargez notre modèle. Ce fichier contient l’ensemble de votre catalogue d’articles.
Ouvrez le fichier et ajoutez votre stock par article dans la colonne Nouvelle Quantité. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur au format Excel (XLSX) ou CSV.
Faites glisser votre fichier sauvegardé dans la fenêtre pour importer le stock et cliquez sur Télécharger.
Remarque : pour le moment, il est possible d’activer et de gérer le catalogue uniquement depuis votre Tableau de bord Square en ligne et non depuis l’application Square.
Gérer les stocks par article
Dans votre Tableau de bord Square, accédez à Articles et commandes > Articles > Catalogue d’articles.
Pour afficher les articles épuisés et presque épuisés de toutes les catégories, sélectionnez Toutes les catégories ou Tout le stock dans le coin supérieur gauche de la page.
Ajustez la quantité en stock en sélectionnant un article, puis en cliquant sur Gérer le stock d’articles et les notifications pour augmenter ou réduire la quantité de cet article.
Vous pouvez aussi gérer les alertes de stock pour les articles en cochant la case Notifications et en paramétrant le seuil d’alerte. Si le stock atteint ou dépasse le seuil, un e-mail de notification de stock sera généré.
Cliquez sur Enregistrer.
Gérer les stocks en masse
L’outil d’importation vous permet de télécharger un rapport de votre stock actuel et de mettre à jour vos quantités de stock en masse. Cet outil est particulièrement utile pour ajouter de nouveaux stocks et vérifier vos niveaux de stock actuels.
Pour télécharger un rapport de stock ou mettre à jour vos quantités de stock en masse, procédez comme suit :
Cliquez sur Actions > Importer le catalogue.
Choisissez Modifier un article du catalogue ou Remplacer un article du catalogue > Suivant.
Cliquez ensuite sur Téléchargez notre modèle pour télécharger votre rapport de stock actuel au format Excel (XLSX) ou CSV.
Mettez à jour les valeurs Seuil de notification et Nouvelle quantité dans le rapport, puis enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Ne modifiez pas les autres colonnes afin d’éviter tout problème lors du téléchargement du fichier.
Faites glisser le fichier enregistré dans la fenêtre Importer le stock, puis cliquez sur Télécharger.
Une fois le fichier importé, cliquez sur Confirmer l’importation pour valider vos modifications.
Cliquez sur Terminé.
Sélectionnez Exporter le stock dans le menu déroulant pour télécharger, enregistrer et imprimer ces informations à des fins d’archivage.
Suivre les stocks sur la Solution PDV Square
Lorsque vous enregistrez une vente dans l’application Square, les quantités de stock diminuent automatiquement pour refléter les nouvelles quantités d’articles.
Les articles en rupture de stock ne perturbent pas l’enregistrement des ventes avec la Solution PDV Square. Votre stock sera mis à jour sur votre Tableau de bord Square et affichera une quantité inférieure à 0 pour tout article en rupture de stock, mais vous pourrez quand même enregistrer la vente.
Stocks de composants
Si vous avez souscrit un abonnement à Square pour détaillants Plus, vous pouvez marquer n’importe quelle variante, telle que les éléments ou ingrédients d’un ensemble, comme non disponible à la vente.
Cette fonctionnalité s’avère utile lorsque l’article n’est pas vendu directement aux clients et que vous ne souhaitez pas le voir apparaître en ligne ou au moment du passage en caisse sur votre Solution PDV. Vous pouvez par exemple suivre les stocks des matériaux d’emballage, comme des boîtes en carton utilisées pour la livraison, sans vendre ces boîtes séparément à vos clients.
Remarque : cette fonctionnalité est également disponible avec Solution PDV Square, Vente en ligne Square, Factures Square et le Terminal virtuel.
Pour configurer des variantes non disponibles à la vente :
- Accédez à la section Articles de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Sélectionnez un article pour ouvrir l’affichage « Modifier l’article ».
- Faites défiler la page jusqu’à « Variantes », puis cliquez sur Modifier les variantes.
- Ajoutez le nom de la variante, son coût unitaire ou son fournisseur.
- Sous « Informations de vente », désactivez l’option Disponible à l’achat.
- Cliquez sur Terminé.
- « Cette variante est non disponible à la vente » apparaîtra en police grisée. Cliquez sur Enregistrer pour revenir sur votre Catalogue d’articles.