Configurer et accepter des acomptes sur Rendez-vous Square
Avec les acomptes sur Rendez-vous Square, vous pouvez facturer une portion du service lors de la prise de rendez-vous et facturer le restant plus tard.
Les acomptes sur Rendez-vous Square sont présentement en version bêta
Remarque : Si vous utilisez la Solution PDV Rendez-vous Square sur des appareils Android, Square Register ou Square Terminal dans n’importe quelle facette de votre activité, veuillez ne PAS activer la fonctionnalité Acompte (bêta).
Le passage en caisse sera désactivé et vous ne pourrez pas accepter de paiements via la Solution PDV Rendez-vous Square. Avant d’activer les acomptes, veuillez attendre que cette fonctionnalité ne soit plus en version bêta et que le paiement soit pris en charge sur les appareils Android, Square Register et Square Terminal.
Remarque : Si vous utilisez la Solution PDV Rendez-vous Squaresur des appareils iOS, certains modes et fonctionnalités de paiement seront désactivés lors du passage en caisse si la fonctionnalité Acomptes (bêta) est activée.
Modes et fonctionnalités de paiement désactivés sur les appareils iOS avec la fonctionnalité Acomptes (bêta) activée :
Tap to Pay : Vous ne pourrez pas accepter de paiements sans contact.
Facture : Vous ne pourrez pas utiliser de factures comme mode de paiement.
Paiement en mode hors ligne : Vous ne pourrez pas accepter de paiements en mode hors ligne.
Récompenses de fidélisation : Vous ne pourrez pas échanger de récompenses de fidélité contre des clients.
Si ces modes et fonctionnalités de paiement sont plus importants pour les besoins de votre entreprise que la fonctionnalité Acomptes (bêta), veuillez attendre que tous les modes et fonctionnalités de paiement soient pris en charge sur iOS lorsque la fonctionnalité Acomptes (bêta) est activée.
Le Tableau de bord de la Solution PDV Rendez-vous Square ne comprend aucune limitation pour les acomptes (bêta). Tous les modes et fonctionnalités de paiement fonctionneront comme d’habitude avec la fonctionnalité Acomptes (bêta) activée.
Étape 1 : Configurer les acomptes
Vous pouvez accéder aux paramètres d’acompte à partir du Tableau de bord Square. Lorsque les acomptes sont activés, le montant de l’acompte sera facturé à tous les clients lors de la réservation de l’un de vos services à prix fixe. Aucun acompte ne sera facturé pour les services à prix variable, les réservations de classe ou les services lors de rendez-vous récurrents.
Vous pouvez définir le montant de l’acompte sous forme de pourcentage du coût du service ou sous forme de montant fixe. Quand un client réserve deux services durant le même rendez-vous, un seul acompte est facturé combinant chaque acompte pour chaque service.
Pour configurer et accepter les acomptes :
Connectez-vous au Tableau de bord Square en ligne et cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
Sélectionnez Demander un acompte.
Pour le montant de l’acompte, sélectionnez si l’acompte est un pourcentage du coût du service ou un montant fixe.
Étape 2 : Ajouter des taxes
Si un client s’absente ou annule un rendez-vous et que votre politique vous autorise à conserver l’acompte, vous pouvez définir une taxe sur l’acompte non remboursé. La taxe ne s’applique pas quand le client paie l’acompte, seulement après qu’il soit conservé. Les taxes pour les services rendus avec acompte sont perçues normalement.
Remarque : Les propriétaires d’entreprise sont responsables de fixer un taux d’imposition pour les acomptes non remboursés en conformité avec les lois et règlements de leur région.
Pour percevoir la taxe sur les acomptes non remboursés :
Activez l’option Percevoir les taxes sur les acomptes quand les clients s’absentent ou annulent.
Saisissez le pourcentage de taxe dans le champ Taux de taxe.
Étape 3 : Créer une politique sur les acomptes
Vous devez établir vos propres politiques d’acompte qui correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Les conditions d’acompte sont indépendantes de votre politique d’annulation. Square n’est pas en mesure d’appliquer votre politique d’acompte.
La politique doit expliquer :
Si un acompte est entièrement remboursé, partiellement remboursé ou non remboursé.
Le délai d’annulation de la réservation pour obtenir le remboursement de l’acompte.
Pour créer une politique d’acompte :
Sous Politique sur les acomptes requis, saisissez votre politique de remboursement des acomptes.
Si vous avez d’autres informations sur la politique pour les acomptes, entrez ces informations sous Politique supplémentaire.
Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les paramètres des acomptes.
Remarque : Les acomptes sont indiqués dans les rapports Récapitulatifs des ventes sous Paiements et ventes, selon l’état du rendez-vous.
Réserver un rendez-vous Square avec acomptes
Les acomptes sont seulement facturables à partir du site de réservation. Le total, le montant dû au moment du rendez-vous et le montant à payer lors de la réservation s’affichent pour les clients.
Si votre entreprise accepte automatiquement les réservations, le montant de l’acompte est facturé sur la carte des clients lors de la réservation du rendez-vous. Les clients reçoivent une confirmation de paiement de l’acompte à la fin du processus de réservation.
Les acomptes sont indiqués dans les rapports sous Paiements et ventes, selon l’état du rendez-vous. En savoir plus sur les Rapports Rendez-vous Square.
Accepter et gérer les acomptes sur Rendez-vous Square
Un acompte ne peut être payé que lors de la réservation d’un rendez-vous sur votre site de réservation. Le solde total, le montant de l’acompte à payer lors de la réservation et le solde dû après la fin du service s’affichent pour les clients.
Si votre entreprise accepte automatiquement les réservations, le montant de l’acompte est facturé sur la carte des clients lors de la réservation du rendez-vous. Les clients reçoivent une confirmation de paiement de l’acompte à la fin du processus de réservation.
Accepter manuellement les réservations avec acompte
Quand vous acceptez manuellement des réservations, la carte des clients n’est pas débitée au moment de la réservation. Par contre, il y a une retenue sur la carte des clients de la somme de l’acompte. La retenue expire au bout de sept jours. Vous devez accepter la réservation dans les sept jours pour pouvoir débiter l’acompte.
Si vous n’acceptez pas la réservation et ne facturez pas l’acompte dans les sept jours, vous pouvez accepter le rendez-vous quand même, mais vous ne pourrez pas facturer l’acompte aux clients.
Quand les clients paient un acompte, le montant payé pour l’acompte et le solde restant s’affichent dans les détails de la réservation. Votre client ne recevra pas de reçu distinct pour l’acompte payé. Par contre, il recevra un courriel de confirmation de la réservation incluant le montant payé en acompte.
Les clients paient le solde restant au moment du passage en caisse.
En savoir plus sur comment manually accepting bookings with Square Appointments.
Modifier un rendez-vous avec un acompte
Si vous supprimez un service pour un rendez-vous avec un acompte, l’acompte n’est pas automatiquement remboursé. Le montant de l’acompte versé ne change pas pour le rendez-vous, mais le solde total et le solde restant sont mis à jour.
En savoir plus sur comment editing an appointment.
Annuler et rembourser un rendez-vous avec un acompte
Vous pouvez annuler un rendez-vous avec un acompte ou indiquer que le client était absent. Vous pouvez choisir de rembourser intégralement les acomptes pour les services lors d’un rendez-vous en activant l’option Rembourser l’acompte lorsque vous annulez ou indiquer que le client ne s’est pas présenté à un rendez-vous.
Si votre client annule un rendez-vous avec un acompte, vous pouvez choisir de rembourser l’acompte en émettant un remboursement sur Tableau de bord > Transactions. Vous pouvez saisir le montant que vous souhaitez rembourser.
En savoir plus sur comment canceling an appointment.
En savoir plus sur comment refunding payments.
Conserver un acompte
Lorsqu’un acompte est conservé, c’est-à-dire que vous ne remboursez pas l’acompte en cas d’annulation ou d’absence en fonction de votre politique sur les acomptes, les détails du rendez-vous incluent le montant de l’acompte versé.
Recevoir des commissions avec acomptes
Si les membres de votre équipe reçoivent une commission pour les rendez-vous terminés, leurs commissions sont calculées sur la base du coût total du service, et non du solde restant payé une fois le service terminé.
En savoir plus sur les commissions with Square Appointments.