Set up and accept deposits with Square Appointments
About setting up and editing appointments deposits
Appointment deposits allow you to require a partial payment on each service when a customer books an appointment online. Deposits help you prevent no-shows, collect up-front payment to cover supplies, and help project professionalism to your customers.
You can choose to require a deposit for all services or configure deposits for specific services. For example, you can require a higher deposit for premium services while leaving other services deposit-free.
Before you begin
Deposits require a Square Appointments account (Free plan or paid subscription).
Deposits are collected when a client books online. We do not currently support taking payment for a deposit when you book an appointment on behalf of your customer.
You can require deposits for all services or select specific services that require a deposit.
Appointments with a deposit cannot be checked out using Invoices as a payment method.
Appointments with a deposit cannot be checked out on mobile while in Offline Mode.
Loyalty rewards cannot currently be redeemed at checkout for appointments booked with a deposit.
When a customer books multiple services that each have a deposit, the deposit amounts are combined into a single charge at checkout.
Packages cannot be redeemed on services that require a deposit.
Set up deposits
You can set up deposits from your Square Dashboard, iOS devices, and Android devices.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Rendez-vous > Paramètres > Paiements et annulations.
- Sous Paiements, cliquez sur votre politique actuelle et sélectionnez Exiger un acompte.
- Indiquez si vous souhaitez facturer un montant fixe ou un pourcentage pour chaque service.
- Indiquez si vous souhaitez appliquer l’acompte à tous les services ou à certains services :
- Tous les services : L’acompte s’applique à tous les services à prix fixe lorsqu’un client réserve en ligne.
- Services spécifiques : Choisissez les services qui exigent un acompte. Aucun acompte ne sera exigé lors de la réservation pour les services non sélectionnés.
- Si vous avez sélectionné des services en particulier, choisissez-les et définissez le montant ou le pourcentage de l’acompte pour chacun d’entre eux.
- Ajoutez une politique d’acompte qui sera affichée à vos clients lors du passage en caisse. Sélectionnez cette option pour indiquer si les acomptes sont remboursables ou non.
- Vous pouvez également choisir de percevoir les taxes sur les acomptes lorsque les clients ne se présentent pas ou annulent.
- Accédez à Plus > Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
- Sélectionnez Exiger un acompte.
- Indiquez si vous souhaitez facturer un montant fixe ou un pourcentage pour chaque service.
- Indiquez si vous souhaitez appliquer l’acompte à tous les services ou à certains services :
- Tous les services : L’acompte s’applique à tous les services à prix fixe lorsqu’un client réserve en ligne.
- Services spécifiques : Choisissez les services qui exigent un acompte et définissez le montant ou le pourcentage pour chacun d’entre eux.
- Ajoutez une politique d’acompte qui sera affichée à vos clients lors du passage en caisse. Sélectionnez cette option pour indiquer si les acomptes sont remboursables ou non.
- Vous pouvez également activer la perception des taxes sur les acomptes lorsque les clients ne se présentent pas ou annulent.
- Accédez à Plus > Paramètres > Rendez-vous > Paiements et annulations.
- Sélectionnez Exiger un acompte.
- Indiquez si vous souhaitez facturer un montant fixe ou un pourcentage pour chaque service.
- Indiquez si vous souhaitez appliquer l’acompte à tous les services ou à certains services :
- Tous les services : L’acompte s’applique à tous les services à prix fixe lorsqu’un client réserve en ligne.
- Services spécifiques : Choisissez les services qui exigent un acompte et définissez le montant ou le pourcentage pour chacun d’entre eux.
- Ajoutez une politique d’acompte qui sera affichée à vos clients lors du passage en caisse. Sélectionnez cette option pour indiquer si les acomptes sont remboursables ou non.
- Vous pouvez également activer la perception des taxes sur les acomptes lorsque les clients ne se présentent pas ou annulent.
Customers booking with deposits
Customers booking online will see the total deposit required at checkout. They must pay the required deposit to complete their booking and will receive an email confirmation of their deposit payment.
Note: If a customer books multiple services that each require a deposit, the total deposit charged is the sum of each service's deposit amount.
After booking and paying deposits, customers can reschedule their appointment on their own prior to your cut-off time. You can configure your booking cut-off time by navigating on your Square Dashboard to Paiements et annulations.
Learn more about gérer les annulations des réservations et les politiques de paiement anticipé.
Refund an appointment deposit
If a deposit payment has been taken, but the appointment has not yet been checked out, first cancel the appointment or mark it as no-show. You will be given the option to refund the customer while completing this action.
If you have already cancelled the appointment, marked it as no-show, or taken full payment for the appointment, you can issue a refund by viewing the payment in Transactions and then selecting Issue refund.
Staff commissions on deposits
Staff commissions will be calculated when the appointment is checked out and will be calculated on the full cost of each service (inclusive of any deposits paid).