Mises à jour du système

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Gérer les expéditions dans le Tableau de bord Square

Gagnez du temps avec la page Expéditions du Tableau de bord Square, qui vous aide à gérer l’expédition des commandes passées à partir de Vente en ligne Square, Solution PDV Square, Square pour détaillants, Factures Square et Square pour restaurants.

Afficher la page de vos expéditions

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions

  2. Cliquez sur l’onglet À faire pour afficher toutes les commandes avec expédition qui nécessitent une intervention de votre part et dont l’état est Nouveau ou En cours.

  3. Cliquez sur l’onglet Expédié pour afficher toutes les commandes avec expédition qui sont marquées comme Expédié.

Afficher les détails de l’expédition

Sélectionnez une commande à expédier pour afficher des informations supplémentaires, comme les renseignements sur la commande, les détails de l’expédition et les articles expédiés, en fonction de l’endroit où le client a créé la commande à expédier.

Rechercher et filtrer les expéditions

Triez et filtrez les commandes à expédier en fonction de l’état de l’expédition et du point de vente de traitement. 

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.

  2. Cliquez sur l’onglet À faire ou Expédié.

  3. Entrez les détails de la commande dans la zone Rechercher pour repérer une commande précise.

  4. Cliquez sur Point de vente de traitement pour afficher vos points de vente et cochez la case à côté du point de vente que vous souhaitez afficher.

Mettre à jour l’état de traitement

Pour mettre à jour l’état de traitement pour l’ensemble de la commande à expédier :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Sélectionnez l’onglet À faire. Remarque : Les états de traitement ne peuvent pas être mis à jour pour les commandes dont l’état est Expédiée.
  3. Sélectionnez une commande à expédier.
  4. Cliquez sur Actions et choisissez Marquer comme en cours ou Marquer comme expédié.
  5. Saisissez les renseignements de suivi et sélectionnez le transporteur.

Les commandes à expédier dont l’état a été mis à jour à Expédiée enverront un courriel de notification de livraison à votre client.

Pour mettre à jour le statut de traitement de plusieurs commandes à expédier à la fois :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Sélectionnez l’onglet À faire. Remarque : Les états de traitement ne peuvent pas être mis à jour pour les commandes dont l’état est Expédiée.
  3. Cochez la case correspondant à chaque commande à expédier pour laquelle vous voulez mettre à jour le statut.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Actions > Marquer comme en cours ou Marquer comme expédiée.
  5. Cliquez sur Marquer comme en cours ou Marquer comme expédiée pour confirmer.

Remarque : Pour effectuer une action groupée, vous pouvez sélectionner jusqu’à 25 commandes à expédier à la fois.

Ajouter ou mettre à jour les informations de traitement

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires ou mettre à jour des informations existantes sur les commandes à expédier en fonction de l’état de la commande. Remarque : Vous ne pourrez pas ajouter ou mettre à jour le transporteur, le suivi, l’adresse d’expédition ou la date d’expédition une fois que la commande à expédier aura été mise à jour avec la mention Expédié.

Ajouter ou mettre à jour un transporteur

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire.
  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.
  4. Cliquez sur Ajouter à côté de Transporteurs ou cliquez sur le transporteur en question à mettre à jour.
  5. Sélectionnez un transporteur pris en charge.
    • Transporteurs pris en charge : UPS, FedEx, DHL et Postes Canada.
  6. Cliquez sur Terminé.

Remarque : S’il s’agit d’un transporteur non pris en charge, le lien de suivi créé vous redirigera vers les résultats de recherche sur Google à partir du numéro de suivi. Si le transporteur est pris en charge, le lien de suivi créé vous redirigera vers la page d’état de suivi du transporteur.

Ajouter une date d’expédition

Pour indiquer la date à laquelle la commande doit être expédiée au client par le transporteur :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire.
  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.
  4. Cliquez sur Configurer une date à côté de Traiter au plus tard le et sélectionnez une date.

Remarque : La date d’expédition s’affiche automatiquement lorsque vous modifiez l’état de la commande à expédier à Expédiée.

Mettre à jour l’adresse de livraison

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire.
  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.
  4. Cliquez sur l’adresse à côté de Expédier à.
  5. Saisir la nouvelle adresse de livraison
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Remarque : Si l’adresse ne peut pas être vérifiée, vous pouvez cliquer sur Retour à la modification pour vérifier l’adresse indiquée ou cliquer sur Enregistrer quand même pour continuer sans procéder à une vérification.

Suivi de l’expédition

Afficher les informations de suivi des expéditions

Vous pouvez afficher une liste de vos commandes à expédier avec leur état de suivi et la date de livraison estimée. Pour consulter les informations de suivi des commandes à expédier :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur À faire pour afficher les commandes Nouvelles et En cours.
  3. Cliquez sur une commande à expédier pour mettre à jour l’état de l’expédition, ajouter les informations de suivi et marquer comme expédiée.
  4. Cliquez sur Expédiée pour afficher les commandes expédiées.
  5. Filtrez les commandes à expédier à partir de plusieurs points de vente en sélectionnant le menu déroulant Point de vente de traitement et en choisissant tout ce qui s’applique.
  6. Cliquez sur le menu déroulant État de livraison pour filtrer par état de livraison.
  7. Sélectionnez une commande à expédier pour afficher l’état de l’expédition, les informations sur la commande, les détails de l’expédition et les articles traités.

Ajouter ou mettre à jour un numéro de suivi

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire.
  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.
  4. Cliquez sur Ajouter à côté de Suivi pour saisir manuellement le numéro de suivi.
  5. Cliquez sur le numéro de suivi existant pour le mettre à jour. Un message d’erreur s’affiche si le numéro de suivi ne correspond pas au transporteur.
  6. Cliquez sur Terminé.

Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter d’informations de suivi ou modifier ces informations si la commande pour expédition a été mise à jour à Expédiée.

Afficher le numéro de suivi et effectuer le suivi de l’expédition

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire ou Expédié.
  3. Repérez la colonne Suivi.
  4. Cliquez sur le lien du numéro de suivi pour afficher la page d’état de suivi du transporteur.

S’il s’agit d’un transporteur non pris en charge, le lien de suivi créé vous redirigera vers les résultats de recherche sur Google à partir du numéro de suivi. Si le transporteur est pris en charge, le lien de suivi créé vous redirigera vers la page d’état de suivi du transporteur.

Imprimer un bon de livraison

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.

  2. Cliquez sur l’onglet À faire ou Expédié.

  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.

  4. Cliquez sur Imprimer le bon de livraison pour générer un bon de livraison de 8,5 x 11 pouces à inclure avec une commande pour expédition.

  5. Cliquez sur l’icône d’impression pour imprimer le bon d’expédition.

Le bon d’expédition indique le nom du client, le nom du transporteur, le tarif d’expédition, le nom de l’article, la quantité, le nom et l’adresse de l’entreprise et le logo.

Imprimer les bordereaux d’expédition en bloc

Pour imprimer des bordereaux d’expédition pour plusieurs envois à la fois :

  1. Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Commandes > Expéditions.
  2. Cliquez sur l’onglet À faire.
  3. Cochez la case correspondant à chaque commande pour lequel vous voulez imprimer un bordereau d’expédition.
  4. Au bas de la page, cliquez sur Actions > Imprimer des bordereaux d’expédition. Consultez les bordereaux d’expédition générés de 8,5 x 11 po.
  5. Cliquez sur l’icône d’impression pour imprimer les bordereaux d’expédition.

Remarque : Pour effectuer une action groupée, vous pouvez sélectionner jusqu’à 25 commandes à la fois.

Fractionner une expédition

Pour séparer une seule commande à expédier en plusieurs expéditions :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.

  2. Cliquez sur l’onglet À faire.

  3. Cliquez sur une commande à expédier pour afficher plus de détails.

  4. Cliquez sur Expédition fractionnée.

  5. Cochez la case à côté des articles que vous souhaitez expédier ensemble.

  6. Cliquez sur Suivant > Créer de nouvelles expéditions. Remarque : Cette action fractionnera la commande en deux nouvelles expéditions et est irréversible.

L’état des expéditions fractionnées s’affichera comme « Fractionné ».

Remarque : Vous ne pourrez pas utiliser la fonction Expédition fractionnée sur la page Expéditions si la commande provient d’une expédition partielle.

Journal d’activité

Le journal d’activité affiche les événements de traitement créés pour les commandes à expédier et permet de voir des actions précises posées par les membres de votre équipe. Les événements sont affichés dans votre journal d’activité quand les détails de l’expédition sont mis à jour manuellement ou automatiquement.

Pour démarrer :

  1. Accédez à votre Tableau de bord Square, puis cliquez sur Commandes > Expéditions.

  2. Cliquez sur l’onglet À faire ou Expédié.

  3. Cliquez sur une commande à expédier.

  4. Faites défiler la page vers le bas pour voir les événements dans votre journal d’activité.

Événements

Liste des événements qui pourraient figurer dans votre journal d’activité :

  • Traitement en cours
  • Traitement terminé
  • Client mis à jour
  • Détails du traitement mis à jour
  • Expédition fractionnée appliquée
  • État de livraison et sous-état de livraison de l’expédition

Détails du journal d’activités

Vous pouvez consulter les détails des événements figurant dans votre journal d’activités, notamment :

  • Nom du membre d’équipe qui a mis à jour le traitement de la commande
  • Pseudo du point de vente – Remarque : Le pseudo du point de vente ne s’affichera pas si vous avez plusieurs points de vente.
  • Date et heure de la mise à jour

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