Rapport de fin de journée avec Square pour restaurants
Lorsque vous êtes prêt à fermer votre restaurant pour la nuit, vous pouvez produire des rapports propres à la gestion d’un restaurant pour obtenir des données sur vos ventes, rapprocher vos tiroirs-caisses et verser les pourboires aux membres de l’équipe.
La première étape pour produire correctement un rapport de fin de journée consiste à personnaliser vos procédures de clôture dans votre tableau de bord Square en ligne. Une fois que vos paramètres de fin de journée auront été mis à jour, vous pourrez démarrer.
Vous pouvez vous assurer de l’exactitude de votre rapport de fin de journée en effectuant les actions ci-dessous :
Corriger tous les pourboires non ajustés. L’exécution du rapport de fin de journée règlera les pourboires payés par carte pour les additions closes.
Fermer les additions en attente. Les additions en attente ne seront pas incluses dans votre rapport.
Déclarer les pourboires en espèces. Si votre personnel est encore présent, assurez-vous qu’il a déclaré les pourboires en espèces.
Rapports de quart de travail
Les membres de l’équipe sur le point de terminer leur quart de travail doivent produire un rapport Quart de travail pour afficher leurs pourboires payés par carte de crédit et le montant dû à l’établissement avant de pointer leur départ.
Pour produire un rapport Quart de travail à partir de l’application Square pour restaurants sur un iPad :
Accédez à l’application à l’aide du code confidentiel du membre d’équipe.
Touchez Compte au bas de l’écran.
Cliquez sur Exécuter le rapport Quart de travail. Avant d’exécuter votre rapport, vous pouvez rajuster les pourboires, fermer toutes les additions ouvertes ou déclarer les pourboires en espèces si nécessaire.
Si tout vous semble conforme, touchez Exécuter le rapport Quart de travail. Si les chiffres semblent peu élevés, un membre de l’équipe a peut-être traité des paiements avant de pointer à l’arrivée. Vous pouvez personnaliser la période en touchant Modifier le rapport.
Pour exécuter un rapport Quart de travail à partir de Square Register :
Connectez-vous à Square Register en utilisant le code d’appareil unique.
Touchez Utilitaires en bas de l’écran.
Cliquez sur Exécuter le rapport Quart de travail. Avant d’exécuter votre rapport, vous pouvez rajuster les pourboires, fermer toutes les additions ouvertes ou déclarer les pourboires en espèces si nécessaire.
Si tout vous semble conforme, touchez Exécuter le rapport Quart de travail. Si les chiffres semblent peu élevés, un membre de l’équipe a peut-être traité des paiements avant de pointer à l’arrivée. Vous pouvez personnaliser la période en touchant Modifier le rapport.
Un rapport Quart de travail ne peut être produit que si les tâches en attente ont été effectuées, comme la fermeture de toutes les additions ou le rajustement des pourboires payés par cartes de crédit. Ces tâches peuvent être configurées à partir de la section Appareils > Paramètres des services > Procédures de fermeture dans votre Tableau de bord Square en ligne. Par ailleurs, l’option d’impression du rapport Quart de travail sera désactivée si votre imprimante n’est pas connectée à votre appareil.
Remarque : Si les chiffres affichés semblent erronés, vous pouvez essayer de dépannage de problèmes courants avec les rapports de quarts de travail.
Du moment que vous avez configuré vos paramètres de la procédure de clôture, les membres de l’équipe devront finaliser les actions requises avant de terminer leur quart de travail.
Verser les pourboires aux membres de l’équipe
Les restaurants n’utilisent pas tous les mêmes procédures de clôture, particulièrement en matière de versement des pourboires aux membres de l’équipe. Vous trouverez ci-dessous certaines des méthodes courantes utilisées par les restaurateurs pour verser les pourboires à la fin d’un quart de travail.
Verser les pourboires à partir d’un tiroir-caisse
Demandez tout d’abord aux membres de votre équipe de produire leur rapport de quart de travail pour déterminer le montant des pourboires payés par carte de crédit (soit les pourboires autres qu’en espèces).
Ensuite, accédez à Compte > Gestion des espèces > Encaisser/décaisser. Assurez-vous d’étiqueter le paiement des pourboires Pourboires (Nom du membre de l’équipe) . Le paiement générera un dossier des espèces déduites d’un tiroir-caisse, distinct des ventes en espèces.
Remarque : Les paiements ne modifient pas les ventes ni les remboursements en espèces figurant dans le rapport Récapitulatif des ventes. Les paiements n’apparaîtront que sur votre rapport de tiroir-caisse pour chaque tiroir-caisse.
Mise en commun des pourboires
Vous pouvez également calculer manuellement le montant du paiement pour la mise en commun des pourboires en additionnant le total des pourboires des membres de votre équipe à partir de leurs rapports de quart de travail. N’oubliez pas que vous devrez également ajouter le total des pourboires en espèces, car ceux-ci ne figurent pas dans le rapport Quart de travail des membres de l’équipe.
Par exemple : Supposons que trois membres de votre équipe travaillent à des heures différentes au cours d’un quart du soir. Ensemble, ils accumulent 1 000 $ en pourboires pour la soirée. Voici comment calculer le montant de pourboires versé à chaque membre de l’équipe.
| Heures travaillées | Total des heures | Calcul | Montant dû |
| Le serveur A travaille 8 heures | Total de 18 heures | (1 000/18) X 8 | 444,40 $ |
| Le serveur B travaille 6 heures | (1 000/18) X 6 | 333,30 $ | |
| Le serveur C travaille 4 heures | (1 000/18) X 4 | 222,20 $ |
Si vous avez activé l’option Déclarer les pourboires en espèces dans la section Quarts de travail de votre Tableau de bord, les membres de l’équipe pourront déclarer des pourboires en espèces à partir du rapport de quart de travail sans avoir à pointer leur départ. Le suivi des pourboires en espèces nécessite un abonnement à Square pour restaurants Plus.
Vous pouvez vous renseigner sur la gestion des fiches de présence pour les membres de l’équipe pour en apprendre davantage sur la déclaration des pourboires en espèces et la mise en commun des pourboires.
Rapport Tiroir-caisse
Une fois que vous avez versé tous les pourboires des membres de l’équipe à partir d’un tiroir-caisse, vous pouvez produire un rapport de tiroir-caisse.
Clôturer une session de tiroir-caisse à partir de l’application
Pour clôturer une session de tiroir-caisse et générer un rapport :
Touchez Compte > Gestion des espèces > Terminer une session de tiroir-caisse. Dans Square Register, sélectionnez Utilitaires > Gestion des espèces >Terminer une session de tiroir-caisse.
Vous aurez également l’option de fermer d’autres tiroirs-caisses ouverts pour le même point de vente.
À partir de l’application, touchez Compte > Gestion des espèces. Avec Square pour restaurants sur Square Register, touchez Utilitaires > Gestion des espèces.
Touchez Autres tiroirs-caisses.
Une liste des autres sessions de tiroir-caisse ouvertes sera affichée. Saisissez les détails du tiroir-caisse (montant actuel et description du tiroir-caisse) > Clôturer la session > Confirmer.
Comme vous fermerez un tiroir-caisse ouvert à un autre point de vente, vous devrez confirmer une dernière fois en touchant Clôturer la session > Terminé.
Clôturer une session de tiroir-caisse en ligne
En plus de clôturer une session de tiroir-caisse à partir de l’application Square pour restaurants, vous pouvez clôturer la session de tout tiroir-caisse ouverte à partir de votre Tableau de bord Square en ligne.
Pour démarrer :
Accédez à tableau de bord Square en ligne > Production de rapports > Rapports.
Cliquez sur l’onglet Tiroirs-caisses > Rapport de tiroir-caisse.
Dans les détails du rapport de tiroir-caisse, vous verrez une option pour Clôturer une session de tiroir-caisse. Saisissez le montant actuel et la description du tiroir-caisse.
Si vous souhaitez accorder à un responsable ou à un membre de l’équipe l’accès à la gestion des tiroirs-caisses en ligne, vous devez mettre à jour ses autorisations à partir de la section Équipe dans le Tableau de bord Square en ligne. Vous devrez lui accorder l’autorisation Consulter les rapports de tiroir-caisse.
Comportement des tiroirs-caisses
Les rapports de tiroir-caisse sont propres aux appareils; par conséquent, chaque appareil de point de vente qui utilise la gestion des espèces produira un rapport différent. Si vous disposez de multiples appareils avec des tiroirs-caisses associés, assurez-vous de clôturer chaque session de tiroir-caisse séparément.
Ensuite, dans chaque rapport de tiroir-caisse, la ligne Ventes en espèces additionnera tous les paiements en espèces traités par cet appareil. Si deux membres de l’équipe utilisent le même appareil de point de vente pour traiter les paiements, le total des Espèces dues sur chacun de leur rapport de quart de travail devrait correspondre aux ventes totales en espèces sur le rapport de tiroir-caisse.
Voici un exemple :
Exemple 1 : Sarah et Andrés ont chacun traité une vente de 10 $ sur le même appareil de point de vente alors que l’option de gestion des espèces était activée. Dans le rapport de tiroir-caisse, le total des ventes en espèces sera de 20 $ et le rapport de quart de travail de chaque serveur indiquera un montant de 10 $ pour les espèces dues.
Cependant, certains restaurants exigent que leurs employés utilisent plusieurs appareils de point de vente :
Exemple 2 : Sarah traite deux ventes de 10 $, pour un total de 20 $ : Une transaction est traitée par l’appareil PDV du serveur, l’autre par l’appareil PDV du bar.
Le rapport Quart de travail de Sarah indiquera : Un total des espèces dues de 20 $.
Le rapport de tiroir-caisse de l’appareil PDV du serveur indiquera : Un total des ventes en espèces de 10 $.
Le rapport de tiroir-caisse de l’appareil PDV du bar indiquera : Un total des ventes en espèces de 10 $.
N’oubliez pas que les paiements effectués à partir d’un tiroir-caisse ne sont pas reflétés dans les ventes en espèces de votre rapport Fin de journée.
Rapport Fin de journée
Lorsque vos membres d’équipe auront fermé les additions, produit leur rapport de quart de travail et clôturé toutes les sessions de tiroir-caisse ouvertes, vous pourrez exécuter votre rapport Fin de journée :
À partir de l’application Restaurants, touchez Actions.
Ensuite, sélectionnez Exécuter le rapport Fin de journée.
Si nécessaire, vous pouvez fermer les additions ouvertes, clôturer les sessions de tiroir-caisse, ajuster les pourboires et pointer le départ des membres de l’équipe qui ne l’ont pas encore fait à partir de l’aperçu. Un rapport Fin de journée ne peut être exécuté que lorsque toutes les tâches requises ont été accomplies, ce que vous pouvez mettre à jour. Vous pouvez également mettre à jour les actions requises pour exécuter un rapport Fin de journée à partir de Appareils > Paramètres deservice > Procédures de fermeture dans votre tableau de bord Square en ligne.
Lorsque vous serez prêt, touchez Exécuter le rapport Fin de journée.
Remarque : L’exécution d’un rapport Fin de journée réglera tous les pourboires payés par cartes de crédit.
Dépannage des rapports de Square pour restaurants
Deux raisons principales peuvent expliquer des erreurs touchant les ventes ou les pourboires d’un membre de l’équipe. Si un membre de l’équipe traite une vente avant de pointer son arrivée ou après avoir exécuté son rapport de quart de travail, ses données des ventes seront inexactes.
Pour régler ce problème, vous devrez personnaliser la période du rapport.
Voyons comment mettre à jour le rapport Quart de travail :
À partir de l’application, touchez Compte > Rapport Quart de travail.
Ensuite, sélectionnez Modifier le rapport.
Touchez Période > Personnaliser. Pour effectuer la mise à jour, touchez et réglez les heures de début et de fin.
Lorsque la période semble adéquate, touchez la flèche de retour >, puis Appliquer.
En savoir plus au sujet de production de rapports avec Square pour restaurants.