Démarrer avec Gratuités et annulations
Les fonctionnalités Gratuités et annulations de Square sont utilisées pour supprimer un article ou un montant de la facture d’un client, sans perdre ces détails de vue dans votre Tableau de bord Square en ligne. Avec Gratuités et annulations, vous pourrez faire le suivi des erreurs et des modifications, surveiller les compétences des membres de l’équipe et documenter les pertes associées.
Accès et gestion des Gratuités et annulations
Pour chaque gratuité ou annulation, les membres de l’équipe doivent sélectionner un motif. Les motifs peuvent être créés et tenus à jour sous l’onglet Articles > Paramètres dans votretableau de bord Square en ligne. Bien que les annulations ne figurent pas sur les factures ou reçus de caisse des clients, les articles avec gratuité apparaîtront sur la facture du client, mais n’indiqueront aucun autre détail.
Quand utiliser Gratuités et annulations
La fonction Gratuités et annulations diffère de la simple suppression d’un article ajouté par erreur; il est donc important que vous et vos employés sachiez l’utiliser en conséquence.
Si un article a été commandé, mais n’est pas encore prêt, les membres de l’équipe peuvent l’annuler pour le retirer de la facture du client. L’article annulé s’affichera dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Exemple : un serveur ajoute par erreur « Poulet rôti » au lieu de « Poulet frit » sur la commande d’un client, mais ne se rend compte de l’erreur qu’une fois la commande envoyée en cuisine. Si le serveur est en mesure de prévenir la cuisine à temps ou de diriger le « Poulet rôti » vers une autre commande, il utilisera l’annulation.
Le fait d’appliquer une gratuité à un article supprime le coût de l’article de la facture du client. Les articles peuvent passer en gratuité pour corriger une erreur, ou comme un geste de bonne volonté. Un enregistrement de l’article passé en gratuité s’affichera dans votre Tableau de bord Square en ligne.
Exemple : un serveur ajoute par erreur « Poulet rôti » au lieu de « Poulet frit » sur la commande d’un client, mais ne se rend compte de l’erreur qu’une fois la commande préparée. Le serveur passe le « Poulet rôti » en offert et relance la bonne commande, qui pourrait également être offerte pour compenser le client de l’attente occasionnée.
Permettre aux membres de l’équipe d’utiliser Gratuité et Annulation
Activez Motifs de gratuités dans votre Tableau de bord Square en ligne afin de créer des motifs de gratuité personnalisés que les membres de votre équipe pourront utiliser pour passer un article en gratuité.
Créez une sélection de motifs de gratuité que les membres de votre équipe pourront sélectionner.
Activer les options Gratuités et Annulations dans le Tableau de bord
Acitvez Motifs d’annulation dans votre Tableau de bord Square en ligne afin de créer des motifs d’annulation personnalisés que les membres de votre équipe pourront utiliser pour annuler un article.
Créez une sélection de motifs d’annulation particuliers pour les membres de votre équipe.
Une fois que les motifs de gratuité et d’annulation ont été créés dans le Tableau de bord, vous pouvez modifier les ensembles d’autorisations et les autorisations des membres de votre équipe dans votre Tableau de bord Square en ligne pour supprimer ou autoriser l’accès aux Gratuités ou aux Annulations. Les membres de l’équipe qui peuvent Supprimer ou annuler les articles enregistrés dans les tickets en attente ont la possibilité d’annuler un article, et ceux qui ont accès à l’option Appliquer les remises et les gratuités limitées pourront offrir une gratuité. Les gratuités et les annulations consenties par votre équipe apparaîtront dans votre Journal d’activité.
Remarque : L’option Gratuités et annulations est activée par défaut. Renseignez-vous davantage au sujet de attribution des autorisations aux membres de l’équipe ou accédez à la section Équipe de votre Tableau de bord Square en ligne pour modifier les autorisations des ensembles d’autorisations.
Utiliser Gratuités et Annulations
Après avoir activé la fonction Gratuités et annulations dans votre Tableau de bord Square, vous pourrez commencer à utiliser cette fonction directement à partir de votre application Solution PDV de Square.
- Touchez un article dans votre panier.
- Touchez Passer en gratuité.
- Sélectionnez un motif.
- Touchez Gratuité dans le coin supérieur droit.
Remarque : Même s’il n’est pas possible pour le moment de passer partiellement en gratuité un article ou un pourcentage d’une facture, vous pouvez appliquer une remise à un article.
- Touchez Tickets et sélectionnez un ticket.
- Touchez l’article que vous souhaitez annuler.
- Touchez Annuler l’article.
- Sélectionnez un motif.
- Touchez Annuler dans le coin supérieur droit.
- Touchez Enregistrer pour enregistrer le ticket en attente avec l’annulation appliquée, ou Facturer pour finaliser la vente avec l’annulation appliquée.
Remarque : Pour annuler un article figurant sur un ticket en attente, vous devez d’abord activer les tickets en attente pour ensuite créer un ticket en attente. Apprenez-en davantage sur l’utilisation des tickets en attente dans Square.
- Touchez Tickets et sélectionnez un ticket.
- Touchez le nom du ticket en haut du panier.
- Sélectionnez Modifier le ticket.
- Touchez Passer le ticket en gratuité ou Annuler le ticket.
- Sélectionnez un motif.
- Touchez le bouton Gratuité ou Annulation situé dans le coin supérieur droit.
- Touchez Tickets et sélectionnez Modifier.
- Sélectionnez des tickets en attente.
- Touchez Annuler.
- Confirmez l’annulation des tickets sélectionnés en touchant Annuler dans la fenêtre contextuelle.
- Sélectionnez un motif.
- Touchez Annuler.
N’oubliez pas que lorsqu’un paiement est traité, les articles ne peuvent plus être annulés ou passés en gratuité; vous devrez donc accorder un remboursement.
La possibilité d’envoyer des confirmations d’annulations à des imprimantes de cuisine n’est pas offerte à l’heure actuelle. Si un serveur envoie une commande et constate une erreur ou doit effectuer une modification, il doit informer la cuisine des changements et vérifier s’il est nécessaire d’annuler l’article ou de le passer en gratuité.
Vous pouvez utiliser Gratuités et Annulations sur des commandes API pour :
- Offrir ou annuler toute une commande ou seulement des articles en particulier.
Afficher les articles associés à une gratuité ou annulés dans vos stocks.
Mettre à jour vos rapports de vente existants afin qu’ils incluent les commandes avec gratuités et annulées.
Calculer une commande partiellement ou entièrement associée à une gratuité ou annulée.
Pour mettre à jour une commande API, sélectionnez Gratuité ou Annulation, puis choisissez un motif et spécifiez si vous désirez passer en gratuité ou annuler toute la commande ou seulement un article en particulier. Si une commande est annulée, l’état de la commande passera à Annulé, et le motif de l’annulation sera affiché. Si une commande est offerte en gratuité, elle affichera un total de 0 $ ainsi que le motif. Vous pouvez également supprimer la gratuité ou l’annulation d’une commande ou d’un article.
Rapports Gratuité et Annulation dans le Tableau de bord
Vos Gratuités et Annulations figurent dans la section Rapports de votre Tableau de bord Square :
Accédez à la section Rapports de votre Tableau de bord Square en ligne.
Sélectionnez Gratuités ou Annulations dans le menu Rapports.
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