Facturer votre clientèle est nécessaire en tant que preuve commerciale. La facture sert, juridiquement, de justificatif comptable. Mais facturer n’est pas toujours facile ou agréable. Cet article va vous aider à y voir plus clair.
Facturer est surtout une question de bonnes pratiques et d’erreurs à éviter. Vos factures doivent respecter certaines obligations. Voici donc une vue d’ensemble des mentions légales obligatoires et d’autres règles pour vous faciliter la vie.
Obligations légales pour la facturation en micro-entreprise
Une facture est un document à rédiger pour votre clientèle. Mais aussi pour rester en règle juridiquement. Il y aura donc toujours au moins deux exemplaires : un à envoyer (électroniquement ou sur papier) et un à conserver.
Il est important d’être précis : détailler à qui vous facturez, ce que vous avez fourni, comment et combien on doit vous payer. Ce guide de bonnes pratiques pour les micro-entreprises va vous aider à rédiger des factures rapidement et sans erreurs.
Les mentions obligatoires sur une facture
La facture prouve, juridiquement, une opération commerciale. Elle répond donc à certaines contraintes de contenu définies par les textes et notamment le code de commerce.
L’article [L441-9] (https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000038414397/) du code de commerce spécifie les mentions obligatoires des factures :
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Nom et adresse des parties (qui facture à qui)
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Date de la vente ou de la livraison de services
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Numéro de la facture (référence comptable)
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Quantité et dénomination précise des produits ou services
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Prix unitaire Hors Taxe (et réductions éventuellement consenties)
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Prix total (HT et TTC, mentionnant les taxes éventuelles)
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Date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard
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L’adresse de facturation, si elle est différente de celle du client
Les articles R123-237 et R123-238 du code de commerce ajoutent à cette liste des éléments d’identification de l’entreprise : numéro d’immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique , etc. Par exemple, votre n° SIRET.
Enfin, depuis mai 2022, les entrepreneurs individuels doivent ajouter la mention “entreprise individuelle” ou “EI” sur leurs factures.
Délais de paiement, pénalités de retard et amendes
Concernant les informations précises sur les conditions de paiement, doivent obligatoirement figurer sur votre facture :
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La date à laquelle le paiement doit intervenir ou le délai de paiement
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La manière dont le paiement doit être réalisé (ex : virement, en une fois)
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Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
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Les taux de pénalités en cas de non-paiement ou de retard de paiement
Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s’exposent à des amendes :
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Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte. Le montant de l’amende ne peut excéder le quart du montant de la facture.
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Une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Les obligations pour la conservation des factures
La facturation électronique deviendra obligatoire à partir du 1er janvier 2026, pour les micro-entreprises. D’ici là, vous pouvez aussi les conserver sous format papier.
Dans tous les cas, les factures doivent être conservées pendant dix ans, en leur qualité de pièces justificatives comptables. Les conserver permet aussi de garder une preuve en cas de non-paiement, de retard (pour les pénalités) ou de conflit sur le montant.
## Erreurs à éviter et bonnes pratiques pour la facturation
Une facture comportant des erreurs ou des oublis est source de confusion et peut engendrer des retards de paiement. Certaines erreurs peuvent même ternir la réputation de votre micro-entreprise ou aboutir à une amende. Il existe plusieurs erreurs courantes à éviter.
Les erreurs courantes liées à la numérotation des factures
Numéroter votre facture est particulièrement important, juridiquement. Chaque facture a un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue
Vous pouvez utiliser un préfixe par année (2023-XX) et par mois (2023-05-XX), en plus de la numérotation continue (XX). Par exemple, pour le mois de mai, votre facture n°13 pourra être numérotée « facture n°20230513 ».
Dans tous les cas, adoptez un système de numérotation cohérent et continu afin d’être en règle juridiquement mais aussi pour vous y retrouver administrativement.
Les erreurs courantes liées aux mentions obligatoires
Se tromper de nom, d’adresse ou de formulation
Veillez à bien orthographier le nom de la personne facturée et de son entreprise. Vérifiez aussi, sur Internet ou auprès de votre client, que vous avez écrit la bonne adresse. Une erreur sur le nom ou l’adresse va engendrer des retards de paiements.
Soyez vigilants et précis sur la formulation des services/produits vendus . Bref, ne laissez pas d’ambiguïté ou de possibilité de contester votre facture.
Demander le mauvais montant à payer
Assurez-vous que le prix indiqué sur votre facture est bien celui convenu avec le client. Si une facture erronée a été envoyée, il vous faudra faire une facture d’avoir annulant la précédente. Cette facture peut indiquer le montant en négatif et le numéro de la facture originale. Puis, vous enverrez la bonne facture avec un numéro de référence différent et celui de la facture originale.
Fournir des informations de paiement incorrectes
D’abord, n’oubliez pas la TVA ! Si votre taux diffère du taux standard de 20 % ou si vous êtes dispensé de la TVA, mentionnez-le afin que votre clientèle n’ait pas de surprise.
Ensuite, vérifiez attentivement vos informations relatives au moyen de paiement : votre IBAN et l’adresse postale de votre entreprise sont-ils corrects et bien lisibles ?
Astuce : en donnant un lien cliquable vers un service de paiement en ligne, vous facilitez la vie de votre clientèle et accélérez le processus de paiement.
Bonnes pratiques pour vos factures en micro-entreprise
Privilégiez la facturation électronique
Les transactions en ligne sont une solution plus simple, pratique et écologique. En outre, cela présente de nombreux avantages : un paiement plus rapide (un virement bancaire va plus vite qu’un chèque à encaisser) ; un logiciel de facturation centralisé ; un travail administratif réduit, etc.
Utiliser les bons outils de facturation en ligne
Il existe un grand nombre d’outils gratuits de facturation en ligne. Le plus populaire est probablement Google Docs : si vous cherchez dans les modèles, vous trouverez de quoi faire. Mais la plupart des modèles gratuits de facturation sont rudimentaires.
Avec Factures Square, vous pouvez envoyer des factures électroniques professionnelles comportant un lien cliquable. Factures Square vous propose des modèles de factures personnalisables, centralisées dans votre Tableau de bord. Vous pouvez même programmer des factures ou des paiements récurrents.
Vous pouvez aussi envoyer des factures, avec Square, directement depuis votre smartphone. Il vous suffit d’utiliser l’application dédiée. La possibilité d’envoyer une facture ainsi, dès la fin de votre travail, permet d’éviter de passer du temps devant votre ordinateur.
Conclusion
Vous l’avez compris : facturer n’est pas si compliqué, il s’agit juste d’être bien organisé. Une fois que vous avez votre modèle, comportant toutes les mentions obligatoires, vous n’avez plus qu’à faire varier les données chiffrées et celles de votre destinataire.
Le plus important est de rédiger la facture rapidement après la livraison, de la relire attentivement et de rester clair et cohérent.