Que vous soyez un nouveau responsable d’entreprise ou que vous ayez besoin de réévaluer la structure de votre entreprise, il est indispensable de distinguer vos finances professionnelles de vos finances personnelles. (Rappel : Ce billet est à titre informatif seulement. Pour obtenir des conseils financiers et fiscaux adaptés à votre entreprise, il est préférable de recourir aux services d’un professionnel en la matière.)
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Risque lié au patrimoine personnel
En tant que responsable d’entreprise, il est essentiel de veiller à enregistrer la structure juridique de votre entreprise pour assurer sa protection. Le système juridique de votre entreprise détermine la nature du risque, de la responsabilité et des exigences en matière de fiscalité. L’une des principales raisons pour lesquelles les responsables d’entreprise enregistrent une entreprise au plan juridique est de protéger leurs biens personnels.
Cependant, même avec une telle protection juridique, si un client intente une action en justice contre vous et que le tribunal ne peut pas établir une distinction claire entre vos finances professionnelles et personnelles, vous pouvez être tenu personnellement responsable des dettes professionnelles. Pour cette raison, il est impératif de séparer vos finances professionnelles et personnelles.
Si les actifs de votre entreprise et vos finances personnelles ne sont pas clairement distinctes, vous ne pourrez compter sur une réelle protection juridique et le tribunal « pourrait » rendre responsables les administrateurs, ce qui signifie que vos biens personnels peuvent être saisis. Dans ce cas, les créanciers peuvent procéder à la saisie de votre compte bancaire personnel, de vos investissements, de votre maison ou d’autres biens pour recouvrer toute dette commerciale impayée.
Pour éviter un tel scénario, vous devez vous assurer que le compte bancaire professionnel est distinct et ne pas l’utiliser pour des dépenses personnelles. De même, vous ne devez jamais déposer de chèques à l’ordre de l’entreprise sur votre compte personnel. En maintenant cette séparation juridique entre vos comptes professionnels et personnels, vous pouvez protéger vos biens personnels.
Impôts
Si vos finances professionnelles et personnelles se confondent, cela pourrait vous causer des problèmes au moment d’effectuer vos déclarations d’impôts. Bien que l’Agence du revenu du Canada (ARC) vous permette de déduire les dépenses professionnelles telles que les déplacements et les fournitures de bureau, si vous effectuez ces achats à partir de votre compte personnel, il peut être plus difficile (et plus long) pour votre comptable de les vérifier.
De plus, si votre entreprise fait l’objet d’une vérification par l’ARC, celle-ci devra vérifier les dépenses d’entreprise que vous avez déclarées. Si vos finances ne sont pas séparées, il y a de fortes chances que l’ARC vérifie à la fois vos documents professionnels et personnels, et il lui sera plus difficile de valider les dépenses professionnelles.
Une comptabilité plus facile
Au départ, il peut sembler fastidieux d’ouvrir un compte chèque d’entreprise, mais cela permettra assurément d’économiser du temps et des maux de tête plus tard. Si votre entreprise possède son propre compte, vous avez une meilleure idée de votre trésorerie professionnelle et vous pouvez gérer les dépenses plus efficacement (plutôt que de devoir consulter votre compte personnel pour retrouver les transactions liées à l’entreprise).
Pour faciliter encore plus la tenue des comptes, il peut-être utile d’envisager l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour gérer et rapprocher vos dépenses professionnelles. QuickBooks, partenaire de Square, peut se connecter à votre compte chèque professionnel, de sorte que toutes les transactions sont automatiquement importées et classées par catégorie.
Financement
Même si vous n’envisagez pas encore de demander un prêt pour votre entreprise, il est possible que cela devienne nécessaire au fur et à mesure de sa croissance. Si cela se produit, les prêteurs devront évaluer vos finances professionnelles et personnelles. Cependant, si ces comptes ne sont pas séparés, les prêteurs peuvent avoir du mal à se faire une idée précise de la situation financière de votre entreprise et, par conséquent, de votre capacité à rembourser un prêt.
Tranquillité d’esprit
Bien sûr, il y a des avantages juridiques et financiers évidents à séparer vos finances professionnelles et personnelles, mais ce n’est pas tout. Cela vous permettra d’avoir une image plus claire de la situation financière de votre entreprise, ce qui sera plus rassurant. Lorsque vos finances sont séparées, votre comptabilité est rigoureuse et vous avez une meilleure idée de votre situation.
Le fait d’avoir à portée de main une image précisé de vos finances vous permet également d’éviter les surprises quand vient l’heure d’effectuer la déclaration d’impôts.
Par où commencer
Si vous n’avez pas encore séparé vos finances, vous vous demandez peut-être par où commencer. Voici une liste des principales étapes à suivre pour officialiser le statut juridique de votre entreprise (en matière de finances et pour tout le reste).