Dites adieu aux rendez-vous manqués grâce à la Protection en cas d’absence

Rien de pire que les absences aux rendez-vous. Ils font perdre du temps et nuisent aux résultats financiers. Aussi, afin que les rendez-vous manqués soient le moins nombreux possible, vous pourriez utiliser la Protection contre les absences de la solution Rendez-vous Square.

Quand vous ouvrez une session de Rendez-vous Square, vous avez désormais la possibilité de demander aux clients d’entrer leurs données de carte de crédit au moment de leur réservation. Il est également possible d’appliquer des frais si une personne ne se présente pas à son rendez-vous ou l’annule à la dernière minute. Les entreprises qui utilisent Rendez-vous Square ont constaté que le simple fait d’instaurer une telle politique réduit les absences aux rendez-vous. Les clients qui ont entré des données de carte auront souvent tendance à faire l’effort d’être au rendez-vous.

Afin de mettre en place la Protection en cas d’absence, accédez à l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous et sélectionnez Paiements et annulations dans le menu latéral de gauche. À cet endroit, entrez un message d’annulation personnalisé qui énoncera votre politique en termes simples.

Tableau de bord Rendez-vous

Vous avez aussi la possibilité d’envoyer aux clients des rappels amicaux des rendez-vous à venir et de les aviser automatiquement de tout changement par courriel ou texto. Fini, les appels de rappel. Nous avons automatisé l’ensemble du processus pour vous faire gagner du temps et pour que les clients se présentent à leur rendez-vous. Afin de régler vos préférences de rappel, accédez à l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous et sélectionnez Communications dans le menu latéral de gauche. À cet endroit, choisissez le délai précédant le rendez-vous qui déclenchera l’envoi du rappel.

Tableau de bord Rendez-vous

Avec Rendez-vous Square, les clients peuvent vous donner l’autorisation d’enregistrer leur carte de crédit, ce qui simplifie encore leur expérience de transaction. Cela vous permet aussi d’appliquer des frais pour annulation tardive ou absence au rendez-vous. La fonction des Paiements est intégrée à l’application Rendez-vous Square. Ainsi, vous pouvez tout gérer de manière centrale.

Pour activer la Protection en cas d’absence en ligne :

1) Accédez à l’onglet Paramètres du tableau de bord Rendez-vous, puis cliquez sur Paiements et annulations.
2) Sélectionnez Réservation avec Protection en cas d’absence.
3) Déterminez les frais fixes de l’annulation facturée au rendez-vous ou activez la facturation au service. Remarque : Lorsque la Protection en cas d’absence est activée pour chaque service, les frais d’annulation par défaut seront de 50 % du coût du service pour un service créé dans l’application et de 0 $ pour un service créé en ligne. Pour modifier ces frais, accédez à l’onglet Services et entrez-y le montant des frais d’annulation.
4) Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Il y a une limite de 650 $ aux frais d’annulation facturés au rendez-vous.

Protection en ligne en cas d’absence

Pour activer la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square :

1) Touchez les trois lignes horizontales afin de faire apparaître la barre de navigation.
2) Touchez Paramètres, Réservation en ligne, puis Paiements en ligne.
3) Touchez Conserver la carte pour la protection en cas d’absence.

Si vous activez la Protection en cas d’absence à partir de l’application Rendez-vous Square avant d’adopter une politique d’annulation à l’aide des étapes ci-dessus, les paramètres par défaut qui suivent s’appliqueront :

Délai d’annulation : 24 heures avant le début du rendez-vous.
Frais d’annulation : 50 % du prix du service pour un service créé dans l’application, 0 $ pour un service créé en ligne.

Pour une modification, accédez à l’onglet Services. Il est possible de modifier les paramètres du délai d’annulation dans la section Calendrier et réservation du tableau de bord Rendez-vous Square. Pour apporter un changement aux frais d’annulation, accédez à la section Paiements et annulations. À ce point, les clients devront entrer leurs données de paiement pour terminer leur demande de rendez-vous. Celles-ci ne seront conservées que pour la Protection en cas d’absence et ne seront enregistrées ni pour le paiement ni pour les réservations futures.

Toute sorte de choses peuvent arriver : une maladie, une annulation de vol, etc. C’est pourquoi il vous revient de décider d’appliquer ou non les frais de retard. De plus, vous disposez de deux semaines (14 jours civils) après le rendez-vous pour prendre votre décision.

Commencez à optimiser votre temps et à éliminer les rendez-vous manqués dès aujourd’hui!


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Pour en savoir plus :

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