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Comprendre ce que représentent vos frais généraux

Mary Hohn, Writer

Les frais généraux sont inévitables lorsque vous exploitez une entreprise; il est donc important de comprendre leur incidence sur vos bénéfices nets. Si vous analysez ces frais généraux plus attentivement, vous pourriez découvrir des moyens de les réduire, ce qui augmenterait votre marge de profit et donnerait un avantage concurrentiel à votre entreprise.

En quoi consistent les frais généraux?

Les frais généraux sont les coûts indirects inhérents à l’exploitation quotidienne d’une entreprise. Bien qu’ils ne soient pas directement associés à votre produit ou service, il s’agit de coûts non salariaux essentiels à l’exploitation d’une entreprise. Ils comprennent les coûts fixes, comme le loyer ou l’hypothèque, et les dépenses récurrentes comme les frais administratifs et les frais de marketing.

Si vous ne surveillez pas étroitement vos frais généraux, il est facile de les oublier. Alors que vous êtes envahi par d’autres dépenses commerciales importantes, comme les matières premières, la fabrication, les stocks et d’autres coûts de démarrage, vos frais généraux peuvent vous jouer un vilain tour. Comme ils ne sont pas directement associés à la création de profits, il s’agit des premières dépenses que vous devriez évaluer lorsque vous tentez de contrôler vos coûts.

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Types de frais généraux

Les frais généraux peuvent être classés dans trois catégories :

  • Fixes : Les frais généraux fixes sont les coûts qui demeurent les mêmes chaque mois et ne varient pas en fonction de l’activité commerciale. Ils comprennent le loyer ou l’hypothèque, les services publics, les assurances, les impôts fonciers, l’amortissement des actifs, les salaires annuels, les coûts salariaux et les redevances gouvernementales.

  • Variables : Les coûts variables sont affectés par l’activité commerciale et peuvent augmenter ou diminuer d’un mois à l’autre. Ils comprennent les frais d’administration généraux comme l’expédition, les frais juridiques, les fournitures de bureau, les frais d’entretien de l’équipement, les frais de marketing et les frais de consultation.

  • Semi-variables : Ces coûts sont toujours présents, mais les montants peuvent varier selon l’activité commerciale. Bien qu’il y ait un taux de base minimal, le taux global peut varier selon l’utilisation. Parmi les coûts semi-variables, on retrouve certains services publics, les dépenses de voyage, les salaires horaires avec le temps supplémentaire et les commissions.

Formule de calcul du taux de frais généraux

Le calcul de votre taux de frais généraux est utile pour évaluer les coûts qui ne sont pas directement associés à la production, pour vous permettre de mieux établir le prix de vos produits ou services.

Pour calculer votre taux de frais généraux, suivez les étapes suivantes :

  1. Dressez la liste de toutes les dépenses d’entreprise. Créez une liste complète de vos dépenses d’entreprise, y compris toutes les dépenses d’exploitation et tous les types de frais généraux.

  2. Catégorisez toutes les dépenses. Catégorisez vos dépenses commerciales selon qu’elles sont directes ou indirectes. Si elles sont directes, elles sont nécessaires à la production de votre produit ou service (p. ex., les matières premières). Si elles ne sont pas requises pour la production de votre produit ou service (p. ex., les coûts de marketing), elles sont considérées comme des coûts indirects ou des frais généraux.

  3. Additionnez tous les frais généraux. Additionnez tous les coûts indirects (frais généraux) pour le mois afin d’obtenir le total de vos frais généraux.

  4. Calculez le taux de vos frais généraux. Calculez ensuite le pourcentage de chaque dollar gagné qui est absorbé par les frais généraux pour savoir quel est le taux de vos frais généraux. Pour ce faire, divisez le total de vos frais généraux mensuels par le total de vos ventes mensuelles et multipliez par 100. Par exemple, si vous ventes mensuelles sont de 50 000 $ et que vos frais généraux totalisent 12 500 $, voici à quoi ressemblerait la formule :

     (50 000 $/12 500 $) ✕ 100 = 25 % de frais généraux 
    

En règle générale, vaut mieux vous assurer que le taux de vos frais généraux ne dépasse pas 35 % bien qu’il n’y ait pas de modèle précis de ce que devraient être les frais généraux. Ceci étant dit, il est bon de vérifier ce taux de façon régulière. Si votre entreprise fait face à une période de ralenti, une bonne pratique consiste à réévaluer vos frais généraux pour voir où vous pourriez faire des coupures.

Réduction des frais généraux avec Square

Si vous voulez réduire vos frais généraux, nous pouvons vous aider. Voici quatre façons par lesquelles Square peut vous aider à réduire vos frais généraux :

  • Évaluez vos ventes. Avec la solution PDV Square, vous avez accès à des analyses en temps réel et des rapports de vente évolués qui vous permettent de mesurer vos ventes. En effectuant un suivi serré de ces données, vous savez si l’entreprise tourne au ralenti et s’il est temps de réduire les coûts.

  • Automatisez les opérations. Avec un système de PDV moderne comme Square, vous pouvez automatiser certaines opérations. Par exemple, avec Factures Square, vous pouvez économiser du temps (et de l’argent), car vous pouvez définir des programmer des factures récurrentes.

  • Réduisez la paperasse. Avec un compte Square, vous avez accès au Tableau de bord Square, qui vous donne la possibilité de gérer vos ventes, vos factures, les profils de vos clients et vos points de vente à partir d’un poste pivot. Disposant de toute cette information en ligne, vous pouvez réduire la paperasse administrative (de même que les fournitures de bureau!).

  • Ayez recours à des employés contractuels. Au lieu d’embaucher des employés à temps plein, pourquoi ne pas utiliser des employés à contrat. Si votre entreprise est saisonnière, vous pourrez réduire le personnel durant les saisons mortes. Et même si votre entreprise n’est pas saisonnière, utilisez des travailleurs à la pige pour opérer sur un budget réduit, car vous n’aurez pas à payer les avantages sociaux. Assurez-vous de vous renseigner sur les lois fiscales de votre région, car il pourrait y avoir des restrictions sur l’embauche d’employés contractuels. Que vous ayez recours à des employés à temps plein ou contractuels, Tableau de bord Square simplifie la gestion des employés.

La réduction de vos frais généraux entraîne une plus grande souplesse. La souplesse budgétaire vous accorde la liberté de prendre des décisions d’affaires stratégiques, comme établir le prix de vos produits de façon plus concurrentielle ou promouvoir de nouvelles offres de produits, de manière à devancer la concurrence et accélérer votre croissance.

Mary writes for Square, where she covers topics that affect business owners — from starting a business to growing a business — and the tools and technology that help them succeed.