Cómo optimizar la programación de citas del salón de belleza

Las reservas dobles, las citas perdidas, los ausentes y los conflictos de programación del salón hacen que tus clientes no tengan la experiencia ideal, lo que puede ser la peor pesadilla de un propietario de salón de belleza.

En el sector de la belleza, las relaciones con los clientes son cruciales para mantener el negocio a flote. A menudo, los clientes recuerdan los pequeños detalles de la experiencia en lugar de la totalidad del servicio en sí, y estos pequeños detalles influyen en su decisión de seguir con tu salón, o no.

Los problemas constantes con las citas pueden acabar dificultando las relaciones con los clientes. Entonces, ¿cómo pueden los propietarios de salones de belleza evitar este tipo de problemas y crear la mejor experiencia para el cliente?

La organización es la clave del éxito de tu salón de belleza y el software está en el centro de la organización. Por lo tanto, como propietario de un salón de belleza, debes pensar en los diferentes tipos de situaciones que crean conflictos de programación, como los siguientes:

• Programación de una cita para una fecha u hora equivocada.
• Citas que tardan más de lo previsto.
• Personas que llegan tarde o que deciden no presentarse directamente.

Estos son los riesgos comunes que surgen al programar citas en un salón de belleza y que debes aprender a mitigar al dirigir un salón de belleza. Aquí hay algunas maneras de crear un horario eficaz para el salón que no solo mantiene la organización, sino que también le da un valor agregado a tu negocio.

Utiliza un software de programación de salones integrado.

A medida que tu salón de belleza comienza a expandirse, gestionar calendarios y concertar citas de forma manual puede resultar casi imposible. Para seguir el ritmo de crecimiento de tu salón, necesitas una herramienta de software de programación de citas que pueda gestionar las citas del salón a gran escala y configurar las solicitudes en línea de los clientes.

Aquí están algunas de las características de programación que debes buscar en un software de programación de salón de belleza eficaz:

• Los clientes pueden reservar en línea. Con un sistema de reserva de salón de belleza en línea, los clientes ya no tienen que esperar a que el salón abra para llamar y concertar una cita. ¿Cómo reservan los clientes las citas en línea? Un cliente tiene acceso al calendario de tu salón en el sitio web y puede programar una cita utilizando el sistema de horarios en cualquier momento. Si los clientes necesitan programar varios servicios de salón, pueden agregar fácilmente lo que desean a una cita.

• El software se configura con tu calendario. La reserva en línea se sincroniza directamente con tu calendario y solo muestra tu disponibilidad a los clientes. Esto evita que se hagan reservas dobles o que surjan errores al concertar una cita. Los estilistas pueden crear horarios semanales. Esta función de anulación de horas permite a tus empleados ser más flexibles con su horario y aceptar citas adicionales.

• Se te notifican las nuevas citas. Una vez que se ha reservado una nueva cita, se le notifica a tu salón. Puedes aceptar o rechazar la cita, por lo que sigues teniendo pleno control sobre tu calendario.

• Con Citas Square, tienes un Punto de venta personalizado que te ayuda a gestionar las citas y los pagos desde una sola aplicación. Esto puede ahorrarte tiempo, mantenerte organizado y crear una experiencia conveniente para tus empleados y clientes.

• Se puede acceder al software de programación del salón de belleza desde cualquier lugar. Un cliente puede acceder a tu software de reservas para salones de belleza en línea, y tú puedes gestionar tu negocio en una aplicación móvil, un iPad, una computadora de escritorio o cualquier otro dispositivo compatible.

Revisa cada mañana el horario de tu salón.

Tanto si estás disfrutando de una taza de café en casa como si vas en auto hacia el trabajo, guarda un momento para revisar el horario de tu salón de belleza cada mañana para prevenir mejor cualquier problema que pueda surgir.

Conocer tu horario, junto con el tipo de citas reservadas, es una gran estrategia de gestión del calendario que puede ayudarte a prepararte para lo que viene.

Reduce la cantidad de citas en las que no se presentan los clientes.

Las citas a las que no se presentan los clientes y las cancelaciones de última hora pueden suponer un gran riesgo para tu salón de belleza. No solo es una decepción para tu equipo y los arrendadores de puestos, lo que podría afectar al ambiente de trabajo, sino que también afecta sustancialmente tu horario y tu potencial de ventas en general.

Para reducir las citas en las que no se presentan los clientes en tu salón, es habitual que los propietarios inviertan en una póliza de protección contra ausencias. Con el software de programación de salones de belleza adecuado, puedes exigir a los clientes los datos de su tarjeta de crédito antes de concertar una cita. Aunque esta opción no supone un cargo inmediato en la tarjeta del cliente, puedes optar por aplicar una comisión si alguien no acude a la cita o no la cancela antes de un tiempo determinado, normalmente entre 24 y 48 horas antes de la cita.

Más allá de una póliza de protección básica, existen otras formas de disminuir las ausencias para tu peluquería. Promover la reserva anticipada es una excelente manera de fidelizar y crear coherencia para tus clientes. Si tus clientes están acostumbrados a venir una vez al mes en una fecha concreta, empiezan a hacerlo parte de su rutina y es mucho menos probable que cancelen. Puedes hacerlo ofreciéndoles una nueva reserva mientras los clientes están pagando o enviándoles un correo electrónico poco después de su servicio.

Como propietario de un salón de belleza, es importante que te des cuenta de que las citas a las que no se prensentan los clientes y las cancelaciones pueden ser un error sin mala intención, pero no puedes olvidar el impacto negativo que tienen en tu negocio. Tanto si aplicas una política de tres advertencias como si utilizas una función de prepago, haz siempre un seguimiento de los clientes que no se presentan y busca formas de evitar el mismo problema en el futuro.

Implementa métodos de recordatorio para los clientes.

La creación de un flujo de comunicación con tus clientes permite que tu salón de belleza cumpla con todas las citas.

Aunque pueda parecer tedioso, un recordatorio de cita cordial puede disminuir significativamente las citas perdidas, así como crear una buena relación con tu cliente. Al establecer un recordatorio de mensaje de texto o llamar individualmente a cada uno de tus clientes, puedes confirmar la información de la cita y hablar brevemente sobre cualquier asunto personal.

Los mensajes o las llamadas personalizadas son una excelente manera de establecer relaciones y comprender mejor a tus clientes. De hecho, muchos estilistas guardan notas sobre cada cliente para consultarlas durante la llamada de confirmación y la cita.

Es importante avisar a los clientes con varios días de anticipación, de modo que puedas prepararte mejor para cualquier cambio y optimizar el horario del salón de belleza.

Mantén la información de tus clientes actualizada.

Mantener registros precisos y actualizados de tus clientes con un software para salones de belleza sirve para varios propósitos. La mejor manera de hacer esto es encontrar un sistema de directorio de clientes completo o un gestor de relaciones con clientes (CRM, por sus siglas en inglés) que permita crear perfiles de clientes con su información de contacto y notas.

Una ventaja obvia de tener información actualizada es poder comunicarte rápidamente con los clientes en caso de que tengas que reprogramar su cita o si tienes preguntas adicionales. Además, con un servicio de directorio de clientes, puedes conocer cómo agregar notas a los clientes con respecto a los servicios anteriores, lo que puede ayudar a refrescar la memoria cuando vuelvan.

Según el software de salón de belleza que elijas, tu directorio de clientes puede incluso ser capaz de almacenar información de pago para los clientes habituales. Esto hace que todo el proceso de pago sea fluido y eficaz.

Incluye visitas sin cita previa.

Aunque tu objetivo como propietario de un salón de belleza es crear una sólida base de clientes recurrentes, las visitas sin cita previa son una gran oportunidad cuando abres un salón de belleza por primera vez y pueden compensar las deficiencias de tu horario. A fin de cuentas, los asientos vacíos suponen una pérdida de ingresos para tu salón, pero ahí es donde pueden intervenir las visitas sin cita previa.

Dicho esto, cuando un nuevo cliente entra en tu salón y se le da un tiempo de espera de dos horas, puedes apostar a que no se quedará. Entonces, ¿cómo puedes generar más oportunidades de visitas sin cita previa y crear una mejor experiencia para el cliente?

Es importante reservar un tiempo en tu calendario dedicado a las visitas sin cita previa, incluso en tus jornadas más ocupadas. Muchos propietarios de salones pueden dudar en hacerlo, pero tu tienda cosechará los beneficios (incluso nuevos clientes frecuentes).

Al revisar el sistema de informes y análisis de tu salón de belleza, puedes evaluar las horas de mayor actividad y hacer que algunos de tus empleados bloqueen esas horas para dedicarlas a las visitas sin cita previa. Acepta clientes sin cita previa que puedan atenderse rápidamente, como un corte de cabello para hombres, así aprovechas al máximo el tiempo.

Aumenta tu eficiencia con los servicios de tu salón de belleza.

El tiempo que un cliente está en un asiento depende del servicio solicitado y del cabello del cliente. Aunque no puedas controlar esto último, es fundamental que tus empleados se muevan con rapidez y eficacia.

Primero, cuando decidas los servicios que vas a ofrecer, sé específico y dale al cliente muchas opciones en tu software de programación de turnos del salón de belleza. Cuanto más específico sea el servicio de peluquería, más fácil será planificar el horario del salón de belleza.

Por ejemplo, ofrece a tu cliente tres opciones de corte de cabello: corto, medio y largo. Distingue entre reflejos parciales o en todo el cabello cuando das opciones de color. Todas estas pequeñas variaciones pueden ayudarte a determinar la cantidad de tiempo que un cliente necesita estar en una silla.

También es importante evaluar los plazos de procesamiento de determinados servicios. Deberías pensar en el tiempo que tarda en realizarse un servicio como el balayage, por ejemplo, y si ese tiempo se convierte en una oportunidad. Algunos estilistas experimentados pueden programar un corte de cabello durante el tiempo de trabajo con otro cliente. Sin embargo, esto solo debe llevarse a cabo con estilistas experimentados y que se sientan cómodos.

La formación continua también puede ayudar a los empleados a mejorar sus habilidades y, en última instancia, a acelerar el tiempo que los clientes pasan en la silla.

El secreto del éxito de tu salón de belleza o spa son los clientes felices y frecuentes, así que tenlos en cuenta a la hora de crear tus horarios. Sobrepasar los límites mediante un exceso de reservas conduce a que los empleados estén cansados y los clientes estén irritados, así que aprende a crear un horario del salón optimizado que funcione para todos.

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