Programa de seguro de licencia familiar y médica de Oregón

A partir del 1.° de enero de 2023, los empleadores en Oregón deberán retener y pagar primas por el Programa de seguro de licencia familiar y médica. Gracias al programa Paid Leave Oregon, que se financia con las contribuciones del empleador o los empleados, estos últimos pueden tener permisos con goce de sueldo para acontecimientos que reúnan los requisitos necesarios. Todos los empleadores en Oregón deben participar en el programa, a menos que ofrezcan un plan aprobado equivalente a sus empleados o si eres un trabajador independiente, un empleador federal o un gobierno tribal.

A partir del 3 de septiembre de 2023, los empleados en Oregón podrán acceder al beneficio de permiso pagado. Los requisitos para acceder al beneficio se determinarán una vez que los empleados hayan ganado salarios en el estado de al menos $1,000 durante el año anterior. Para obtener más información sobre el programa, visita el sitio web Paid Leave Oregon.

Responsabilidades del empleador

Para dirigir un negocio en Oregón, todos los empleadores deben registrarse en el Oregon Employment Department y obtener un número de identificación comercial (BIN, por sus siglas en inglés). Al completar el registro combinada para empleadores, estos quedan automáticamente inscriptos para el Permiso Pagado de Oregón. 

Los empleadores que participen en el programa de Permiso Pagado de Oregón deben pagar primas y enviar informes al Departamento de Empleo de Oregón trimestralmente. La tasa de contribución para 2023 es del 1% del salario de cada empleado, y los empleados son responsables por el 60% de las contribuciones. Aquellos que se identifiquen como “grandes” empleadores (tienen al menos 25 empleados más del año calendario anterior) son responsables por el 40% restante. Visita el sitio web Paid Leave Oregon para obtener más información sobre cómo calcular la cantidad de personal.

Para que Nómina Square pueda calcular los impuestos de forma precisa y remitirlos en tu nombre, deberás indicar tu obligación tributaria para el Permiso Pagado de Oregón. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y dirígete a Nómina > Ajustes > Información tributaria y selecciona una de las siguientes opciones: 

• Contaba con menos de 25 empleados el año pasado y no pagaré la parte del impuesto que corresponde al empleador.

  • Nota: Los pequeños negocios no tienen la obligación de pagar la parte de la prima del empleador; solo retendremos las contribuciones de los empleados del 0.6%. 

• Mi negocio está exento del programa Permiso Pagado de Oregón.

  • Nota: Los empleadores de gobiernos locales, los empleadores federales, los trabajadores independientes no participantes y los empleadores con planes privados aprobados pueden reunir los requisitos necesarios para ser eximidos. Selecciona esta opción si tu negocio califica para una exención. 

• Contaba con 25 empleados o más el año pasado y pagaré la parte del impuesto que corresponde al empleador.

  • Nota: Los grandes empleadores deben pagar las contribuciones del 0.4% que les corresponden, además de las contribuciones de los empleados del 0.6%. Si eres un pequeño empleador y deseas pagar la parte que corresponde al empleador de forma voluntaria, selecciona esta opción.

Cobertura de Nómina Square

Nómina Square admite cálculos, retenciones, pagos e informes de primas del Permiso Pagado de Oregón. 

Se retendrán las primas del 0.6% de los empleados de sus pagos anteriores, y dichas retenciones se informarán en sus formularios W-2. Cualquier prima que no se haya retenido del pago del empleado se cobrará al empleador para garantizar que el importe total que se remita a Oregón sea correcto. Luego, el empleador tendrá que cobrar las primas al empleado. Las primas del 0.4% de los empleadores se retendrán de aquellos empleadores que indiquen que tienen 25 empleados o más. 

Qué es lo que no cubre Nómina Square

Nómina Square no ofrece la opción de que los empleadores cubran la parte que corresponde a los empleados con formulario W-2 del impuesto del Permiso Pagado de Oregón que se retiene de los pagos de los empleados. Nómina Square tampoco tiene la opción de hacer contribuciones y declarar los impuestos del Permiso Pagado de Oregón en nombre de contratistas independientes.

Asistencia económica e informes por trabajadores sustitutos

Aquellos empleadores que tengan menos de 25 empleados podrían reunir los requisitos necesarios para recibir ayuda financiera cuando un empleado se tome un permiso con goce de sueldo abarcado por el programa de Permiso Pagado de Oregón. Los empleadores pueden recibir asistencia económica de hasta $1,000 por los costos relacionados con los salarios, o bien, de hasta $3,000 si contratan a un trabajador sustituto temporal mientras el trabajador permanente está de licencia. Visita el sitio web Paid Leave Oregon para obtener más información sobre la asistencia económica.

Para recibir asistencia económica, necesitarás hacer lo siguiente: 

1. Llenar una solicitud en Frances Online

2. Enviar documentación que pruebe lo siguiente:  

   • Contrataste a un empleado sustituto temporal.

   • Tuviste gastos relacionados con los salarios, como horas extra o gastos de capacitación.

3. Comprometerte a pagar la tasa de contribución del 0.4% que corresponde al empleador durante al menos dos años después de recibir la asistencia económica 

Nómina Square te ayudará a informar la cantidad de empleados sustitutos en el formulario trimestral para el Informe combinado de Oregón (OQ, por sus siglas en inglés) de impuestos sobre la nómina. Para indicar que un empleado es un trabajador sustituto temporal, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square en línea y haz clic en Nómina > Equipo denómina. 

2. Selecciona el perfil del empleado. 

3. Desplázate hacia abajo hasta Ajustes deimpuestos y marca la casilla junto a Este empleado es un trabajador sustituto temporal.

Si decides convertir a un empleado temporal en un empleado permanente, deberás desmarcar la casilla de trabajador sustituto en el perfil del empleado. 

Nota: Para determinar la cantidad de trabajadores sustitutos que se informarán en tu declaración de impuestos, se tendrá en cuenta la condición del empleado que esté configurada el último día del trimestre.