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Programa de seguro de licencia familiar y médica de Colorado

Desde el 1.° de enero de 2023, Colorado requiere que los empleadores no exentos retengan y paguen primas al Programa de seguro de licencia familiar y médica. El programa de Colorado Family and Medical Leave Insurance (CO FAMLI) se financia con primas pagadas por los individuos y empleados cubiertos mediante retenciones en el cheque de pago, y lo administra el Departamento de Trabajo y Empleo de Colorado (Colorado Department of Labor and Employment, CDLE).

La misión del plan es brindar a los trabajadores de Colorado acceso a una licencia paga ante circunstancias de la vida significativas. Los trabajadores elegibles de Colorado podrán acceder a la licencia paga a partir del 1.° de enero de 2024. Los empleados pueden optar por participar en este programa antes de que sea obligatorio una vez que sean elegibles. La elegibilidad para participar en el programa de licencia se determina después de que los empleados hayan ganado al menos $2,500 en salarios en el estado en los últimos cuatro trimestres calendario.

Responsabilidades del empleador

Los empleadores con al menos un empleado calificado deben registrarse en la División de seguro de licencia familiar y médica (FAMLI). Los empleadores están obligados a pagar las primas e informar al CDLE trimestralmente. Los empleadores que ofrezcan un plan privado calificado con beneficios similares pueden optar por no participar en el plan estatal. Estos empleadores deberán obtener la aprobación de su plan privado por parte de la División FAMLI antes del 1.° de enero de 2024.

Para que se los considere calificados, los empleados deben haber trabajado, como mínimo, 20 semanas laborales calendario. A menos que estén exentos, los empleados deben pagar una prima del 0.45% al programa. Los empleadores con diez o más empleados calificados del año calendario anterior también serán responsables de pagar una prima del 0.45% para el año en curso. Los empleadores con menos de diez empleados calificados no serán responsables de la parte de la prima del empleador. La participación de trabajadores por cuenta propia y contratistas independientes es opcional. Obtén más información sobre family and medical leave insurance for employers.

Cobertura de Nómina Square

Nómina Square admite cálculos, retenciones, pagos e informes de primas de CO FAMLI, con algunas excepciones.

Las primas de los empleados con W-2 del 0.45% se retendrán de los cheques de pago del empleado y las retenciones se informarán en sus formularios W-2. De conformidad con la Ley FAMLI de Colorado, no es posible realizar deducciones de nómina de manera retroactiva si las primas no se dedujeron de los salarios durante el período de pago que se abonó al empleado. Las primas no retenidas de los cheques del empleado se cobrarán del empleador a fin de garantizar que el importe remitido a CO FAMLI sea correcto.

Los empleadores con al menos diez empleados calificados serán responsables de aportar la parte del empleador de la prima, lo que eleva el monto total de la prima al 0.9% (0.45% pagado por el empleado y 0.45% por el empleador). Los empleadores con menos de diez empleados calificados solo serán responsables de aportar la parte del empleado de 0.45%.

Qué no cubre Nómina Square

Nómina Square no ofrece la opción de que los empleadores cubran la parte del empleado W-2 del impuesto de CO FAMLI que se retiene de los cheques de pago de los empleados. Nómina Square tampoco ofrece la opción de que los empleadores cubran la parte de los contratistas a los que se les pagó mediante Nómina Square del impuesto de CO FAMLI.

Registro en la cuenta My FAMLI+

A fin de que Nómina Square declare y pague este impuesto en tu nombre, debes completar la siguiente información:

  1. Indica tu estado de obligación impositiva de CO FAMLI en Square Payroll account.

  2. Bríndanos tu número de cuenta de diez dígitos de CO FAMLI.

  3. Otorga acceso de administrador externo (Third-Party Administrator, TPA) a Nómina Square.

Pequeños negocios y empleadores exentos

A fin de que Nómina Square calcule de manera precisa tus impuestos, inicia sesión en el online Square Dashboard y ve a Nómina > Ajustes > Información de impuestos para seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Contraté menos de 10 individuos el año anterior y no pagaré la parte de empleador del impuesto.

  • Mi negocio está exento del programa FAMLI de Colorado.

  • Contraté 10 individuos o más el año anterior y pagaré la parte de empleador del impuesto.

Los pequeños negocios con menos de diez empleados cubiertos no tienen la obligación de pagar la parte de la prima del empleador; solo retendremos los aportes de los empleados. Si quieres pagar los aportes del empleador, elige la tercera opción.

Los empleadores de gobiernos locales, los trabajadores por cuenta propia no participantes y los empleadores con planes privados aprobados pueden calificar para una exención. Si tu negocio está aprobado para una exención del programa CO FAMLI, selecciona la segunda opción. Para obtener más información sobre las exenciones o cómo determinar el tamaño de tu fuerza laboral, visita CO FAMLI website.

Crea una cuenta de My FAMLI+

Para obtener tu número de cuenta CO FAMLI de diez dígitos, debes crear una cuenta en My FAMLI+ Portal. Si deseas obtener más información sobre el proceso de registro, consulta Employer User Guide. Encontrarás tu número de cuenta de diez dígitos haciendo clic en Administrar cuentas en la pestaña Panel de Datos del portal MyFAMLI+.

Después de haber completado el proceso de registro, haz lo siguiente:

  1. Inicia sesión en el online Square Dashboard y selecciona Nómina > Ajustes > Información de impuestos.

  2. Ingresa tu número de cuenta de diez dígitos en el campo Número de cuenta del seguro de licencia familiar y médica de Colorado y haz clic en Guardar cambios

Agrega un TPA para Nómina Square

Una vez que te registres para obtener una cuenta de My FAMLI+, deberás proporcionar acceso de TPA a Nómina Square para que realice presentaciones en tu nombre. Sigue estos pasos para agregar un TPA a tu cuenta:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de empleador de MyFAMLI+

  2. Haz clic en Administrar cuentas en la pestaña Administrar mis cuentas en la esquina superior derecha de la página.

  3. En la columna Nombre de la cuenta de la tabla, selecciona la cuenta impositiva de tu negocio.

  4. En la página de tu cuenta, desplázate hacia abajo hasta la sección Administrador externo.

  5. Aquí, podrás buscar Square Payroll Inc. e ingresar la fecha de inicio como la fecha en que enviaste la primera fecha de pago con Nómina Square.

  6. Asegúrate de que la información sea correcta y selecciona Guardar.

  7. Confirma que la información sea correcta y selecciona Sí, agregar TPA.

  8. Verás Nómina Square en la columna Cuenta de TPA en la página de tu cuenta.

Para obtener más información, consulta Employer User Guide.