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Preguntas frecuentes sobre el Servicio de Enmienda de Nómina Square

Información general

Si tienes preguntas sobre los formularios de impuestos W-2 y W-3, visita Preguntas frecuentes sobre las Nóminas Square W-2 y W-2c modificadas.

¿Qué es el Servicio de enmiendas de Nómina Square?

El Servicio de enmiendas de Nómina Square es un servicio pagado que se ofrece a los suscriptores de Nómina Square para ayudarlos a corregir los formularios de impuestos de nómina que se hayan enviado con errores.

¿Qué tipos de enmiendas se admiten?

En general, como parte de nuestro programa de enmiendas pagadas se admiten los siguientes problemas:

  • Corrección de información de empleados, como nombre o número de seguro social (SSN, por sus siglas en inglés);
  • Adición de historial de nómina faltante de un proveedor de servicios de nómina anterior que no se haya enviado a tiempo para su inclusión en una declaración;
  • Procesos de pago eliminados;
  • Adición de procesos de pago o propinas registrados fuera de Nómina Square;
  • Procesos de pago movidos (p. ej., mover un proceso o talón de enero a diciembre del año anterior);
  • Formularios de impuestos del contratista que no se hayan presentado porque la casilla para presentar en el perfil del contratista estaba desmarcada; y
  • Corrección de un error en los beneficios informados;
  • Enmiendas para problemas de cuentas de impuestos FEIN/SEIN;
  • Enmiendas por clientes perdidos incorrectos; y
  • Enmiendas para contratistas que deberían haber sido empleados W-2 o viceversa

¿Qué tipos de enmiendas no se admiten?

En general, las siguientes enmiendas no se admiten como enmiendas pagadas:

  • Enmienda de formularios de impuestos presentados antes de unirte a Nómina Square;
  • Enmienda de formularios de impuestos presentados por un tercero;
  • Enmienda de nóminas concurrentes (procesar la nómina con dos empresas de nómina al mismo tiempo);
  • Enmienda de procesos de la Ley de Familias primero en respuesta al coronavirus (FFCRA, por sus siglas en inglés), incluida la enmienda del Formulario 941 o 944 para el Crédito de retención de empleados (ERC);
  • Enmienda de formularios de impuestos como declaraciones “definitivas”; y
  • Enmienda de problemas que no son compatibles con el producto como una función de Nómina Square.

Nota: Esta no es una lista completa. Si tu caso no entra dentro de una de las categorías especificadas, nuestro equipo lo revisará y determinará si es elegible para nuestro programa de enmiendas pagadas.

¿Qué tipos de formularios de impuestos puede enmendar Nómina Square?

El equipo de Enmiendas puede ayudarte a corregir la mayoría de los formularios de impuestos de nómina anuales y trimestrales federales y estatales que se presentan automáticamente como parte de tu servicio de suscripción a Nómina Square, incluidas correcciones a los formularios W-2 y 1099-NEC.

Consulta una lista de los formularios de impuestos presentados por Nómina Square. Ten en cuenta que existen algunas excepciones que no podremos admitir debido a normativas estatales u otras circunstancias.

Nota: Existen algunas excepciones que no podremos admitir debido a normativas estatales u otras circunstancias.

¿Qué tipos de formularios de impuestos puede enmendar Nómina Square?

El equipo de Enmiendas puede ayudarte a corregir la mayoría de los formularios de impuestos de nómina anuales y trimestrales federales y estatales que se presentan automáticamente como parte de tu servicio de suscripción a Nómina Square, incluidas correcciones a los formularios W-2 y 1099-NEC.

Consulta una lista de los formularios de impuestos presentados por Nómina Square. Ten en cuenta que existen algunas excepciones que no podremos admitir debido a normativas estatales u otras circunstancias.

¿Nómina Square vuelve a presentar declaraciones que no se hayan presentado correctamente en mi nombre?

En caso de que tu declaración de impuestos original no se realice correctamente debido a que el número de cuenta no es válido o un problema similar, debes volver a presentar la declaración después de haber corregido el problema. Para obtener más instrucciones, consulta Cómo realizar la declaración de retenciones fiscales de nómina.

El equipo de Enmiendas puede presentar una declaración en tu nombre mediante este servicio y lo determinará antes de enviar un presupuesto.

¿Cuáles son mis opciones si mi problema no es elegible para el Servicio de Enmiendas de Nómina Square?

Si se determina que tu caso no es elegible para el Servicio de Enmiendas de Nómina Square, deberás solicitar servicios de enmienda a un contador u otro profesional de impuestos. También puedes corregir tus formularios de impuestos directamente con las agencias impositivas correspondientes.

¿Por qué la información del Formulario 1099-NEC no coincide con el Formulario 1099-K?

El formulario 1099-NEC es un formulario de impuestos de nómina que se usa para informar la compensación de los no empleados, como los pagos a contratistas independientes. El formulario 1099-K es un formulario de impuestos que no son de nómina que difiere del formulario 1099-NEC y no es compatible con el Servicio de enmiendas de Nómina Square.

Para obtener más información sobre el formulario 1099-K y cómo realizar correcciones, consulta lainformación de la declaración de impuestos del formulario 1099-K.

¿Por qué hay un nombre no reconocido que firma formularios de impuestos modificados en mi nombre?

Como proveedor externo de nómina, un agente de Nómina Square firmará y fechará los formularios de impuestos aplicables en tu nombre.

Antes de solicitar una enmienda

¿Qué pasos debo seguir antes de solicitar una enmienda?

Antes de enviar una solicitud de enmienda, confirma que Nómina Square tenga tu información más actualizada, incluidas las nóminas que falten. Los perfiles de los empleados deben ser completos y precisos y los beneficios deben estar activados, si corresponde. Esta revisión ayuda a garantizar la precisión de tus declaraciones de impuestos futuras.

Para obtener información general sobre cómo realizar correcciones en Nómina Square, consulta Actualizaciones y correcciones en Nómina Square.

¿Cómo puedo corregir la información personal o fiscal de un empleado?

Si activaste una cuenta en línea en el perfil de un empleado, él podrá actualizar sus datos personales e información de impuestos en el Panel de Datos Square para empleados o la aplicación Mi Equipo Square.

Si quieres editar la información personal o fiscal de un empleado, incluido su nombre, dirección o número de seguro social (SSN), sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Personal y nómina > Equipo.
  2. Selecciona el empleado cuya información necesites actualizar.
  3. Cambia la información personal o de impuestos según sea necesario.
  4. Haz clic en Guardar.

Si editas la información de impuestos de un empleado, los cambios en la retención de impuestos se reflejarán en los pagos siguientes.

Pagué de más a un empleado. ¿Cómo puedo solucionarlo?

Si cometiste un error al procesar la nómina, es posible que puedas cancelar el proceso de pago. Tendrás hasta una hora antes de la fecha límite del proceso para hacerlo. Este plazo es hasta las 7 p. m., hora del Pacífico. Para hacerlo, sigue estos pasos:

  1. Ve a la sección Historial e informes de tu Panel de Datos de Nómina.
  2. Selecciona el proceso que quieras cancelar y, luego, haz clic en Cancelar.

Nota: Si procesaste varios pagos en un día determinado, deberás cancelar desde el primero del historial hacia abajo. Cancélalos uno a uno hasta llegar al proceso que necesitas cancelar.

Si ya enviaste la ejecución y accidentalmente pagaste de más a un empleado, comunícate con nosotros para que podamos ayudarte con más opciones.

¿Cómo agrego una nómina al período fiscal actual?

Para agregar una nómina faltante al período fiscal actual (antes de realizar las declaraciones de impuestos), debes realizar un pago de nómina fuera de ciclo.

¿Qué datos se necesitan para agregar información de nómina que se excluyó de mis formularios de impuestos?

Para agregar información de nómina faltante a un período fiscal anterior, necesitamos un informe de ganancias con los siguientes datos:

  • Fecha de pago
  • Pago bruto
  • Impuestos sobre la renta federales retenidos
  • Impuesto FICA/seguro social
  • Impuesto de Medicare
  • Todos los impuestos estatales aplicables
  • Todas las deducciones (antes de los impuestos, después de los impuestos y embargos) retenidas a los empleados

Asegúrate de que los beneficios estén activados para los empleados que hayan recibido o hayan contribuido a los beneficios en el año fiscal afectado. Además, los perfiles de empleado de todos los empleados anteriores y actuales para el año fiscal afectado deben estar completos.

Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo obtener informes de nómina de tu proveedor anterior, si corresponde, consulta lo siguiente:

¿Cómo agrego o corrijo beneficios informados en mis formularios de impuestos?

Si necesitas corregir beneficios informados en un período fiscal anterior, proporciona la siguiente información en tu consulta:

  • Tipo de beneficio correcto (es decir, 401k o seguro médico del Artículo 125)
  • Corregir los montos de las contribuciones del empleado y del empleador desglosados por las fechas de pago correctas para cada empleado afectado

Confirma que el beneficio se haya activado en el perfil del empleado afectado, incluso si ya no es aplicable al período fiscal actual. Obtén más información sobre cómo agregar beneficios para empleados existentes.

Nota: Nómina Square solicita las primas de seguro médico de las corporaciones de tipo S para el año en curso al final del año.

¿Por qué la presentación de mi Formulario 941 muestra una cantidad incorrecta de empleados?

El campo 1 del Formulario 941 muestra la cantidad de empleados que recibieron salarios, propinas u otras compensaciones durante el período de pago específico indicado. El período de pago indicado incluye el día 12 del último mes del trimestre en cuestión (12 de marzo, 12 de junio, 12 de septiembre o 12 de diciembre). Si un empleado trabajó durante el trimestre especificado, pero no durante el período de pago indicado en el campo 1, dicho empleado no se contará. Ten en cuenta que los pagos fuera de ciclo no se cuentan para este campo.

Si deseas consultar información e instrucciones sobre la declaración para este campo, puedes consultar la página 8 de las instrucciones del Formulario 941 en el sitio web del IRS.

Presupuestos y facturas

¿Cómo solicito un presupuesto para el Servicio de Enmiendas de Nómina Square?

Para solicitar un presupuesto, inicia sesión en tu cuenta y comunícate con nosotros para expresar tu interés en el Servicio de Enmiendas de Nómina Square.

Proporciona una descripción detallada del problema de tus formularios de impuestos. Nuestro equipo revisará tu solicitud para determinar qué formularios de impuestos deben corregirse y te proporcionará un presupuesto de los costos y el tiempo de entrega.

Algunos casos no son elegibles para el Servicio de Enmiendas de Nómina Square debido a situaciones impositivas no admitidas u otras circunstancias. La disponibilidad de nuestros servicios de enmiendas está sujeta a cambios.

¿Cuánto cuesta hacer correcciones a mis formularios de impuestos?

Dado que cada caso es único, nuestro equipo de Enmiendas revisará tu solicitud y te proporcionará un costo estimado del servicio en función de los formularios de impuestos que se deban corregir, la complejidad del caso y otros factores. El costo final del servicio puede diferir del presupuesto original si la complejidad o la cantidad o tipo de formularios de impuestos que deben corregirse se modifican.

¿Qué información se detalla en el presupuesto?

La estimación detalla el costo estimado y la fecha de finalización de la enmienda:

Ten en cuenta que los precios están sujetos a cambios según el motivo de la modificación y los cambios en el cronograma de precios.

¿Cuánto tiempo tengo para aceptar un presupuesto?

Los presupuestos vencen siete días después de su elaboración. La fecha de vencimiento se encuentra en el presupuesto. Para aceptar el presupuesto, selecciona un paquete en el presupuesto, si corresponde, y presiona el botón Aceptar.

SquarePayroll-AmendmentEstimate-Dashboard-US

¿Cómo sé si acepté mi presupuesto?

La fecha en que se aceptó el presupuesto aparecerá en el presupuesto en texto verde. El equipo de Enmiendas procederá a trabajar en las enmiendas enumeradas en tu presupuesto una vez aceptadas.

SquarePayroll-AmendmentEstimateAccepted-Dashboard-US

¿Qué sucede si mi presupuesto vence?

Cuando el presupuesto venza, la fecha de vencimiento aparecerá en texto rojo. Podemos volver a emitir el presupuesto, pero deberás comunicarte con el equipo de Enmiendas. Ten en cuenta que la fecha de entrega estimada y los costos del servicio pueden diferir del presupuesto original.

SquarePayroll-AmendmentEstimateExpired-Dashboard-US

¿Cómo se comunicará Square Payroll conmigo si hay un problema con mis enmiendas?

Una vez que hayas aceptado un presupuesto, nuestro equipo comenzará a trabajar en las enmiendas enumeradas en tu presupuesto. Si necesitamos más información tuya o se requiere una acción por tu parte, nos pondremos en contacto contigo para darte instrucciones por correo electrónico. Agrega payroll@help-messaging.squareup.com a tu lista de contactos para evitar que los correos electrónicos de nuestro equipo se envíen a tu carpeta de spam o basura.

Nota: Por el momento, el equipo de enmiendas no puede recibir llamadas telefónicas entrantes ni realizar llamadas salientes.

¿Cuándo vence el pago de mi factura?

El pago de la factura vence cuando recibes la factura con instrucciones para ver las enmiendas redactadas, pero antes de su finalización y envío a la agencia tributaria correspondiente. Ten en cuenta que no se debe pagar ni se realiza ningún pago al momento de la aceptación del presupuesto.

El pago de tu factura se considera la aprobación de tus enmiendas y el reconocimiento de impuestos adicionales, multas e intereses adeudados que correspondan o reembolsos indicados como tales en tu formulario de impuestos corregido.

¿Qué sucede si no pago mi factura?

Si no pagas tu factura, te enviaremos avisos de vencimiento con una fecha de respuesta obligatoria aproximadamente entre 2 y 4 semanas después de enviarla. Si no recibimos una respuesta de tu parte para la fecha indicada, cancelaremos tus enmiendas.

Si posteriormente decides que quieres que presentemos tus enmiendas, puedes pagar el saldo adeudado en cualquier momento y reabriremos tu caso.

Período

¿Cuándo recibiré mis formularios de impuestos corregidos?

Cada presupuesto incluye una fecha estimada de finalización. Este plazo no incluye el tiempo de presentación, que puede demorar un poco más según el método de presentación y el volumen del caso.

Pueden producirse demoras si falta información obligatoria, no tenemos acceso a tu cuenta de impuestos sobre la nómina en línea o no podemos elaborar o presentar tus formularios de impuestos corregidos por cualquier otro motivo.

¿Es posible acelerar las enmiendas?

No. No podemos dar lugar a solicitudes para acelerar enmiendas.

¿Qué debo hacer si la fecha de entrega de mi estimación es posterior a la fecha límite de declaración de impuesto sobre los ingresos personales?

Recomendamos que los empleados que necesiten formularios W-2 enmendados soliciten una prórroga para sus impuestos personales. Es posible que los empleados también deban pagar impuestos aproximados para evitar multas e intereses.

Para determinar si se requiere una extensión en tu estado, comunícate directamente con el estado.

¿Por qué no puedo ver mis formularios enmendados en la página Formularios de impuestos?

Los formularios de impuestos enmendados aparecerán en tu panel de Square en la página Formularios de impuestos , según las circunstancias de tu enmienda. Debido a que los formularios de impuestos enmendados son preparados manualmente por el equipo de Enmiendas (fuera de las presentaciones de impuestos automáticas de Nómina Square), es posible adjunten a tu factura algunos borradores de enmiendas o los envíen por correo electrónico. Los formularios enviados como archivos adjuntos están protegidos con contraseña mediante tu FEIN, sin guiones ni espacios.

Tu factura o correo electrónico indicará dónde se encuentran los borradores y proporcionará instrucciones para ver los formularios.

¿Por qué mis formularios de impuestos enmendados aún no han sido presentados? ¿Por qué mis enmiendas aparecen como “No presentadas” en la página Formularios de impuestos?

No siempre podemos proporcionar actualizaciones oportunas al presentar formularios pero, en general, los presentaremos aproximadamente entre 2 y 4 semanas después del pago de la factura. En ocasiones, hay circunstancias fuera de nuestro control que pueden resultar en tiempos de procesamiento más largos de lo previsto.

Después del pago de tu factura, te aseguramos que nuestro equipo de Enmiendas presentará tus formularios de impuestos enmendados.

Si un formulario de impuestos original o enmendado no se presentó por algún motivo, seguirá apareciendo como “No presentado” en la página Formularios de impuestos.

Nota: No todos los formularios de impuestos enmendados o sus estados de presentación están disponibles en tu Panel de Datos Square. Si necesitas ayuda para localizar por qué etapa van tus enmiendas, comunícate con nuestro equipo de Atención al cliente para obtener ayuda.

Pago de impuestos y reembolsos

¿Cómo sé cuánto debo de impuestos con mi formulario de impuestos enmendado?

La mayoría de los formularios de impuestos estatales y federales enmendados indican el monto adeudado o el monto a reembolsar. Por ejemplo, en el Formulario 941-X, esta cantidad aparece en la línea 27.

Nota: Las agencias estatales o federales pueden calcular multas e intereses adeudados sobre los impuestos que debas como resultado de la enmienda.

El pago de tu factura se considera la aprobación de tus enmiendas y el reconocimiento de impuestos adicionales, multas e intereses adeudados que correspondan o reembolsos indicados como tales en tu formulario de impuestos corregido.

Tú eres responsable del pago de los montos adeudados. Si tienes preguntas sobre el cálculo del saldo adeudado o pagado de más en tus enmiendas, comunícate con Atención al Cliente de Square antes de pagar la factura.

¿Cómo pago los impuestos adeudados como resultado de mis enmiendas?

Para obtener atención al cliente general sobre cómo realizar pagos de impuestos electrónicos, consulta cómo realizar pagos de impuestos de nómina. El IRS y las agencias estatales también pueden permitirte pagar con cheque u otra forma de pago.

Según el IRS, la forma de pago preferida es EFTPS. Para obtener más información, dirígete a EFTPS.gov, o llama al Servicio al Cliente de EFTPS al número 800-555-4477 o 800-733-4829 (TDD) sin cargo. También está disponible información adicional sobre EFTPS en la Publicación 966.

A continuación, encontrarás instrucciones de pago adicionales para algunos formularios federales comunes:

  • Formularios 940 y 941:
  • Si pagas de manera electrónica, visita IRS.gov/Payments.
  • Si pagas con cheque o giro postal, envía tu pago por correo junto con el Formulario 940-V o 941-V, que son cupones de pago incluidos al descargar el Formulario 940 o el Formulario 941, respectivamente, del IRS para el año correspondiente. La dirección postal de cada formulario se encuentra en las instrucciones del formulario.
  • Formulario 941-X:
  • Para pagar con tarjeta de crédito o débito, ve a IRS.gov/PayByCard. Tu pago será procesado por un procesador de pagos que cobrará una comisión de procesamiento.
  • Si pagas con cheque o giro, hazlo a nombre de “United States Treasury”. En el cheque o giro postal, asegúrate de escribir tu EIN, “Formulario 941-X”, el trimestre calendario que corregiste (p. ej., “Trimestre 2”) y el año calendario del trimestre que corregiste.

Para obtener instrucciones de pago para una agencia estatal específica, te recomendamos que te comuniques con el estado directamente.

¿Cómo solicito un reembolso de los impuestos que pagué de más debido a mis enmiendas?

No disponemos de información sobre los procesos de reembolso de las agencias estatales o federales. Si tienes preguntas sobre el estado o el monto de un reembolso, te recomendamos que te comuniques con la agencia impositiva directamente.

A continuación, encontrarás instrucciones de reembolso para algunos formularios federales comunes:

  • Formularios 940 y 941:
  • Según las circunstancias de tu enmienda, el equipo de Enmiendas marcará la casilla “Aplicar a la próxima devolución” o “Enviar un reembolso”. Ten en cuenta que el IRS puede aplicar tu sobrepago a una cuenta de impuestos vencida que se muestre en nuestros registros con tu EIN, independientemente de la casilla marcada en tu formulario corregido.
  • Si el monto de tu sobrepago es inferior a $1, el IRS te enviará un reembolso o lo aplicará a tu próxima declaración únicamente si lo solicitas por escrito.
  • Formulario 941-X:
  • Según las circunstancias de tu enmienda, el equipo de Enmiendas marcará la casilla “Declaración de impuestos de empleo ajustada” o “Reclamo” en la página 1. Ten en cuenta que el IRS puede aplicar tu sobrepago a una cuenta de impuestos vencida que se muestre en nuestros registros con tu EIN, independientemente de la casilla marcada en tu formulario corregido.
  • Si el monto de tu sobrepago es inferior a $1, el IRS te enviará un reembolso o lo aplicará a tu próxima declaración únicamente si lo solicitas por escrito.

¿Cuál es el estado de mi pago o reembolso de impuestos?

No disponemos de información sobre el tiempo de procesamiento de las agencias estatales o federales. Si tienes preguntas sobre el estado o el monto de un reembolso, te recomendamos que te comuniques con la agencia impositiva directamente.

¿Cómo puedo ver la información de nómina utilizada para calcular mis enmiendas?

La mayoría de los datos modificados se procesan directamente en tu cuenta de Nómina. Sigue las instrucciones de los informes de Nómina Square para obtener un informe personalizado que incluya las modificaciones realizadas.

Si necesitas ayuda para localizar información de nómina específica dentro de tu cuenta, contacta a nuestro equipo de Atención al Cliente para obtener ayuda.