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Cómo ocuparse de los avisos impositivos de nómina

¿Qué es un aviso impositivo?

Recibiste un aviso impositivo (también conocido como una evaluación) por correo, ya sea de parte del IRS o de una agencia estatal. Los avisos impositivos pueden ser solo informativos o pueden requerir que tomes medidas. Es una manera de las agencias impositivas de comunicar el estado de tu cuenta, la nueva frecuencia de declaraciones o asignaciones de tasas para tu empresa. La mayoría de los avisos puedes solucionarlos al verificar la información en el aviso y compararla con tu Panel de Datos de Nómina Square en línea. Entre los avisos impositivos que se reciben normalmente, se incluyen los siguientes:

Avisos impositivos federales:

  • Asignaciones de declaraciones anuales o trimestrales

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Avisos impositivos estatales:

  • Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Asignaciones de la tasa del seguro de desempleo del estado

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Pasos iniciales para todos los avisos

Te recomendamos que sigas estos pasos en primer lugar para comprender el aviso impositivo que recibiste:

  • Identifica a la agencia: el IRS o una agencia estatal

    • Confirma que la agencia estatal se ocupe de los impuestos de nómina y sea admitida por Nómina Square. Consulta la página Pagos y declaraciones de impuestos respaldados de Nómina Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.

    • Si el aviso impositivo no está relacionado con la nómina o es de una agencia de impuestos no compatible, comunícate con tu contador para que se ocupe del aviso. Por ejemplo, si es un aviso impositivo estatal, Nómina Square no se ocupa del asunto.

  • Identifica el período impositivo:

    • Los impuestos se declararán según la fecha de pago, no según el período de pago. Confirma que tu nómina se haya procesado mediante Square para el período de impuestos informado en el aviso. Puedes confirmar tu primera fecha de pago mediante Nómina Square. Para hacerlo, ve a la pestaña Historial e informes de tu Panel de Datos en línea de Nómina Square.

    • Si tu primera fecha de pago con Nómina Square cae dentro del período fiscal, continúa al paso siguiente. Si el período fiscal es anterior a tu primera fecha de pago con Nómina Square o es posterior a tu última fecha de pago con Nómina Square, comunícate con tu proveedor de nómina anterior o siguiente para obtener asistencia adicional.

  • Verifica que tu información de contribuyente del aviso coincida con lo que aparece en tu cuenta de Square:

    • Número de cuenta

    • Nombre del contribuyente

    • Frecuencia de declaración o de depósito (se aplica a tus impuestos tanto federales como estatales)

Puedes ver tu información de contribuyente en las secciones Información comercial e Información de impuestos de tu Panel de Datos Square. Si no se actualizó la información de tu cuenta de Nómina Square, actualízala lo antes posible.

Si tu número de cuenta era incorrecto en Nómina Square pero ya se actualizó, comunícate con la agencia estatal directamente para que, si corresponde, la declaración y el pago se trasladen a tu cuenta correcta. La información de la agencia estatal suele estar incluida en el aviso. Si necesitas asistencia adicional para trasladar declaraciones o pagos, Comuníquese con Atención al Cliente.

Pasos siguientes para los avisos del IRS

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información especificada anteriormente sea precisa, consulta a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente del IRS.

Nota: Para obtener más información sobre cómo ocuparte del aviso del IRS, visita Cómo entender tu aviso o carta del IRS.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • El IRS asignará a tu empresa como declaradora trimestral o anual. Comuníquese con Atención al Cliente con tu aviso para que podamos ayudarte a actualizar tu frecuencia de declaración.

Saldo a pagar

  • Si cambiaste de tu proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año, sigue estos pasos:

    • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square. Busca el correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

      • Comunicarte con tu proveedor de nómina anterior para remitir el pago total o

      • Remitir el pago directamente mediante las instrucciones en el aviso

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué existe este saldo. La información de contacto debe figurar en el aviso.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.

Retiro fallido

  • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square y busca un correo electrónico con el asunto Retiro fallido. Si los impuestos federales totales en el correo electrónico coinciden con el saldo en tu aviso, remite el pago directamente mediante EFTPS. Consulta nuestro Centro de Atención al Cliente para obtener más información sobre Cómo realizar pagos de los impuestos federales.

Cambio de un proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año

  • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square y busca un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

Es conveniente que realices estos pagos pendientes lo antes posible para mantener tu cuenta actualizada y evitar recibir más avisos del IRS.

Saldo de crédito

  • Comunícate directamente con el IRS para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este crédito.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.

Cheque de reembolso del IRS

  • Si tienes dudas sobre por qué recibiste un cheque de reembolso, no lo cobres de inmediato. Comunícate directamente con el IRS al 800-829-4933 para obtener más información. Si continúas teniendo dudas sobre por qué recibiste el cheque de reembolso, Comuníquese con Atención al Cliente para verificar la validez del cheque.

    • Nota: Si se te envía un cheque de reembolso por error y el cheque se deposita, la fecha de pago original ya no será válida, y se acumularán multas e intereses.

Pasos siguientes para los avisos estatales

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información en los pasos iniciales sea precisa, consulta a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente de agencias estatales.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Cada año, tu agencia estatal asignará a tu negocio una frecuencia de declaración/depósito. Comuníquese con Atención al Cliente con tu aviso, y te ayudaremos a actualizar tu frecuencia de declaración.

Actualización de la tasa del seguro de desempleo

  • Las agencias estatales asignarán a tu negocio una tasa de impuestos del seguro de desempleo cada año. La mayoría de los estados envían avisos de tasas de impuestos en diciembre. La tasa que se te asigna está determinada por varios factores que difieren entre estados. Actualiza la tasa en la sección Información de impuestos en tu Panel de Datos de Nómina Square en línea. Cuando la actualices, podrás optar por hacer que la nueva tasa entre en vigencia para el trimestre actual o en una fecha futura.

Saldo de crédito

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este crédito. La información de contacto debe figurar en el aviso.

Saldo a pagar

  • Si cambiaste de tu proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año:

    • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square. Busca un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

      • Comunícate con tu proveedor de nómina anterior para remitir el pago total o

      • Remite el pago directamente mediante las instrucciones en el aviso

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este saldo. La información de contacto debe figurar en el aviso.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.