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Cómo ocuparse de los avisos impositivos de nómina

¿Qué es un aviso impositivo?

Recibió un aviso impositivo (también conocido como una evaluación) por correo, ya sea de parte del IRS o de una agencia estatal. Los avisos impositivos pueden ser solo informativos o pueden requerir que tome medidas. Es una manera de las agencias impositivas de comunicar el estado de su cuenta, la nueva frecuencia de declaraciones o asignaciones de tasas para su empresa. La mayoría de los avisos puede solucionarlos al verificar la información en el aviso y compararla con su Panel de Datos de Nómina Square en línea. Entre los avisos impositivos que se reciben normalmente, se incluyen los siguientes:

Avisos impositivos federales:

  • Asignaciones de declaraciones anuales o trimestrales

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Avisos impositivos estatales:

  • Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Asignaciones de la tasa del seguro de desempleo del estado

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Pasos iniciales para todos los avisos

Le recomendamos que siga estos pasos en primer lugar para comprender el aviso impositivo que recibió:

  • Identifique a la agencia: el IRS o una agencia estatal

    • Confirme que la agencia estatal se ocupe de los impuestos de nómina y sea admitida por Nómina Square. Consulte la página Pagos y declaraciones de impuestos respaldados de Nómina Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.

    • Si el aviso impositivo no está relacionado con la nómina o es de una agencia de impuestos no compatible, comuníquese con su contador para que se ocupe del aviso. Por ejemplo, si es un aviso impositivo estatal, Nómina Square no se ocupa del asunto.

  • Identifique el período impositivo:

    • Los impuestos se declararan según la fecha de pago, no según el período de pago. Confirme que su nómina se haya procesado mediante Square para el período de impuestos informado en el aviso. Puede confirmar su primera fecha de pago mediante Nómina Square. Para hacerlo, vaya a la pestaña Historial e informes de su Panel de Datos en línea de Nómina Square.

    • Si su primera fecha de pago con Nómina Square cae dentro del período fiscal, continúe al paso siguiente. Si el período fiscal es anterior a su primera fecha de pago con Nómina Square o es posterior a su última fecha de pago con Nómina Square, comuníquese con su proveedor de nómina anterior o siguiente para obtener asistencia adicional.

  • Verifique que su información de contribuyente del aviso coincida con lo que aparece en su cuenta de Square:

    • Número de cuenta

    • Nombre del contribuyente

    • Frecuencia de declaración o de depósito (se aplica a sus impuestos tanto federales como estatales)

Puede ver su información de contribuyente en las secciones Información comercial e Información de impuestos de su Panel de Datos Square. Si no se actualizó la información de su cuenta de Nómina Square, actualícela lo antes posible.

Si su número de cuenta era incorrecto en Nómina Square pero ya se actualizó, comuníquese con la agencia estatal directamente para que, si corresponde, la declaración y el pago se trasladen a su cuenta correcta. La información de la agencia estatal suele estar incluida en el aviso. Si necesita asistencia adicional para trasladar declaraciones o pagos, Comuníquese con Atención al Cliente.

Pasos siguientes para los avisos del IRS

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información especificada anteriormente sea precisa, consulte a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente del IRS.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • El IRS asignará a su empresa como declaradora trimestral o anual. Comuníquese con Atención al Cliente con su aviso para que podamos ayudarle a actualizar su frecuencia de declaración.

Saldo a pagar

Retiro fallido

  • Compruebe su correo electrónico asociado con su cuenta de Nómina Square y busque un correo electrónico con el asunto Retiro fallido. Si los impuestos federales totales en el correo electrónico coinciden con el saldo en su aviso, remita el pago directamente mediante EFTPS. Consulte nuestro Centro de Atención al Cliente para obtener más información sobre Cómo realizar pagos de los impuestos federales.

Cambio de un proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año

  • Compruebe su correo electrónico asociado con su cuenta de Nómina Square y busque un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tiene dos opciones:

Es conveniente que realice estos pagos pendientes lo antes posible para mantener su cuenta actualizada y evitar recibir más avisos del IRS.

Saldo de crédito

Cheque de reembolso del IRS

  • Si tiene dudas sobre por qué recibió un cheque de reembolso, no lo cobre de inmediato. Comuníquese directamente con el IRS al 800-829-4933 para obtener más información. Si continúa teniendo dudas sobre por qué recibió el cheque de reembolso, Comuníquese con Atención al Cliente para verificar la validez del cheque.

    • Nota: Si se le envía un cheque de reembolso por error y el cheque se deposita, la fecha de pago original ya no será válida, y se acumularán multas e intereses.

Pasos siguientes para los avisos estatales

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información en los pasos iniciales sea precisa, consulte a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente de agencias estatales.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Cada año, su agencia estatal asignará a su negocio una frecuencia de declaración/depósito. Comuníquese con Atención al Cliente con su aviso, y le ayudaremos a actualizar su frecuencia de declaración.

Actualización de la tasa del seguro de desempleo

  • Las agencias estatales asignarán a su negocio una tasa de impuestos del seguro de desempleo cada año. La mayoría de los estados envían avisos de tasas de impuestos en diciembre. La tasa que se le asigna está determinada por varios factores que difieren entre estados. Actualice la tasa en la sección Información de impuestos en su Panel de Datos de Nómina Square en línea. Cuando la actualice, podrá optar por hacer que la nueva tasa entre en vigencia para el trimestre actual o en una fecha futura.

Saldo de crédito

  • Comuníquese directamente con la agencia estatal para obtener información si tiene dudas sobre por qué tiene este crédito. La información de contacto debe figurar en el aviso.

Saldo a pagar

  • Si cambió de su proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año:

    • Compruebe su correo electrónico asociado con su cuenta de Nómina Square. Busque un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tiene dos opciones:

      • Comuníquese con su proveedor de nómina anterior para remitir el pago total o

      • Remita el pago directamente mediante las instrucciones en el aviso

  • Comuníquese directamente con la agencia estatal para obtener información si tiene dudas sobre por qué tiene este saldo. La información de contacto debe figurar en el aviso.

  • Si tiene más preguntas, envíenos el aviso para su revisión