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Cómo manejar los avisos impositivos por nómina

¿Qué es un aviso impositivo?

Recibiste un aviso impositivo (también conocido como una evaluación) por correo, ya sea del IRS o de una agencia impositiva estatal. Los avisos impositivos pueden ser meramente informativos o pueden requerir que se tomen medidas. Es una forma de que las agencias impositivas comuniquen el estado de tu cuenta, la nueva frecuencia de declaraciones o las asignaciones de tasas para tu empresa. La mayoría de los avisos se pueden resolver por tu cuenta al verificar la información en el aviso y compararla con la información en el Panel de Datos de Nómina Square en línea. Entre los avisos impositivos que se reciben con frecuencia están los siguientes:

Avisos impositivos federales:

  • Asignaciones de declaraciones anuales o trimestrales

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Avisos impositivos estatales:

  • Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Asignaciones de la tasa del seguro de desempleo del estado 

  • Declaraciones o pagos faltantes

  • Créditos o deudas de impuestos

Pasos iniciales para todos los avisos 

Te recomendamos que sigas estos pasos en primer lugar para comprender el aviso impositivo que recibiste: 

  • Identifica la agencia: El IRS o una agencia estatal

    • Confirma que la agencia estatal se ocupe de los impuestos de nómina y sea admitida por Nómina Square. Consulta la página de Pagos y declaraciones de impuestos respaldados de Nómina Square en nuestro Centro de Atención al Cliente.

    • Si el aviso impositivo no está relacionado con la nómina o es de una agencia de impuestos no compatible, comunícate con tu contador para que se ocupe del aviso. Por ejemplo, si es un aviso de impuesto sobre la venta, no es compatible con Nómina Square.

  • Identifica el periodo impositivo:

    • Los impuestos se declaran en función de la fecha de pago y no del período de pago. Confirma que tu nómina se haya procesado mediante Square para el periodo de impuestos informado en el aviso. Puedes confirmar la primera fecha de pago con Nómina Square en la pestaña Historial e informes del Panel de Datos en línea de Nómina Square.

    • Si tu primera fecha de pago con Nómina Square se encuentra dentro del periodo fiscal, continúa con el paso siguiente. Si el periodo fiscal es anterior a tu primera fecha de pago con Nómina Square o es posterior a tu última fecha de pago con Nómina Square, comunícate con tu proveedor de nómina correspondiente para obtener asistencia adicional.

  • Verifica que tu información de contribuyente en el aviso coincida con la que aparece en tu cuenta de Square:

    • Número de cuenta

    • Nombre del contribuyente

    • Frecuencia de declaración o de depósito (se aplica a tus impuestos tanto federales como estatales)

Puedes ver tu información de contribuyente en las secciones Información del negocio e Información de impuestos de tu Panel de Datos Square. Si la información de tu cuenta de Nómina Square no está actualizada, actualiza la cuenta lo antes posible.

Si tu número de cuenta era incorrecto en Nómina Square, pero ya se actualizó, comunícate con la agencia estatal directamente para que, si corresponde, la declaración y el pago se trasladen a tu cuenta correcta. La información de contacto de la agencia generalmente se encuentra en el aviso. Si necesita ayuda adicional para trasladar declaraciones o pagos, Comuníquese con Atención al Cliente.

Pasos siguientes para los avisos del IRS

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información especificada anteriormente sea precisa, consulta a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente del IRS.

Nota: Para obtener más información sobre cómo manejar un aviso del IRS, visita Cómo entender tu aviso o carta del IRS.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • El IRS asignó que tu empresa declare trimestral o anualmente. Una vez que recibas tu frecuencia de declaración, puedes actualizarla iniciando sesión en tu Panel de Datos Square en línea y yendo a Personal y nómina > Nómina Ajustes > Información de impuestos.

Saldo a pagar

  • Si cambiaste de tu proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año:

    • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square. Busca un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

      • Comunícate con tu proveedor de nómina anterior para remitir el pago total o 

      • Remite el pago directamente mediante las instrucciones en el aviso

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este saldo. La información de contacto debe indicarse en el aviso.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.

Retiro fallido

  • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square y busca un correo electrónico con el asunto Retiro fallido. Si los impuestos federales totales en el correo electrónico coinciden con el saldo en el aviso, remite el pago directamente mediante EFTPS. Consulta nuestro Centro de Atención al Cliente para obtener más información sobre Cómo realizar pagos de los impuestos federales.

Cambie de un proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año

  • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square y busca un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

Es ideal que realices estos pagos pendientes lo antes posible para mantener tu cuenta actualizada y evitar recibir más avisos del IRS.

Saldo de crédito

  • Comunícate directamente con el IRS para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este crédito.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.

Cheque de reembolso del IRS

  • Si tienes dudas sobre por qué recibiste un cheque de reembolso, no lo cobres de inmediato. Para obtener más información, comunícate directamente con el IRS al 800-829-4933. Si continúas teniendo dudas sobre por qué recibiste el cheque de reembolso Comuníquese con Atención al Cliente para verifica la validez.

    • Nota: Si recibes un cheque de reembolso por error y se deposita, la fecha de pago original ya no será válida y se acumularán multas e intereses.

Pasos siguientes para los avisos estatales

Después de haber revisado el aviso y de haber verificado que la información en los pasos iniciales sea precisa, consulta a continuación para obtener asistencia sobre los tipos de avisos recibidos comúnmente de agencias estatales.

Cambios en la frecuencia de la declaración

  • Cada año, tu agencia estatal asignará a tu negocio una frecuencia de declaración/depósito. Comuníquese con Atención al Cliente con tu aviso y te ayudaremos a actualizar la frecuencia de declaración.

Actualización de la tasa del seguro de desempleo 

  • Las agencias estatales asignarán a tu negocio una tasa de impuestos del seguro de desempleo cada año. La mayoría de los estados envían los avisos de tarifas en diciembre. La tarifa asignada se determina por varios factores que difieren según el estado. Actualiza la tasa en la sección Información de impuestos de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea. Cuando la actualices, puedes elegir que la nueva tasa entre en vigencia en el trimestre actual o en una fecha a futuro.

Saldo de crédito

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este saldo. La información de contacto debe indicarse en el aviso.

Saldo a pagar

  • Si cambiaste de tu proveedor de nómina anterior a Nómina Square a mitad de año:

    • Comprueba tu correo electrónico asociado con tu cuenta de Nómina Square. Busca un correo electrónico con el asunto Impuestos pendientes a pagar. Si el saldo total en el aviso coincide con los impuestos totales en el correo electrónico, tienes dos opciones:

      • Comunícate con tu proveedor de nómina anterior para remitir el pago total o 

      • Remite el pago directamente mediante las instrucciones en el aviso

  • Comunícate directamente con la agencia estatal para obtener información si tienes dudas sobre por qué tienes este saldo. La información de contacto debe indicarse en el aviso.

  • Si tienes más preguntas, envíenos el aviso para su revisión.