Cómo realizar la declaración del impuesto federal de retención de nómina

Revisa cómo realizar declaraciones de impuestos de retención de nómina federales.

Declaración de impuestos federales

Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador

Las declaraciones trimestrales de impuestos vencen el último día del mes posterior al final del trimestre calendario (p. ej., el 30 de abril para el primer trimestre):

• Presentar por correo: descarga el Formulario 941 y envía un correo con cualquier pago de impuestos vencido a la dirección que figura en el formulario. Utiliza el formulario 941-V (cupón de pago) al realizar cualquier pago con el formulario 941. Sin embargo, si pagas un importe con el formulario 941 que debía depositarse, puedes estar sujeto a penalidades. Para saber dónde enviar tu formulario 941, visita el Sitio web del IRS, ya que surge a partir de la ubicación de tu negocio.

Para obtener más información, contacta al IRS al (866) 860-4259 o visita IRS.gov.

Formulario 944, Declaración anual de impuestos federales del empleador

La declaración anual de impuestos vence el 31 de enero para el año calendario que precede:

• Declaración por correo: descarga el Formulario 944 y envía un correo con cualquier pago de impuestos vencido a la dirección que figura en el formulario. Utiliza el Formulario 944-V al realizar cualquier pago con el Formulario 944. Sin embargo, si pagas un importe con el Formulario 944 que debía depositarse, puedes estar sujeto a penalidades. Para saber dónde enviar tu Formulario 944, vista el Sitio web de IRS, ya que surge a partir de la ubicación de tu negocio.

Para obtener más información, contacta al IRS al (866) 860-4259 o visita IRS.gov.

Formulario W-2, Declaración de impuestos y salarios

Debes presentar el formulario W-2 si tienes uno o más empleados a quienes les efectúas pagos (incluso pagos no realizados en efectivo) por servicios que presten en tu comercio o negocio durante el año fiscal. El formulario W-2 debe presentarse ante la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero para el año calendario que precede.

• Presentar por correo: presenta el formulario W-3 ante el Centro de Operaciones Directas de la Administración del Seguro Social Wilkes-Barre, PA, 18769-0001. Asegúrate de no enviar efectivo, cheques, giros postales o cualquier otra forma de pago con los formularios W-2 que presentes en la SSA.

• Declaración en línea: presenta el Formulario W-2 a través del Sitio web de Servicios en línea para negocios (BSO).

Para obtener asistencia, puedes contactar directamente al IRS (para negocios) al 800-829-4933. Ten en cuenta que si necesitas ayuda de un Centro de Asistencia para el Contribuyente (TAC), deberás llamar para programar una cita. Ahora todos los TAC brindan servicio con cita previa.

Formulario W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos

Puedes utilizar el Formulario W-2c para corregir la información previamente presentada en W-2s. También deberás presentar un Formulario W-3c completado a la hora de presentar uno o más Formularios W-2c. Debes presentar y enviar el W-2c corregido a tus empleados tan pronto como le sea posible a partir de la detección del error. Ten en cuenta que ciertos errores tienen instrucciones específicas para corregirse; dichas instrucciones se explican en IRS.gov. Los formularios pueden presentarse en línea o por correo estándar; sin embargo, se recomienda presentarlos de manera electrónica:

• Declaración en línea: presenta el Formulario W-2c a través del Sitio web de Servicios en línea para negocios (BSO).

• Declaración por correo: presenta los Formularios W-2c en el Centro de Operaciones Directas de la Administración del Seguro Social, PO Box 333, Wilkes-Barre, PA, 18769-0001.

Para obtener asistencia, puedes contactar directamente al IRS (para negocios) al 800-829-4933. Ten en cuenta que si necesitas ayuda de un Centro de Asistencia para el Contribuyente (TAC), deberás llamar para programar una cita. Ahora todos los TAC brindan servicio con cita previa.

Formulario W-3, Declaraciones de salarios e impuestos

El formulario W-2 deberá presentarse junto con el formulario W-3. La copia A de los formularios W-2 debe presentarse junto con el formulario W-3. El formulario W-3 deberá presentarse ante la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero para el año calendario que precede.

• Declaración en línea: presenta el Formulario W-3 a través del Sitio web de Servicios en línea para negocios (BSO).

• Presentar por correo: presenta el formulario W-2 ante el Centro de Operaciones Directas de la Administración del Seguro Social Wilkes-Barre, PA, 18769-0001. Asegúrate de no enviar efectivo, cheques, giros postales o cualquier otra forma de pago con los formularios W-2 que presentes en la SSA.

Para obtener asistencia, puedes contactar directamente al IRS (para negocios) al 800-829-4933. Ten en cuenta que si necesitas ayuda de un Centro de Asistencia para el Contribuyente (TAC), deberás llamar para programar una cita. Ahora todos los TAC brindan servicio con cita previa.

Formulario W-3c, Declaraciones de salarios e impuestos corregidas

Deberás presentar un formulario W-3c completado a la hora de presentar uno o más formularios W-2c, sin perjuicio del error que se corrija. Los formularios pueden presentarse en línea o por correo estándar; sin embargo, se recomienda presentarlos de manera electrónica:

• Declaración en línea: presenta los Formularios W-2c y W-3c a través del Sitio web de Servicios en línea para negocios (BSO).

• Declaración por correo: presenta los Formularios W-2c y W-3c en el Centro de Operaciones Directas de la Administración del Seguro Social, PO Box 333, Wilkes-Barre, PA, 18769-0001.

Para obtener asistencia, puedes contactar directamente al IRS (para negocios) al 800-829-4933. Ten en cuenta que si necesitas ayuda de un Centro de Asistencia para el Contribuyente (TAC), deberás llamar para programar una cita. Ahora todos los TAC brindan servicio con cita previa.

Formulario 1099-NEC, Ingresos varios

Deberás presentar el formulario 1099-NEC por cada persona a la que le hayas realizado un pago durante el año por el importe mínimo de $600 en:

• Servicios prestados por alguien que no sea empelado tuyo.

• Otros pagos de ingresos.

• Generalmente, el efectivo pagado de un contrato de capital nominal a un individuo, sociedad o estado.

Puedes ver una lista detallada de deberes laborales que requieren un formulario 1099-NEC del IRS aquí.

Cómo realizar la presentación:

• Declaración en línea

  • Copia A: puedes presentar de manera electrónica la Copia A del formulario 1099-NEC directamente a través del sistema del IRS Cómo declarar en un sistema de devoluciones electrónico (FIRE). Este formulario debe elaborarse con la ayuda de un software de contabilidad compatible. Antes de iniciar sesión en FIRE, necesitarás un código de control de transmisor (TCC). Puedes solicitar un TCC completando el formulario 4419 que, luego, deberás enviar por correo o fax al IRS. Este formulario debe enviarse al menos 30 días antes de la fecha de vencimiento del impuesto de tu Formulario 1099-NEC.

  • Copia B: puedes enviar por correo electrónico la Copia B a tu contratista, pero necesitarás su consentimiento. El consentimiento del empleado debe obtenerse de manera tal que pruebe que el contratista puede recibir el formulario de manera electrónica.

• Declaración por correo:

  • Copia A: deberás obtener un Formulario físico 1099-NEC, completar la Copia A y enviarla por correo al IRS.

  • Copia B: completa y envía por correo la Copia B de tu Formulario físico 1099-NEC a tu contratista independiente.

Tu Formulario 1099-NEC debe enviarse por correo o presentarse de manera electrónica ante el IRS antes del 31 de enero.

Si el domicilio legal de tu empresa se encuentra en:

Alaska, California, Colorado, Distrito de Columbia, Hawái, Idaho, Illinois, Indiana, Iowa, Kansas, Maryland, Michigan, Minnesota, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, Dakota del Norte, Oklahoma, Oregón, Carolina del Sur, Dakota del Sur, Tennessee, Utah, Washington, Wisconsin, Wyoming

Envía un correo a la siguiente dirección del IRS:

Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Kansas City, MO

Si el domicilio legal de tu empresa se encuentra en:

Alabama, Arizona, Arkansas, Connecticut, Delaware, Florida, Georgia, Kentucky, Luisiana, Maine, Massachusetts, Mississippi, Nuevo Hampshire, Nueva Jersey, Nuevo México, Nueva York, Carolina del Norte, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, Texas, Vermont, Virginia, Virginia Occidental

Envía un correo a la siguiente dirección del IRS:

Department of the Treasury, Internal Revenue Service Center, Austin, TX 73301

Para obtener asistencia, puedes contactar directamente al IRS (para negocios) al 800-829-4933. Ten en cuenta que si necesitas ayuda de un Centro de Asistencia para el Contribuyente (TAC), deberás llamar para programar una cita. Ahora todos los TAC brindan servicio con cita previa.

Formulario 1099-NEC corregido, Ingresos varios

Si presentas uno o más Formularios 1099-NEC y posteriormente te das cuenta de que cometiste un error, la manera de corregir el error va a depender de dónde se encuentra el problema. Los errores en el nombre del negocio o en los números de identificación tributaria pueden informarse mediante una carta al IRS tal como se indica instruyó en la página 8. Ten en cuenta que los errores en la información del contratista tienen instrucciones específicas para presentar correcciones:

• Declaración por correo: visita el Gráfico de errores (página 11) para conocer las instrucciones acerca de cómo completar las declaraciones corregidas de manera correcta. Si necesitas un Formulario 1096, deberás solicitar uno en línea al IRS. Envía todos los documentos necesarios a la dirección de correo del IRS que te fue asignada (consulta las instrucciones para el Formulario 1099-NEC, Ingresos varios, mencionadas anteriormente).