Información fiscal del empleador del Distrito de Columbia
Acerca de la información fiscal del empleador del Distrito de Columbia
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para registrarte en Nómina Square en el Distrito de Columbia, debes estar registrado en la Oficina de Impuestos y Hacienda del DC y el Departamento de Servicios Laborales del DC para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.
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De la Oficina de Impuestos y Hacienda del Distrito de Columbia, necesitas tu:
Número de cuenta de retenciones del Distrito de Columbia (12 dígitos).
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Del Departamento de Servicios de Empleo del Distrito de Columbia, necesitas tu:
Número de cuenta de UI de DC (6 dígitos)
Tasa de contribución total del Distrito de Columbia
Información de impuestos de nómina del Distrito de Columbia
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Oficina de Impuestos y Hacienda del Distrito de Columbia
Pago de retenciones fiscales: presentado después de cada ejecución de nómina
Informe trimestral de declaración de salarios (FR900Q): presentado trimestralmente
Declaración de salarios e impuestos (W-2): presentada anualmente
Departamento de Servicios de Empleo del Distrito de Columbia
Informe trimestral de contribución y salario del empleador (DC UC-30): presentado trimestralmente
Directorio de Nuevas Contrataciones de Distrito de Columbia
Informe de nuevos empleados: presentado según sea necesario
Realizar pagos de impuestos de nómina del Distrito de Columbia
Para realizar pagos, debes registrarte en la Oficina de Impuestos e Ingresos del Distrito de Columbia y tener una cuenta de retenciones fiscales del Distrito de Columbia. Si no tienes un número de cuenta, puedes registrarte en el sitio web de MyTax DC y completar el formulario FR-500 para el registro de nuevas negocios.
Existen dos opciones para el pago de retenciones fiscales:
- Para pagar en línea, inicia sesión en tu cuenta de MyTax DC y realiza un pago con tarjeta de crédito o débito, crédito ACH o eCheck a través de tu banco de EE. UU.
- Para pagar por correo, envía un cheque o giro postal a la orden del Departamento del Tesoro de DC y escribe tu número de identificación de contribuyente (TIN), tu número de teléfono de contacto diurno y el año fiscal de tu pago con los formularios FR-900A o FR-900Q. Envíalo por correo a:
Office of Tax and Revenue
PO Box 96385
Washington, DC 20090-6385
Visita el sitio web de Opciones de pago de DC para obtener más información sobre las opciones de pago o comunícate con la Oficina de Impuestos e Ingresos al 202-727-4829.
Para realizar pagos del seguro de desempleo para el Distrito de Columbia, debes registrarte en el Departamento de Servicios de Empleo (DOES, por sus siglas en inglés) y tener un número de cuenta del seguro de desempleo DOES independiente del número de cuenta de retención registrado a través de la Oficina de Impuestos y Hacienda de DC. Puedes registrarte para obtener una cuenta en el Departamento de Servicios de Empleo y registrarte como nuevo negocio con el Formulario FR-500.
Existen dos opciones para el pago del impuesto de desempleo:
- Para pagar en línea, inscríbete a través del sitio web de DOES para presentar y pagar en línea a través de su portal de autoservicio.
- Para pagar por correo, rellena un cheque a nombre del Departamento de Servicios de Empleo. Los declarantes trimestrales reciben por correo los formularios UC-30 cerca del término de cada trimestre. Envía tu cheque por correo a:
Department of Employment Services
4058 Minnesota Ave NE
Washington, D.C. 20019
Attn: Theresa Roy, ICESA Desk
Para obtener más información, visita el sitio web de DOES. También puedes enviar un correo electrónico al Departamento de Servicios de Empleo a does@dc.gov o llamar al 202-724-7000.
Efectuar declaraciones de impuestos de retención de nómina del Distrito de Columbia
Las declaraciones trimestrales de impuestos retenidos vencen el último día del mes posterior al final del trimestre calendario (por ejemplo, el 30 de abril para el primer trimestre). La declaración compara el impuesto que se pagó durante el trimestre con el impuesto que se retuvo durante el trimestre.
- Para presentar una declaración en línea, regístrate y utiliza el portal en línea de la Oficina de Impuestos y Hacienda (OTR).
- Para presentar una declaración por correo, descarga el formulario FR-900Q y el formulario FR-900P Payment Voucher del sitio web de OTR. Completa el cheque o giro postal a nombre del tesorero de DC. Escribe tu FEIN, número de cuenta de retenciones, FR900Q y el año fiscal del pago y envíalo junto con el FR-900P. Si envías una declaración por correo, envía tu declaración o pago a:
Office of Tax and Revenue
PO Box 96385
Washington, DC 20090-6385
Debes presentar la declaración trimestral aunque tengas un plan de pago anual para los impuestos federales y aunque no adeudes ningún impuesto del trimestre.
Si tienes preguntas sobre el pago de retenciones fiscales,
comunícate con la Oficina de Impuestos y Hacienda del Distrito de Columbia a e-Services.otr@dc.gov o llame al 202-759-1946.
Las declaraciones anuales de conciliación vencen el 31 de enero para el año calendario anterior. Debes presentar una conciliación anual que resuma los impuestos del personal que retienes durante el año. Además, debes proporcionar la conciliación anual a cada uno de los empleados junto con un Formulario W-2 federal que resume la retención del empleado para el año. Incluye copias de los Formularios W-2 enviados a todo el personal que trabaja en el Distrito de Columbia.
- Para presentar una declaración en línea, regístrate y utiliza el portal en línea de la Oficina de Impuestos y Hacienda (OTR).
- Para presentar una declaración por correo, descarga el formulario FR-900A y el formulario FR-900P Payment Voucher. Completa el cheque o giro postal a nombre del tesorero de DC. Escribe tu FEIN, número de cuenta de retenciones, FR900A y el año fiscal del pago y envíalo junto con el FR-900P. Si envías una declaración por correo, envía tu declaración o pago a:
Office of Tax and Revenue
PO Box 96385
Washington, DC
20090-6385
Para hacer preguntas sobre el pago de retenciones fiscales, comunícate con la Oficina de Impuestos y Hacienda del Distrito de Columbia por correo electrónico a e-Services.otr@dc.gov o por teléfono al 202-759-1946.
Los formularios W-2 del Distrito de Columbia vencen el 31 de enero para el año calendario anterior y su declaración se realiza de manera electrónica.
- Para presentar una declaración en línea, regístrate y utiliza el portal en línea de la Oficina de Impuestos y Hacienda (OTR).
- Para presentar una declaración por correo, descarga el formulario WT. Adjunta los formularios de salarios (W-2) y no salariales (1099) y envíalos por correo a:
Office of Tax and Revenue
1101 4th St., SW, FL4
Washington, DC 20024
Para hacer preguntas sobre el pago de retenciones fiscales, comunícate con la Oficina de Impuestos y Hacienda del Distrito de Columbia por correo electrónico a e-Services.otr@dc.gov o por teléfono al 202-759-1946.
Declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en el Distrito de Columbia
Los informes trimestrales vencen el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero. La mayoría de los empleadores pueden presentar informes y pagos en línea o por correo.
Para declarar en línea, utiliza el sitio web de Servicios electrónicos de declaración y pago para realizar la declaración y pagar los impuestos adeudados mediante débito o crédito de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés).
Debes presentar un informe cada trimestre, independientemente de la actividad laboral. Si no tienes empleados para un trimestre en particular o todos los salarios para un trimestre en particular exceden la base salarial (salarios en exceso), aún se debe presentar un informe. El no presentar la declaración es motivo de sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales por desempleo, comunícate con el Departamento de Servicios de Empleo del Distrito de Columbia al 202-698-7550 o visita el sitio web del Departamento de Servicios de Empleo del Distrito de Columbia.
Números de cuenta de impuestos del Distrito de Columbia
Si eres un nuevo negocio, regístrate en línea en la Oficina de Impuestos y Hacienda del DC.
Si ya tienes un número de cuenta de retenciones de DC, puedes buscarlo en línea en el sitio web de MyTax DC o en la correspondencia de la Oficina de Impuestos e Ingresos de DC. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al 202-727-4829.
Si tu negocio es nuevo, regístrate en línea en el Portal de registro de empleadores de DOES para obtener tu Número de cuenta del seguro de desempleo.
Si ya tienes un número de cuenta del seguro de desempleo de DC, puedes buscarlo en el portal de autoservicio del empleador de DOES o encontrarlo en el aviso de tasa de contribución que te envía por correo el Departamento de Servicios de Empleo de DC. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al 202-724-7000.
La tasa de contribución total del DC es una combinación de tu tasa de contribución del seguro de desempleo del DC y de la tasa de evaluación administrativa del DC (que es la misma para todos los negocios).
Búscala en el portal de autoservicio del empleador de DOES o encuéntrala en el aviso de tasa de contribución que le envía por correo el Departamento de Servicios de Empleo de DC.
Si no tienes la certeza, comunícate con el Departamento de Servicios Laborales del DC al 202-724-7000 o envía un correo electrónico a UITax.Info@dc.gov.
Programa de Licencia familiar paga del Distrito de Columbia
The Washington, D.C. El programa de Licencia Familiar Pagada permite al personal elegible tomar licencia para vincularse con un nuevo hijo, cuidar a un pariente cercano con una afección de salud grave o cuidar su propia afección de salud grave. Este programa está financiado por el empleador y se calculará como un impuesto trimestral separado basado en los salarios brutos pagados al personal.
Nómina Square calculará y cobrará estas primas y remitirá los pagos cada trimestre en nombre del empleador.
Obtén más información sobre la Washington, D.C. Licencia familiar paga.
La ley prevé tres tipos de beneficios de licencia paga:
- Licencia parental paga: los empleados tienen derecho a hasta ocho semanas de licencia parental remunerada, que pueden tomarse dentro de un año después del nacimiento de un hijo, la adopción o la guarda de un hijo o el otorgamiento de un hijo cuando la persona elegible asume y tiene el alta legal de responsabilidad parental.
- Licencia familiar paga: los empleados tienen derecho a hasta seis semanas de licencia familiar paga en virtud de la ley para poder brindar atención o compañía a un miembro de la familia que tenga un diagnóstico o un problema de salud grave.
- Licencia médica paga. un empleado elegible tiene derecho a dos semanas de licencia médica paga después de su diagnóstico o aparición de una condición de salud grave.
Para remitir los pagos y las declaraciones de la Licencia familiar paga, utilizarás la misma cuenta que tiene tu negocio para remitir los pagos por desempleo mediante el Portal de Autoservicio para Empleadores (ESSP).
La información salarial de la licencia familiar paga para los empleados se presentará en el Formulario UC-30 (Informe trimestral de contribuciones y salarios de UI). Los empleadores no necesitan presentar dos informes salariales para el impuesto de desempleo y el impuesto de licencia familiar paga, ya que la UC-30 cubrirá los salarios de ambos.
Nómina Square se encargará de este pago y la presentación en tu nombre. Una vez que se complete la presentación, se publicará en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Los empleadores autónomos están automáticamente exentos y deberán optar por participar si desean formar parte del programa. Los empleadores con sus propios beneficios de licencia paga, incluidos los planes de discapacidad a corto plazo, aún deben participar en el programa de licencia familiar paga.
Empleados que están exentos en Washington, D.C. Los impuestos del seguro de desempleo también están exentos del impuesto de licencia familiar paga. Cualquier empleado que pase más del 50% de su tiempo de trabajo en una sola jurisdicción fuera de Washington DC, o si su tiempo de trabajo en Washington DC es de naturaleza temporal o transitoria, también puede estar exento de los beneficios de licencia familiar paga.
Si tú o tu empresa están exentos de este programa, comunícate con Atención al Cliente de Square para que podamos actualizar tu cuenta de Nómina Square.
Los empleadores no necesitan presentar dos informes salariales para el impuesto de desempleo y el impuesto de licencia familiar paga, ya que la UC-30 cubrirá los salarios de ambos. Nómina Square se encargará de este pago y la presentación en tu nombre. Una vez que se complete la presentación, se publicará en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Acuerdos estatales recíprocos de Nómina
Un Acuerdo recíproco es un acuerdo entre dos estados que permite a los empleados que trabajan en un estado, pero residen en otro, solicitar una exención de la retención de impuestos en el estado donde laboran. Esto significa que al empleado no se le retendrán impuestos sobre la renta de su cheque de pago para el estado donde trabaja, solo pagará impuestos sobre la renta al estado donde vive.
Un Certificado (o declaración) de No Residencia se usa para declarar que un empleado es residente de un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado donde trabaja y, por ende, elige estar exento de la retención del impuesto sobre la renta en el estado donde trabaja. Un empleado no residente que califique para esta exención debe completar y presentar esta declaración a su empleador como autorización para que el empleador deje de retener impuestos sobre la renta estatales donde trabaja el empleado. Los empleadores deben guardar el certificado de no residencia.
El Distrito de Columbia tiene acuerdos recíprocos con cualquier otro estado y el personal no residente debe presentar la Formulario D-4A.