Información fiscal del empleador de Virginia Occidental
Acerca de la información fiscal del empleador de Virginia Occidental
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirte a Nómina Square en Virginia Occidental, debes registrarte en el Departamento de Impuestos Estatales de Virginia Occidental y en WorkForce de Virginia Occidental para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.
Para registrarte en el Departamento de impuestos del Estado de Virginia Occidental, necesitas tu:
Número de cuenta de retenciones fiscales de Virginia Occidental (8 dígitos)
Para registrarte en WorkForce West Virginia, necesitas tu:
Número de cuenta de compensación por desempleo de Virginia Occidental (10 dígitos)
Tasa de contribución de Virginia Occidental
WorkForce de Virginia Occidental generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos por desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Virginia Occidental o comunícate directamente con WorkForce de Virginia Occidental para conocer tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Información de impuestos de la nómina de Virginia Occidental
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Departamento de impuestos del Estado de Virginia Occidental
-
Impuesto sobre la renta retenido del empleador de Virginia Occidental (IT-101V): después de cada proceso de pago de nómina.
Este formulario no aparecerá en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Declaración trimestral del empleador del impuesto sobre la renta retenido (IT-101Q): se procesa trimestralmente.
Conciliación de retenciones de fin de año (IT-103): se procesa procesa anualmente.
Declaración de salarios e impuestos (W-2): se procesa procesa anualmente.
Informe trimestral de salarios y contribuciones (WVUC-A-154): trimestralmente
Centro para el Informe de Nuevas Contrataciones de Virginia Occidental
Informe de nuevos empleados: según sea necesario
Realizar pagos de impuestos de la nómina de Virginia Occidental
Si usas Nómina Square, tus pagos de retenciones fiscales de Virginia Occidental (IT-101V) se procesan después de cada proceso de pago de forma automática. No es necesario que hagas ningún pago manual.
Si necesitas realizar un pago de retenciones fiscales fuera de Nómina Square, debes registrarte en el estado de Virginia Occidental. Puedes registrarte en el sitio web de Negocios de Virginia Occidental o presentar WV o BUS-APP ante el Comisionado de Impuestos. Se requieren pagos mensuales. Los pagos vencen el día 15 del mes siguiente al cierre del mes. Los pagos recibidos después del día 15 del mes siguiente se consideran atrasados y se cobrarán intereses y multas.
Los empleadores que empleen a veinticinco (25) empleados o más deben realizar la declaración y pagar de manera electrónica en https://mytaxes.wvtax.gov.
Existen dos opciones para realizar pagos de impuestos retenidos fuera de Nómina Square:
- Para pagar en línea, ve al portal MyTaxes. Virginia Occidental acepta Créditos ACH, Débitos ACH y Tarjetas de Crédito. Para obtener más información, revisa tus Opciones de pago.
- Para pagar por correo, descarga el Formulario WV/IT-101V y envíalo por correo junto con el cupón completado a:
West Virginia State Tax Department
Tax Account Administration Division
P.O. Box 1667
Charleston, WV 25326-1667
En Virginia Occidental, el pago del impuesto de desempleo vence el último día del mes posterior al término del trimestre calendario (por ejemplo, para el primer trimestre, la fecha límite sería el 30 de abril).
Inicia sesión en tu cuenta de Workforce de Virginia Occidental para realizar pagos de impuestos de desempleo.
Si tienes preguntas, comunícate con WorkForce de Virginia Occidental al (304) 558-2674.
Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Virginia Occidental
WorkForce de Virginia Occidental generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos por desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Virginia Occidental o comunícate directamente con WorkForce de Virginia Occidental para conocer tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Los informes y los pagos del impuesto de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (p. ej.: el 30 de abril para el primer trimestre). Los empleadores responsables deben presentar una declaración en línea o completar una exención para presentarla en físico.
Usa el portal de WorkForce de Virginia Occidental para presentar la declaración.
Si tienes preguntas, comunícate con WorkForce de Virginia Occidental llamando al (304) 558-0291.
Efectuar declaraciones de impuestos de retención de nómina de Virginia Occidental
Las declaraciones trimestrales vencen el último día o antes del mes posterior al final del trimestre calendario (por ejemplo, el 30 de abril para el primer trimestre).
Para pagar en línea, usa MyTaxes.
Para pagar por correo, descarga el Formulario IT-101V y envíalo por correo a:
West Virginia State Tax Department
PO Box 1667
Charleston, WV 25326-1667
Si tienes preguntas, comunícate con el Departamento de Impuestos Estatales de Virginia Occidental llamando al 304 558-3333.
Los empleados que presenten la declaración en nombre de 25 empleados o más deben presentar todos los datos por medios electrónicos. Incluye los Formularios W-2 en la presentación del Formulario IT-103 el 31 de enero o antes para el año anterior.
Usa MyTaxes para presentar el Formulario IT-103.
Si tienes preguntas, comunícate con el Departamento de Impuestos Estatales de Virginia Occidental llamando al 304 558-3333.
El Formulario IT-103 vence el 31 de enero para el año calendario anterior. Al presentar el Formulario IT-103, Conciliación de retenciones de fin de año, también debes presentar el Formulario W-2 para todos los empleados que trabajan en Virginia Occidental.
Para presentar una declaración en línea, usa MyTaxes.
Para presentar la declaración por correo, descarga Formulario IT-103 y envíalo por correo a la dirección indicada en el formulario.
Si tienes preguntas, comunícate con el Departamento de Impuestos Estatales de Virginia Occidental llamando al 304 558-3333.
Encontrar tus números de cuenta de impuestos de Virginia Occidental
Si eres un nuevo negocio, regístrate en línea con el Departamento de Impuestos del Estado de WV para recuperar tu número de cuenta. Puedes encontrar información adicional sobre el registro por correo en este folleto.
Si ya tienes un número de cuenta de retenciones fiscales de WV, puedes encontrarlo en las declaraciones de impuestos anteriores o en la correspondencia del Departamento de Impuestos del Estado de WV. Si tienes preguntas, comunícate con la agencia al 1-304-558-3333.
Si tu negocio es nuevo, regístrate en línea con WorkForce de WV para recuperar tu número de cuenta y consultar tu tasa de impuestos.
Si ya tienes un número de cuenta de compensación de desempleo y una tasa de impuestos de WV, puedes buscarlos en línea o en el aviso de tasa de contribución que envió Workforce de WV por correo. Si tu número de cuenta tiene menos de 10 dígitos, agrega ceros al comienzo del número. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al 1-800-252-JOBS (1-800-252-5627).
Otorga acceso de terceros a Nómina Square (obligatorio)
Virginia Occidental requiere que los empleadores presenten el formulario IT-101Q (Declaración trimestral del empleador del impuesto sobre la renta retenido) cada trimestre. Nómina Square presenta este formulario en tu nombre mediante acceso de terceros (TPA) en el portal MyTaxes de Virginia Occidental.
El TPA debe estar configurado para que Nómina Square presente tus declaraciones trimestrales. Si no se otorga el TPA, Nómina Square no podrá presentar la declaración en tu nombre y tú serás responsable de enviar el formulario IT-101Q directamente al Departamento de impuestos del estado de Virginia Occidental. Para autorizar el TPA para Nómina Square, haz lo siguiente:
Inicia sesión en el portal MyTaxes de Virginia Occidental.
Selecciona Ajustes > Acceso de terceros.
Selecciona Agregar acceso de terceros.
Ingresa la siguiente información:
Nombre de usuario: sqpayroll
Correo electrónico: squarepayroll@squareup.com
Nivel de acceso: declarar y pagarSelecciona Guardar para confirmar.
No es necesario que compartas tus credenciales de inicio de sesión de MyTaxes con Square. La configuración de TPA otorga permiso a Nómina Square para declarar y pagar en tu nombre sin acceder a tu cuenta personal. Si tiene alguna duda sobre el requisito del formulario IT-101Q, comunícate con el Departamento de impuestos del estado de Virginia Occidental llamando al 304 558-3333.
Acuerdos estatales recíprocos de Nómina
Un Acuerdo recíproco es un acuerdo entre dos estados que permite a los empleados que trabajan en un estado, pero residen en otro, solicitar una exención de la retención de impuestos en el estado donde laboran. Esto significa que al empleado no se le retendrán impuestos sobre la renta de su cheque de pago para el estado donde trabaja, solo pagará impuestos sobre la renta al estado donde vive.
Un Certificado (o declaración) de No Residencia se usa para declarar que un empleado es residente de un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado donde trabaja y, por ende, elige estar exento de la retención del impuesto sobre la renta en el estado donde trabaja. Un empleado no residente que califique para esta exención debe completar y presentar esta declaración a su empleador como autorización para que el empleador deje de retener impuestos sobre la renta estatales donde trabaja el empleado. Los empleadores deben guardar el certificado de no residencia.
Virginia Occidental tiene acuerdos recíprocos con:
Kentucky
Maryland
Ohio
Pensilvania
Virginia
Los empleados no residentes deben presentar el Formulario WV/IT-104.