Es muy fácil y rápido suscribirse a Nómina Square, incluso si se cambia de servicio de nóminas a mediados del año. Puede suscribirse a Nómina Square aun cuando no utilice Square para procesar pagos de tarjeta de crédito.

Nómina Square está disponible actualmente en tan solo algunas jurisdicciones.

Cómo suscribirse a Nómina Square: información necesaria

Para suscribirse a Nómina Square, usted o su(s) empleado(s) deberá(n) p

Nuevo en preparar nómina

Si es usted nuevo en hacer la nómina (o sea, no ha pagado impuestos sobre la nómina anteriormente), necesita la siguiente información para suscribirse:

Está cambiando de proveedor

Si se está cambiando de servicio de nómina a mediados del año, también necesitaremos la siguiente información:

  • Nombre y apellido de sus empleados
  • Dirección de correo electrónico de sus empleados (utilizada para configurar el depósito directo), el formulario W-4 (si les paga por cheque o si desea ingresar esta información usted mismo) y formulario de retenciones del estado (si su estado retiene impuestos sobre la renta de empleados).
  • Información laboral de los ex-empleados a quienes haya pagado este año**
  • Informes de nómina de su proveedor de nómina anterior (consulte los pasos detallados para ADP, Intuit o Paychex)**

**Esta información es necesaria a fin de presentar correctamente los formularios W-2 de estos empleados. Nómina Square no se comunica con los empleados que ya no trabajen para su negocio. 
***Es importante que esta información sea correcta y esté actualizada, ya que los montos afectarán al cálculo de los impuestos de empleados y empleador.

Cómo suscribirse a Nómina Square: nuevo en preparar la nómina

El siguiente video le mostrará cómo funciona la inscripción de clientes nuevos en preparar nóminas:

Si ha pagado a empleados y pagado impuestos sobre la nómina este año bajo el número de identificación de empleador que está utilizando para la suscripción, vea Cambiando de proveedor.

  1. Suscríbase a Nómina Square. Si no tiene cuenta de Square, puede abrir una usando su dirección de correo electrónico y una contraseña. Si ya tiene cuenta de Square, inicie sesión en ella.
  2. Ingrese la información de su compañía. Si necesita ayuda, visite nuestra lista de recursos de impuestos estatales a la nómina.
  3. Luego, se le pedirá que asocie la cuenta bancaria que desea usar con Nómina Square. Si está iniciando sesión en una cuenta de Square existente, puede elegir usar su cuenta bancaria asociada existente o asociar una cuenta bancaria distinta para usarla exclusivamente con Nómina Square. Si desea más ayuda sobre cómo asociar su cuenta, visite Asociar y editar su cuenta bancaria.
  4. Después de confirmar los detalles de su banco, Nómina Square depositará y luego retirará dos depósitos pequeños de su cuenta bancaria. Esta es una medida de seguridad para asegurarnos de que la cuenta que asoció le pertenece. Haga clic para más infrmación en depósitos de seguridad.

    Nota: no podrá pocesar nóminas hasta que haya confirmado los montos de seguridad depositados.

  5. Elija su calendario de nómina y establezca su primer período de pago de Nómina Square. Puede cambiar esto antes de procesar su primera nómina. Lea más sobre el calendario de pago de nómina.
  6. Autorice a Nómina Square como su Agente Informador y, si su estado lo exige, proporciónenos un poder legal. Esto nos autoriza a pagar y a declarar los impuestos en su nombre y serán enviados al Servicio de Rentas Internas (IRS). La información ingresada debe coincidir con sus datos del número de identificación del empleador (EIN).
  7. Revise y envíe la información que introdujo.

    Nota: es extremadamente importante que su información sea exacta y esté actualizada. Lo más probable es que no podamos hacer pagos o declaraciones de impuestos si la información que proporciona no coincide con la que el Servicio de Rentas Internas y/o la agencia de impuestos del empleador tienen registradas.

¡Todo listo! Cuando esté listo, agregue a sus empleados y verifique los montos que depositamos en su cuenta bancaria.

Regístrese en Nómina Square - Cómo cambiar de proveedores

Nómina Square necesita información adicional si se está cambiando de proveedores de nómina a mitad de año. Para obtener una guía sobre cómo cambiarse de servicios de nómina, visite Transición a Nómina Square.

El siguiente video le mostrará cómo funciona el proceso de cambio de proveedor:

  1. Suscríbase a Nómina Square. Si no tiene cuenta de Square, puede abrir una usando su dirección de correo electrónico y una contraseña. Si ya tiene cuenta de Square, inicie sesión en ella.
  2. Seleccione en la pantalla siguiente, que le pregunta si actualmente está pagando impuestos a la nómina. Si actualmente no está pagando impuestos a la nómina y hace declaraciones regulares, vea Nuevo en preparar la nómina.
  3. Seleccione su servicio de nómina anterior. Si no ha procesado nóminas este año calendario, regrese a la pantalla anterior y seleccione No.
  4. Ingrese la información de su compañía. Si necesita ayuda, visite nuestra lista de recursos de impuestos estatales a la nómina.
  5. Luego, se le pedirá que asocie la cuenta bancaria que desea usar con Nómina Square. Si está iniciando sesión en una cuenta de Square existente, puede elegir usar su cuenta bancaria asociada existente o asociar una cuenta bancaria distinta para usarla exclusivamente con Nómina Square. Si desea más ayuda sobre cómo asociar su cuenta, visite Asociar y editar su cuenta bancaria.
  6. Después de confirmar los detalles de su banco, Nómina Square depositará y luego retirará dos depósitos pequeños de su cuenta bancaria. Esta es una medida de seguridad para asegurarnos de que la cuenta que asoció le pertenece. Haga clic para más infrmación en depósitos de seguridad.

    Nota: no podrá pocesar nóminas hasta que haya confirmado los montos de seguridad depositados.

  7. Elija su calendario de nómina y establezca su primer período de pago de Nómina Square. Puede cambiar esto antes de procesar su primera nómina. Lea más sobre el calendario de pago de nómina.
  8. Agregue a sus empleados.
  9. Se le preguntará si está pagando a algunos de sus empleados por primera vez. Esto es para determinar si Nómina Square necesita enviar informes de nuevas contrataciones para algunos de sus empleados.
  10. Introduzca los salarios brutos hasta la fecha por cada empleado a los que ha pagado este año. Si tiene un empleado al que le ha pagado anteriormente como contratista independiente, introduzca $0.00.

    Nota: No haga un estimado de este valor. Proporcione los montos exactos, incluido cualquier pago adicional como bonos, comisiones y propinas en efectivo. La información es crítica para asegurar que los impuestos de sus empleados sean calculados correctamente.

  11. Si tiene empleados previos, proporciónenos su información para asegurar declaraciones de W-2 exactas. Presentaremos la declaración del W-2 para todos los empleados pagados en el año calendario actual.

    Nota: Nómina Square no contactará empleados que ya no trabajan en su compañía.

  12. En este momento, se le pedirá que nos proporcione los detalles del historial de nómina. Si usa ADP, Intuit o Paychex puede cargar los archivos apropiados. Si se está cambiando de otro proveedor, actualice cualquier informe de declaraciones y/o pagos que tenga. 
  13. Autorice a Nómina Square como su Agente Informador y, si su estado lo exige, proporciónenos un poder legal. Esto nos autoriza a pagar y a declarar los impuestos en su nombre y serán enviados al Servicio de Rentas Internas (IRS). La información ingresada debe coincidir con sus datos del número de identificación del empleador (EIN).
  14. Revise y envíe la información introducida.

    Nota: es extremadamente importante que su información sea exacta y esté actualizada. Lo más probable es que no podamos hacer pagos o declaraciones de impuestos si la información que proporciona no coincide con la que el Servicio de Rentas Internas y/o la agencia de impuestos del empleador tienen registradas.

¡Todo listo! Cuando esté listo, agregue a sus empleados y verifique los montos que depositamos en su cuenta bancaria.

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