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Inicio>Descripción general de Nómina y cómo comenzar

Regístrate en Nómina Square

Registrarse en Nómina Square es muy fácil y rápido, incluso si cambias de servicio de nómina a mediados del año. Puedes registrarte en Nómina Square aun cuando no utilices Square para procesar pagos con tarjeta de crédito.

Registro en Nómina Square: información necesaria

Para suscribirte a Nómina Square, tú o tu(s) empleado(s) deberá(n) proporcionar información personal, como una dirección y un número de Seguro Social, así como la Información de retención de impuestos requerida para el Formulario W-4.

Nuevo en Nómina

Si es la primera vez que figura la nómina (es decir, si no pagaste impuestos sobre la nómina anteriormente), necesitas la siguiente información para suscribirte:

Estás cambiando de proveedor

Si estás cambiando de servicio de nómina a mediados del año, también necesitaremos la siguiente información:

  • Nombre y apellido de tus empleados

  • Dirección de correo electrónico de tus empleados (utilizada para configurar el depósito directo), Formulario W-4 (si les pagas por cheque o si deseas ingresar esta información tú mismo) y formulario de retenciones del estado (si tu estado retiene impuestos sobre la renta de empleados).

  • Información laboral de los exempleados a quienes hayas pagado este año

  • Informes de nómina de tu [proveedor de nómina anterior](https://squareup.com/help/us/es/article/5332-find-payroll-history-from-your-previous-provider

Esta información es necesaria para presentar con precisión los formularios W-2 para estos empleados. Nómina Square no se comunica con empleados que ya no trabajan para tu negocio. Es importante que esta información sea precisa y esté actualizada, ya que los montos afectarán los cálculos de impuestos de empleados y empleadores.

Cómo suscribirse a Nómina Square: nuevo en preparar la nómina

Si este año pagaste a empleados y abonaste impuestos sobre la nómina con el número de identificación de empleador que utilizas para la suscripción, consulta Cómo cambiar de proveedor.

  1. Registrarse en Nómina Square. Si no tienes una cuenta de Square, puedes abrir una usando tu dirección de correo electrónico y una contraseña. Si ya tienes una cuenta de Square, inicia sesión en ella.

  2. Ingresa la información de tu negocio. Esto incluye el nombre y el tipo de negocio, la dirección y las ubicaciones de este. Si procesas la nómina en diferentes estados o varias jurisdicciones fiscales, proporciona información sobre la cuenta de impuestos de tu negocio para cada ubicación. Para obtener ayuda, visita nuestra lista de recursos de impuestos de nómina estatales.

  3. Luego, se te pedirá que asocies la cuenta bancaria que deseas usar con Nómina Square. Si estás iniciando sesión en una cuenta de Square existente, puedes elegir usar tu cuenta bancaria asociada existente, asociar una cuenta bancaria distinta para usarla exclusivamente con Nómina Square o usar Instant Payments. Con Pagos instantáneos, puedes elegir que los depósitos directos de los miembros de tu equipo provengan de su saldo almacenado. Nota: Aún necesitarás asociar una cuenta bancaria tradicional para los débitos de impuestos. Si deseas obtener ayuda sobre cómo asociar tu cuenta, visita Asociar y editar su cuenta bancaria.

  4. Después de cómo confirmar su información bancaria, Nómina Square depositará y luego retirará dos depósitos pequeños de tu cuenta bancaria. Esta es una medida de seguridad para asegurarnos de que la cuenta que asociaste te pertenece. Haz clic para más información sobre depósitos de seguridad. Nota: Si utilizas una cuenta bancaria tradicional, no podrás procesar la nómina hasta que hayas confirmado los importes de los depósitos de seguridad.

  5. Selecciona tu calendario de nómina y establece tu primer período de pago de Nómina Square. Puedes cambiar esto antes de procesar tu primera nómina. Lee más sobre cómo Calendario de pagos de Nómina Square.

  6. Autoriza a Nómina Square como tu Agente Informador y, si tu estado lo exige, proporciónanos un poder legal. De este modo, nos autorizarás a pagar y declarar tus impuestos en tu nombre, los cuales serán enviados al Servicio de Rentas Internas (IRS). La información ingresada debe coincidir con tus datos del número de identificación del empleador (EIN).

  7. Revisa la información que ingresaste. Nota: Es extremadamente importante que tu información sea exacta y esté actualizada. Es posible que no podamos hacer pagos o declaraciones de impuestos si la información que nos proporcionas no coincide con la que el Servicio de Rentas Internas o la agencia de impuestos estatales de tu empleador tienen registrada.

¡Todo listo! Cuando quieras, agregar a sus empleados y verificar los importes que depositamos en tu cuenta bancaria.

Regístrate en Nómina Square - Cómo cambiar de proveedores

Nómina Square necesita información adicional si te estás cambiando de proveedores de nómina a mitad de año. Para obtener una guía sobre cómo cambiar de servicios de nómina, visita Haga la transición a Nómina Square.

  1. Registrarse en Nómina Square. Si no tienes una cuenta de Square, puedes abrir una usando tu dirección de correo electrónico y una contraseña. Si ya tienes una cuenta de Square, inicia sesión en ella.

  2. Selecciona en la pantalla siguiente, que te pregunta si actualmente estás pagando impuestos a la nómina. Si actualmente no estás pagando impuestos a la nómina y haces declaraciones regulares, ve Nuevo en Nómina.

  3. Selecciona tu servicio de nómina anterior. Si no procesaste nóminas este año calendario, regresa a la pantalla anterior y selecciona No.

  4. Ingresa la información de tu negocio. Esto incluye el nombre y el tipo de negocio, la dirección y las ubicaciones de este. Si procesas la nómina en diferentes estados o varias jurisdicciones fiscales, proporciona información sobre la cuenta de impuestos de tu negocio para cada ubicación. Para obtener ayuda, visita nuestra lista de recursos de impuestos de nómina estatales.

  5. Luego, se te pedirá que asociar la cuenta bancaria que deseas usar con Nómina Square. Si estás registrando con una cuenta de Square existente, puedes elegir usar tu cuenta bancaria asociada, aspcoar una cuenta bancaria distinta para usarla exclusivamente con Nómina Square, o usar Instant Payments para que los depósitos directos de los miembros de tu equipo provengan de tu saldo almacenado. Nota: Aún necesitarás asociar una cuenta bancaria tradicional para los débitos de impuestos.

  6. Después de confirmar los detalles de tu banco, Nómina Square realizará dos depósitos pequeños en tu cuenta bancaria que luego retirará. Esta es una medida de seguridad para asegurarnos de que la cuenta que asociaste te pertenece. Haz clic para obtener más información sobre depósitos de seguridad. Nota: Si utilizas una cuenta bancaria tradicional, no podrás procesar la nómina hasta que hayas confirmado los importes de los depósitos de seguridad.

  7. Selecciona tu calendario de nómina y establece tu primer período de pago de Nómina Square. Puedes cambiar esto antes de procesar tu primera nómina. Lee más sobre cómo Calendario de pagos de Nómina Square.

  8. Agrega tus empleados a tu Pestaña Equipo de nómina.

  9. Se te preguntará si estás pagando a alguno de tus empleados por primera vez. Esto es para determinar si Nómina Square necesita enviar informes de nuevas contrataciones para alguno de tus empleados.

  10. Ingresa los salarios brutos hasta la fecha por cada empleado a los que pagaste este año. Si tienes un empleado al que le pagaste anteriormente como contratista independiente, ingresa $0.00.

    Nota: No hagas un estimado de este valor. Proporciona los montos exactos, incluido cualquier pago adicional como bonos, comisiones y propinas en efectivo. La información es crítica para garantizar que los impuestos de tus empleados sean calculados correctamente.

  11. Si tienes empleados previos, proporciónanos tu información para asegurar declaraciones de W-2 exactas. Presentaremos la declaración del W-2 para todos los empleados pagados en el año calendario actual.

    Nota: Nómina Square no contactará empleados que ya no trabajan en tu negocio.

  12. En este momento, se te solicitará que nos proporciones los detalles del historial de nómina de tu proveedor anterior. Si te estás cambiando de otro proveedor, actualiza cualquier informe de declaraciones o pagos que tengas.

  13. Autoriza a Nómina Square como tu Agente Informador y, si tu estado lo exige, proporciónanos un poder legal. Esto nos autoriza a pagar y a declarar los impuestos en tu nombre y se enviará al Servicio de Rentas Internas (IRS). La información ingresada debe coincidir con tus datos del número de identificación del empleador (EIN). Verás una notificación en tu página Descripción general de Nómina y se permitirá que la información se complete en tu nombre

  14. Revisa y envía la información que ingresaste.

    Nota: Es extremadamente importante que tu información sea exacta y esté actualizada. Lo más probable es que no podamos hacer pagos o declaraciones de impuestos si la información que proporcionas no coincide con la que el Servicio de Rentas Internas y/o la agencia de impuestos del empleador tienen registrada.

¡Todo listo! Cuando quieras, agregar a sus empleados y verificar los importes que depositamos en tu cuenta bancaria.

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