Prácticas óptimas para aceptar tarjetas de pago
Con cada pago con tarjeta que acepta, tanto usted como su cliente consolidan un acuerdo. Es decir que se lo puede considerar responsable por el monto de pago si su cliente reclama el pago.
Si sigue las pautas a continuación, reducirá la probabilidad de enfrentar un reclamo de pago y estará mejor preparado en caso de recibir uno.
Transacciones con tarjeta en mano
Las compras realizadas cuando su cliente y su tarjeta de pago están presentes tienen menos probabilidades de ser reclamadas que un pago realizado de manera remota. Siga las prácticas a continuación para minimizar el riesgo de reclamos cuando realiza transacciones con tarjeta en mano.
Siempre inserte o presione tarjetas EMV
Las tarjetas EMV (con chip) son más seguras que las de banda magnética y, en consecuencia, las compañías de tarjetas de crédito han establecido reglamentos para garantizar el correcto procesamiento de tarjetas con chip por parte de los vendedores siempre que sea posible.
Para usted como vendedor, esto significa que hubo un cambio de responsabilidad. Si desliza una tarjeta con chip en lugar de utilizar un lector de chip, usted es automáticamente responsable de cualquier transacción fraudulenta.
Si la transacción se realiza con una tarjeta en mano, siempre inserte el chip o acerque la tarjeta al lector sin contacto y chip. Si la tarjeta no tiene chip, deslícela por el lector.
Confirme la identificación del cliente
Cuando sea posible, pídale al cliente una identificación emitida por el gobierno para confirmar que es el propietario legítimo de la tarjeta a usar.
Entregue siempre un recibo
Un recibo es un registro de la transacción tanto para usted como para el cliente. Tener un recibo disponible puede ayudar a un comprador a recordar cuál fue el cobro. En caso de un reclamo, podemos utilizar el recibo para responderlo con el banco del cliente.
Transacciones sin tarjeta en mano
Con los pagos de comercio electrónico o Terminal virtual, desde luego, no es necesario que el cliente esté presente físicamente. Dado que no puede verificar en persona que quien realiza la transacción es el titular, le recomendamos que siga los pasos a continuación para minimizar el riesgo de reclamos de pago.
Obtenga información de la tarjeta
Pídale al cliente el número de tarjeta, el nombre que figura en la tarjeta, la dirección de facturación, la fecha de vencimiento y el código de seguridad (CVV) que aparece al dorso de la tarjeta.
Obtener confirmación de entrega
Si está enviando un producto, asegúrese de conservar la información de seguimiento y un recibo de entrega. Para pedidos grandes, solicite una confirmación con firma durante la entrega.
Obtener comprobante de servicio
Si brinda un servicio, documente que se haya proporcionado satisfactoriamente. Por ejemplo, puede solicitar a su cliente que revise y firme una orden de trabajo y conservarla para sus registros.
Contratos
Con Contratos Square, tiene la capacidad de crear y enviar contratos directamente desde su Panel de Datos Square en línea. Las plantillas de contratos disponibles están diseñadas para personalizarse según sus necesidades comerciales únicas, lo que le permite realizar acuerdos claros con sus clientes, proteger firmas digitales y evitar posibles reclamos de pago.
Nota: Square no es un estudio jurídico, un abogado ni un asesor profesional en ninguna industria. Square proporciona esta plantilla a individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales y no constituye asesoría legal. Consulte Términos y condiciones de Contratos de Square.
Conozca a sus clientes
Conozca a su cliente antes de completar una transacción grande. Verifique la identidad de su cliente, la dirección de facturación y el negocio (si corresponde) antes de procesar un artículo de precio alto o un pedido considerable. Realice una búsqueda en Google o solicite una identificación emitida por el gobierno y verifique que el nombre que allí figura coincida con el nombre en la tarjeta de pago.
Verificar que el código postal de facturación coincida con el código postal de envío
Si está enviando un artículo, compruebe si coinciden los códigos postales de facturación y envío. Si no coinciden, pregúntele a su cliente el motivo. La respuesta de su cliente debe ser lógica. Si no lo es, no acepte el pago.
Para obtener más información sobre cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito, descubra nuestra Comunidad de vendedores.
Pagos de volumen alto
Transacciones múltiples
Si procesa transacciones múltiples para un artículo durante un período de tiempo, obtenga una firma para cada pago individual. En la descripción del artículo, aclare que el pago es un “pago en cuotas”. Esto asegura que está en la misma página que su cliente y lo protege en caso de que alguna vez reclamen que alguna de las transacciones no fueron autorizadas.
Pagos recurrentes
Si existe un cargo recurrente con un cliente, solicite permiso por escrito al titular de la tarjeta para cobrar periódicamente los servicios o artículos recurrentes. En el acuerdo por escrito, asegúrese de incluir:
montos de las transacciones
frecuencia de los cobros
la duración para la que el titular de la tarjeta concedió permiso
Si desea reembolsar un pago, siempre emítalo directamente para la tarjeta de pago. Si es necesario procesar el reembolso en efectivo, cheque o giro postal, asegúrese de obtener un acuerdo firmado que indica que el cliente recibió el reembolso.
Nunca haga que su cliente firme una declaración donde se lo exime de su derecho a reclamar la transacción con el emisor de la tarjeta. Esto representa una infracción de la red de tarjeta y afectará sus posibilidades de ganar un reclamo de pago si alguna vez ocurre. Es mejor establecer las expectativas con su cliente y asegurarse de que comprende cómo funcionan las transacciones con su negocio.
Transacciones grandes
Todos los comercios de Square tienen un límite por transacción de $50,000.
Si quisiera aceptar transacciones individuales superiores a $50,000 cada una, necesitará dividir el pago en múltiples cuotas. Asegúrese de registrar el número de recibo y el monto total cobrado para cada cuota. Para mayor seguridad, es posible que a veces nos contactemos con los clientes para confirmar esta información.
Nota: se les pedirá a los comercios que procesan más de $100,000 anualmente que firmen las Condiciones de Uso de Entidad Comercial, donde reconocen que los pagos procesados están relacionados a un negocio comercial.
Recargos
Los estados individuales tienen sus propias reglas y reglamentos con respecto a los recargos. Obtenga más información sobre cómo aplicar recargos con Square.
Recibos
Agregue su información de contacto
Agregue su número de teléfono, dirección, sitio web y páginas de redes sociales a sus recibos. Esto ayudará a que el cliente se comunique directamente con usted en caso de que algo salga mal con una venta, en vez de enseguida presentar un reclamo con su banco.
Publique una Política de reembolsos
Agregue un política de reembolsos o cancelaciones a sus recibos.
Haga que el nombre de su negocio sea fácil de reconocer
Asegúrese que el nombre de su negocio en los recibos sea fácil de reconocer. Se refiere al nombre que aparece en los estados de cuenta bancaria de los clientes. Si un cliente ve un nombre de negocio desconocido en su estado de cuenta, es más probable que presente un reclamo.
Si no posee un nombre comercial o si el nombre de su negocio supera los 35 caracteres, agregue una descripción de los artículos que vende y la ubicación delante del nombre de su negocio. Por ejemplo, si usted es un chófer de taxi en San Antonio, escriba: Taxi - San Antonio, TX.
Escriba una descripción de los bienes o servicios que vende
Proporcione una descripción precisa de lo que vendió en cada transacción. Esto puede ayudar a refrescar la memoria del cliente y evitar reclamos.
Si no es factible escribir descripciones de cada transacción para su negocio, crear un surtido de artículos. Luego, cuando procese una venta, seleccione los artículos o servicios vendidos y estos se agregarán al recibo.
Reciba comentarios de clientes
Utilice Comentarios Square para recibir comentarios de sus clientes acerca de su compra. Si un cliente tiene un problema con una venta, pueden contactarse directamente con usted desde el recibo digital. Podrá responder, emitir un reembolso o resolver el inconveniente sin tener que iniciar un proceso de reclamo.
Reclamos de pago
Si bien seguir estas pautas puede reducir las posibilidades de enfrentar un reclamo, siempre existe el riesgo cuando acepta pagos con tarjeta de crédito. Si un cliente reclama un pago, Square lo representará en el proceso de reclamo de forma gratuita, y nuestro equipo de especialistas emplearán su experiencia para ayudarle en el camino. Puede obtener más información sobre el proceso de reclamos aquí. Además, le sugerimos que conozca cómo protegerse de las estafas y los fraudes.