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Prácticas óptimas para aceptar tarjetas de pago

Con cada pago con tarjeta que aceptas, tanto tú como tu cliente consolidan un acuerdo. Es decir que se te puede considerar responsable por el monto de pago si tu cliente reclama el pago.

Si sigues las pautas a continuación, reducirás la probabilidad de enfrentar un reclamo de pago y estarás mejor preparado en caso de recibir uno.

Transacciones con tarjeta en mano

Las compras realizadas cuando el cliente y su tarjeta de pago están presentes tienen menos probabilidades de ser reclamadas que un pago realizado de manera remota. Sigue las prácticas a continuación para minimizar el riesgo de reclamos cuando realizas transacciones con tarjeta en mano.

Siempre inserta o acerca tarjetas EMV

Las tarjetas EMV (con chip) son más seguras que las de banda magnética y, en consecuencia, las emisoras de tarjetas han establecido reglamentos para garantizar el correcto procesamiento de tarjetas con chip por parte de los vendedores siempre que sea posible.

Para ti, como vendedor, esto significa que hubo un cambio de responsabilidad. Si deslizas una tarjeta con chip en lugar de utilizar un lector de chip, eres automáticamente responsable de cualquier transacción fraudulenta.

Si la transacción se realiza con una tarjeta en mano, siempre inserta el chip o acerca la tarjeta al lector sin contacto y chip. Si la tarjeta no tiene chip, deslízala por el lector.

Confirma la identificación del cliente

Cuando sea posible, pídele al cliente una identificación emitida por el gobierno para confirmar que es el propietario legítimo de la tarjeta a usar.

Entrega siempre un recibo

Un recibo es un registro de la transacción tanto para ti como para el cliente. Providing a digital receipt también puede ayudar a un comprador a recordar cuál fue el cobro. En caso de un reclamo, podemos utilizar el recibo para responderlo con el banco del cliente.

Transacciones sin tarjeta en mano

Con los pagos de comercio electrónico o Terminal virtual, desde luego, no es necesario que el cliente esté presente físicamente. Dado que no puedes verificar en persona que quien realiza la transacción es el titular de la tarjeta, te recomendamos que sigas los pasos a continuación para minimizar el riesgo de reclamos de pago.

Obtener información de la tarjeta

Pídele al cliente el número de tarjeta, el nombre que figura en la tarjeta, la dirección de facturación, la fecha de vencimiento y el código de seguridad (CVV) que aparece al dorso de la tarjeta.

Obtener confirmación de entrega

Si estás enviando un producto, asegúrate de conservar la información de seguimiento y un recibo de entrega. Para pedidos grandes, solicita una confirmación con firma durante la entrega.

Obtener comprobante de servicio

Si brindas un servicio, documenta que se haya proporcionado satisfactoriamente. Por ejemplo, puedes solicitar a tu cliente que revise y firme una orden de trabajo y conservarla para tus registros.

Contratos

Con Contratos Square, tienes la capacidad de crear y enviar contratos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea. Las plantillas de contratos disponibles están diseñadas para personalizarse según tus necesidades comerciales únicas, lo que te permite realizar acuerdos claros con tus clientes, proteger firmas digitales y evitar posibles reclamos de pago.

Nota: Square no es un estudio jurídico, un abogado ni un asesor profesional en ninguna industria. Square proporciona esta plantilla a individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales y no constituye asesoría legal. Consulta Términos y condiciones de Contratos de Square.

Conocer al cliente

Conoce a tu cliente antes de completar una transacción grande. Verifica la identidad de tu cliente, la dirección de facturación y el negocio (si corresponde) antes de procesar un artículo de precio alto o un pedido considerable. Realiza una búsqueda en Google o solicita una identificación emitida por el gobierno y verifica que el nombre que allí figura coincida con el nombre en la tarjeta de pago.

Verificar que el código postal de facturación coincida con el código postal de envío

Si estás enviando un artículo, comprueba si coinciden los códigos postales de facturación y envío. Si no coinciden, pregúntale a tu cliente el motivo. La respuesta del cliente debe ser lógica. Si no lo es, no aceptes el pago.

Para obtener más información sobre cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito, descubre nuestra Comunidad de Vendedores Square.

Pagos de volumen alto

Transacciones múltiples

Si procesas transacciones múltiples para un artículo durante un período de tiempo, obtén una firma para cada pago individual. En la descripción del artículo, aclara que el pago es un "pago en cuotas". Esto asegura que estás en la misma página que tu cliente y te protege en caso de que alguna vez reclame que alguna de las transacciones no fue autorizada.

Pagos recurrentes

Si existe un cargo recurrente con un cliente, solicita permiso por escrito al titular de la tarjeta para cobrar periódicamente los servicios o artículos recurrentes. En el acuerdo por escrito, asegúrate de incluir:

  • montos de las transacciones

  • frecuencia de los cobros

  • la duración para la que el titular de la tarjeta concedió permiso

  • the firma del titular de la tarjeta

Si deseas reembolsar un pago, siempre emítelo directamente para la tarjeta de pago. Si es necesario procesar el reembolso en efectivo, cheque o giro postal, asegúrate de obtener un acuerdo firmado que indica que el cliente recibió el reembolso.

Nunca hagas que tu cliente firme una declaración donde se lo exime de su derecho a reclamar la transacción con el emisor de la tarjeta. Esto representa una infracción de la red de tarjeta y afectará tus posibilidades de ganar un reclamo de pago si alguna vez ocurre. Es mejor establecer las expectativas con tu cliente y asegurarte de que comprende cómo funcionan las transacciones con tu negocio.

Transacciones grandes

Todos los comercios de Square tienen un límite por transacción de $50,000.

Si quisieras aceptar transacciones individuales superiores a $50,000 cada una, necesitarás dividir el pago en múltiples cuotas. Asegúrate de registrar el número de recibo y el monto total cobrado para cada cuota. Para mayor seguridad, es posible que a veces nos contactemos con los clientes para confirmar esta información.

Cobros por servicio

Los estados individuales tienen sus propias reglas y reglamentos con respecto a los cobros por servicio. Más información sobre cómo aplicar un cobro por servicio en Square.

Recibos

Agrega tu información de contacto

Agrega tu número de teléfono, dirección, sitio web y páginas de redes sociales a tus recibos. Esto ayudará a que el cliente se comunique directamente contigo en caso de que algo salga mal con una venta, en vez de enseguida presentar un reclamo con su banco.

Publica una Política de reembolsos

Agrega un política de reembolsos o cancelaciones a sus recibos.

Haz que el nombre de tu negocio sea fácil de reconocer

Asegúrese que el nombre de su negocio en los recibos sea fácil de reconocer. Se refiere al nombre que aparece en los estados de cuenta bancaria de los clientes. Si un cliente ve un nombre de negocio desconocido en su estado de cuenta, es más probable que presente un reclamo.

Si no posees un nombre comercial o si el nombre de tu negocio supera los 35 caracteres, agrega una descripción de los artículos que vendes y la ubicación delante del nombre de tu negocio. Por ejemplo, si eres un chófer de taxi en San Antonio, escribe: Taxi - San Antonio, TX.

Escribe una descripción de los bienes o servicios que vendes

Proporciona una descripción precisa de lo que vendiste en cada transacción. Esto puede ayudar a refrescar la memoria del cliente y evitar reclamos.

Si no es factible escribir descripciones de cada transacción para tu negocio, crear un surtido de artículos. Luego, cuando proceses una venta, selecciona los artículos o servicios vendidos y estos se agregarán al recibo.

Recibe comentarios de clientes

Utiliza Comentarios Square para recibir comentarios de tus clientes acerca de su compra. Si un cliente tiene un problema con una venta, pueden contactarte directamente desde el recibo digital. Podrás responder, emitir un reembolso o resolver el inconveniente sin tener que iniciar un proceso de reclamo.

Reclamos de pago

Si bien seguir estas pautas puede reducir las posibilidades de enfrentar un reclamo, siempre existe el riesgo cuando aceptas pagos con tarjeta de crédito. Si un cliente reclama un pago, Square lo representará en el proceso de reclamo de forma gratuita, y nuestro equipo de especialistas empleará su experiencia para ayudarte en el camino. Puede obtener más información sobre el proceso de reclamos aquí. Además, te sugerimos que conozcas cómo protegerse de las estafas y los fraudes.

Más información sobre: Procesamiento de pago