Prácticas recomendadas para aceptar pagos con tarjetas
Con cada pago con tarjeta que aceptas, tanto tú como tu cliente consolidan un acuerdo. Es decir, se te puede considerar responsable por el monto de pago si tu cliente reclama el pago.
Si sigues las pautas a continuación, reducirás la probabilidad de enfrentar un reclamo de pago y estarás mejor preparado en caso de recibir uno.
Transacciones con tarjeta en mano
Las compras realizadas cuando el cliente y su tarjeta de pago están presentes tienen menos probabilidades de ser reclamadas que un pago realizado de manera remota. Sigue las prácticas que se indican a continuación para minimizar el riesgo de reclamos cuando realizas transacciones con tarjeta en mano.
Siempre inserta o acerca tarjetas EMV
Las tarjetas EMV (con chip) son más seguras que las de banda magnética tradicionales y, en consecuencia, las emisoras de tarjetas han establecido reglamentos para garantizar el correcto procesamiento de tarjetas con chip por parte de los vendedores siempre que sea posible.
Para ti, como vendedor, esto significa que hubo un cambio de responsabilidad. Si deslizas una tarjeta con chip, en lugar de utilizar un lector de chip, eres automáticamente responsable de cualquier transacción fraudulenta.
Si la transacción se realiza con una tarjeta en mano, siempre inserta el chip o acerca la tarjeta al lector sin contacto y chip. Si la tarjeta no tiene chip, deslízala por el lector.
Confirma la identificación del cliente
Cuando sea posible, pídele al cliente una identificación emitida por el gobierno para confirmar que es el propietario legítimo de la tarjeta que se pretende usar.
Entrega siempre un recibo
Un recibo es un registro de la transacción tanto para ti como para el cliente. Providing a digital receipt también puede ayudar a un comprador a recordar el motivo del cobro. En caso de un reclamo, podemos utilizar el recibo para objetarlo ante el banco del cliente.
Transacciones sin tarjeta en mano
Con los pagos de comercio electrónico o de Terminal virtual, desde luego, no es necesario que el cliente esté presente físicamente. Dado que no puedes verificar en persona que quien realiza la transacción es el titular de la tarjeta, te recomendamos que sigas los pasos a continuación para minimizar el riesgo de reclamos de pago.
Obtener información de la tarjeta
Pídele al cliente el número de tarjeta, el nombre que figura en la tarjeta, la dirección de facturación, la fecha de vencimiento y el código de seguridad (CVV) que aparece en el dorso de la tarjeta.
Obtener confirmación de entrega
Si estás enviando un producto, asegúrate de conservar la información de seguimiento y un recibo de entrega. Para los pedidos grandes, solicita una confirmación con firma durante la entrega.
Obtener comprobante de servicio
Si prestas un servicio, documenta que se haya proporcionado satisfactoriamente. Por ejemplo, puedes solicitar a tu cliente que revise y firme una orden de trabajo y conservarla para tus registros.
Contratos
Con Contratos Square, tienes la capacidad de crear y enviar contratos directamente desde tu Panel de Datos Square en línea. Las plantillas de contratos disponibles están diseñadas para personalizarse según tus necesidades comerciales únicas, lo que te permite realizar acuerdos claros con tus clientes, proteger firmas digitales y evitar posibles reclamos de pago.
Nota: Square no es un estudio jurídico, un abogado ni un asesor profesional en ninguna industria. Square proporciona esta plantilla a individuos que eligen elaborar sus propios documentos contractuales y no constituye asesoría legal. Consulta Términos y condiciones de Contratos de Square.
Conocer al cliente
Conoce a tu cliente antes de completar una transacción grande. Verifica la identidad de tu cliente, la dirección de facturación y el negocio (si corresponde) antes de procesar un artículo de precio alto o un pedido considerable. Realiza una búsqueda en Google o solicita una identificación emitida por el gobierno y verifica que el nombre que allí figura coincida con el nombre en la tarjeta de pago.
Verificar que el código postal de facturación coincida con el de envío
Si estás enviando un artículo, comprueba si coinciden los códigos postales de facturación y envío. Si no coinciden, pregúntale a tu cliente el motivo. La respuesta del cliente debe ser lógica. Si no lo es, no aceptes el pago.
Para obtener más información sobre cómo aceptar pagos con tarjeta de crédito, consulta nuestra Comunidad de vendedores.
Pagos de volumen alto
Transacciones múltiples
Si procesas transacciones múltiples para un artículo durante un período de tiempo, obtén una firma para cada pago individual. En la descripción del artículo, aclara que el pago es un “pago en cuotas”. Esto garantiza que este acuerdo con tu cliente y te protege en caso de que alguna vez reclame que alguna de las transacciones no fue autorizada.
Pagos recurrentes
Si existe un cargo recurrente con un cliente, solicita permiso por escrito al titular de la tarjeta para cobrar periódicamente los servicios o los artículos recurrentes. En el acuerdo por escrito, asegúrate de incluir la siguiente información:
montos de las transacciones
frecuencia de los cobros
duración del permiso otorgado por el titular de la tarjeta
Si deseas reembolsar un pago, siempre emítelo directamente para la tarjeta de pago. Si es necesario procesar el reembolso en efectivo, cheque o giro postal, asegúrate de obtener un acuerdo firmado que indique que el cliente recibió el reembolso.
Nunca hagas que tu cliente firme una declaración donde renuncie a su derecho a reclamar la transacción con el emisor de la tarjeta. Esto representa una infracción de la red de tarjetas y afectará tus probabilidades de ganar un reclamo de pago si alguna vez recibes uno. Es mejor establecer las expectativas con tu cliente y asegurarte de que comprende cómo funcionan las transacciones con tu negocio.
Transacciones grandes
Todos los comercios de Square tienen un límite por transacción de $50,000.
Si quisieras aceptar transacciones individuales superiores a $50,000 cada una, necesitarás dividir el pago en múltiples cuotas. Asegúrate de registrar el número de recibo y el monto total cobrado con cada cuota. Para mayor seguridad, es posible que a veces contactemos a los clientes para confirmar esta información.
Cobros por servicio
Los estados individuales tienen sus propias reglas y reglamentos en torno a los cobros por servicio. Más información sobre cómo aplicar un cobro por servicio en Square.
Recibos
Agrega tu información de contacto
Agrega tu número de teléfono, dirección, sitio web y páginas de redes sociales a tus recibos. Esto ayudará a que el cliente se comunique directamente contigo en caso de que algo salga mal con una venta, en vez de enseguida presentar un reclamo con su banco.
Publica una política de reembolsos
Agrega una política de reembolsos o cancelaciones a sus recibos.
Asigna un nombre reconocible a tu negocio
Asegúrese que el nombre de su negocio en los recibos sea fácil de reconocer. Se refiere al nombre que aparece en los estados de cuenta bancaria de los clientes. Si un cliente ve un nombre de negocio desconocido en su estado de cuenta, es más probable que presente un reclamo.
Si no posees un nombre comercial o si el nombre de tu negocio supera los 35 caracteres, agrega una descripción de los artículos que vendes y la ubicación al nombre de tu negocio. Por ejemplo, si eres un chófer de taxi en San Antonio, escribe: Taxi - San Antonio, TX.
Nota: Desde Configuración de cuenta en el Panel de Datos Square en línea en línea o la aplicación Punto de venta Square, puedes actualizar tu nombre comercial y el nombre comercial de tu ubicación. Estos nombres no deberían cambiar a menudo. Según el cambio de nombre que hagas, tu cuenta deberá pasar por una revisión.
Escribe una descripción de los productos o los servicios que vendiste
Proporciona una descripción precisa de lo que vendiste en cada transacción. Esto puede ayudar a refrescar la memoria del cliente y evitar reclamos.
Si no es factible escribir descripciones de cada transacción para tu negocio, crear un surtido de artículos. Luego, cuando proceses una venta, selecciona los artículos o los servicios vendidos y estos se agregarán al recibo.
Recopila comentarios de clientes
Utiliza Comentarios Square para recibir comentarios de tus clientes acerca de su compra. Si un cliente tiene un problema con una venta, puede contactarte directamente desde el recibo digital. Podrás responder, emitir un reembolso o resolver el inconveniente sin tener que iniciar un proceso de reclamo.
Reclamos de pago
Si bien seguir estas pautas puede reducir las posibilidades de enfrentar un reclamo, siempre existe el riesgo cuando aceptas pagos con tarjeta de crédito. Si un cliente reclama un pago, Square te representará en el proceso de reclamo de forma gratuita, y nuestro equipo de especialistas empleará su experiencia para ayudarte en el camino. Puede obtener más información sobre el proceso de reclamos aquí. Además, te sugerimos que conozcas cómo protegerse de las estafas y los fraudes.