Squareを使うと、複数の店舗や職務をかんたんに管理できます。従業員管理を使用すると、従業員のタイムカードやアクセス権の管理、詳細な売上レポートの作成ができます。

従業員の役割の作成とアクセス権限の割り当てを行う

Square POSレジアプリやSquare データからのアクセスを、従業員ごとに権限を定めて制限するには従業員のアクセス権限を設定します。Square データへのアクセス、商品ライブラリの編集、従業員のアクセス権限の管理、払い戻しなどについて、各従業員の権限を設定し、従業員のアクセス権を管理します。これにより、アカウントのセキュリティ レベルがさらに強化されます。

従業員や仕事上の関係者を承認済み担当者に指定することで、アカウント固有の情報についてSquare サポートに問い合わせができる権限を付与できます。この機能は無償で利用でき、従業員がSquare サポートの支援を必要としても過度なアクセス権は与えたくない場合などに最適なオプションです。

その他のオプションとして、ゲストによるレジアクセスを可能にすることができます。これは従業員が共有のPOSレジで支払いを受け付けられるようにするもので、払い戻しなどの制限された機能にアクセスするにはパスコードが必要になります。ゲストによるレジアクセスを有効にすると、ログイン時にアカウントが自動的にゲスト モードになります。

個人のモバイル端末から支払いを受け付ける機能のみ必要な従業員の場合は、その従業員を代理人ユーザーとして追加します。この機能は無償で利用できます。

従業員の新しい役割を作成する

  1. Square データにログインし、[従業員] > [アクセス権限] の順に進みます。
  2. [役割を作成] をクリックし、役割名(例:レジ係、マネージャー、配達員)を入力します。
  3. 次の中から従業員にアクセスを許可する範囲を選択します。
    • 共有のPOSレジへのアクセス権限:この従業員に、4桁のパスコードを使ってPOSレジにアクセスすることを許可します(例:複数の従業員がPOSレジを共有で使用している場合)。
    • Square データへのアクセスを許可する:この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使ってSquare データにログインすることを許可します。
    • モバイル POSレジにアクセス:この従業員に、自分のメールアドレスとパスワードを使って、個人の端末からSquare POSレジにログインすることを許可します(例:出先で決済を受け付ける従業員など)
  4. 従業員に付与するアクセス権限に対応しているチェックボックスをオンにします。
  5. [保存] をクリックします。

役割が作成されると、従業員のプロフィールから任意の従業員に割り当てることができます。

従業員の役割を編集または削除する

従業員の役割を編集するには、次の手順を行います。

  1. Square データにログインし、[従業員] > [アクセス権限] の順に進みます。
  2. 既存の役割を選択して編集します。
  3. [保存] をクリックします。変更内容は対象の役割が割り当てられている従業員すべてに適用されます。

役割を削除するには、[削除] をクリックします。注意:稼働中の従業員に削除対象の役割が割り当てられている場合、先にその従業員の役割を解除しなければ削除ができません。

従業員を管理する

従業員のアクセス権限の設定が完了すると、次に従業員の登録に進むことができます。従業員とは、Square POSレジアプリやSquare データからSquareアカウントにアクセスできるスタッフを意味します。

新しい従業員を登録する

  1. Square データの [従業員リスト] で [従業員を登録] をクリックします。
  2. 従業員の名前や個人情報を入力します。
  3. この従業員を超過勤務の適用対象外にするかを選択します。この設定は、Squareでタイムカードを管理する場合のみ必要です。
  4. Square POSレジアプリにログインして、支払いの受け付け、勤怠の打刻、Square データへのアクセスを従業員に許可するには、[アクセス権限] をオンに切り替え、ドロップダウンメニューから役割を選択するか新規に作成します。
    • パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインと勤怠の打刻を従業員に許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックして、パスコードをランダムに作成します。
    • 割り当てられた役割によって従業員が個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることが許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。これにより、そのメールアドレス宛てにアカウント用のパスワードの作成を促すメールが送信されます。
    • Square POSレジアプリとSquare データの両方にアクセスが許可されている従業員の場合は、パスコードとログインに使用するメールアドレスが必要です。
  5. 入力が完了したら [保存] をクリックします。

この従業員には、自分の端末からSquare データおよびSquare POSレジアプリにアクセスするためにログイン情報を登録するよう、招待メールが送信されます。

従業員の報酬について

従業員に役職および賃金を設定することで、担当する職務が複数ある場合でもそれぞれに費やした時間をSquare タイムカードから確認できるため、人件費を管理できます。

従業員に2つ以上の賃金が設定されている場合、そのうちの1つを従業員が出退勤の入力時にSquare POSレジアプリから選択すると、選んだ職位に対応する賃金が記録され人件費のレポートに反映されます。たとえば、勤務時間の一部は担当者として働き、それからマネージャーに切り替えることができます。

注意:従業員に割り当てられた役職はアクセス権限とは無関係であり、あくまで時間管理を行い、従業員がSquare POSレジアプリで適切な業務に出勤を記録できるようにするためのものです。アクセス権限を設定してアカウントからのアクセスを制限するには、Square データの [アクセス権限] で役割を割り当てます。従業員には役職およびその職に伴う賃金を複数設定することができますが、アクセス権限が伴う役割については、これまでどおり1つしか設定できません。

職名および賃金を追加する

  1. Square データの [従業員リスト] で、従業員を選択します。
  2. [報酬] の画面で、職名および対象の従業員の業務に対して支払う賃金を入力します。この職名は、Square POSレジアプリ上で従業員が出勤の記録時に選択できるオプションとして表示されます。
  3. 従業員に複数の業務を担当させる場合は、[別の賃金を追加] をクリックして職名と賃金を入力します。
  4. [保存] します。

Squareアプリで従業員管理を有効にする

権限グループと従業員を登録すると、Squareアプリで従業員を管理する準備が完了します。

パスコードを使用すると、あなたの店舗にひも付けられた端末であれば、従業員がメールアドレスやパスワードなしでSquare POSレジアプリにログインできます。ログインすると、従業員は個々の売上レポートに表示される支払いを受け付けることができるようになります。

  1. Square POSレジアプリを開き、事業主用のメールアドレスまたは端末コードでログインします。端末コードでログインする場合、設定の管理権限のあるパスコードを必ず入力してください。
  2. 3本線のアイコンをタップしてナビゲーションメニューを表示します。
  3. [設定] > [従業員管理] の順にタップします。
  4. [従業員のパスコードが必要] で [常に必要] を選択します。
  5. Square POSレジパスコードを入力して、これらの変更を保存します。
  6. 希望するSquare POSレジアプリのタイムアウト時間を選択します。
  7. 画面右下に表示された自分のイニシャルをタップして、従業員のログインおよび支払いの受け付けの開始を許可します。

1つの端末を使って複数の従業員がSquare POSレジアプリにログインする場合、アカウントをアップグレードして従業員管理機能を活用できます。従業員管理を有効にすると、Square POSレジアプリの [設定] > [従業員管理] で、アクセス用パスコードの設定に関するいくつかのオプションが表示されます。

[従業員のパスコードが必要] で、以下の中から選択します。

  • なし:Square POSレジアプリのすべての領域と設定がすべての従業員に許可されます。
  • 特定の操作にのみ必要:Square POSレジアプリを使用するユーザーであれば、だれでもパスコードなしで支払いを受け付けることができます。ただし、処理がSquare データに限られているものに対しては、パスコードを入力する必要があります。
  • 常に必要従業員アクセス用パスコードの入力が常に必要です。この権限を選択すると、自動タイムアウトの有無と時間を設定する必要があります。

従業員のSquare POSレジのパスコードを新しく作成する

  1. Square データの [従業員リスト] で、新しいパスコードが必要な従業員を選択します。
  2. [アクセス権限] で、任意の4桁のパスコードを入力するか、[生成する] をクリックしてパスコードをランダムに作成します。パスコードは記録したうえで対象の従業員に共有してください。
  3. [保存] をクリックします。

注意:このパスコードは記録として保管し、従業員に提供してください。パスコードは従業員ごとに異なり、あなたの店舗にひも付けられている端末であれば、端末コードを使ってSquare POSレジアプリにアクセスできるようになります。

詳しくは、従業員の役割を作成してアクセス権限を割り当てるのページをご確認ください。

POSレジアプリで従業員のPOSレジのパスコードを無効にする。

POSレジアプリで従業員管理を有効にしても、いつでも無効にすることができます。

  1. ナビゲーション バーで次のアイコンをタップします。3本線のアイコン
  2. [設定] > [従業員管理] の順にタップします。
  3. [従業員のパスコードが必要] で [不要] を選択します。

ゲストによるPOSレジアクセスを有効にする

ゲストによるレジアクセスでは、あなたのアカウントにログインしている従業員であれば誰でもパスコードなしで支払いを受け付けることができます。ゲストとして支払いを受け付けるよう設定するには、次の手順を行います。

  1. Square データの [従業員] > [アクセス権限] を表示します。
  2. [ゲストにアクセス権限] で [設定] をクリックし、ゲストに付与する権限を選択します。ゲストとして支払いを受け付けたユーザーが、あなたが選択していないエリアにアクセスしようとすると、処理を続行するには事業主用パスコードの入力が求められます。
  3. [設定を保存] をクリックします。

ゲストによるレジアクセスを有効にすると、ログイン時にアカウントが自動的にゲスト モードになります。制限された機能にアクセスするには、パスコードを入力する必要があります。

従業員を無効にする

従業員が恒久的または一時的に退職した場合、そのプロフィールを削除することができます。削除した従業員への給与支払いは行われなくなり、アカウント情報が記録として保存されます。アカウントの再有効化はいつでもできます。

  1. Square データの [従業員リスト] で、従業員を選択します。
  2. [無効化] > [従業員の無効化] の順にクリックします。

:従業員の情報は、無効にしても失われたり削除されることはありません。

従業員を再び有効化する

  1. Square データの [従業員リスト] の左側にある [ステータス] ドロップダウン メニューから [無効] をクリックします。
  2. 従業員の名前をクリックして、[もう一度有効にする] をクリックします。
  3. Square POSレジアプリへのログインと支払いの受け付けを従業員に許可するには、[アクセス権限] をオンに切り替え、ドロップダウン メニューから役割を選択するか新規に作成します。
  4. パスコードによるSquare POSレジアプリへのログインを従業員に許可するには、4桁の任意のパスコードを入力するか [生成する] をクリックして、パスコードをランダムに作成します。
  5. 割り当てられた役割によって従業員が個人の端末からSquare データやSquare POSレジアプリにアクセスすることが許可されている場合は、ログインに使用するメールアドレスを入力します。

注意:パスコードは記録用に必ず保管してください。このパスコードは、従業員管理が有効な状態で、従業員がレジにアクセスするのに使用します。