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Comptage des stocks avec Square pour détaillants

Aperçu

Les ventes, les vols, les pertes et les ajustements de stock incorrects ou manqués peuvent générer des divergences entre le stock associé à votre compte Square et le stock physique disponible.

Pour rectifier ou éviter ces divergences, la plupart des détaillants inventorient leurs stocks physiques par le biais d’un comptage complet ou périodique. Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez compter vos stocks à l’aide de l’appareil photo de votre iPad ou iPhone, ou saisir manuellement vos stocks à l’aide d’un scanner lecteur de code-barres compatible. De plus, plusieurs employés peuvent effectuer le comptage en tandem, ce qui vous permet de rouvrir votre entreprise plus rapidement pour reprendre les ventes.

Vous pouvez compter vos stocks au moyen des appareils mobiles pris en charge suivants :

  • iPhone 6s ou 6s Plus ou modèle plus récent fonctionnant sous iOS 14 ou version ultérieure

  • iPad Mini 4 ou modèle plus récent fonctionnant sous iOS 14 ou version ultérieure

  • iPad Air 2 ou modèle plus récent, iPad Pro ou iPad (5ème génération) ou modèle plus récent fonctionnant sous iOS 14 ou version ultérieure

Définir les autorisations relatives aux stocks

Pour procéder au comptage de vos stocks avec Square pour détaillants, vous devez octroyer des autorisations à vos employés. Visionnez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment attribuer des autorisations de comptage des stocks.

Les autorisations de comptage des stocks sont les suivantes :

  • Afficher le coût unitaire pendant le comptage (Solution PDV et tableau de bord) : permet au titulaire de l’autorisation de voir les coûts unitaires et la valeur totale des articles lors d’un comptage. Cette autorisation permet uniquement d’afficher le coût unitaire dans une session de comptage et non à d’autres endroits où le coût unitaire apparaît sur Square pour détaillants.

  • Lancer, contribuer à et valider les nombres de cycle (Solution PDV seulement) : permet au titulaire de l’autorisation de commencer et de terminer un cycle de comptage, indépendamment de toute vérification.

  • Initier et participer aux inventaires complets des stocks (Solution PDV uniquement) : permet au titulaire de l’autorisation de lancer un comptage complet mais pas de vérifier ou de mettre à jour le système.

  • Examiner, valider et supprimer des inventaires complets de stocks (Solution PDV et Tableau de bord) : permet au titulaire de l’autorisation de vérifier et de modifier le système, et d’y soumettre un comptage terminé.

Pour attribuer des autorisations relatives aux stocks :

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Autorisations et sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser à compter les stocks.

  2. Sélectionnez Articles.

  3. Sous Comptage des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

  4. Si l’autorisation est destinée à un nouvel employé, sélectionnez Enregistrer l’employé.

  5. Si l’autorisation est destinée à un employé existant, cliquez sur Enregistrer.

En savoir plus sur .

Comptage périodique

Il est recommandé d’effectuer un comptage périodique pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptage périodique manuel

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. Appuyez sur Compter les stocks et inventaire cyclique.

  3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, sélectionnez la variante appropriée et appuyez sur Continuer.

  4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Comptage périodique avec un lecteur ou un appareil photo

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. Appuyez sur Compter les stocks et inventaire cyclique.

  3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou la caméra de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.

  4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, appuyez sur la coche.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage périodique à tout moment en appuyant sur l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle affichant Enregistrer les modifications, et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit abandonner sans enregistrer.

Remarque : La progression ne sera enregistrée que sur l’appareil utilisé pour effectuer le comptage des stocks. Cela signifie que vous ne pourrez pas accéder à un décompte enregistré sur un autre appareil même si ce dernier est connecté au même compte Square.

Comptages complets

Comptage manuel complet

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. Appuyez sur Compter les stocks > Décompte complet.

  3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante appropriée, puis appuyez sur Continuer.

  4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Comptage complet avec un lecteur ou un appareil photo

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. Appuyez sur Compter les stocks > Décompte complet.

  3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou la caméra de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.

  4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, appuyez sur la coche.

  5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

  6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en appuyant sur l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle affichant Enregistrer les modifications, et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit abandonner sans enregistrer.

Remarque : La progression ne sera enregistrée que sur l’appareil utilisé pour effectuer le comptage des stocks. Cela signifie que vous ne pourrez pas accéder à un décompte enregistré sur un autre appareil même si ce dernier est connecté au même compte Square.

Passer en revue et approuver un inventaire complet

Après avoir contribué à un inventaire complet, vous devrez le passer en revue et l’approuver. Assurez-vous d’avoir compté chaque article disponible avant de soumettre un inventaire pour vérification.

Pour démarrer :

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. À partir de cette liste, appuyez sur un Comptage complet répertorié comme En cours, puis sur Commencer la vérification. Remarque : Les variances non comptabilisées auront leur stock défini sur zéro une fois le compte vérifié approuvé. Pour consulter un récapitulatif sans soumettre le comptage pour la vérification, appuyez sur Annuler et Afficher le récapitulatif du comptage.

  3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez que tous les comptage sont corrects :

    • Pour trier la liste, appuyez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

    • Pour remplacer le comptage d’un article, appuyez sur l’article, puis sur Remplacer le comptage. Ensuite, saisissez la quantité correcte et appuyez sur la coche puis sur Terminé.

    • Pour ajouter des articles manquants au comptage, revenez à la vue Comptages des stocks et appuyez sur le comptage En cours d’examen. Appuyez sur Retirer de la vérification et Confirmer et le comptage sera de nouveau En cours. Pour ajouter les variantes manquantes au comptage, appuyez surReprendre le comptage. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devrez soumettre à nouveau le comptage pour examen.

  4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, appuyez sur Confirmer.

Remarque : Assurez-vous d’avoir passé en revue tous les articles avant d’appuyer sur Confirmer, car cette action est irréversible. Une fois que votre inventaire complet a été approuvé, l’état du Comptage des stocks passera à Terminé.

Rapport de variation des stocks

Pour voir un rapport de variation des stocks afin de passer en revue l’historique des décomptes effectués :

  1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

  2. Appuyez sur un comptage complet présentant le statut Terminé.

  3. Pour trier la liste, appuyez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

  4. Appuyez sur Détails afin de voir l’écart total (décompte et coût) pour la session de comptage. Appuyez sur chaque variante pour voir son décompte et l’écart de coûts.

    • Assurez-vous de résoudre les coûts unitaires manquants sur votre Tableau de bord en ligne Square. Les valeurs Valeur du stock disponible et Écart total peuvent être incorrectes en raison de coûts unitaires manquants.

Remarque : Seuls les employés autorisés à Voir les coûts unitaires pendant le comptage pourront voir les écarts de coûts pour un inventaire. Une fois qu’un inventaire a été soumis à vérification, il n’est plus possible de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou une variante.

Afficher des inventaires terminés dans l’historique des stocks

Vous pouvez également consulter les inventaires terminés en ligne. Pour ce faire :

  1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles et commandes > Articles.

  2. Cliquez sur Gestion des stocks et Historique.

  3. À partir de là, vous verrez toutes les variantes individuelles comptées ou recomptées.