Comptage des stocks avec Square pour détaillants

Aperçu

Les ventes, les vols, les pertes et les ajustements de stock incorrects ou manqués peuvent générer des divergences entre le stock associé à votre compte Square et le stock physique disponible.

Pour rectifier ou éviter ces divergences, la plupart des détaillants inventorient leurs stocks physiques en effectuant un comptage complet ou périodique. Avec Square pour détaillants Plus, vous pouvez compter vos stocks à l’aide de l’appareil photo de votre iPad ou iPhone, ou saisir manuellement vos stocks à l’aide d’un lecteur de code-barres compatible. De plus, plusieurs employés peuvent effectuer le comptage en tandem, ce qui vous permet de rouvrir votre entreprise plus rapidement pour reprendre les ventes.

Définir les autorisations relatives aux stocks

Pour procéder au comptage de vos stocks avec Square pour détaillants, vous devez octroyer des autorisations à vos employés. Visionnez la vidéo ci-dessous pour découvrir comment attribuer des autorisations de comptage des stocks.

Les autorisations de comptage des stocks sont les suivantes :

• Afficher le coût unitaire pendant le comptage (Solution PDV et tableau de bord) : permet au titulaire de l’autorisation de voir les coûts unitaires et la valeur totale des articles lors d’un comptage. Cette autorisation permet uniquement d’afficher le coût unitaire dans une session de comptage et non à d’autres endroits où le coût unitaire apparaît sur Square pour détaillants.

• Lancer les comptages périodiques, y contribuer et les valider (Solution PDV seulement) : permet au titulaire de l’autorisation de commencer et de terminer un comptage périodique, indépendamment de toute vérification.

• Lancer des comptages complets des stocks et y participer (Solution PDV uniquement) : permet au titulaire de l’autorisation de lancer un comptage complet mais pas de vérifier ni de mettre à jour le système.

• Examiner, valider et supprimer des comptages complets des stocks (Solution PDV et Tableau de bord) : permet au titulaire de l’autorisation de vérifier et de modifier un comptage complet et de le soumettre dans le système une fois terminé.

Pour attribuer des autorisations relatives aux stocks :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Autorisations et sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser à compter les stocks.

2. Sélectionnez Articles.

3. Sous Comptage des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

4. Si l’autorisation est destinée à un nouvel employé, sélectionnez Enregistrer l’employé.

5. Si l’autorisation est destinée à un employé existant, cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment .

Comptage périodique

Il est recommandé d’effectuer un comptage périodique pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptage périodique manuel

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks et inventaire cyclique.

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, sélectionnez la variante souhaitée et appuyez sur Continuer.

4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Comptage périodique avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks et inventaire cyclique.

3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou la caméra de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.

4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage périodique à tout moment en appuyant sur l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle affichant Enregistrer les modifications, et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit abandonner sans enregistrer.

Remarque : La progression ne sera enregistrée que sur l’appareil utilisé pour effectuer le comptage des stocks. Cela signifie que vous ne pourrez pas accéder à un décompte enregistré sur un autre appareil même si ce dernier est connecté au même compte Square.

Comptages complets

Comptage manuel complet

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Décompte complet.

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante souhaitée, puis appuyez sur Continuer.

4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Comptage complet avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Décompte complet.

3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou la caméra de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.

4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Ensuite, appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes applicables.

6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en appuyant sur l’icône X à côté de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez alors une fenêtre contextuelle affichant Enregistrer les modifications, et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit abandonner sans enregistrer.

Comptage complet par catégorie

Pour effectuer un comptage complet par catégorie d’article au lieu d’ajouter des articles ad hoc, vous pouvez utiliser des filtres de recherche disponibles dans la recherche d’articles.

Pour ajouter des articles à votre session de comptage par catégorie :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter le stock > Comptage complet ou sélectionnez un comptage complet en cours.

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône Filtre à côté de la barre de recherche.

4. Sélectionnez une catégorie d’article dont vous voulez compter le stock et appuyez sur Afficher les résultats.

5. Dans la liste des résultats, vous pouvez sélectionner des articles spécifiques ou cliquer sur Tout sélectionner.

6. Appuyez sur Confirmer une fois la sélection terminée.

Une fois que vous avez terminé d’ajouter des articles à votre session de comptage, vous pouvez appuyer sur un article ou une variante et saisir la quantité. Une fois le comptage de tous les articles terminé, appuyez sur Envoyer l’avancement pour enregistrer votre travail.

Passer en revue et approuver un inventaire complet

Après avoir contribué à un inventaire complet, vous devrez l’examiner et l’approuver. Assurez-vous d’avoir compté chaque article disponible avant de soumettre un inventaire pour vérification.

Les examens peuvent être soumis sur l’application iOS Square pour détaillants ou dans le Tableau de bord Square.

Pour démarrer avec le Tableau de bord :

1. Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptage des stocks.

2. À partir de cette liste, cliquez sur un Comptage complet répertorié comme En cours, puis sur Commencer la vérification. Remarque : Les variantes non comptabilisées auront leur stock défini à zéro une fois le compte vérifié approuvé. Pour consulter un récapitulatif sans soumettre le comptage à la vérification, cliquez sur Annuler et Afficher le récapitulatif du comptage.

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez que tous les comptages sont corrects :

   1. Pour trier la liste, appuyez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

   2. Pour remplacer le comptage d’un article, cliquez sur l’article puis sur Remplacer le comptage. Ensuite, saisissez la quantité correcte et cliquez sur Terminé.

   3. Pour ajouter des articles manquants au comptage, revenez à la vue Comptages des stocks et cliquez sur le comptage En cours d’examen. Appuyez sur Retirer de la vérification et Confirmer, et le comptage sera de nouveau En cours. Une fois que le comptage est de nouveau En cours, de nouveaux articles peuvent être comptabilisés en utilisant l’application iOS. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devrez soumettre à nouveau le comptage pour examen.

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, cliquez sur Confirmer.

Pour démarrer avec iOS :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. À partir de cette liste, appuyez sur un Comptage complet répertorié comme En cours, puis sur Commencer la vérification. Remarque : Les variantes non comptabilisées auront leur stock défini sur zéro une fois le compte vérifié approuvé. Pour consulter un récapitulatif sans soumettre le comptage pour la vérification, appuyez sur Annuler et Afficher le récapitulatif du comptage.

3. À partir de l’écran Vérifier les résultats, vérifiez que tous les comptage sont corrects :

   • Pour trier la liste, appuyez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

   • Pour remplacer le comptage d’un article, appuyez sur l’article, puis sur Remplacer le comptage. Ensuite, saisissez la quantité correcte et appuyez sur la coche puis sur Terminé.

   • Pour ajouter des articles manquants au comptage, revenez à la vue Comptages des stocks et appuyez sur le comptage En cours d’examen. Appuyez sur Retirer de la vérification et Confirmer et le comptage sera de nouveau En cours. Pour ajouter les variantes manquantes au comptage, appuyez surReprendre le comptage. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devrez soumettre à nouveau le comptage pour examen.

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, appuyez sur Confirmer.

Remarque : Assurez-vous d’avoir passé en revue tous les articles avant d’appuyer sur Confirmer, car cette action est irréversible. Une fois que votre inventaire complet a été approuvé, l’état du Comptage des stocks passera à Terminé.

Rapport de variation des stocks

Vous pouvez afficher un rapport de variation des stocks ou examiner des comptages terminés dans l’application iOS Square pour détaillants ou le Tableau de bord Square.

Pour démarrer avec le Tableau de bord :

1. Depuis votre Tableau de bord Square, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptage des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet présentant le statut Terminé.

3. Pour trier la liste, cliquez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

4. Cliquez sur Détails en haut à droite pour voir l’écart total (décompte et coût) pour la session de comptage. Cliquez sur chaque variante pour voir son décompte et l’écart de coûts.

   • Assurez-vous de résoudre les coûts unitaires manquants sur votre Tableau de bord en ligne Square. Les valeurs Valeur du stock disponible et Écart total peuvent être incorrectes en raison de coûts unitaires manquants.

Pour démarrer avec iOS :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stocks > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur un comptage complet présentant le statut Terminé.

3. Pour trier la liste, appuyez sur Trier et choisissez une option dans la liste. Vous pouvez trier par Écart (comptage), par Écart (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Ordre alphabétique.

4. Appuyez sur Détails afin de voir l’écart total (décompte et coût) pour la session de comptage. Appuyez sur chaque variante pour voir son décompte et l’écart de coûts.

   • Assurez-vous de résoudre les coûts unitaires manquants sur votre Tableau de bord en ligne Square. Les valeurs Valeur du stock disponible et Écart total peuvent être incorrectes en raison de coûts unitaires manquants.

Remarque : seuls les employés autorisés à Voir les coûts unitaires pendant le comptage pourront voir les écarts de coûts pour un inventaire. Une fois qu’un inventaire a été soumis à vérification, il n’est plus possible de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou une variante.

Exporter le rapport de variation des stocks

Vous pouvez exporter le Rapport de variation des stocks pour un comptage périodique complet ou les données d’un comptage complet en cours ou terminé depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour exporter les données d’un comptage périodique :

1. Depuis votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptage des stocks.

2. Cliquez sur un comptage périodique présentant le statut Terminé.

3. Cliquez sur Exporter et choisissez un rapport à exporter.

   1. Les comptages d’article et les données d’écart seront exportés dans un fichier CSV appelé « Articles ».

   2. Un récapitulatif des détails du comptage, notamment les compteurs, les réviseurs, et les heures de début et d’envoi seront exportés dans un fichier CSV appelé « Récapitulatif des décomptes ».

Pour exporter les données d’un comptage complet :

1. Dans le Tableau de bord Square, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet présentant un statut En cours ou Terminé.

3. Cliquez sur Exporter en haut à droite de votre Tableau de bord, puis choisissez un rapport à exporter.

   1. Les comptages d’article et les données d’écart seront exportés dans un fichier CSV appelé « Articles ».

   2. Un récapitulatif des détails du comptage, notamment les compteurs, les réviseurs, et les heures de début et d’envoi seront exportés dans un fichier CSV appelé « Récapitulatif des décomptes ».

Questions fréquentes