Inventaire des stocks avec Square pour détaillants

Présentation

Les ventes, les vols, les pertes et les ajustements de stock incorrects ou manqués peuvent donner lieu à des écarts entre le stock indiqué sur votre compte Square et le stock physiquement disponible.

Pour rapprocher ou supprimer ces écarts, la plupart des détaillants effectuent des comptages périodiques ou un inventaire complet des stocks physiques. Square pour détaillants Plus vous permet d’effectuer ces comptages au moyen de l’appareil photo intégré de votre iPad ou iPhone ou de saisir manuellement votre stock à l’aide d’un lecteur lecteur de code-barres compatible. En outre, plusieurs employés peuvent effectuer un comptage en tandem, ce qui vous permet de rouvrir votre entreprise pour accepter de nouvelles ventes plus rapidement.

Définir les autorisations relatives aux stocks

Pour effectuer des inventaires des stocks avec Square pour détaillants, vous devez attribuer des autorisations aux employés. Regardez la vidéo ci-dessous pour apprendre à ajouter des autorisations d’inventaire des stocks.

Les autorisations de comptage des stocks sont les suivantes :

• Afficher le coût unitaire pendant l’inventaire (PDV Square et Tableau de bord) : permet au rôle de voir les coûts unitaires et les montants de la valeur totale des articles dans un comptage. Cette autorisation n’a d’incidence que sur la visibilité du coût unitaire dans une session d’inventaire et non sur les autres postes où le coût unitaire apparaît dans l’expérience Square pour détaillants.

• Lancer les comptages périodiques, y contribuer et les valider (PDV Square uniquement) : permet au rôle de démarrer et de finaliser un comptage périodique, indépendamment de toute vérification.

• Lancer des inventaires complets des stocks et y participer (PDV Square uniquement) : permet à un rôle de démarrer un comptage complet, sans pouvoir faire de rectification ni mettre à jour le système.

• Vérifier, valider et supprimer des inventaires complets des stocks (PDV Square et Tableau de bord) :  permet au rôle de vérifier, de modifier et de soumettre un comptage complet au système.

Pour attribuer des autorisations relatives aux stocks :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, accédez à Personnel > Autorisations et sélectionnez le type de rôle que vous souhaitez autoriser à procéder à l’inventaire des stocks.

2. Sélectionner des articles.

3. Sous Comptage des stocks, sélectionnez les autorisations que vous souhaitez attribuer.

4. Si l’autorisation est destinée à un nouvel employé, sélectionnez Enregistrer l’employé.

5. Si l’autorisation est destinée à un employé existant, cliquez sur Enregistrer.

Découvrir comment . 

Comptages périodiques

Il est recommandé d’effectuer un comptage périodique pour chaque variante d’article au moins une fois tous les 90 jours.

Comptages périodiques manuels

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Comptage périodique. 

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante souhaitée. Appuyez ensuite sur Continuer.

4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Comptage périodique avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Comptage périodique. 

3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article.

4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Appuyez ensuite sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Suivant > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage périodique à tout moment en appuyant sur l’icône en forme de X en regard de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant Enregistrer les modifications et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit ignorer sans enregistrer.

Remarque : la progression ne sera enregistrée que sur l’appareil utilisé pour effectuer le comptage des stocks. Cela signifie que vous ne pourrez pas accéder à un comptage enregistré sur un autre appareil, même si ce dernier est connecté au même compte Square.

Comptages complets

Comptage manuel complet

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet. 

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran et sélectionnez la variante souhaitée, puis appuyez sur Continuer.

4. Appuyez sur la variante d’article pour saisir une quantité en utilisant le pavé numérique, puis appuyez sur la coche.

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Comptage complet avec un lecteur ou un appareil photo

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet.

3. Utilisez un lecteur de code-barres compatible ou l’appareil photo intégré de votre iPad ou iPhone pour scanner l’article. 

4. Vous pouvez soit scanner les doublons d’articles individuellement, soit appuyer sur la liste des articles à l’écran pour saisir une quantité à l’aide du pavé numérique. Appuyez ensuite sur la coche.  

5. Répétez ce processus pour toutes les variantes concernées.

6. Appuyez sur Envoyer la progression > Confirmer.

Vous pouvez enregistrer ou annuler un comptage complet à tout moment en appuyant sur l’icône en forme de X en regard de Comptage des stocks dans le coin de votre écran. Vous verrez une fenêtre contextuelle indiquant Enregistrer les modifications et vous pourrez soit enregistrer et fermer, soit ignorer sans enregistrer.

Comptage complet par catégorie

Pour effectuer un comptage complet par catégorie d’article au lieu d’ajouter des articles ad hoc, vous pouvez utiliser des filtres de recherche disponibles dans la recherche d’articles.

Pour ajouter des articles à votre session de comptage par catégorie :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur Compter les stocks > Comptage complet ou sélectionnez un comptage complet en cours.

3. Appuyez sur la barre de recherche en haut de l’écran, puis cliquez sur l’icône Filtre à côté de la barre de recherche.

4. Sélectionnez une catégorie d’article dont vous voulez compter le stock et appuyez sur Afficher les résultats.

5. Dans la liste des résultats, vous pouvez sélectionner certains articles ou cliquer sur Tout sélectionner.

6. Appuyez sur Confirmer une fois la sélection terminée.

Une fois que vous avez terminé d’ajouter des articles à votre session d’inventaire, vous pouvez appuyer sur un article ou une variante, et en entrer la quantité. Après avoir terminé l’inventaire de tous vos articles, appuyez sur Envoyer la progression pour enregistrer votre travail.

Comptage complet avec plusieurs appareils

Plusieurs appareils peuvent être utilisés dans le cadre d’un comptage complet. Pour effectuer un comptage complet avec plusieurs appareils via votre application Solution PDV Square pour détaillants :

1. Démarrez un comptage complet en utilisant votre méthode préférée, par exemple :

   1. Comptage manuel complet

   2. Comptage complet avec un lecteur de code-barres ou un appareil photo

   3. Comptage complet par catégorie

2. Une fois qu’un comptage complet a commencé sur un appareil initial, naviguez jusqu’à Stock > Comptages des stocks sur vos appareils secondaires.

3. Dans votre liste de comptages des stocks, appuyez sur un comptage complet présentant le statut En cours.

4. Dans l’écran des détails du comptage complet, vous pouvez choisir de Compter des articles, Afficher le récapitulatif du comptage, Supprimer le comptage ou Démarrer la vérification avec votre ou vos appareils secondaires.

Remarque : les comptages des stocks avec plusieurs appareils ne peuvent être effectués qu’avec les comptages complets. Tous les appareils qui contribuent au comptage complet doivent être connectés au même compte Square.

Vérifier et approuver un inventaire complet des stocks

Après avoir contribué à un inventaire complet des stocks, vous devez vérifier et approuver le comptage. Assurez-vous d’avoir compté chaque article disponible avant de soumettre un comptage pour vérification.

Les vérifications peuvent être soumises via l’application iOS Square pour détaillants ou dans le Tableau de bord Square.

Pour démarrer avec le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Dans cette liste, cliquez sur un Comptage complet marqué comme En cours. Cliquez ensuite sur Démarrer la vérification. Remarque : le stock des variantes non comptées sera défini sur zéro une fois le comptage vérifié approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans le soumettre pour vérification, cliquez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour l’afficher. 

3. Dans l’écran Vérifier les résultats, confirmez que tous les comptages sont corrects :

   1. Pour trier la liste, appuyez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Variation (comptage), Variation (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

   2. Pour remplacer un comptage d’article, cliquez sur l’article, puis sur Remplacer le comptage. Entrez ensuite le comptage correct, puis cliquez sur Terminé. 

   3. Pour ajouter les articles manquants au comptage, revenez à la vue Comptages des stocks, puis cliquez sur le comptage qui présente le statut En cours de vérification. Appuyez sur Se rétracter de la vérification > Confirmer et le comptage revient à En cours. Une fois que le comptage revient à En cours, les nouveaux articles peuvent être comptés à l’aide de l’application iOS. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devez le soumettre à nouveau pour vérification. 

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, cliquez sur Confirmer. 

Pour démarrer avec iOS :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Dans cette liste, appuyez sur un Comptage complet marqué comme En cours. Appuyez ensuite Démarrer la vérification. Remarque : le stock des variantes non comptées sera défini sur zéro une fois le comptage vérifié approuvé. Pour afficher un récapitulatif sans le soumettre pour vérification, appuyez sur Annuler > Afficher le récapitulatif du comptage pour afficher ce comptage. 

3. Dans l’écran Vérifier les résultats, confirmez que tous les comptages sont corrects :

   • Pour trier la liste, appuyez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Variation (comptage), Variation (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

   • Pour remplacer un comptage d’article, appuyez sur l’article, puis sur Remplacer le comptage. Entrez ensuite le comptage correct, appuyez sur la coche, puis sur Terminé. 

   • Pour ajouter des articles au comptage, revenez dans la vue Comptages des stocks, puis appuyez sur le comptage qui présente le statut En cours de vérification. Appuyez sur Se rétracter de la vérification > Confirmer et le comptage revient à En cours. Pour ajouter des variantes manquantes au comptage, appuyez sur Reprendre le comptage. Lorsque vous avez terminé le comptage, vous devez le soumettre à nouveau pour vérification.  

4. Une fois que tous les articles ont été vérifiés, appuyez sur Confirmer. 

Remarque : veillez à ce que les articles aient été vérifiés avant d’appuyer sur Confirmer, car cette action ne peut pas être annulée. Une fois l’inventaire complet des stocks approuvé, le statut de Comptages des stocks affiche Terminé. 

Rapport de variation des stocks

Vous pouvez afficher un rapport de variation des stocks ou vérifier des comptages terminés dans l’application iOS Square pour détaillants ou le Tableau de bord Square.

Pour démarrer avec le Tableau de bord :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet présentant le statut Terminé. 

3. Pour trier la liste, cliquez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Variation (comptage), Variation (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

4. Cliquez sur Détails en haut à droite pour voir le comptage total et la variation de coût pour la session d’inventaire. Vous pouvez cliquer sur des variantes individuelles pour afficher leur nombre et la variation de coût. 

   • Veillez à indiquer les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour toutes les variantes de comptage. La valeur du stock disponible et la variation totale peuvent être imprécises en raison de coûts unitaires manquants. 

Pour démarrer avec iOS :

1. À partir de la barre de navigation de votre application Square pour détaillants, appuyez sur Stock > Comptages des stocks.

2. Appuyez sur un comptage complet présentant le statut Terminé. 

3. Pour trier la liste, appuyez sur Trier et sélectionnez une option dans la liste. Vous pouvez trier la liste par Variation (comptage), Variation (coût) ou par ordre alphabétique à l’aide de la fonction Alphabétique.

4. Appuyez sur Détails pour voir le comptage total et la variation de coût pour la session de comptage. Appuyez sur des variantes individuelles pour afficher leur nombre et la variation de coût. 

   • Veillez à indiquer les coûts unitaires manquants dans votre Tableau de bord Square en ligne pour toutes les variantes de comptage. La valeur du stock disponible et la variation totale peuvent être imprécises en raison de coûts unitaires manquants. 

Remarque : seuls les employés disposant de l’autorisation Afficher le coût unitaire pendant l’inventaire peuvent voir la variation de coût pour un inventaire des stocks. Une fois qu’un comptage a été soumis pour vérification, il est impossible de mettre à jour les coûts unitaires associés à un article ou une variante. 

Exporter le rapport de variation des stocks

Vous pouvez exporter le Rapport de variation des stocks pour un comptage périodique complet ou les données d’un comptage complet en cours ou terminé depuis votre Tableau de bord Square en ligne.

Pour exporter les données d’un comptage périodique :

1. À partir de votre Tableau de bord Square en ligne, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage périodique présentant le statut Terminé.

3. Cliquez sur Exporter et choisissez un rapport à exporter.

   1. L’option Articles CSV permet d’exporter les comptages d’article et les données de variation.

   2. Un récapitulatif des détails du comptage, notamment les compteurs, les réviseurs, et les heures de début et d’envoi sera exporté dans un fichier CSV appelé « Récapitulatif des comptages ».

Pour exporter les données d’un comptage complet :

1. Dans votre Tableau de bord Square, cliquez sur Articles > Gestion des stocks > Comptages des stocks.

2. Cliquez sur un comptage complet présentant le statut En cours ou Terminé.

3. Cliquez sur Exporter en haut à droite de votre Tableau de bord, puis choisissez un rapport à exporter.

   1. L’option Articles CSV permet d’exporter les comptages d’article et les données de variation

   2. Un récapitulatif des détails du comptage, notamment les compteurs, les réviseurs, et les heures de début et d’envoi sera exporté dans un fichier CSV appelé « Récapitulatif des comptages ».

Questions fréquentes