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Gérer vos factures avec l’application Factures Square

Accepter des paiements de factures depuis l’application Factures Square

Préparez les factures de vos clients directement depuis l’application Factures Square :

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Appuyez sur la facture à partir de votre liste ou apprenez comment créer une Facture depuis votre appareil mobile.

  3. Appuyez sur Ajouter un paiement dans la section de suivi des factures, puis sélectionnez Facturer maintenant.

  4. Glissez, insérez ou passez la carte de votre client, ou sélectionnez un autre mode de paiement (carte enregistrée, espèces, carte-cadeau, chèque ou autre).

  5. L’écran final Facture payée s’affiche une fois le paiement finalisé.

  6. Votre client recevra automatiquement une confirmation de paiement à l’adresse e-mail associée à sa facture.

Remarque : L’option d’ajout de pourboires sur la facture est disponible et est configurable lors de la création d’une facture.

Renvoyer ou archiver des factures à partir de l’application Factures Square

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez modifier dans votre liste.

  3. Appuyez sur Modifier dans le coin supérieur droit ou Annuler la facture au bas de la page.

  4. Effectuez les modifications nécessaires, puis appuyez sur Renvoyer la facture.

  5. Confirmez ou modifiez les destinataires mis en copie sur la facture afin de déterminer qui (le cas échéant) sera informé des modifications et des annulations de facture.

Archiver une facture

Vous pouvez déplacer des factures, y compris des factures annulées et non payées, dans une archive distincte pour vous aider à rester organisé et à masquer les factures plus anciennes ou moins pertinentes.

Pour ce faire :

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez archiver dans votre liste.

  3. Faites défiler vers le bas, puis appuyez sur Plus > Archiver.

Si vous voulez restaurer une facture, sélectionnez Désarchiver dans le menu.

Pour consulter toutes les factures archivées, appuyez sur Toutes les factures en haut de l’écran et sélectionnez Archive dans le menu.

Personnaliser vos factures

Vous avez la possibilité de personnaliser vos paramètres de facturation par défaut et de configurer les champs suivants :

  • Paramètres de base : Vous pouvez choisir le mode et la date d’envoi de vos factures ainsi que leur date d’échéance, et opter pour la demande d’une adresse de livraison ou la mise en place de rappels de factures.

  • Personnalisation des factures : Ajoutez un intitulé à une facture, rédigez un message et remplissez les champs personnalisés supplémentaires concernant les instructions, les conditions d’utilisation, les politiques d’annulation ou tout autre détail pertinent.

  • Paramètres de paiement : Définissez les paramètres de paiement par défaut pour les nouvelles factures, tels que les modes de paiement acceptés, le paiement au moyen de cartes enregistrées avec Factures Square et ajoutez une option de pourboire.

Vous pourrez ignorer tous les champs personnalisables au moment de créer une facture.

Vous pouvez ajouter un champ personnalisable à votre facture, comme vos conditions générales ou une politique de retour, et décider de l’emplacement du champ personnalisé sur votre facture.

Lors de la création d’une facture, sélectionnez Ajouter un champ personnalisé après Options de paiement. Indiquez le titre, le texte et l’emplacement de votre champ personnalisé, puis appuyez sur Enregistrer. À partir de là, passez en revue et envoyez votre facture comme d’habitude.

En savoir plus sur personnalisation de vos reçus et factures.

Partager une facture depuis l’application Factures Square

Partagez votre facture directement à partir de votre appareil mobile.

  1. Ouvrez l’application Square, puis appuyez sur Factures.

  2. Appuyez sur Créer une facture.

  3. Dans le champ d’envoi, appuyez sur Partager l’URL manuellement.

  4. Remplissez la facture, puis appuyez sur Créer.

  5. Appuyez sur Copier le lien pour copier l’URL à partager dans le presse-papiers, ou sur Plus d’options pour partager la facture avec votre client par e-mail, SMS ou un réseau social.

Vous retrouverez également un bouton de partage de lien dans une facture existante. Copiez le lien URL au bas de l’écran des détails de la facture pour le partager depuis votre appareil mobile.

Remarque : Il n’est pas possible pour l’instant d’imprimer une facture à partir d’un navigateur sur appareil mobile.

Ajouter des rappels automatiques aux factures

  1. Lorsque vous créez une facture, faites défiler jusqu’à Détails de la facture.

  2. Appuyez sur Rappels, puis activez Programmer des rappels de paiement.

  3. Modifiez les options par défaut ou appuyez sur Ajouter un rappel pour ajouter une autre option.

  4. Remplissez et programmez ou envoyez votre facture.

L’envoi des rappels cessera lorsque la facture aura été payée.

Envoyer un rappel pour une facture depuis l’application Factures Square

Envoyez un rappel au sujet d’une facture existante non réglée.

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Dans votre liste, choisissez la facture pour laquelle vous souhaitez envoyer un rappel.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture, puis appuyez sur Envoyer un rappel.

Dupliquer une facture à partir de l’application Factures Square

  1. Sélectionnez Factures dans la barre de navigation.

  2. Sélectionnez la facture que vous souhaitez copier à partir de votre liste.

  3. Faites défiler la page jusqu’aux détails de la facture et appuyez sur Dupliquer.

  4. Une page comportant la nouvelle facture reprenant les détails précédents s’affiche. Modifiez les sections au besoin, puis appuyez sur Envoyer en haut à droite.

Envoyer une estimation à partir de l’application Factures Square

Envoyez un prix estimé pour des biens et services à un acheteur potentiel avant de lui envoyer une facture.

  1. Sélectionnez le signe + dans le menu de navigation, puis appuyez sur Estimation.

  2. Appuyez sur Ajouter un client pour créer un nouveau client ou ajoutez-en un à partir de votre répertoire.

  3. Appuyez sur Ajouter un article ou une réduction pour ajouter des articles de votre bibliothèque d'articles. Ensuite, appuyez sur le nom de l’article ajouté pour ajuster la quantité ou ajouter une remarque. Pour ajouter une réduction sur l’ensemble de l’estimation, appuyez sur Ajouter un article ou une réduction et sélectionnez une réduction existante dans votre catalogue d’articles.

  4. En dessous de Mode d’envoi, choisissez si vous voulez envoyer l’estimation par e-mail à votre client ou si vous préférez lui transmettre l’URL directement.

  5. Sélectionnez la date d’envoi de votre estimation, ainsi qu’une date d’expiration.

  6. Ajoutez des détails personnalisés à l’estimation, comme un titre, un numéro de facture personnalisé pour qu’il corresponde à vos dossiers, et tout e-mail supplémentaire à mettre en copie. Vous pouvez également définir une date d’envoi, une date de service ou de vente et une date d’expiration ou une échéance de paiement.

  7. Ajoutez un message personnalisé pour cette estimation, puis appuyez sur Enregistrer.

  8. Une fois que vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer comme brouillon ou Envoyer.

Convertir une estimation en facture

  1. Accédez à Estimations dans la barre de navigation, puis appuyez sur l’estimation en attente.

  2. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Convertir en facture.

  3. Appuyez sur Envoyer pour envoyer cette facture à votre client.

Archiver une estimation

Vous pouvez déplacer des estimations, y compris des estimations annulées et non payées, dans une archive distincte pour vous aider à rester organisé et à masquer les estimations plus anciennes ou moins pertinentes.

Pour ce faire :

  1. Sélectionnez Estimations dans la barre de navigation.

  2. Sélectionnez l’estimation que vous souhaitez archiver dans votre liste.

  3. Faites défiler vers le bas, puis appuyez sur Plus > Archiver.

Si vous voulez restaurer une estimation, sélectionnez Désarchiver dans le menu.

Remarque : vous pouvez affiner la recherche d’une facture ou d’une estimation en recherchant des champs ou des mots-clés précis comme le nom du client, son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son titre, etc. Vous pouvez consulter la liste complète des options de recherche dans notre Centre d'assistance.