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Recuento de inventario con Square para comercios

Introducción

Las ventas, los robos, las pérdidas y los ajustes de inventario pueden hacer que haya diferencias entre el inventario asociado a tu cuenta de Square y el que realmente tienes disponible.

Para evitar esas discrepancias, la mayoría de los comercios hacen recuentos de inventario en el establecimiento. Con plan Plus de Square para comercios, podrás hacer el recuento con la cámara de tu iPad o iPhone o de forma manual con un lector de códigos de barras compatible. Además, el personal tiene la opción de trabajar en equipo para que puedas volver a aceptar ventas rápidamente.

Nota: Por ahora, el recuento del inventario solo está disponible en dispositivos iOS. Esta función no se puede utilizar en Square Stand o Square Terminal de momento.

Asignar permisos de inventario

Para llevar a cabo el recuento de inventario con Square para comercios, deberás asignar permisos a tus empleados. En el siguiente vídeo te mostramos cómo añadir permisos de recuento de inventario.

Entre dichos permisos, se encuentran los siguientes:

  • Ver el coste unitario durante el recuento (TPV y Panel de control): permite consultar los costes unitarios y el valor total de los artículos durante el recuento. Este permiso solo afecta a la visibilidad del coste unitario durante las sesiones de recuento. No repercute en la visibilidad del coste unitario en las demás secciones de Square para comercios.

  • Iniciar, colaborar y confirmar recuentos periódicos (solo en el TPV): permite iniciar y completar un recuento periódico, independientemente de las revisiones.

  • Iniciar y colaborar en los recuentos totales de inventario (solo en el TPV): permite iniciar un recuento total, pero no revisar ni actualizar el sistema.

  • Revisar, confirmar y eliminar recuentos totales de inventario (TPV y Panel de control):  permite revisar, editar y enviar un recuento completado al sistema.

Para asignar permisos de inventario, sigue estos pasos:

  • En el Panel de control en línea de Square, ve a Equipo > Permisos y selecciona el puesto al que quieres conceder el permiso.

  • Elige Artículos.

  • En Recuento de existencias, selecciona los permisos que quieras asignar.

  • Si el permiso es para un empleado nuevo, selecciona Guardar empleado.

  • Si el permiso es para un empleado que ya estaba en el equipo, haz clic en Guardar.

Recuentos periódicos

De vez en cuando puedes hacer un recuento de una parte de tu inventario para detectar posibles discrepancias y tener actualizados tus niveles de existencias. Se recomienda hacer un recuento periódico para cada variante de artículo al menos una vez cada 90 días.

Recuentos periódicos manuales

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento periódico.
  3. Pulsa en la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante que corresponda. Después, pulsa Continuar.
  4. Pulsa la variante de artículo para introducir una cantidad con el teclado numérico y, a continuación, toca la marca de verificación.
  5. Repite este proceso con todas las variantes que necesites.
  6. Pulsa en Siguiente > Confirmar.

Recuento periódico con un lector o una cámara

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento periódico.
  3. Usa un lector de códigos de barras compatible o la cámara de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.
  4. Sigue escaneando los artículos duplicados de uno en uno o bien pulsa la lista de artículos que aparece en pantalla para introducir una cantidad específica con el teclado numérico. Después, marca la casilla de verificación.
  5. Repite este proceso con todas las variantes que necesites.
  6. Pulsa en Siguiente > Confirmar.

Si quieres guardar o cancelar un recuento periódico, pulsa el icono de la X situado junto a Recuento de existencias en la esquina de la pantalla. Se abrirá una ventana emergente con el mensaje Guardar cambios para que decidas si quieres guardarlos y cerrar, o bien descartarlos sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo que uses para hacer el recuento de inventario, por lo que no podrás acceder a un recuento guardado desde otro dispositivo aunque hayas iniciado sesión en él con la misma cuenta de Square.

Recuentos totales

Un recuento total del inventario consiste en contabilizar y registrar las unidades que tienes de cada uno de tus artículos para mantener al día tus niveles de existencias.

Recuento total manual

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento total.
  3. Pulsa la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante que corresponda. Después, pulsa Continuar.
  4. Pulsa la variante de artículo para introducir una cantidad con el teclado numérico y, a continuación, toca la marca de verificación.
  5. Repite este proceso con todas las variantes que necesites.
  6. Pulsa en Enviar progreso > Confirmar.

Recuento total con un lector o una cámara

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento total.
  3. Usa un lector de códigos de barras compatible o la cámara de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.
  4. Sigue escaneando los artículos duplicados de uno en uno o pulsa en la lista de artículos que aparece en pantalla para introducir una cantidad específica con el teclado numérico. Después, marca la casilla de verificación.
  5. Repite este proceso con todas las variantes que necesites.
  6. Pulsa en Enviar progreso > Confirmar.

Si quieres guardar o cancelar un recuento total, pulsa el icono de la X situado junto a Recuento de existencias en la esquina de la pantalla. Se abrirá una ventana emergente con el mensaje Guardar cambios para que decidas si quieres guardarlos y cerrar, o bien descartarlos sin guardar.

Recuento total por categoría

Si quieres hacer un recuento total por categoría de artículo en lugar de añadir artículos específicos, puedes utilizar los filtros de búsqueda disponibles.

Para añadir artículos al recuento por categoría, sigue estos pasos:

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias >Recuento total o selecciona un recuento total en curso.
  3. Pulsa en la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y, a continuación, haz clic en el icono Filtro que se encuentra justo al lado.
  4. Selecciona la categoría de artículos de la que quieras hacer un recuento de inventario y pulsa Mostrar resultados.
  5. En la lista de resultados, puedes seleccionar artículos específicos o hacer clic en Seleccionar todo.
  6. Pulsa Confirmar cuando hayas terminado de seleccionar los artículos.

Cuando termines de añadir artículos al recuento, puedes tocar cualquier artículo o variante e introducir la cantidad. Una vez que hayas terminado, pulsa Enviar progreso para guardar los cambios.

Recuento total con varios dispositivos

Se pueden usar varios dispositivos para calcular el recuento total. Puedes hacerlo mediante la aplicación TPV de Square para comercios de la manera siguiente:

  1. En tu dispositivo iOS principal, inicia un recuento total haciendo clic en Contar existencias en la pestaña Recuento de existencias.
  2. Una vez que hayas iniciado un recuento total en un dispositivo, ve a Inventario > Recuentos de existencias en los demás dispositivos.
  3. En la lista que aparece, pulsa en el recuento total que has creado, que tendrá el estado En curso. Nota: No crees un nuevo recuento total en el dispositivo secundario, ya que todos los dispositivos deben contribuir a un solo recuento total en curso a la vez.
  4. En la pantalla de detalles del recuento total, puedes elegir entre Contar artículos o Consultar resumen del recuento. También aparecerán las opciones Eliminar recuento o Empezar revisión con los dispositivos secundarios, pero es posible que no sean relevantes cuando un recuento está en curso.

Nota: Solo se pueden contar existencias con varios dispositivos si se trata de un recuento total, y para ello debes iniciar sesión en Square para comercios en todos ellos y asignarlos al mismo punto de venta.

Revisar y aprobar recuentos totales de inventario

Tras completar un recuento total de inventario, deberás revisarlo y aprobarlo. Antes de iniciar el proceso de revisión, asegúrate de haber contabilizado todos los artículos disponibles.

Las revisiones pueden enviarse a través de la aplicación Square para comercios de iOS o desde el Panel de control de Square.

Recuento total de inventario en el Panel de control

  1. En el Panel de control en línea de Square, haz clic en Artículos > Gestión de inventario > Recuentos de existencias.
  2. En esta lista, haz clic en un Recuento total con el estado En curso y selecciona Empezar revisión. Nota: Una vez aprobado el recuento revisado, a las variantes no contabilizadas se les asignará el valor de cero. Para consultar el resumen del recuento sin necesidad de enviarlo para que se revise, selecciona Cancelar > Ver resumen del recuento.
  3. En la pantalla Revisar resultados, comprueba que todos los recuentos sean correctos:
    • Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción: puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o Por orden alfabético.
    • Para anular el recuento de un artículo, haz clic en él y selecciona Anular recuento. A continuación, indica el recuento correcto y haz clic en Listo.
    • Para añadir artículos que falten al recuento, vuelve a la vista Recuentos de existencias y selecciona el recuento con el estado En revisión. Pulsa en Anular revisión > Confirmar para que el recuento vuelva a estar En curso. Una vez que el recuento vuelva al estado En curso, podrás seguir contando artículos desde la aplicación de iOS. Cuando hayas terminado, vuelve a enviarlo para que se revise.
  4. Una vez que se hayan revisado todos los artículos, haz clic en Confirmar.

Recuento total de inventario en iOS

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. En esta lista, accede al Recuento total que aparezca En curso y selecciona Empezar revisión. Nota: Una vez aprobado el recuento revisado, a las variantes no contabilizadas se les asignará el valor de cero. Para consultar el resumen del recuento sin enviarlo para que se revise, pulsa en Cancelar > Consultar resumen del recuento.
  3. En la pantalla Revisar resultados, comprueba que todos los recuentos sean correctos:
  4. Para ordenar la lista, pulsa en Ordenar y selecciona una opción. Puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o por orden alfabético.
  5. Para anular el recuento de un artículo, selecciónalo y pulsa en Anular recuento. A continuación, introduce el recuento correcto, marca la casilla de verificación y selecciona Listo.
  6. Para añadir artículos al recuento, vuelve a la vista Recuentos de existencias y selecciona el recuento con el estado En revisión. Pulsa en Anular revisión > Confirmar para que el recuento vuelva a estar En curso. Para añadir las variantes que faltan, pulsa en Reanudar recuento. Cuando hayas terminado, vuelve a enviarlo para que se revise.
  7. Una vez que se hayan revisado todos los artículos, pulsa Confirmar.

Nota: Asegúrate de haber revisado todos los artículos antes de pulsar en Confirmar, ya que esta acción no se puede deshacer. Una vez aprobado el recuento total de inventario, se mostrará el estado Completado en Recuento de existencias.

Informe de diferencias de inventario

Este tipo de informe compara el recuento real del inventario con las cantidades previstas y se genera para detectar discrepancias en los niveles de inventario. Puedes consultar un informe de diferencias del inventario o revisar el historial de recuentos completados desde la aplicación Square para comercios para iOS o desde el Panel de control de Square.

Informe de diferencias de inventario en el Panel de control

  1. En el Panel de control en línea de Square, haz clic en Artículos > Gestión de inventario > Recuentos de existencias.
  2. Selecciona el recuento total que aparezca como Completado.
  3. Para ordenar la lista, haz clic en Ordenar y selecciona una opción. Puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o por orden alfabético.
  4. Para consultar el recuento total y la diferencia en el coste de la sesión de recuento, haz clic en Detalles en la parte superior derecha. Selecciona cada una de las variantes para poder consultar el recuento y la diferencia en el coste.

  • Deberás solucionar todas las discrepancias referentes a los costes unitarios de cada variante del recuento en el Panel de control en línea de Square. Si faltan costes unitarios, el valor del inventario disponible y la diferencia total pueden ser inexactos.

Informe de diferencias de inventario en iOS

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa en Inventario > Recuentos de existencias.
  2. Selecciona el recuento total que aparezca como Completado.
  3. Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción: puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o Por orden alfabético.
  4. Para consultar el recuento total y la diferencia en el coste de la sesión de recuento, pulsa Detalles. Selecciona cada una de las variantes para poder consultar el recuento y la diferencia en el coste.

  • Deberás solucionar todas las discrepancias referentes a los costes unitarios de cada variante del recuento en el Panel de control en línea de Square. Si faltan costes unitarios, el valor del inventario disponible y la diferencia total pueden ser inexactos.

Nota: Solo quienes tengan asignado el permiso para Consultar el coste unitario durante el recuento podrán acceder a la diferencia de coste del recuento de inventario. Una vez que un recuento se envía para que se revise, no se pueden actualizar los costes unitarios asociados a un artículo o una variante.

Exportar el informe de diferencias de inventario

Puedes exportar el informe de diferencias de inventario para consultar un recuento periódico completado o los datos de un recuento total en curso o completado a través del Panel de control en línea de Square.

Cómo exportar los datos de un recuento periódico

  1. En el Panel de control en línea de Square, haz clic en Artículos > Gestión de inventario > Recuentos de existencias.
  2. Haz clic en un recuento periódico con el estado Completado.
  3. Selecciona Exportar y elige el informe que quieres exportar.

  • En el archivo CSV de artículos se exportarán los recuentos de artículos y los datos de las diferencias.
  • En el CSV del resumen del recuento se exportarán sus datos, incluidas las personas responsables del recuento, las que lo han revisado y las fechas de inicio y envío.

Cómo exportar los datos de un recuento total

  1. Desde el Panel de control de Square, haz clic en Artículos > Gestión de inventario > Recuentos de existencias.
  2. Selecciona el recuento total que aparezca como En curso o Completado.
  3. En la parte superior derecha del Panel de control, haz clic en Exportar y elige el informe que quieres exportar.
    • En el archivo CSV de artículos se exportarán los recuentos de artículos y los datos de las diferencias.
    • En el CSV del resumen del recuento se exportarán sus datos, incluidas las personas responsables del recuento, las que lo han revisado y las fechas de inicio y envío.

Preguntas frecuentes

Why can’t I access Inventory Counting features?

Inventory counts are only available to Square for Retail Plus subscribers. Learn more about Getting Started with Square for Retail here.

Inventory Counting requires app version 6.7 or higher. You can upgrade to the latest version of the Retail POS app via your App Store. Learn more about Updating your Retail POS App here.

You will not be able to access full counts while you have an ongoing cycle count in progress. Discard or commit any ongoing cycle counts before continuing. The full counting feature is hidden until cycle counts have been committed to preserving any data you have tallied towards an active count.

How do I run a full count without setting uncounted items to 0 by default?

In order to avoid having uncounted items set to 0 stock, we recommend using a cycle count. Full counts are meant to count every single item in inventory at a location. Therefore, any uncounted items are set to 0.

What devices can I use to contribute to inventory counting?

You can conduct inventory counts on the following supported mobile devices:

  • iPhone 6s or 6s Plus or later on iOS 15+
  • iPad Mini 4 or later on iOS 15+
  • iPad Air 2 or later, iPad Pro, or iPad (5th generation) or later on iOS 15+