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Recuentos de inventario con Square para comercios

Introducción

Las ventas, los robos, las pérdidas y los ajustes de inventario pueden hacer que haya diferencias entre el inventario asociado a tu cuenta de Square y el que realmente tienes disponible.

Para resolver o evitar estas diferencias, la mayoría de los comercios hacen recuentos periódicos o totales del inventario físico. Con plan Plus de Square para comercios puedes hacer estos recuentos con la cámara de tu iPad o iPhone, o bien introducir manualmente el inventario con un lector de lector de códigos de barras compatible. Además, tus empleados pueden trabajar en equipo para que puedas abrir el negocio y empezar a vender cuanto antes.

Puedes hacer recuentos de inventario en los siguientes dispositivos móviles compatibles:

  • iPhone 6s o 6s Plus o modelos más nuevos con iOS 14 o una versión posterior

  • iPad Mini 4 o modelos más nuevos con iOS 14 o una versión posterior

  • iPad Air 2 o modelos más nuevos, iPad Pro o iPad (5ª generación) o modelos más nuevos con iOS 14 o una versión posterior

Asignar permisos de inventario

Para llevar a cabo el recuento de inventario con Square para comercios, tendrás que asignar permisos a tus empleados. En el siguiente vídeo te enseñamos a añadir permisos de recuento de inventario.

Los permisos de recuento de existencias incluyen los siguientes:

  • Ver el coste unitario durante el recuento (TPV y Panel de control): permite que el usuario vea los costes unitarios y el valor total de los artículos en un recuento. Este permiso solo afectará la visibilidad del coste unitario en una sesión de recuento y no en otros lugares donde aparezca en Square para comercios.

  • Iniciar, colaborar y confirmar recuentos periódicos (solo en el TPV): permite al usuario iniciar y completar un recuento periódico, independientemente de las revisiones que haya.

  • Iniciar y colaborar en los recuentos totales de inventario (solo en el TPV): permite al usuario iniciar un recuento total, pero no revisar ni actualizar el sistema.

  • Revisar, confirmar y eliminar recuentos totales de inventario (TPV y Panel de control): permite al usuario revisar, editar y enviar un recuento total al sistema.

Para asignar permisos de inventario, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Equipo > Permisos y selecciona el puesto al que quieres conceder el permiso de recuento de existencias.

  2. Selecciona Artículos.

  3. En Recuento de existencias, selecciona los permisos que quieras asignar.

  4. Si el permiso es para un empleado nuevo, selecciona Guardar empleado.

  5. Si el permiso es para un empleado que ya estaba en el equipo, haz clic en Guardar.

Consulta más información sobre cómo .

Recuentos periódicos

Se recomienda hacer un recuento periódico para cada variante de artículo al menos una vez cada 90 días.

Recuentos periódicos manuales

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. Pulsa Recuento de existencias > Recuento periódico.

  3. Pulsa la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla y selecciona una variante. Después, pulsa Continuar.

  4. Pulsa la variante del artículo para introducir una cantidad con el teclado numérico y, a continuación, toca la marca de verificación.

  5. Repite este proceso con todas las variantes que quieras.

  6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Recuento periódico con un lector o una cámara

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. Pulsa Recuento de existencias > Recuento periódico.

  3. Utiliza un lector de códigos de barras compatible o la cámara de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.

  4. Sigue escaneando los artículos duplicados de uno en uno o pulsa la lista de artículos que aparece en la pantalla para introducir una cantidad con el teclado numérico. A continuación, toca la marca de verificación.

  5. Repite este proceso con todas las variantes que quieras.

  6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Puedes guardar o cancelar un recuento periódico en cualquier momento pulsando el icono X situado junto a Recuento de existencias en la esquina de la pantalla. Aparecerá una ventana emergente con el mensaje Guardar cambios para que puedas guardarlos y cerrar, o bien descartarlos sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo que uses para hacer el recuento de inventario, por lo que no podrás acceder a un recuento guardado desde otro dispositivo aunque hayas iniciado sesión en él con la misma cuenta de Square.

Recuentos totales

Recuento total manual

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. Pulsa Recuento de existencias > Recuento total.

  3. Pulsa la barra de búsqueda situada en la parte superior de la pantalla y selecciona una variante. Después, pulsa Continuar.

  4. Pulsa la variante del artículo para introducir una cantidad con el teclado numérico y, a continuación, toca la marca de verificación.

  5. Repite este proceso con todas las variantes que quieras.

  6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Recuento total con un lector o una cámara

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. Pulsa Recuento de existencias > Recuento total.

  3. Utiliza un lector de códigos de barras compatible o la cámara de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.

  4. Sigue escaneando los artículos duplicados de uno en uno o pulsa la lista de artículos que aparece en la pantalla para introducir una cantidad con el teclado numérico. A continuación, toca la marca de verificación.

  5. Repite este proceso con todas las variantes que quieras.

  6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Puedes guardar o cancelar un recuento total en cualquier momento pulsando el icono X situado junto a Recuento de existencias en la esquina de la pantalla. Aparecerá una ventana emergente con el mensaje Guardar cambios para que puedas guardarlos y cerrar, o bien descartarlos sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo que uses para hacer el recuento de inventario, por lo que no podrás acceder a un recuento guardado desde otro dispositivo aunque hayas iniciado sesión en él con la misma cuenta de Square.

Revisar y aprobar recuentos totales de inventario

Después de hacer un recuento total de inventario, tendrás que revisarlo y aprobarlo. Asegúrate de que has contado todos los artículos disponibles antes de enviar el recuento para que se revise.

Para empezar, sigue estos pasos:

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. En esta lista, pulsa un recuento total que aparezca en curso y selecciona Empezar revisión. Nota: El valor de las variantes no contabilizadas se restablecerá a cero cuando se apruebe el recuento revisado. Para ver un resumen del recuento sin enviarlo para que se revise, pulsa Cancelar > Ver resumen del recuento.

  3. En la pantalla Revisar resultados, comprueba que todos los recuentos sean correctos:

    • Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción: puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o Por orden alfabético.

    • Para anular el recuento de un artículo, púlsalo y selecciona Anular recuento. A continuación, introduce el recuento correcto, toca la marca de verificación y selecciona Listo.

    • Para añadir artículos que falten al recuento, vuelve a la vista Recuento de existencias y pulsa el recuento con el estado En revisión. Pulsa Anular revisión > Confirmar para que el recuento vuelva a estar En curso. Para añadir las variantes que faltan, pulsa Reanudar recuento. Cuando hayas terminado, vuelve a enviarlo para que se revise.

  4. Una vez que se hayan revisado todos los artículos, pulsa Confirmar

Nota: Asegúrate de que se hayan revisado todos los artículos antes de pulsar Confirmar, ya que esta acción no se puede deshacer. Una vez aprobado el recuento total del inventario, se mostrará el estado Completado en Recuento de existencias.

Informe de diferencias de inventario

Para consultar recuentos completados anteriormente en el informe de diferencias de inventario, sigue estos pasos:

  1. En la barra de navegación de la aplicación Square para comercios, pulsa Inventario > Recuento de existencias.

  2. Pulsa un recuento total que tenga el estado Completado.

  3. Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción: puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (coste) o Por orden alfabético.

  4. Pulsa Detalles para ver las diferencias en el recuento y el coste. Puedes pulsar cada variante para ver la diferencia en recuento y coste de cada una.

    • No olvides resolver los problemas si faltan costes unitarios en el Panel de control en línea de Square con cada variante del recuento. El valor del inventario disponible y la diferencia total pueden ser inexactos si faltan costes unitarios.

Nota: Solo los empleados con el permiso Ver el coste unitario durante el recuento podrán ver la diferencia de coste de un recuento de inventario. Una vez que un recuento se ha enviado para que se revise, no se pueden actualizar los costes unitarios asociados a un artículo o una variante.

Ver recuentos de inventario completados en el historial

También puedes ver los recuentos completados que has hecho en línea. Para ello, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, haz clic en Artículos y pedidos > Artículos.

  2. Haz clic en Gestión de inventario > Historial.

  3. Verás todas las variantes de las que se hayan hecho recuentos.