Informes de cierre del día con Square para restaurantes

Cuando cierras tu restaurante al acabar la jornada, puedes generar informes específicos para analizar las ventas, cuadrar la caja y saber a cuántos clientes has atendido.

Si quieres generar un informe de cierre del día, lo primero es Personaliza las tareas de cierre desde el Panel de control en línia de Square para actualizar los ajustes correspondientes y poder empezar.

Para que el informe de cierre del día incluya los datos correctos, haz lo siguiente: 

• Corrige todas las propinas que estén sin ajustar. Si cierras el día, se liquidarán las propinas abonadas con tarjeta correspondientes a las cuentas cerradas.

• Cierra todas las cuentas abiertas. Las que no se hayan cerrado no se incluirán en el informe.

• Declara las propinas en efectivo. Si el personal sigue trabajando, comprueba que se hayan declarado todas las propinas en efectivo.

Informes de turnos

Cuando un empleado vaya a cerrar un turno, tendrá que crear un informe para ver las propinas recibidas con tarjeta (si la opción de propinas está activada) y el importe en efectivo que debe al restaurante antes de registrar su salida. Nota: Si no pagas los costes del servicio al personal, puedes omitir la opción Efectivo adeudado al restaurante.

Para ejecutar un informe de turnos desde la aplicación Restaurantes en un iPad:

1. Inicia sesión en la aplicación con tu contraseña personal.

2. Pulsa Cuenta en la parte inferior de la pantalla.

3. Selecciona Ejecutar informe de turnos. Antes de generar el informe, puedes ajustar las propinas, cerrar cuentas abiertas o declarar las propinas en efectivo si es necesario.

4. Si todo está bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras te parecen bajas, es posible que algún empleado haya procesado pagos antes de registrar su entrada (puedes personalizar el período pulsando Editar informe).

Sigue estos pasos para ejecutar un informe de turnos desde Square Register:

1. Inicia sesión en Square Register con el código de dispositivo único. 

2. Pulsa Herramientas en la parte inferior de la pantalla. 

3. Selecciona Ejecutar informe de turnos. Antes de generar el informe, puedes ajustar las propinas, cerrar cuentas abiertas o declarar las propinas en efectivo si es necesario.

4. Si todo está bien, pulsa Ejecutar informe de turnos. Si las cifras te parecen bajas, es posible que algún empleado haya procesado pagos antes de registrar su entrada (puedes personalizar el período pulsando Editar informe).

Nota: Si las cifras te parecen incorrectas, intenta solucionar problemas habituales con los nformes de turnos.

Ten en cuenta que solo se pueden generar informes de turnos si se han completado todas las tareas pendientes, como cerrar cuentas o ajustar las propinas recibidas con tarjeta. Para configurar dichas tareas, ve a Dispositivos > Configuracióndel servicio > Tareasde cierre en el Panel de control en línea de Square. Además, recuerda que la opción de imprimir informes no estará habilitada si la impresora no está conectada a tu dispositivo.

Si has configurado los ajustes de tareas de cierre, el personal tendrá que completar las acciones necesarias antes de terminar su turno.

Pagar propinas al personal

No todos los restaurantes imponen las mismas tareas de cierre, sobre todo en lo que respecta a las propinas que reciben los empleados. Si tu restaurante acepta propinas, a continuación puedes ver algunas formas de pagar las propinas al terminar un turno.

Pagar propinas desde una caja de efectivo

1. En primer lugar, pide a tus empleados que ejecuten su informe de turno para poder consultar las propinas que se han recibido con tarjeta.

2. Después, ve a Cuenta > Gestión de efectivo > Ingresos/Egresos. No olvides etiquetar pago: (nombre del empleado) Propinas. Los pagos cuentan como retirada de efectivo de la caja y son independientes de las ventas en efectivo.

Nota: Estos pagos no impactan los reembolsos ni las ventas en efectivo que se incluyen en el informe de resumen de ventas, ya que solo se reflejan en el informe de cada caja de efectivo.

Agrupación de propinas

Si tu restaurante agrupa las propinas, te recomendamos que eches un vistazo a la Integración de Homebase y Square. Homebase tiene una suscripción independiente que puedes integrar con tu cuenta de Square.

Además, puedes calcular manualmente el importe de los pagos de propinas agrupadas sumando el total de las propinas de los empleados que aparecen en sus informes de turno. Eso sí, recuerda que también debes añadir el total de las propinas en efectivo, ya que estas no aparecen en los informes de turnos.

Ejemplo: Imagina que tienes un equipo de tres empleados que trabajan en distintos horarios durante un turno para la cena y entre todos consiguen un total de 1000 € en una noche. Veamos cómo calcular las propinas que debe de recibir cada uno.

Si tienes activada la opción Declarar las propinas en efectivo en la sección Turnos del Panel de control, el personal podrá declarar las propinas en efectivo desde el informe de turnos sin registrar su salida. Para poder hacer un seguimiento de las propinas en efectivo, debes tener una suscripción a Square para restaurantes Plus.

Consulta más información sobre cómo declarar las propinas en efectivo y sobre la agrupación de propinas con gestión del registro de horas para empleados.

Informe de caja de efectivo

Cuando hayas pagado las propinas a los empleados desde una caja de efectivo, podrás generar el informe correspondiente.

Cerrar una caja de efectivo desde la aplicación

Sigue estos pasos para cerrar una caja de efectivo concreta y generar un informe:

1. Pulsa Cuenta > Gestión de efectivo > Cerrar caja. En Square Register, selecciona Herramientas > Gestión de efectivo > Cerrar caja.  

También podrás cerrar otras cajas de efectivo abiertas del mismo punto de venta.

1. En la aplicación, pulsa Cuenta > Gestión de efectivo. Desde Restaurantes en Square Register, pulsa Herramientas > Gestión de efectivo.  

2. Pulsa Otras cajas.

3. Aparecerá una lista con las demás cajas de efectivo que estén abiertas. Introduce la información de la caja (importe actual y descripción) y selecciona Cerrar caja > Confirmar cierre de caja.

4. Como vas a cerrar una caja abierta en otro TPV, tendrás que volver a confirmar la acción pulsando de nuevo Cerrar caja > Listo.

Cerrar una caja de efectivo online

Además de cerrar una caja de efectivo desde la aplicación Restaurantes, puedes cerrar cualquier caja abierta desde el Panel de control en línea de Square.

Sigue estos pasos para empezar:

1. Ve al Panel de control en línea de Square y selecciona Informes > Informes.

2. Haz clic en la pestaña Cajas de efectivo > Informe de caja.

3. En los detalles del informe, verás la opción Cerrar caja. Introduce el importe actual y la descripción de la caja.

Si quieres otorgar acceso a la gestión de cajas de efectivo online a un encargado o empleado, debes actualizar los ajustes desde la sección Equipo del Panel de control de Square y asignarles el permiso Ver informes de caja de efectivo.

Funcionamiento de las cajas de efectivo

Los informes de caja de efectivo se generan por dispositivo, por lo que cada TPV que use la función Gestión de efectivo tendrá un informe distinto. Si tienes múltiples dispositivos con cajas de efectivo asociadas, debes cerrar las cajas por separado.

En cada informe de cierre de caja verás los pagos en efectivo procesados con ese dispositivo en la línea Ventas en efectivo. Si dos empleados usan un mismo TPV para aceptar pagos y añades el importe total de ventas en efectivo procesadas reflejado en sus dos informes de turnos, deberías obtener el importe total de las ventas en efectivo en el informe de caja.

Veamos algunos ejemplos.

Ejemplo 1: Sara y Andrés procesan una venta de 10 € cada uno en el mismo TPV con la función Gestión de efectivo habilitada. En el informe de caja, el importe total de las ventas en efectivo será de 20 €, y en el informe de turno de cada uno de los camareros se reflejará un importe total de ventas en efectivo procesadas de 10 €.

Sin embargo, en algunos restaurantes los empleados utilizan diferentes TPV.

Ejemplo 2: Sara procesa dos ventas de 10 €, lo que suma 20 €. Una transacción se procesa en su TPV de empleado y la otra se procesa en el TPV del bar.

• Informe de turnos de Sara: el importe total de ventas en efectivo procesadas es de 20 €.

• Informe de caja del TPV de empleado: el total de ventas en efectivo es de 10 €.

• Informe de caja del TPV del bar: el total de ventas en efectivo es de 10 €.

Recuerda que los pagos procesados desde una caja de efectivo no afectan las ventas en efectivo del informe de cierre del día.

Informe de cierre del día

Una vez que los empleados hayan terminado de cerrar las cuentas, crear sus informes de turno y cerrar las cajas abiertas, tú podrás generar el informe de cierre del día siguiendo estos pasos:

1. En la aplicación Restaurantes, pulsa Acciones.

2. Después, selecciona Ejecutar cierre del día.

3. Si hace falta, desde la vista previa puedes cerrar cuentas abiertas, cuadrar cajas de efectivo, ajustar propinas y registrar la salida de los empleados que aún no lo hayan hecho. No se puede ejecutar el informe de cierre del día hasta que se hayan completado todas las tareas obligatorias, lo cual puedes actualizar tú. Para cambiar las acciones que se deben realizar antes de crear un informe de cierre del día, ve a Dispositivos > Configuracióndel servicio > Tareas de cierre en el Panel de control en línea.

4. Cuando lo tengas todo listo, selecciona Ejecutar cierre del día.

Nota: El informe de cierre del día será distinto en función de los ajustes que hayas elegido para cuadrar cuentas y de si permites al personal reabrir las cuentas con el método de pago original. Al generar un informe de cierre del día, se liquidarán todas las propinas con tarjeta. 

Solución de problemas de informes de restaurantes

Las ventas o las propinas de un empleado pueden ser incorrectas principalmente por dos motivos. Si un empleado procesa una venta antes de registrar su entrada o después de generar el informe de turnos, sus datos de ventas serán erróneos.

Para solucionar el problema, personaliza el período del informe.

Veamos cómo actualizar el informe de turnos:

1. En la aplicación, pulsa Cuenta > Informe de turnos.

2. Después, selecciona Editar informe.

3. Pulsa Período > Personalizado. Para ajustarlo, pulsa las horas de inicio y finalización.

4. Cuando las horas estén bien, pulsa la flecha de retroceso y selecciona Aplicar.

Consulta más información sobre los crear informes con Square para restaurantes.