Votre solution de point de vente est l’épine dorsale de votre entreprise. Il peut donc être difficile de décider quand et comment changer de système de caisse, surtout après avoir consacré du temps et des ressources.
Si vous envisagez de changer de système, que ce soit parce que votre système de caisse actuel ne vous suffit plus ou qu’il n’offre pas les outils dont vous avez besoin, il est peut-être temps d’évaluer d’autres options de logiciel de caisse.
Découvrez dans cet article ce qu’il faut savoir sur la migration de logiciel de caisse, des raisons les plus courantes pour lesquelles les entreprises changent de système aux aspects à prendre en compte avant de le faire.
Raisons les plus courantes de changer de système de caisse
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises décident qu’il est temps de changer de système de caisse et ces raisons dépendent souvent de la taille de l’entreprise et de ses objectifs. Voici quelques-uns des cas les plus courants de migration de système de caisse :
Votre système de caisse pose des problèmes
Un système de caisse qui pose des problèmes, retarde les ventes ou dissuade les clients est un problème pour toute entreprise. Que ce soit parce que votre système n’est pas fiable ou qu’il n’est pas facile à apprendre et à utiliser pour le personnel, un système de caisse qui ne fonctionne pas correctement et qui n’est pas convivial peut nuire à vos performances.
Il est également judicieux de se demander si votre système de caisse simplifie les opérations commerciales de base, comme les rapports de vente, le suivi des stocks et la gestion des commandes, ou s’il ajoute du temps à ces processus ou les complique.
Votre système de caisse ne relie pas tous vos canaux de ventes
Alors que les entreprises évoluent pour répondre aux besoins des clients sur place, la plupart d’entre elles accordent désormais la priorité à la capacité de vendre sur plusieurs canaux. Que vous vendiez en personne, en ligne, sur les réseaux sociaux ou même par téléphone, votre système de caisse doit connecter tous les outils et toutes les plateformes que vous utilisez pour vendre, assurer le suivi de vos ventes et de vos commandes, et vous offrir une vue d’ensemble des ventes sur chaque canal que vous utilisez.
Vous suivez manuellement les stocks
Le suivi manuel de vos stocks n’est pas une solution durable pour la croissance de votre entreprise. La gestion manuelle des stocks n’est pas seulement un casse-tête, elle peut entraîner des erreurs et vous fait perdre un temps précieux que vous ou votre personnel pourriez consacrer à d’autres domaines de l’entreprise. Si vous vendez sur plusieurs plateformes, proposez des options de retrait sur place ou de livraison en magasin, ou avez l’intention de vous développer, il est essentiel de disposer d’un logiciel de caisse doté d’un système de suivi automatique des stocks.
Votre système de caisse n’accepte pas certains paiements
Les clients veulent avoir le choix au moment de payer, qu’ils se trouvent dans un magasin ou qu’ils règlent leurs achats en ligne. Outre les espèces et les cartes, votre système de caisse doit permettre aux clients de payer de diverses manières, notamment via des portefeuilles numériques comme Apple Pay ou Google Pay et des options de paiement sans contact comme Tap to Pay sur Android, ce qui contribue à améliorer les chances de réaliser la vente.
Votre système de caisse n’offre pas d’outils de gestion des employés et de marketing
Votre système de caisse est plus qu’un simple outil de ventes. Le bon système doit vous permettre de gérer l’ensemble de votre entreprise et toutes les données nécessaires à partir d’un seul endroit, y compris vos employés et vos clients. La migration vers un logiciel de caisse vous permettant de gérer votre personnel, de définir des autorisations pour le personnel, de créer des horaires et de payer vos employés contribue à simplifier votre flux de travail et à vous faire gagner du temps, en particulier lorsque votre équipe s’agrandit.
Lorsque vous réalisez des ventes, il est également essentiel de suivre et d’exploiter ces données à des fins de marketing. Un logiciel de caisse offrant des données intégrées sur les clients et des outils de marketing, comme un répertoire de clients, des programmes de fidélisation, des cartes-cadeaux et le marketing par SMS, vous aide à comprendre les habitudes de consommation de vos clients et à les fidéliser.
Votre système de caisse n’est plus adapté à votre entreprise
Même si vous utilisez le même système de caisse depuis des années, il se peut qu’il ne soit plus adapté à votre entreprise. Dans certains cas, les entreprises se développent et ont besoin d’outils plus nombreux ou plus performants que ceux offerts par leur logiciel de caisse actuel. Dans d’autres cas, un ancien système de caisse n’est plus proposé.
Aspects à prendre en compte lorsque vous changez de système de caisse.
Une fois que vous avez décidé qu’il est temps de changer de système de caisse, plusieurs facteurs doivent être pris en compte lorsque vous explorez de nouvelles options :
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Coût : le coût d’un système de caisse peut varier en fonction des frais de traitement des paiements et du coût du matériel supplémentaire. Recherchez une solution de point de vente (PDV) gratuite pour commencer et qui offre tous les outils dont vous avez besoin pour un faible coût d’abonnement mensuel.
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Fonctionnalités : il est judicieux d’investir dans un système de caisse qui évoluera avec votre entreprise. Assurez-vous que le système que vous choisissez offre des capacités omnicanales afin de pouvoir vendre et gérer les stocks sur plusieurs canaux et d’atteindre les clients là où ils font déjà leurs achats. Il est également important que les outils du logiciel de caisse correspondent aux besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez agrandir votre équipe, renforcer les relations avec vos clients ou vous concentrer sur la croissance en ligne, assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre les outils nécessaires à l’amélioration de votre entreprise.
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Facilité d’utilisation : le choix d’un système de caisse intuitif et facile à parcourir réduit le temps d’apprentissage pour vous et votre personnel. Ce point est particulièrement important si plusieurs membres du personnel utilisent le logiciel de caisse dans un contexte de travail rapide : plus le système est facile à utiliser, moins il y a de risques d’erreur.
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Intégrations : pensez aux outils que vous utilisez déjà ou dont vous pourriez avoir besoin, comme les applications ou le matériel. Assurez-vous que le logiciel de caisse que vous choisissez peut facilement intégrer les outils dont vous disposez déjà et qu’il y a de la place pour ajouter ce dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir, comme un PDV portable ou une caisse.
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Migration des données : vérifiez que vous pouvez exporter des données de votre ancien système, comme des listes de stocks ou de clients, et les importer dans votre nouveau système. Travailler avec un représentant commercial ou un spécialiste en migration au cours du processus d’intégration peut vous aider à comprendre comment les fonctionnalités de votre nouveau système de caisse peuvent ajouter de la valeur à vos opérations. Un spécialiste peut également vous aider à faire la transition vers votre nouveau système, vous guider dans l’utilisation des outils et former votre personnel.
Comment changer de système de caisse
Une fois que vous avez choisi un nouveau système de caisse et que vous êtes prêt à faire la transition, gardez à l’esprit les étapes suivantes pour une transition fluide :
Organisez vos données
Une fois que vous aurez choisi un nouveau logiciel de caisse, vous devrez migrer vos données de vente, vos données client et vos stocks de votre ancien système vers le nouveau. Le moment est venu de nettoyer ou d’organiser vos données, ou du moins de déterminer clairement ce qu’il est essentiel de transférer dans le nouveau système et ce qui peut être laissé de côté. Le moment est également bien choisi pour revoir votre processus de sauvegarde afin d’atténuer toute perte pendant la transition.
Définissez un processus
Il est utile de réfléchir au processus de changement et au temps qu’il faudra pour migrer vers un nouveau système de caisse. Votre gestionnaire de compte ou le spécialiste de l’intégration de votre nouveau système de caisse devrait être en mesure de vous aider pendant la transition en vous fournissant des informations utiles sur les données qui doivent être transférées en premier lieu vers votre nouveau système. Par exemple, vous pouvez nettoyer votre liste d’articles et l’importer d’abord dans votre nouveau système, mais attendre d’avoir mis en place votre nouveau système pour transférer les quantités exactes d’articles.
En fonction de la taille de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin d’une documentation ou d’outils de gestion de projet vous permettant de veiller à ce que toutes les données correctes soient transférées de votre ancien système vers le nouveau dans les délais impartis. Vous pouvez également travailler à rebours à partir de la date d’expiration de votre contrat avec votre ancien fournisseur de logiciel de caisse afin de définir un calendrier de la transition et des formations nécessaires.
Découvrez votre nouveau système de caisse
Une fois que vous avez migré vos données vers votre nouveau logiciel de caisse, il est temps de vous familiariser avec votre nouveau système et de faire en sorte que votre personnel soit à l’aise avec son utilisation. Si vous avez choisi un système de caisse intuitif, la courbe d’apprentissage sera minimale. Mais, vous devez tout de même vous assurer que votre équipe soit à l’aise avec les outils. Envisagez de prévoir une formation et un test avant la date de lancement pour familiariser votre personnel avec le nouveau système.
Si vous le pouvez, il est judicieux de garder votre ancien logiciel de caisse actif pendant une courte période après la transition vers le nouveau système afin d’avoir un accès complet à toutes vos données antérieures.