La pandémie de COVID-19 a entraîné la fermeture de nombreuses petites entreprises, mais il arrivera un jour où vous pourrez rouvrir. Le gouvernement du Canada commence à explorer ce à quoi ressemblera la nouvelle normalité, mais en attendant, voici les mesures que vous pouvez prendre pour vous préparer à la réouverture.
Pourquoi devriez-vous avoir un plan de réouverture?
Rouvrir son entreprise après un confinement n’est pas comme ouvrir un commerce pour la première fois. Il y a de nouvelles considérations à examiner et de nouveaux processus à mettre en place qui changeront le mode de fonctionnement de votre entreprise.
Comme il est très complexe de rouvrir un commerce à la suite du déconfinement, le fait de disposer à l’avance d’un plan bien documenté et réfléchi peut vous aider à ouvrir vos portes et à commencer à encaisser des revenus plus rapidement le moment venu.
Étapes de rédaction d’un plan de réouverture
1. Faites le point sur ce que vous avez appris concernant votre entreprise.
Pendant que votre entreprise est fermée, vous pouvez avoir le temps d’observer et de réfléchir au nouveau paysage dans lequel votre entreprise va se réinstaller.
Qu’avez-vous appris sur votre entreprise, vos employés et vos clients pendant cette période? Qu’avez-vous appris d’autres entreprises de votre secteur d’activité? Y a-t-il de nouveaux processus que vous pourriez mettre en place pour améliorer votre entreprise? De nouveaux produits que vous aimeriez offrir?
Faites le bilan de ces apprentissages et trouvez des moyens de vous améliorer à la réouverture. Vous pouvez sortir de ce confinement avec un nouveau modèle d’entreprise, ou vous pouvez simplement apporter quelques modifications à votre modèle actuel. Il est important de prendre le temps de réfléchir et de décider comment votre entreprise peut évoluer, car cela dictera votre plan de réouverture.
2. Dressez la liste de vos priorités.
Une fois que vous avez fait le point sur certaines des choses que vous avez apprises et sur les changements que vous pourriez apporter, il est temps de planifier plus concrètement votre réouverture. Le plus simple est de diviser le projet en plusieurs priorités pertinentes pour votre entreprise.
Les priorités que vous choisissez doivent être propres à votre entreprise, mais voici quelques exemples pour vous aider à démarrer :
- Finances
- Chaîne d’approvisionnement
- Emplacement physique
- Expédition et logistique
- Effectifs
- Modifications de la réglementation
- Clients
3. Créez un plan de réouverture pour chaque priorité.
Votre plan pour chaque priorité doit être adapté à votre manière de gérer votre entreprise à l’avenir. Voici un format que vous pouvez suivre et des questions que vous pouvez vous poser pour commencer.
Finances : Ici, vous pouvez détailler les actifs financiers dont vous disposez aujourd’hui, leur liquidité et le montant total que vous avez en banque pour relancer votre entreprise. Vous pouvez ensuite calculer combien d’argent il vous faudra pour rouvrir votre entreprise. Ce calcul peut être divisé en plus petits postes (vos priorités) pour bien cerner les sommes que vous devrez consacrer à chaque priorité pour ouvrir complètement votre entreprise. Si vos calculs ne concordent pas, ce n’est pas grave. À partir de là, vous pouvez déterminer à quels endroits vous pourriez exercer des compressions budgétaires, apporter des changements ou trouver un financement qui fonctionnera pour votre entreprise.
Voici quelques questions concernant les finances que vous pouvez vous poser pour encadrer ce processus :
- Dois-je m’attendre à ce que le coût de l’un de mes postes change en raison du confinement obligatoire?
- Comment vais-je documenter mes dépenses à l’avenir si je dois déclarer mes finances à un prêteur?
- Si je décide de changer mon modèle d’entreprise, à quel type de changements de revenus puis-je m’attendre lors de ma réouverture?
- Y a-t-il des processus entourant les paiements ou le financement que je pourrais modifier?
Chaîne d’approvisionnement : Ici, vous indiquerez en détails l’approvisionnement dont vous aurez besoin pour votre réouverture, les nouvelles fournitures dont vous pourriez avoir besoin et la logistique pour obtenir ces articles. Comme bon nombre de vos fournisseurs ont peut-être dû interrompre leur production, vous devez prévoir un plan de secours au cas où vous ne pourriez pas obtenir toutes les fournitures nécessaires à temps pour votre réouverture.
Voici quelques questions concernant la chaîne d’approvisionnement que vous pouvez vous poser pour encadrer ce processus :
- Vais-je changer de fournisseurs lorsque je rouvrirai?
- Quelle est la meilleure solution de rechange si je ne peux pas obtenir un article en particulier?
- Combien de temps à l’avance vais-je communiquer avec mes fournisseurs pour commander mes fournitures?
- Y a-t-il de nouveaux aspects logistiques à prendre en compte pour mon approvisionnement?
Emplacement physique : Ici vous dresserez la liste des emplacements physiques que vous prévoyez exploiter. Si votre entreprise est multisite, vous devrez élaborer un plan de réouverture spécifique pour chacun de vos sites, car les différents sites ont des règles différentes lorsqu’il s’agit de lever les restrictions relatives au confinement.
Voici quelques questions que vous pourriez vous poser concernant vos emplacements physiques afin de guider ce processus :
- Dois-je apporter des modifications à l’emplacement physique ou à la façon dont mon site est aménagé pour assurer la sécurité de mes clients et de mes employés?
- Y a-t-il des améliorations que je souhaite apporter à mon emplacement physique pour m’adapter à une nouvelle procédure ou à un nouveau modèle commercial?
- Quelles signalisations ou quels avis dois-je afficher devant mon point de vente?
Expédition et logistique : Ici, vous documenterez toutes les nouvelles procédures d’expédition et la logistique que vous devrez prendre en compte lors de la réouverture. Ce point est particulièrement important si vous apportez des changements à votre entreprise pour qu’elle dépende davantage de l’expédition, de la cueillette en bordure de trottoir ou de la livraison pour atteindre vos clients de nouvelles façons au moment de la réouverture.
Voici quelques questions concernant l’expédition et la logistique que vous pourriez vous poser pour encadrer ce processus :
- La réouverture dépend-elle de la mise en place d’un nouveau moyen d’atteindre les clients?
- Quelles sont les nouvelles règles en matière d’expédition et de logistique dans ma région géographique?
- À quel changement puis-je m’attendre en ce qui concerne mes revenus?
- Les clients auront-ils de nouvelles attentes qu’il me faudra prévoir dans notre façon d’expédier les marchandises et dans notre approche logistique?
Effectifs : Ici, vous devez documenter un plan pour la réembauche, la fin des congés ou le retour des télétravailleurs dans un emplacement physique. À l’inverse, si la modification de votre modèle d’entreprise ne nécessite pas d’emplacement physique, vous devrez élaborer un plan pour que les employés puissent travailler à distance. Lorsque vous élaborez un plan concernant vos effectifs, prenez en considération les recommandations de l’Agence de la santé publique du Canada et des lois de votre Province.
Voici quelques questions sur la main-d’œuvre que vous pourriez vous poser pour encadrer ce processus :
- Quel équipement (p. ex., masques, barrières, gants, thermomètres) dois-je fournir pour assurer la sécurité de mes employés?
- Quelles procédures et quels protocoles (p. ex., prise de température, lavage des mains) seront mis en place pour assurer la sécurité des employés?
- De quoi mes employés disent-ils avoir besoin pour se sentir en sécurité au travail?
- Si mon employé ne veut pas revenir au travail, ou ne peut le faire pour cause de maladie, quelle sera ma politique?
Modifications de la réglementation : Au cours de la pandémie de COVID-19, de nombreuses industries ont connu d’importants changements réglementaires qui affectent leur façon de fonctionner. Vous voudrez faire le point sur ces changements et élaborer des plans en fonction des nouvelles réglementations dans votre secteur ou dans les secteurs adjacents à votre entreprise.
Voici quelques questions que vous pourriez vous poser concernant la réglementation pour encadrer ce processus :
- Comment vais-je me tenir au courant de l’évolution de la réglementation dans mon secteur d’activité?
- Suis-je prêt à m’adapter rapidement aux changements réglementaires s’il le faut?
- Quelle sera l’incidence des nouvelles réglementations sur mes revenus?
Clients : Lorsqu’il s’agit de vos clients, vous devez penser à leur sécurité, à la gestion de leurs attentes et à la communication. Il existe probablement des règlements locaux en matière de distanciation sociale et de port d’un couvre-visage dont vous devrez tenir compte au moment de la réouverture.
Vous devriez également garder à l’esprit les meilleures pratiques et ce qui est utile pour votre entreprise au-delà de ce qui est requis. Vous pouvez ensuite établir un plan de communication pour dire aux clients ce qui est exigé d’eux (p. ex., ne pas apporter ses propres sacs, vous devez porter un couvre-visage). Vous pouvez également communiquer tout changement dans votre modèle commercial, par exemple de nouvelles offres de produits ou de nouvelles façons de vous adresser aux clients.
Voici quelques questions que vous pourriez vous poser concernant les clients pour encadrer ce processus :
- Quelles nouvelles politiques dois-je mettre en place pour assurer la sécurité des clients et des employés?
- Y a-t-il de nouvelles façons pour mes clients d’entrer en contact avec mon entreprise dans le cadre des nouvelles réglementations?
- Mes clients ont-ils de nouveaux besoins auxquels je peux répondre?
4. Constituez une équipe pour vous aider à gérer votre réouverture.
Vous n’avez pas à rouvrir votre entreprise seul. Rassemblez les membres de l’équipe pour gérer chaque domaine d’activité et tenez-les responsables de la bonne exécution du plan. Pour faciliter la coordination, vous pouvez programmer régulièrement des réunions virtuelles afin de discuter des progrès et de l’état de préparation à la réouverture de votre entreprise.
Pendant la planification, anticipez que certaines choses vont changer à mesure que les ordonnances de confinement seront levées et que les gouvernements locaux et provinciaux en sauront davantage. Le mieux que vous puissiez faire est de vous adapter au fur et à mesure que vous en apprenez davantage et de garder votre entreprise et votre équipe agiles.