Modèles De Formulaires D’autorisation De Carte De Crédit [À Télécharger]

Dès que vous encaissez un paiement par carte de crédit en l’absence de la carte, il y a certains risques. Afin de vous prémunir contre ces risques, notamment les rétrofacturations, vous pouvez demander au client de signer un document vous donnant la permission continue de porter les frais à sa carte. Ce formulaire est désigné « formulaire d’autorisation de carte de crédit ».

Qu’est-ce qu’un formulaire d’autorisation de carte de crédit?

Un formulaire d’autorisation de carte de crédit est signé par le titulaire de la carte pour accorder à un commerçant la permission de porter des frais à sa carte de crédit. Ce formulaire est souvent utilisé par les entreprises pour obtenir une autorisation continue, afin de facturer les frais de façon récurrente, que ce soit mensuellement, trimestriellement ou plus ponctuellement.

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit contribuent-ils à prévenir les rétrofacturations abusives?

La rétrofacturation permet de protéger le consommateur contre les transactions non autorisées. Elle se produit lorsqu’un client conteste des frais facturés par votre entreprise et demande à l’émetteur de la carte de les annuler.

Cependant, les rétrofacturations peuvent constituer d’importants problèmes pour les entreprises, en grande partie parce que les fonds contestés sont retenus par l’entreprise tant que l’émetteur de la carte n’aura pas pris de décision. De plus, les rétrofacturations sont très exigeantes en matière de temps et nécessitent de nombreuses formalités pour les entreprises et exigent de multiples formalités.

Le formulaire d’autorisation de carte de crédit est un moyen de vous protéger contre les rétrofacturations. Si vous disposez d’un document signé de la part du titulaire vous autorisant à porter à sa carte les frais pour les services rendus, vos chances de régler un litige avec l’émetteur sont beaucoup plus probables et moins compliquées.

Découvrez d’autres moyens de protéger votre entreprise des rétrofacturations.

En tant qu’utilisateur de Square, quand devrais-je utiliser le formulaire d’autorisation?

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit sont très utiles pour les transactions récurrentes, qu’il s’agisse de transactions entrées manuellement sans carte présente ou de transactions récurrentes avec carte enregistrée. Le formulaire présente deux avantages. Il réduit la possibilité pour les clients d’affirmer que les frais ont été facturés à tort et il permet d’économiser du temps.

Disons que votre restaurant prépare le diner pour un bureau une semaine sur deux. Si vous disposez de son formulaire d’autorisation dans vos dossiers, vous savez que, chaque fois que ce bureau appelle pour une livraison, vous pouvez porter les frais à sa carte. Vous n’avez pas besoin de vérifier le mode de paiement souhaité et de demander au client une signature à chaque fois.

En outre, la facturation récurrente n’est pas la seule situation où le formulaire d’autorisation s’avère pratique. Vous pourriez utiliser un formulaire d’autorisation de carte de crédit pour encaisser l’acompte destiné à l’achat futur de biens, de services ou d’accessoires.

This comes in handy if you run any type of business that rents expensive equipment. You can use a credit card authorization form to put a hold on a card until the equipment is returned. Cela s’avèrera pratique si vous exploitez une entreprise qui offre la location d’équipement coûteux. Le formulaire d’autorisation de carte de crédit servira alors à bloquer une somme sur la carte jusqu’au retour de l’équipement.

Que comprend le formulaire d’autorisation de carte de crédit?

Le formulaire d’autorisation de carte de crédit n’a pas besoin d’être compliqué. En général, il comprend :

• les données de la carte de crédit du titulaire;
• le type de carte;
• le nom figurant sur la carte;
• le numéro de la carte;

• la date d’expiration;

• les coordonnées professionnelles du commerçant;
• l’adresse de facturation du titulaire de la carte;
• la mention autorisant le commerçant à porter les frais à la carte enregistrée du client;
• le nom et la signature du titulaire de la carte;
• la date.

Modèle d’autorisation de carte de crédit gratuit

Square offre gratuitement deux types de formulaires d’autorisation de carte de crédit au téléchargement. Vous n’avez pas à traiter les paiements avec Square pour utiliser ces modèles.

Vous pouvez utiliser les formulaires tels quels ou les modifier pour y inclure le nom et le logo de votre entreprise ou des mentions particulières liées à l’utilisation de la carte. Vous voudrez peut-être discuter avec un avocat du type de mention que votre entreprise devrait inclure.

• Télécharger le formulaire en format Word
• Télécharger le formulaire en format PDF

En plus du modèle de formulaire d’autorisation de carte, nous avons créé une série de [modèles de contrat][9] gratuits qui pourraient vous êtes utiles pour divers usages dans le cadre de votre activité.

Questions fréquentes :

Ai-je l’obligation légale d’utiliser les formulaires d’autorisation de carte de crédit?

Les formulaires d’autorisation de carte de crédit figurent à la liste des bonnes pratiques commerciales. Bien que la loi n’exige pas leur utilisation, nous vous recommandons de demander l’avis juridique d’un avocat pour savoir dans quels cas il suggère de les employer.

Si mon client a changé sa carte, doit-il signer un autre formulaire d’autorisation?

Oui, le formulaire d’autorisation de carte de crédit vous permet uniquement de débiter la carte indiquée. Si un client obtient une nouvelle carte ou si celle-ci expire, vous devez lui faire remplir et signer un nouveau formulaire que vous devrez ensuite conserver dans vos dossiers.

De quelle façon dois-je conserver les formulaires signés et pendant combien de temps?

Les normes de conformité PCI exigent de toutes les entreprises traitant des données de carte de crédit qu’elles « restreignent l’accès physique aux données des titulaires de carte ». Assurez-vous de protéger la sécurité des données des titulaires en conservant les formulaires remplis dans un classeur ou un endroit sécurisé et restreignez-en l’accès aux employés dont les fonctions l’exigent. Puisque les délais de rétrofacturation peuvent varier, nous vous recommandons de conserver tous les formulaires d’autorisation signés durant deux à trois mois après avoir terminé de porter des frais sur la carte enregistrée.