Automatisation d’entreprise 101 : définition et fonctionnement

Il est presque impossible d’éviter le sujet de l’automatisation. Quel que soit votre secteur d’activité, il est probable que vous en ayez déjà entendu parler. Des machines qui se substituent aux tâches humaines à l’automatisation intelligente qui permet de gérer des entreprises entières, les idées futuristes sur l’automatisation sont répandues et souvent mal comprises.

En réalité, l’automatisation est beaucoup moins complexe (et n’a généralement rien à voir avec des machines ou des robots). Les entreprises de toute taille peuvent tirer parti de l’automatisation pour économiser de l’argent, gagner du temps et faire croître leur activité. De nombreuses entreprises utilisent déjà des outils d’automatisation tous les jours, parfois sans même le savoir.

Voici ce que les entreprises devraient connaître au sujet de l’automatisation, notamment sur son fonctionnement, ses nombreux avantages et la manière de l’utiliser dans tous les types d’entreprises.

Qu’est-ce que l’automatisation d’entreprise?

En bref, l’automatisation d’entreprise consiste à utiliser des outils pour automatiser les tâches quotidiennes et répétitives. Qu’il s’agisse d’automatiser la programmation des horaires du personnelou de programmer des campagnes de marketing automatisées, les outils d’automatisation d’entreprise peuvent être utilisés pour de nombreuses tâches afin de gagner du temps, de créer des processus de travail plus efficaces et de faciliter le travail des employés.

Le rapport L’avenir du commerce 2023 de Squarea révélé qu’en Amérique du Nord 38 % des restaurateurs envisagent d’automatiser leurs opérations afin de maximiser l’efficacité de leur personnel, d’autant plus que le recrutement demeure un enjeu et que les attentes des consommateurs ne cessent d’augmenter. Du côté des consommateurs, 73 % ont dit souhaiter que l’automatisation remplace le personnel dans au moins un service de l’entreprise, en particulier pour les aspects opérationnels, comme la recherche d’informations sur les produits, les commandes ou le passage en caisse, ou encore pour la cueillette et la livraison.

Ce que l’automatisation d’entreprise n’est pas

L’automatisation d’entreprise est souvent perçue à tort comme synonyme de réduction du personnel ou comme la fin de l’approche centrée sur le client. Les outils d’automatisation offrent tout le contraire : l’automatisation permet de dispenser le personnel des tâches ordinaires et répétitives afin qu’il puisse se concentrer sur des aspects de l’entreprise plus attrayants ou plus importants pour sa croissance tels que le marketing, le service à la clientèle ou le développement.

Les restaurateurs qui ont envisagé l’automatisation sont unanimes : selon les données du rapport L’avenir du commerce de Square, 99 % des répondants dont l’entreprise génère un chiffre d’affaires annuel d’au moins un million de dollars affirment que l’automatisation des opérations de gestion permettrait au personnel de se concentrer sur des aspects plus importants de l’entreprise.

Applications courantes et exemples d’automatisation d’entreprise

Le recours aux outils d’automatisation en entreprise est beaucoup plus courant qu’on ne le pense. Certaines entreprises ont déjà procédé à l’automatisation de certains aspects de leurs opérations (qu’elles considèrent cela ou non comme de l’automatisation), alors que d’autres effectuent toujours manuellement des tâches qu’elles pourraient facilement automatiser.

Voici quelques exemples des cas les plus courants d’automatisation en entreprise :

• Gestion des stocks : La gestion des stocks et des commandes est un véritable enjeu pour de nombreuses entreprises, en particulier lorsqu’elles commencent à diversifier leur activité (en anglais seulement) et à vendre par le biais de différents canaux (en anglais seulement). L’automatisation du suivi des stocks et de la gestion des commandes pour tous les produits sur l’ensemble des canaux de vente réduit les risques d’erreur et permet de gagner un temps considérable.

• Marketing : La plupart des entreprises souhaitent accroître leurs activités de marketing, mais les tâches liées au fonctionnement sont souvent prioritaires. L’automatisation de certaines activités de marketing, comme les programmes de fidélisation des clients, peut donner un coup de pouce au marketing en coulisse et maintenir l’intérêt des clients sans que le personnel ait à y consacrer beaucoup de temps.

• Relations clients : L’analyse des renseignements sur les clients est essentielle en vue de la prise de décisions commerciales et marketing. L’automatisation du processus de gestion de la relation client vous permet de vous assurer que vous disposez de toutes les données utiles concernant vos ventes. L’automatisation d’autres aspects de vos interactions avec les clients, comme les réservations et les précommandes, représente un gain de temps et offre aux clients la possibilité d’interagir avec votre entreprise de manière plus efficace et au moment qui leur convient.

• Gestion d’équipe : L’automatisation des outils de gestion du personnel est intéressante quelle que soit la taille de votre équipe, mais elle est d’autant plus importante lorsque l’entreprise se développe. Les systèmes qui assurent l’automatisation de la programmation des quarts de travail, de la mise en commun des pourboires et de la gestion de paie améliorent votre processus de travail et facilitent le processus d’intégration des nouveaux membres de l’équipe.

• Finances : Qu’une personne soit responsable de la comptabilité ou que vous gériez vous-même vos finances, l’automatisation de certains rapports tels que les récapitulatifs des ventes, les tendances des ventes et les rapports de dépenses, ou encore la configuration de factures et de rappels mensuels automatisés, peuvent grandement simplifier le processus de facturation et de comptabilité et vous éviter d’avoir à communiquer manuellement avec les clients en cas de retard de paiement.

• Personnalisation : La personnalisation de l’expérience d’achat et de commande pour les clients est d’autant plus importante aujourd’hui que les consommateurs font leurs achats sur des plateformes sociales et mobiles dont la personnalisation est un atout indéniable. L’utilisation de fofonctionnalités automatisées de commerce électronique telles que la mise en vedette de nouveaux produits ou de nouvelles promotions, les recommandations basées sur des achats antérieurs ou encore l’enregistrement automatique des coordonnées du client en vue d’un passage en caisse plus rapide en ligne, permet d’offrir aux clients une expérience personnalisée qui ne nécessite pas de ressources en personnel supplémentaires.

Avantages de l’automatisation d’entreprise

Les principaux avantages pour votre entreprise de recourir à des outils d’automatisation résident dans une plus grande efficacité et un gain de temps. Les heures auparavant consacrées aux tâches manuelles, comme le suivi des stocks, peuvent maintenant servir à stimuler la croissance et l’innovation, augmentant ainsi la productivité et le rendement de votre équipe.

Au-delà du gain de temps, voici quelques-uns des avantages de l’automatisation d’entreprise :

• Maintien de l’effectif : L’automatisation des tâches répétitives peut permettre à votre personnel de se consacrer à des activités plus productives et plus importantes telles que le marketing, le service à la clientèle ou la stratégie de croissance. Un travail plus attrayant permet souvent de favoriser le maintien en poste du personnel.

• Satisfaction des clients : Les clients veulent interagir avec votre entreprise selon le mode qui leur convient, et les données recueillies par Square indiquent que la majorité d’entre eux souhaitent que certains services de leurs commerces préférés soient automatisés. Le recours à des outils d’automatisation qui simplifient les processus et améliorent l’efficacité en ce qui a trait aux relations avec les clients peut contribuer à améliorer l’expérience globale de la clientèle.

• Croissance : En éliminant les tâches manuelles répétitives de la charge de travail quotidienne des responsables d’entreprises et de leur personnel, les ressources et le temps peuvent être consacrés à d’autres tâches, souvent à des stratégies de croissance. Qu’il s’agisse de développer votre clientèle ou d’ouvrir un nouveau point de vente, les outils d’automatisation peuvent vous aider à gérer certains aspects de votre activité en coulisse afin que vous puissiez faire évoluer plus facilement votre entreprise.

• Votre entreprise face à l’avenir : Les outils d’automatisation sont relativement simples à utiliser et ne touchent généralement qu’un seul aspect de votre activité. Mais au fur et à mesure que vous prenez de l’expansion et que vous automatisez davantage de tâches, les aspects automatisés de votre entreprise doivent s’intégrer à un écosystème et pouvoir évoluer avec vous. Il est préférable de choisir des logiciels et des outils conçus pour s’intégrer les uns aux autres, ce qui vous permet de gérer l’ensemble de votre activité, quelle que soit la stratégie que vous décidez d’adopter.

Optimisation de l’automatisation dans votre entreprise

La première étape pour tirer parti des outils d’automatisation dans votre entreprise consiste à déterminer les tâches ou les aspects où l’automatisation serait le plus bénéfique. Qu’est-ce qui exige le plus de votre temps ou de celui de votre équipe dans la journée? Qu’est-ce qui occasionne le plus de difficultés ou qui est à l’origine d’erreurs qui auraient pu être évitées? Il est possible qu’il s’agisse d’une tâche qui puisse être entièrement automatisée ou que certains éléments de celle-ci puissent l’être dans un premier temps.

L’étape suivante consiste à vous demander à quoi ressemblerait selon vous une entreprise qui réussirait à bien intégrer l’automatisation. Vous pouvez attendre de la part des outils d’automatisation qu’ils aient une influence sur le rendement du capital investi (en anglais seulement), la réduction des coûts, l’augmentation du chiffre d’affaires ou même l’accroissement de la satisfaction des clients, mais il est surtout utile de déterminer les aspects pour lesquels ces outils produiraient les plus grandes retombées sur votre entreprise et contribueraient à votre résultat net.

Lorsque vous êtes prêt à mettre en œuvre des outils d’automatisation, découvrez comment les intégrer simplement à votre activité (en anglais seulement).