Jennifer Segale (propietaria) y Marie Piña (gerente) administran Garden Apothecary en Half Moon Bay, California, una tienda, un vivero y una granja que vende de todo, desde tés orgánicos para el cuidado de la piel hasta plantas. Segale reconoce que su equipo es la columna vertebral del negocio y es fundamental para su éxito. Sin embargo, inicialmente, el equipo de Garden Apothecary tuvo dificultades para encontrar un enfoque sencillo y rastreable para la dotación de personal y la programación.
“Tenía un equipo muy pequeño”, explicó Segale. “Y, sinceramente, no podía administrarlo antes de usar Square. No había una forma coherente de marcar la entrada y la salida ni de llevar un registro de los horarios o del dinero que guardaba en una caja de zapatos. Debía confiar mucho y todo estaba muy desorganizado. Mirando en retrospectiva, prácticamente no había administración porque no disponía de la tecnología ni las herramientas para hacerlo. ¡Ni siquiera sabía que existían herramientas para administrar personas en negocios tan pequeños! Pensaba que solo eran para las grandes empresas que disponen de tecnología costosa para administrar empleados, crear un sistema de punto de venta para clientes, controlar el inventario y administrar la nómina y el dinero”.
Después de implementar una herramienta de asignación de personal y programación en Turnos Square que se conecta fácilmente a su Punto de venta y Nómina, los operadores de Garden Apothecary comenzaron a aliviar muchas de esas inquietudes rápidamente. Aquí, nos explican cómo:
Nota: Este negocio recibió una compensación por su participación.
1. Optimización de las operaciones
Pina: Cuando comencé con Garden Apothecary, no usábamos Turnos Square, sino una aplicación de calendario, y escribíamos las solicitudes en un bloc de notas o en las notas de mi teléfono. Tratábamos de recordar todas las solicitudes especiales y preferencias de programación del equipo y, luego, compartíamos todo en la aplicación de calendario.
Cuando agregamos más miembros del equipo, nos dimos cuenta de que necesitábamos un proceso mejor y más simplificado. Analizamos algunas otras aplicaciones, pero nos gustó que podíamos integrar el calendario con lo que ya usábamos en nuestro negocio. Ya la usábamos para nuestro punto de venta y para el inventario, y era una aplicación que el equipo ya conocía y tenía en su teléfono, por lo que tenía sentido para nosotros elegirla. Tenía muchas funciones que algunas de las otras aplicaciones que analizamos no tenían.
Para mí, es muy fácil poder acceder a una aplicación y procesar todo allí, hacer el calendario, revisar las horas, ver el informe de costo de mano de obra vs. las ventas, ejecutar la nómina y hacer ajustes. Además, puedo realizar un seguimiento del tiempo de licencia por enfermedad o de vacaciones. Tengo un empleado asalariado y puedo supervisar sus horas y hacer ajustes si se tomó licencia o algo por el estilo.
2. Facilidad de uso para empleadores y gerentes
Pina: Si los asociados quieren, pueden recibir un recordatorio en su teléfono que les notifique su próximo turno. De esa manera, no tenemos que depender de que recuerden su horario o lo tengan en su calendario personal. Reciben un recordatorio de su turno y pueden elegir la ubicación en la que trabajan ese día. Tenemos dos ubicaciones en Garden Apothecary y Square permite a los asociados alternar fácilmente entre ellas.
Damos flexibilidad a las personas, a veces, en el día y, otras, en la semana. Pueden marcar la salida en la hora del almuerzo y marcar la entrada cuando regresan. Si hay algún error, pueden solicitar un ajuste en su registro de entrada y salida. A través de Square, recibo una notificación o un correo electrónico, lo que elija, y puedo aprobar el cambio o proponer un ajuste a su calendario.
Square Shifts
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3. Reducción de los costos del tiempo y aumento de la eficiencia
Pina: Semanalmente y a más largo plazo, también es ideal, porque en general, todas las semanas se trabajan los mismos turnos, y puedo copiar y duplicar fácilmente el calendario en la semana siguiente. Si alguien pide una licencia o está enfermo, me resulta sencillo guardar la información en el calendario. La persona puede enviar una solicitud y yo la apruebo en cualquier momento. Turnos Square guarda la información, por lo que no tengo que estar recordando cuándo alguien se irá de viaje un fin de semana; veo todo allí y puedo programar a otra persona en ese turno.
Además, si hay un turno para el que no tengo cobertura, puedo crear un turno abierto que todo el equipo ve en su aplicación y los miembros pueden solicitarlo o enviarme un mensaje si pueden trabajar una parte de ese turno. Puedo dividirlo, intercambiar personas, marcar con colores determinados turnos según la ubicación o si se trabaja en la granja y no en una de las tiendas. También puedo agregar notas en cada turno, por ejemplo, “Planeen almorzar temprano hoy porque tenemos una cita a las 2:00 p. m.”.
Dada la estacionalidad de nuestro negocio, todo se enfoca en lo que se cosecha y lo que está listo para llevar a la tienda. Poder duplicar mi horario de una semana a otra y hacer ajustes en función de la disponibilidad de los empleados y lo que va surgiendo nos permitió ahorrar mucho tiempo.
Segale: Antes, tenía que irme temprano a casa para sentarme en un escritorio a revisar una pila de papeles y calcular la nómina. Ya no es más así. Hay mucha más autonomía. Mis empleados desempeñan una función más importante porque marcar la entrada y la salida en su propia aplicación Square les da más poder. Eso aumenta la seguridad y me da la tranquilidad de saber que todo está organizado y controlado. Puedo verificar todo de una manera realmente eficiente y sentir que pagar la nómina cada dos semanas es lo correcto.
4. Mayor transparencia
Pina: Sé que al equipo también le gusta poder ver quiénes más están trabajando y dónde, y eso ayuda a orientar su comunicación en nuestra aplicación de mensajería para que puedan comunicarse con las personas correspondientes, saber quiénes están trabajando y saber cuándo van a entrar. Además, pueden elegir cambiar de turno si es necesario.
5. Prevención de imprecisiones
Pina: Algunos de mis empleados han usado Turnos Square, la aplicación móvil en su teléfono, para verificar sus horarios. Siempre les pido a todos que miren su horario al final del turno y cada domingo por la noche, porque suelo procesar la nómina los lunes por la mañana antes de que se les pague a todos. Allí es donde se ve si hay problemas por haber cometido un error al marcar la entrada o la salida o por haberse olvidado de marcar la salida. Y agradezco que Turnos Square registre automáticamente la salida de los empleados después de 24 horas. Usé otras aplicaciones sin esta función y todo es más desordenado y complicado si intentas corregirlo.
En general, uso Turnos Square para auditar los turnos en el momento, cuando sé que se cometió un error. Una persona me puede decir: “Olvidé marcar la entrada esta mañana” y yo puedo hacerlo en el momento. Pero también lo uso todas las semanas de manera programada: los lunes por la mañana reviso todo y, luego, solo hago una revisión más de toda la semana, y eso funciona como verificación para asegurarme de que, más adelante, cuando reciba el informe de ventas vs. mano de obra, la información sea precisa. Quiero asegurarme de que todos los turnos se ingresen correctamente antes de obtener los otros informes.