Ya sea porque no tienen una cuenta bancaria, porque quieren que se les pague de forma inmediata por sus servicios o porque les gustaría hacerse cargo de sus propios impuestos, algunos empleados pueden preferir que se les pague en efectivo. Sin embargo, esto puede ser complicado. Tomar la práctica empresarial de pagar en efectivo puede traerte muchos problemas, especialmente cuando se trata de impuestos a la nómina.
¿Puedes pagarles a tus empleados en efectivo?
Puedes pagarles en efectivo. Sin embargo, tienes que hacer lo siguiente:
- Cumplir las leyes relacionadas con la nómina y declarar todos los salarios al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés)
- Retener los impuestos a la nómina de forma correcta
- Llevar registros precisos de las horas y los salarios de los empleados
- Cumplir todas las leyes de desempleo y compensación para trabajadores
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¿Están gravados los salarios en efectivo?
Sí, se deben declarar todos los salarios, gravarlos e indicarlos como ingresos. Esto incluye los impuestos a los ingresos federales, impuestos de Medicare, impuestos del seguro social e impuestos a los ingresos estatales, cuando corresponda. Pagarles a los empleados “por debajo de la mesa” puede resultar en multas elevadas o, incluso, en penas de prisión.
Por estas razones, es importante consultar con profesionales en materia impositiva y legal antes de decidir si vas a pagarles a los empleados en efectivo. Ellos podrán aconsejarte sobre las reglas, incluido cómo evitar multas considerables del IRS. Sin embargo, para darte más detalles, aquí encontrarás algunas cuestiones que debes considerar cuando decidas cómo vas a pagarles a tus empleados.
Retén impuestos de forma correcta.
No pagues en efectivo para evadir impuestos. Esto puede resultar en una responsabilidad impositiva imprevista, junto con una sanción considerable y cargos por intereses. Este método puede causarles daño incluso a tus empleados. Si pagas en efectivo y te niegas a retener los impuestos de forma correcta, los empleados pueden estar sujetos a sanciones impositivas federales y estatales cuando presenten su declaración de impuestos. Y si no estás reteniendo los impuestos de la Ley de Contribución Federal al Seguro (FICA, por sus siglas en inglés) (seguro social y Medicare), es posible que se les nieguen los ingresos del seguro social que pudieron haberse usado para calcular sus posibles beneficios.
Por este motivo, asegurarse de manejar los impuestos según la ley es fundamental. El IRS exige a los empleadores que retengan y transfieran el impuesto a los ingresos y al empleo sobre todos los salarios pagos (incluidas las propinas gravables). También se te pide que declares estas transferencias y el total de salarios, propinas y otras compensaciones que se pagan a cada empleado. Los estados tienen requisitos de transferencia y de informe similares, además de los impuestos al seguro de desempleo estatales. Por eso, antes de decidir pagarles a los empleados en efectivo, asegúrate de consultarlo con un profesional y de revisar las leyes básicas de la nómina.
Mantén la documentación adecuada.
Si retienes los impuestos de forma correcta, cumples la ley de empleo federal y estatal, además de la ley fiscal. Y parte de eso es tener la documentación correcta del pago a tus empleados. Registrar cosas, como cuándo un empleado recibió su pago, cómo se computó la remuneración bruta y cuánto se retuvo de los impuestos del empleado es importante para tus propios registros. Además, es información importante que hay que tener a mano por cualquier reclamo de los empleados acerca del pago o para una auditoría fiscal. Si pagas en efectivo, asegúrate de cumplir los requisitos de los talones de pago y del mantenimiento de registros exigidos por tu estado.
Los impuestos pueden ser complicados y deben manejarse con cuidado. Ya sea que pagues en efectivo, cheque o depósito directo, Nómina Square te protege. Revisa las leyes laborales básicas y decide si obtener un servicio de nómina es lo adecuado para ti.
Preguntas frecuentes sobre el pago a los empleados en efectivo
¿Cuándo le pagarías en efectivo a tus empleados?
No importa cuánto les pagas a tus empleados, a veces, a los trabajadores por hora se les paga un ingreso adicional por encima del salario habitual (como propinas, comisiones o bonos, por ejemplo). Aunque este ingreso se puede pagar en efectivo, los empleados y empleadores tienen que declarar el ingreso en el talón de pago y asegurarse de que se retengan y paguen los impuestos adecuados.
¿Debes pagar impuestos sobre las propinas en efectivo?
A los empleados que reciben más de $20 por mes en propinas en efectivo se les pide que declaren el monto total de propinas recibidas. Similar a lo que sucede con los ingresos tradicionales, los empleados que ganan propinas en efectivo deben retener seguro social, Medicare y los impuestos a los ingresos, tanto de los salarios como de las propinas declaradas en cada periodo de pago. A los empleadores también se los obliga a pagar su parte de estos impuestos a la nómina.
¿Hay algún trabajo legítimo en el que paguen en efectivo?
Es común que se les pague a los empleados en efectivo en algunos rubros más que en otros. Aquí encontrarás algunos trabajos en los que, en cierto modo, es común que se pague en efectivo (sin dejar de pagar y declarar impuestos, por supuesto):
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Varios tipos de trabajo independiente, como reparación de viviendas, plomería, servicios de limpieza o limpieza de vidrios
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Trabajo por contrato
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Trabajo agrícola o en la construcción
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Servicios de transporte, como taxis o bicitaxis
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Trabajadores de temporada para eventos y mercados temporales
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Jornaleros
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Empleo de corto plazo para familias y adolescentes
¿Es legal pagarles a los empleados en efectivo?
Técnicamente hablando, pagarles a los empleados en efectivo es legal siempre y cuando retengas los impuestos a la nómina de manera correcta y documentes de manera exhaustiva las horas trabajadas y los salarios que ganan los empleados. Los propietarios de negocios que pagan en efectivo tienen que ser meticulosos en su cumplimiento de los impuestos y el mantenimiento de registros si quieren ajustarse a las leyes de la nómina. Incluso con las mejores intenciones, existe el riesgo de calcular mal los impuestos a la nómina, lo cual te traerá grandes multas si te auditan.
¿Existe una sanción por pagarles a los empleados por debajo de la mesa?
Si te auditan y descubren que clasificaste mal a los trabajadores, no declaraste ingresos o pagaste menos impuestos, serás completamente responsable de los impuestos de tus empleados, sanciones e intereses. Desafortunadamente, tus empleados también lo sufren. Es posible que los trabajadores no tengan acceso al seguro por discapacidad o desempleo si los registros de la nómina muestran que sus salarios se declararon erróneamente. Según el sitio web del Departamento del Desarrollo de Empleo de California, “si tus empleados se lastiman en su puesto de trabajo o cuando salen, tienen derecho a presentar el reclamo por compensación de empleados o por los beneficios del seguro estatal de discapacidad (SDI, por sus siglas en inglés). Si no se declararon los salarios de tus empleados, puede seguir una investigación del Departamento de Desarrollo de Empleo (EDD, por sus siglas en inglés)”.
¿Por qué debes evitar pagarles a los empleados en efectivo?
Básicamente, pagarles a tus empleados en efectivo puede ser riesgoso. Si tus registros de salarios y de pago de impuestos no son suficientes, tus empleados pueden reclamar que no declaraste sus ingresos de forma correcta, por ejemplo, o que las horas de trabajo que declaraste son falsas. Sin un rastro de documentos de las horas trabajadas y de los salarios ganados, estás expuesto a posibles demandas. Y sin los talones de pago, el registro de horas y otro papeleo necesario para defender tu caso, es probable que no ganes en el tribunal. Según Jo Hyman, abogado laboral de Cleveland, tales demandas pueden costarle al empleador entre $75,000 y $125,000 para defenderse, o hasta $250,000 si el caso va a juicio.
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