Cómo elegir el mejor sistema de Punto de venta para tu pequeño negocio

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Cuando buscas el mejor sistema de punto de venta para un pequeño negocio, es importante comprender qué tipos de herramientas necesitas para manejar tu negocio y hacerlo crecer.

TABLA DE CONTENIDO

¿Qué es un sistema de Punto de venta?
¿Cuándo necesitas un sistema de Punto de venta?
Mejor sistema de Punto de venta para tiendas
Mejor sistema de Punto de venta para contratistas y servicios de reparación del hogar
Mejor sistema de Punto de venta para bares y restaurantes
Beneficios del uso de un sistema de Punto de venta para procesar tarjetas de crédito
Preguntas frecuentes

INTRODUCCIÓN

Cuando buscas el mejor sistema de Punto de venta) para un pequeño negocio, es importante comprender qué tipos de herramientas necesitas para manejar tu negocio y hacerlo crecer. Un buen sistema de Punto de venta para pequeños negocios te permite procesar cada venta de forma segura y tiene el software adecuado para ayudarte a realizar las tareas administrativas con mayor eficiencia.

Los tipos de ventas que hagas y las clases de tareas que necesites dependen del tipo de negocio que tengas. Una cafetería con mucha actividad puede tener necesidades diferentes a las de una boutique de ropa, y un sistema de Punto de venta de un pequeño negocio que sea adecuado para un plomero posiblemente no sería adecuado para un gimnasio.

Para cualquier sistema de Punto de venta de pequeño negocio, el costo (inicial y permanente), la seguridad, el cumplimiento de PCI y la facilidad de uso deberían ser los principales factores a tener en cuenta para elegir el mejor sistema de Punto de venta. Este artículo te ayuda a entender qué debes buscar en un sistema de Punto de venta para que puedas tomar la decisión correcta para tu negocio.

INVESTIGACIÓN PROFUNDA

¿Qué es un sistema de Punto de venta?

Un sistema de Punto de venta te permite registrar las ventas y aceptar pagos. Es como una caja registradora con cerebro, y tiene tres componentes básicos:

Hardware

Un sistema de Punto de venta tiene hardware que te permite aceptar pagos. Si vas a tener un nuevo sistema de Punto de venta, deberías asegurarte de que acepte todos los tipos de pago, incluidos efectivo, tarjetas de crédito (en particular, tarjetas con chip) y pagos móviles. Si es útil para tu negocio, tu sistema de Punto de venta también debería imprimir recibos, guardar efectivo en la caja y escanear códigos de barra.

Software

El software de Punto de venta es como tu centro de comandos. En un nivel básico, te permite encontrar artículos en tu surtido y cobrar ventas. Las soluciones más sólidas de punto de venta también ofrecen herramientas útiles como informes, software de compromiso con el cliente, control de inventario y otras más.

Pagos

Los sistemas de Punto de venta también pueden encargarse de enviar fondos a tu cuenta bancaria después de cada venta.

El sistema de Punto de venta adecuado para tu negocio puede garantizar que captes cada venta y ayudarte a agilizar las tareas administrativas que requieren mucho tiempo.

¿Cuándo necesitas un sistema de Punto de venta?

Si deseas aceptar pagos con tarjeta de crédito o débito y tienes un sistema agilizado para hacer un seguimiento de las ventas, es probable que sea una buena idea invertir en un sistema de Punto de venta creado para pequeños negocios. Incluso los pequeños negocios se benefician de un buen sistema de Punto de venta.

Salvo que tengas un sistema sólido para registrar cada venta de forma electrónica, es difícil llevar un registro preciso de lo que vendes. Básicamente, cuantos más datos tengas sobre tu negocio, más decisiones bien fundadas podrás tomar. Además, tener un sistema de Punto de venta para pequeños negocios ayuda a que tu negocio se vea más legítimo, y eso es muy importante si recién estás empezando.

Factores importantes para tener en cuenta al seleccionar un sistema de Punto de venta:

  • Costo inicial (tiempo y dinero)
  • Costos de procesamiento de pagos (p. ej., % de la venta + cargo por transacción)
  • Otras tarifas de procesamiento mensuales (p. ej., tarifa de cumplimiento de PCI, tarifas por devolución de pago)
  • Costos de equipamiento/tarifas de alquiler
  • Tarifas del software de Punto de venta
  • Cumplimiento de PCI (es decir, cómo procesar pagos, conectar tus sistemas y administrar los datos de clientes de forma segura)
  • Nivel de movilidad
  • Posibilidad de aceptar tarjetas con chip EMV
  • Posibilidad de aceptar pagos NFC como Apple Pay, Android Pay y tarjetas sin contacto
  • Funciones del software de Punto de venta (p. ej., facturas, capacidad de almacenar datos de clientes de forma segura, control de inventario, programas de fidelidad de clientes, administración de citas)
  • Comparación de los distintos sistemas de Punto de venta, como Square y Shopify

Beneficios de utilizar un sistema de Punto de venta para procesar tarjetas de crédito y para integraciones

Si bien puedes aceptar pagos con tarjeta con un procesador de tarjetas de crédito estándar, usar un sistema de Punto de venta para pequeños negocios te dará muchos beneficios. Para empezar, cada vez que aceptas un pago con un Punto de venta, todos los datos de la venta quedan registrados en el sistema. Esto es clave para el control de inventario, y un sistema de Punto de venta para pequeños negocios te ayuda a llevar registro de eso.

Por ejemplo, el Punto de venta Square, nuestro software de Punto de venta, puede enviarte alertas cuando te estés por quedar sin un artículo para permitirte hacer un nuevo pedido a tiempo. Los buenos sistemas de Punto de venta para pequeños negocios también ofrecen análisis y datos de ventas exhaustivos. Con Square, puedes ver si tiendes a vender más croissants o panecillos los lunes, por ejemplo, lo cual es útil cuando haces los pedidos de panadería.

Los sistemas de Punto de venta para pequeños negocios suelen ofrecer administración de más de una ubicación, lo que te permite realizar un seguimiento efectivo de las distintas sucursales de tu negocio. Sin embargo, merece la pena mencionar que algunos sistemas de Punto de venta tienen un costo extra por cada ubicación adicional, lo que puede ser desalentador si estás intentando expandir tu negocio. (Square ofrece administración de más de una ubicación de forma gratuita).

El mejor sistema de Punto de venta para tiendas, comercio electrónico y control de inventario

square stand retail

Si eres propietario de una tienda, posiblemente necesites un sistema de Punto de venta para tiendas con control de inventario y conexión a un escáner de códigos de barras e impresora de recibos. Nuestro punto de venta para tiendas personalizado para pequeños negocios hace todo eso y más.

También ofrecemos software de marketing por correo electrónico fácil de usar con plantillas efectivas y textos de muestra para que tus clientes se enteren de tus ofertas y promociones especiales.

¿Vendes en línea? Las herramientas de comercio electrónico de Square tienen funciones de seguridad de pagos, administración de riesgo e integración entre productos. Los compradores pueden guardar su información de pago para usarla en compras futuras y finalizar el proceso de pago más rápido, y un Punto de venta integrado sincroniza los pedidos, los artículos y el inventario en línea y en la tienda.

Mejor sistema de Punto de venta para contratistas y servicios de reparación del hogar

mobile payment processing

Si tienes un negocio de servicios de reparaciones del hogar, necesitas un sistema de Punto de venta supermóvil para pequeños negocios que te permita aceptar fácilmente pagos seguros con tarjeta de crédito en el lugar de trabajo, incluso si te encuentras en un lugar sin conectividad. El sistema para pequeños negocios de Square es compatible con el lector de banda magnética gratuito de Square, que es lo suficientemente pequeño como para llevarlo en el bolsillo y se conecta mediante el conector para auriculares de tu dispositivo iOS o Android. Puedes aceptar tarjetas con chip y pagos sin contacto y proteger a tu negocio del cambio de responsabilidad con el lector sin contacto y con chip de Square. Los usuarios de iPhone 6/6s podrían usar la funda Otterbox uniVERSE, que sirve para conectar el lector sin contacto y con chip al teléfono para aceptar pagos en cualquier lugar. Esto es algo que definitivamente no puedes hacer con una terminal para tarjetas de crédito tradicional.

Si estás en un lugar sin Wi-Fi ni recepción de señal, igualmente puedes aceptar pagos con tarjeta con el lector de banda magnética de Square y el Modo sin conexión, lo que te permite cobrar en cualquier parte a donde debas ir con tu negocio. También es una gran idea adelantar los pagos mucho antes de que venzan. Contratos Square permite a tus clientes hacer pagos o depósitos directamente desde el contrato apenas se firme. ¿Prefieres enviar una factura? El software Facturas completamente integrado de Square es gratuito e ideal para trabajos por contrato individual de todo tipo. Solo pagas un 2.9% + 30¢ por cada factura pagada en línea de forma segura.

Mejor sistema de Punto de venta para bares y restaurantes

bar pos stand

Los bares y restaurantes son una especie única y requieren algunas funciones especializadas en sus puntos de venta. Al comprar un sistema de Punto de venta para pequeños negocios, asegúrate de buscar uno en el que sea fácil cambiar artículos del menú y comunicarse con la cocina o el bar en caso de modificaciones en los artículos y los pedidos impresos. Los sistemas de Punto de venta bien diseñados para pequeños negocios tienen la capacidad de dividir pedidos entre los comensales y mantener los pedidos abiertos para los clientes que deseen pagar su cuenta más tarde.

Con un sistema de Punto de venta para restaurantes y bares, querrás conciliar fácilmente las ventas en efectivo y llevar un registro de los pagos para hacer que el cierre al final de la noche sea muy simple. Y no olvides las propinas incorporadas para mantener satisfechos al personal. El sistema de Punto de venta para restaurantes de Square hace todo eso y se sincroniza fácilmente con aplicaciones de terceros como Whisk y Fresh KDS. Es fácil instalarlo rápidamente y de modo accesible con nuestros kits de hardware especiales para bares y restaurantes.

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Preguntas frecuentes {#preguntas}

Preguntas frecuentes

1. ¿Tengo que pagar una tarifa mensual por el software de Punto de venta o para usar un sistema de Punto de venta?

Muchos sistemas de Punto de venta para pequeños negocios están conformados por componentes de distintas empresas, cada una con sus propias tarifas. Por ejemplo, el proveedor del software de Punto de venta suele cobrar una tarifa mensual. Ese cargo varía según el tamaño de tu negocio y cuántas ventas proceses. El hardware, por ejemplo, un equipo para tarjeta de crédito, podría pertenecer a otra empresa y podría tener una tarifa por alquiler, junto con un contrato anual. Tu proveedor de servicios de comercio podría cobrarte tarifas mensuales e, incluso, una tarifa por cumplimiento de PCI además de una tarifa por operación por cada venta con tarjeta de crédito o débito. Todo esto puede costarte desde $60 al mes por los sistemas de Punto de venta más básicos hasta más de $150 al mes por el software con funcionalidad moderada. Para poner esta información en contexto, esto representaría entre un 0.36 y un 0.9% adicional por transacción para un negocio con $200,000 de ventas con tarjeta.

Y eso no es todo. Por lo general, hay costos adicionales por el sistema de Punto de venta si tienes más usuarios, generación de informes avanzados y administración de más de una ubicación. Algunos sistemas de Punto de venta para pequeños negocios incluso cobran cargos adicionales por la atención al cliente completa. Y eso no incluye las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito (que, por lo general, tienen tarifas ocultas propias).

Square es diferente. Obtienes un punto de venta completamente integrado y con muchas funciones para pequeños negocios, todo por un simple precio por transacción. Las tarifas de Square son de apenas el 2.6% + 10¢ por cada tarjeta deslizada, tarjeta con chip insertada o pago NFC. Eso es todo. No hay tarifas ocultas, contratos a largo plazo ni compromisos. Tampoco cobramos tarifas por cumplimiento de PCI, y no hay cargos por software de Punto de venta. Nuestro amable equipo de atención al cliente conoce nuestros productos y puedes obtener respuestas con nuestro centro de atención al cliente por teléfono y en línea, todo de forma gratuita.

Nuestro hardware es económico, seguro y atractivo, y por eso se siente bien darle un lugar en tu mostrador.

2. ¿Qué alternativas hay si no quiero usar un sistema de Punto de venta?

Si crees que no necesitas un punto de venta para pequeños negocios, pero de todas formas quieres aceptar tarjetas de crédito de forma segura, hay otras soluciones móviles para tarjetas de crédito:

  • Facturas: Facturas Square es una manera simple de enviar facturas a los clientes desde nuestra aplicación Punto de venta gratuita, el Punto de venta Square. Siempre es gratuito enviar facturas, y se cobra un 2.9% más 30¢ por cada factura que se paga en línea de forma segura. Si quieres cobrar a un cliente de forma recurrente, por ejemplo, por un servicio semanal de paseo de perros o entrega de comida mensual, puedes configurar facturas recurrentes. Tus clientes pueden incluso guardar de forma segura sus tarjetas para pagar automáticamente las facturas recurrentes. El costo por Tarjeta guardada es de 3.5% más 15¢ por factura. Sin embargo, las facturas no son adecuadas para todos los tipos de negocio y, en general, serían más adecuadas para clientes recurrentes. Para clientes ocasionales, sería mejor obtener el pago en persona para no encontrarte con clientes que decidan no pagar.

  • Square Cash para Negocios: puedes recibir pagos instantáneamente por productos y servicios con Square Cash para Negocios. Los pagos son gratuitos para tus clientes. Es rápido, conveniente y mejor para pagos ocasionales. Sin embargo, no cuenta con la función de análisis de datos ni otras funciones que obtienes de un sistema de Punto de venta para pequeños negocios que puede ayudarte a administrar tu negocio. También es posible que no se vea tan profesional como las facturas o un punto de venta. Al igual que en el caso de las facturas, siempre corres el riesgo de que un cliente decida no pagar. Entonces, salvo que conozcas a tu cliente, es posible que sea más seguro para tu negocio aceptar pagos en persona.

3. ¿Cuál es la diferencia entre los sistemas de Punto de venta y las cajas registradoras?

La opción más básica de sistemas de Punto de venta para pequeños negocios incluye hardware de pago con tarjeta de crédito y un sistema que envía los fondos a tu cuenta bancaria. Los sistemas de Punto de venta para pequeños negocios también pueden contener software para ayudarte a administrar todo tu negocio y que pueda crecer, como informes y análisis de ventas detallados, herramientas de marketing, administración de la relación con los clientes, programas de fidelidad, tarjetas de regalo, etc.

Las cajas registradoras, por el contrario, son simplemente máquinas que registran ventas, dan cambio y almacenan dinero. Es importante tener en cuenta que las cajas registradoras no aceptan pagos con tarjeta de crédito. Necesitas un sistema de procesamiento de tarjetas para eso. Las cajas registradoras tienen funciones básicas y pueden generar algunos informes simples, como decirte cuántas ventas hubo ese día.

El punto de venta de Square para pequeños negocios puede, por ejemplo, mostrarte cuáles son los horarios con más movimiento en el día y en la semana. Puedes saber cuáles son tus artículos que más se venden y qué porcentaje de tus clientes son nuevos y qué porcentaje son clientes frecuentes. Todas esas funciones son muy útiles para tomar decisiones informadas acerca de cuántos empleados poner en cada turno, qué productos debes tener en existencia y en dónde enfocar tu trabajo de marketing.

Si decides administrar tu negocio con el sistema de Punto de venta para pequeños negocios de Square, este se integra muy bien con el hardware simple y con estilo de Square y se puede conectar fácilmente con una caja de efectivo.

4. Si compro un sistema de Punto de venta, ¿eso significa que ya cumplo las normas de PCI?

Respuesta rápida: no necesariamente. Para cumplir las normas de PCI, debes cumplir una lista de comprobación de requisitos diseñados para garantizar que los vendedores y las organizaciones procesen los datos de los titulares de tarjeta de forma segura y evitar el fraude y las filtraciones de datos. Todo eso es muy importante, pero es posible que todos los requisitos hagan que el proceso parezca abrumador. Al elegir un punto de venta para pequeños negocios, definitivamente querrás asegurarte de que cumpla las normas de PCI.

Sin embargo, el hecho de que tu software de Punto de venta o tu procesador de pagos cumpla las normas de PCI no garantiza que estés cumpliendo esas normas como vendedor. Por ejemplo, supongamos que obtienes un sistema de Punto de venta y una terminal de tarjetas que cumplen las normas de PCI. Tal vez crees que ya tienes todo en orden. Sin embargo, el cumplimiento de las normas de PCI debe analizarse sobre todo tu ecosistema de pagos. ¿Qué tan segura es tu red de Wi-Fi? ¿Dónde guardas los datos de tus clientes? (Una pista: tener la información de tarjetas de crédito en una hoja de cálculo no cumple esas normas). Si todo tu sistema de pagos no cumple los requisitos de cumplimiento de PCI, entonces no estás cumpliendo esa normativa. Es muy difícil saber si cumples esos requisitos, ya que las normas de PCI pueden cambiar. Por lo tanto, con los sistemas de Punto de venta tradicionales, es posible que necesites actualizar manualmente el software, la terminal de pagos, la red Wi-Fi u otros sistemas de tu entorno para que sigan cumpliendo las normas.

Afortunadamente, si usas Square como tu Punto de venta para pequeños negocios, nosotros nos encargamos de eso. Como proporcionamos todo el entorno de pagos, hacemos que cumplir las normas de PCI sea simple. Básicamente, proporcionamos una solución integrada en todos los pagos, el hardware, el software y los datos de clientes. Utilizamos cifrado de extremo a extremo para proteger la información de tus clientes desde el momento en el que la tarjeta toca nuestro sistema. Y, dado que hacemos las actualizaciones a través de la nube, si la lista de comprobación de PCI cambia, siempre tienes la versión vigente y puedes estar tranquilo sabiendo que cumples las normas. Puedes obtener más información sobre el cumplimiento de PCI y cómo Square usa estándares de PCI líderes del sector aquí.

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