No es bueno mezclar algunas cuestiones, como las finanzas personales y las de tu negocio. Controlar las finanzas por separado no solo te evita problemas, sino que también simplifica mucho las cosas y te ayuda a administrar tus finanzas de manera más fácil.
¿No sabes por dónde empezar en el proceso de separación de las finanzas personales de las comerciales? Analicemos algunas formas sencillas de hacerlo.
1. Ubica tu negocio en el mapa
Si aún no lo has hecho, establece una entidad legal diferente para tu negocio, por ejemplo, una empresa de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés), una corporación C o una corporación S. La Agencia Federal de Pequeños Negocios propone consejos acerca de qué estructura puede servirte; sin embargo, siempre es mejor que te asesores con un experto en materia legal. Además, tienes que solicitar un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) a través del sitio web del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). No te preocupes; solo te llevará unos pocos minutos. Constituir una entidad legal distinta para tu negocio tiene muchas ventajas, incluida la capacidad de proteger tus activos personales de las deudas, las pérdidas y las demandas de tu negocio.
2. Obtén una tarjeta de débito o de crédito comercial
Tener una tarjeta de débito o de crédito comercial te permite dejar de usar tus cuentas personales para las transacciones del negocio. Además, es una manera fácil de marcar claramente la diferencia entre los gastos personales y los comerciales.
Ahora, Square ofrece una tarjeta de débito para pequeños negocios. Brinda acceso en tiempo real a Saldo Square para que puedas obtener tus fondos tan pronto concretes una venta. Las etiquetas para los gastos comerciales y personales en la aplicación Square también te facilitan el seguimiento de los gastos comerciales y te ayudan a mantenerlos separados de los gastos personales. Obtén más información acerca de la Tarjeta de débito Square.
Una tarjeta de crédito comercial puede ayudarte a generar una calificación crediticia más fuerte para tu negocio siempre que pagues tus facturas a tiempo. Un perfil crediticio sólido para tu negocio posiblemente potencie tu capacidad para solicitar préstamos y te ayude a calificar para préstamos dirigidos a pequeños negocios con tasas de interés más bajas. Lee más acerca de cómo establecer la calificación crediticia de un negocio.
3. Abre una cuenta de cheques comercial
Si realmente te interesa separar tus finanzas personales de las comerciales, es obvio que debes abrir una cuenta de cheques exclusiva para tu negocio. Si solo la usas (junto con tu tarjeta de débito comercial) para las necesidades de tu negocio, entonces, tener un panorama claro y completo de estos gastos en la temporada de impuestos te ayudará a revisar tus extractos bancarios de manera más fácil.
4. Págate un sueldo
Eres tu propio jefe; hazlo oficial y todos los meses emite un cheque a tu nombre con la cuenta de cheques comercial. Transfiérelo a tu cuenta de cheques personal y, luego, actúa como lo harías si trabajaras para otra persona. Es decir, una vez que te quedes sin dinero, ajusta tus gastos y espera con paciencia hasta el próximo día de pago. Respecto de las necesidades personales, maneja tu cuenta de cheques y tarjeta de crédito comerciales como lo harías con las de un empleador anterior; ¡se miran, pero no se tocan!
5. Separa tus recibos y guárdalos
¿Existe una mejor forma de demostrar tu compromiso con la diferenciación de los gastos personales y comerciales que separar físicamente los recibos correspondientes? Puedes hacerlo en las carpetas comunes o en distintas carpetas de tu correo electrónico para los recibos digitales. Esta práctica sencilla te ayuda a relajarte gracias al conocimiento de que, si alguna vez te contacta el IRS, estarás preparado.
6. Haz un seguimiento de los gastos compartidos
Una ventaja de ser el propietario de un pequeño negocio es que muchos de los gastos comerciales son deducibles de impuestos. ¿Invitas a un posible socio a un agradable almuerzo para hablar de algunos asuntos? ¿Compras café para tus empleados? Deduce esos gastos. Además, evita la tentación de usar la tarjeta comercial para necesidades personales.
Puedes pedirle a un cajero que siempre marque las compras como transacciones separadas. O bien, puedes usar una tarjeta de débito comercial, como la Tarjeta de débito Square, que te permite etiquetar tus gastos personales y comerciales. Separar los gastos no solo hará que todo sea más fácil para tu contador en la temporada de impuestos, sino que también te protegerá, ya que (1) tendrás un registro financiero impecable y (2) mantendrás el hábito de conservar los recibos por separado, lo cual te evitará problemas a medida que crezca tu empresa.
7. Cuando uses artículos personales para tu negocio, regístralo
Todos quisiéramos poder manejar un auto de la empresa o volar en su avión. Sin embargo, para la mayoría de los propietarios de pequeños negocios, el auto que los lleva al gimnasio a la mañana es el mismo que los lleva a las grandes convenciones de marketing en otro estado. Lo mismo pasa con tu teléfono celular y cualquier otro artículo que uses con frecuencia tanto para fines personales como comerciales. Cualquier gasto que puedas registrar legalmente como comercial, se debe deducir para que ahorres dinero en la temporada de impuestos. Tu asesor fiscal puede ayudarte a definir qué es deducible y qué no, además de ayudarte a mantener un registro adecuado.
8. Educa a tus empleados y socios
Tú sabes cuál es la diferencia entre los gastos personales y los comerciales; asegúrate de que también la conozcan las demás personas involucradas en tu negocio. Haz que todos vayan por el mismo camino y que estén comprometidos con los mismos objetivos. Ser disciplinado es más fácil cuando los demás también lo son.
Al principio, es posible que no sea fácil mantener las cosas prolijas y ordenadas. Sin embargo, si puedes trabajar en algunos de estos consejos en 2020, ahorrarás tiempo y dinero en la próxima temporada de impuestos, en una auditoría o, incluso, cuando busques financiamiento. Los negocios sólidos crecen al hacer mejoras prudentes y graduales. Aprender a mantener las finanzas personales separadas de las comerciales es el comienzo perfecto.
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