Crear y administrar Cuentas de la casa Square
- Los vendedores con permiso de Cuentas de la casa para crearlas, editarlas y facturar con ellas, pueden administrarlas.
- Los vendedores con permiso de Cuentas de la casa para verlas y pagar con ellas pueden hacer un cargo a una de ellas. Establece los permisos en el Panel de Datos Square.
Acerca de las Cuentas de la casa Square
Las Cuentas de la casa Square te permiten cobrar un pedido a la cuenta de la casa de un cliente y recibir el pago mediante factura o tarjeta guardada, según lo acordado entre tu cliente y tú.
Con Cuentas de la casa Square, puedes permitir que los clientes reciban productos y servicios sin tener que pagar por ellos inmediatamente. Puedes establecer un límite de gasto para la cuenta y el cliente puede realizar compras dentro de ese límite. Puedes consultar un saldo acumulado de la cuenta de la casa del cliente y enviar una factura para cobrar el pago más adelante.
Las cuentas de la casa son ideales para fidelizar a tus clientes y fomentar la actividad comercial continua. En el proceso de pago, puedes cargar un pago a la cuenta de la casa de un cliente para que la venta se registre y el inventario se actualice automáticamente, todo sin necesidad de cobrar un pago cada vez que te visiten. Y tú puedes agilizar la facturación al aplicar descuentos por pedidos al por mayor o en grupo, y programar facturas recurrentes para que los clientes puedan liquidar sus cuentas en línea.
Antes de comenzar
Puedes cobrar a la cuenta de la casa de un cliente en todo el hardware de pago Square y dispositivos móviles, así como las últimas versiones de tu aplicación de punto de venta.
Al igual que con las transacciones con Tarjeta guardada, enviaremos un recibo digital a la dirección de correo electrónico del cliente indicada al momento de configurar la cuenta de la casa. Si tus clientes quieren recibir un recibo duplicado, pueden elegir una opción al final del proceso de pago.
Además, no puedes usar las Cuentas de la casa para conceder préstamos, imponer cargos financieros ni aceptar pagos a cuotas.
Te recomendamos que consultes a un asesor jurídico independiente antes de ofrecer Cuentas de la casa.
Crear y administrar Cuentas de la casa Square
Para crear Cuentas de la casa individuales para los clientes desde el Panel de Datos Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Descripción general.
- Haz clic en Crear una cuenta.
- Selecciona el cliente de la cuenta y la sucursal del negocio.
- Agrega un nombre de la cuenta y notas.
- Ingresa un límite de gasto.
- Selecciona la sucursal de informes del cliente y el método de facturación preferido.
- Haz clic en Guardar.
Para configurar el orden de visualización de Cuentas abiertas Square como opción de pago en la pantalla del proceso de pago, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en la aplicación Square y pulsa ≡ Más > Ajustes > Proceso de pago > Pago.
- Pulsa Tipos de pago.
- Junto a Cuenta de la casa, mantén pulsado el ícono (⋮⋮) y arrástralo y suéltalo en la lista para reordenar las opciones de pago.
Para desactivar Cuentas nacionales como tipo de pago, pulsa (X).
Para editar cuentas de la casa de los clientes desde el Panel de Datos Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Descripción general.
- Selecciona la Cuenta de la casa que quieres editar.
- Haz clic en (•••) > Editar detalles de la cuenta.
- Realiza los cambios y haz clic en Guardar.
Para editar las cuentas de la casa de los clientes desde el Punto de venta Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en la aplicación Square y pulsa ☰ Más > Clientes.
- Selecciona un cliente.
- En la cuenta de la casa, pulsa (•••) > Editar detalles de la cuenta.
- Realiza los cambios y pulsa Guardar.
Puedes bloquear la cuenta de la casa del cliente para que ya no pueda agregar cobros a su cuenta. Para bloquear una Cuenta de la casa desde el Panel de Datos Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Descripción general.
- Selecciona la Cuenta de la casa que quieres bloquear.
- Haz clic en (•••) > Bloquear cuenta.
Para bloquear una Cuenta de la casa desde tu Punto de venta, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en la aplicación Square y pulsa ☰ Más > Clientes.
- Selecciona un cliente.
- En la Cuenta de la casa, pulsa los (•••) > Bloquear cuenta.
Para cerrar una Cuenta de la casa desde el Panel de Datos Square, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Descripción general.
- Selecciona la Cuenta de la casa que quieres cerrar.
- Haz clic en los (•••) > Cerrar cuenta.
Con los ajustes manuales puedes modificar el saldo de la cuenta de la casa de un cliente. Puedes aumentarlo hasta el límite de gasto de la cuenta o reducirlo si hay un saldo pendiente.
Solo puedes hacer ajustes desde el Panel de Datos Square.
Para ello, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Descripción general.
- Selecciona la Cuenta de la casa que quieres bloquear.
- Haz clic en los (•••) > Hacer un ajuste.
- Sigue los pasos y haz clic en Aplicar.
Los ajustes solo se registran en las Cuentas de la casa y no aparecerán en las transacciones ni en los informes.
Procesar pagos de Cuentas de la casa
Una vez que hayas creado al menos una cuenta de la casa, puedes empezar a cobrarle las compras.
Para cobrar compras a una cuenta de la casa desde la aplicación Punto de venta Square, sigue estos pasos:
- Al completar una transacción, pulsa Cobrar.
- Pulsa Cuenta de la casa como tipo de pago.
- Pulsa Confirmar > Cobrar.
Para reembolsar un cargo que se realizó a la cuenta de la casa de un cliente, sigue los pasos para reembolsar un pago como lo harías con cualquier otra transacción. Una vez que se haya reembolsado el pago, el saldo de la cuenta del cliente se ajustará automáticamente.
Enviar facturas para Cuentas de la casa
Configura Facturas Square recurrentes o pagos automáticos con tarjetas guardadas para liquidar las cuentas de tus clientes. También puedes cobrar pagos individuales para Cuentas de la casa al crear y enviar facturas manualmente a los clientes.
Para recibir un pago a través de una factura Square, la Cuenta de la casa de un cliente debe tener compras cargadas y tener un saldo negativo. Por el momento, no es posible cobrar pagos por adelantado con Cuentas de la casa.
Para garantizar que los pagos se asocien correctamente con la Cuenta de la casa adecuada, se debe crear una factura de la Cuenta de la casa a través del flujo de cobro de pagos de Cuenta Nacional en el Panel de Datos Square o en el Punto de venta Square. La factura no se debe crear ni duplicar a través de la pestaña Facturas en el PDV Square. Una vez creadas, las facturas de las Cuentas de la casa se pueden actualizar en la pestaña Facturas.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa.
- Selecciona la cuenta de la casa a la que quieras cobrar.
- Asegúrate de que el “Método de facturación” sea Factura recurrente.
- Haz clic en Recibir pagos.
- Elige la opción de envío. Selecciona Manualmente para crear un enlace para compartir.
- Selecciona la fecha de envío y de vencimiento de la factura.
- Además, puedes agrega un nombre y notas en la factura.
- Haz clic en Enviar.
Se adjuntará un resumen del saldo de cuenta, que incluye detalles de la transacción, a la factura en archivo PDF.
- Inicia sesión en tu Punto de venta Square y pulsa ≡ Más > Clientes.
- Busca al cliente al que desees cobrar y su cuenta nacional.
- Pulsa (•••) > Recibir pago.
- Completa la información de la factura relacionada según sea necesario.
Si una cuenta de la casa no envía el pago de forma independiente, puedes cobrarlo manualmente en una factura desde el Panel de Datos Square. Para comenzar, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Pedidos y pagos (o bien a Facturas y pagos o Pagos) > Facturas.
- Haz clic en Facturas.
- Selecciona la factura de la que deseas recibir el pago manualmente.
- Toca Agregar pago para seleccionar la cuenta de la casa del cliente.
- Selecciona Cobrar con tarjeta o Registrar pago para registrar un pago con efectivo, cheque u otra forma de pago desde la cuenta de la casa del cliente.
- Pulsa Confirmar.
Consultar informes para Cuentas de la casa
Para consultar un informe de las transacciones de la cuenta de la casa, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Informes.
- Haz clic en Fecha para ajustar el rango de fechas.
- Si lo prefieres, haz clic en Exportar CSV para descargar tu informe.
Para ver el monto total de las ventas que usaron cuentas de la casa como forma de pago, haz lo siguiente:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Clientes > Cuentas de la casa > Informes.
- Ve a Informes > Formas de pago para ver todas las transacciones relacionadas con cuentas de la casa.
Los pagos hechos para liquidar el saldo de una cuenta de la casa no se consideran en las ventas totales. Puedes ver los pagos en las pestañas Facturas Square y Cuentas de la casa de Square, así como en la página Formas de pago de la pestaña Informes en el Panel de Datos Square.