Créer et gérer des comptes internes Square
- Les vendeurs disposant de l’autorisation relative aux comptes internes pour créer, modifier et facturer des comptes internes peuvent gérer ces derniers.
- Les vendeurs disposant de l’autorisation relative aux comptes internes pour consulter et encaisser un compte interne peuvent débiter ce dernier. Configurez les autorisations dans le Tableau de bord Square.
À propos des comptes internes Square
Les comptes internes Square vous permettent de passer en caisse sur le compte interne d’un client et d’encaisser le paiement par facture ou par carte enregistrée, comme convenu entre vous et votre client.
Avec les comptes internes Square, vous pouvez permettre aux clients de recevoir des produits et des services sans avoir à les payer immédiatement. Vous pouvez établir une limite de dépenses pour le compte et le client peut effectuer des achats dans cette limite. Vous pouvez consulter le solde courant du compte interne du client et envoyer une facture pour encaisser le paiement ultérieurement.
Les comptes internes sont idéaux pour fidéliser vos clients et les encourager à revenir. Lors du passage en caisse, vous pouvez facturer un paiement sur le compte interne d’un client afin que la vente soit enregistrée et que le stock soit mis à jour automatiquement, le tout sans avoir à encaisser un paiement à chacune de ses visites. Vous pouvez également simplifier la facturation en appliquant des remises aux commandes en gros ou groupées et en programmant des factures récurrentes afin que les clients puissent régler leurs comptes en ligne.
Avant de commencer
Vous pouvez débiter le compte interne d’un client sur tous les appareils mobiles et matériels de paiement Square, ainsi que sur les dernières versions de votre application Solution PDV Square.
Comme pour les transactions avec Carte enregistrée, un reçu électronique sera envoyé à l’adresse e-mail du client indiquée lors de la configuration du compte interne. Si vos clients souhaitent recevoir un duplicata du reçu, ils peuvent choisir une option à la fin du processus de paiement.
Vous ne pouvez pas percevoir de paiements anticipés avec des comptes internes.
Vous ne pouvez pas non plus utiliser les comptes internes pour accorder des prêts, imposer des frais financiers ou accepter des remboursements échelonnés.
Il est conseillé de consulter un conseiller juridique indépendant avant de proposer des comptes internes.
Créer et gérer des comptes internes
Pour créer des comptes internes individuels pour vos clients à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Cliquez sur Créer un compte.
- Sélectionnez le client pour le compte et le point de vente de l’entreprise.
- Ajoutez éventuellement un nom de compte et des notes.
- Saisissez une limite de dépenses.
- Sélectionnez le point de vente de déclaration du client et le mode de facturation préféré.
- Cliquez sur Enregistrer.
Pour configurer l’ordre d’affichage des comptes internes Square en tant qu’option de paiement sur l’écran de passage en caisse :
- Ouvrez l’application et appuyez sur ≡ Plus > Paramètres > Passage en caisse > Paiement.
- Appuyez sur Types de paiement.
- À côté de Compte interne, maintenez l’icône (⋮⋮) enfoncée et effectuez un glisser-déposer dans la liste pour réorganiser vos options de paiement.
Pour désactiver les comptes internes en tant que type de paiement, appuyez sur (X).
Pour modifier des comptes internes des clients à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur (•••) > Modifier les détails du compte.
- Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour modifier des comptes internes des clients à partir de votre système de caisse :
- Ouvrez l’application et appuyez sur ☰ Plus > Clients.
- Sélectionnez un client.
- Sous le compte interne, appuyez sur (•••) > Modifier les détails du compte.
- Effectuez les modifications nécessaires, puis appuyez sur Enregistrer.
Vous pouvez bloquer le compte interne d’un client afin qu’il ne puisse plus être débité. Pour bloquer un compte interne à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne que vous souhaitez bloquer.
- Cliquez sur (•••) > Bloquer le compte.
Pour bloquer un compte interne à partir de votre système de caisse :
- Ouvrez l’application et appuyez sur ☰ Plus > Clients.
- Sélectionnez un client.
- Sous le compte interne en question, appuyez sur (•••) > Bloquer le compte.
Pour fermer un compte interne à partir du Tableau de bord Square :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne que vous souhaitez fermer.
- Cliquez sur (•••) > Fermer le compte.
Les ajustements manuels vous permettent de modifier le solde du compte interne d’un client. Vous pouvez augmenter le solde jusqu’à la limite de dépenses du compte, ou vous pouvez diminuer le solde s’il y a un solde impayé.
Les ajustements ne peuvent être effectués qu’à partir du Tableau de bord Square.
Pour effectuer un ajustement :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Aperçu.
- Sélectionnez le compte interne que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur (•••) > Effectuer un ajustement.
- Suivez les instructions, puis cliquez sur Appliquer.
Les ajustements sont uniquement enregistrés sur les comptes internes et n’apparaîtront pas dans les transactions ou les rapports.
Passer en caisse avec des comptes internes
Une fois que vous avez créé au moins un compte interne, vous pouvez commencer à y encaisser des achats.
Pour encaisser des achats sur un compte interne à partir de la Solution PDV Square :
- Lorsque vous finalisez une transaction, appuyez sur Encaisser.
- Appuyez sur Compte interne comme type de paiement.
- Appuyez sur Confirmer > Encaisser.
Pour rembourser un encaissement effectué sur le compte interne d’un client, suivez les étapes de remboursement d’un paiement comme vous le feriez pour toute autre transaction. Une fois le paiement remboursé, le solde du compte du client est automatiquement ajusté.
Envoyer des factures pour les comptes internes
Vous pouvez configurer des factures Square récurrentes et des paiements automatiques via une carte enregistrée pour régler les comptes de vos clients. Vous pouvez également encaisser des paiements individuels pour un compte interne en créant manuellement une facture et en l’envoyant à votre client.
Pour encaisser un paiement par le biais d’une facture Square, le compte interne du client doit présenter des achats et un solde négatif.
Pour garantir que les paiements sont correctement associés au bon compte interne, une facture interne doit être créée via le flux de recouvrement des paiements internes dans le Tableau de bord Square ou la Solution PDV Square. La facture ne doit pas être créée ou dupliquée via l’onglet Factures de la Solution PDV Square. Une fois créées, les factures pour les comptes internes peuvent être mises à jour en passant par l’onglet Factures.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes.
- Sélectionnez le compte interne que vous souhaitez débiter.
- Assurez-vous que le « Mode de facturation » est Facture récurrente.
- Cliquez sur Encaisser le paiement.
- Choisissez l’option de livraison. Sélectionnez Manuellement pour créer un lien à partager.
- Sélectionnez la date d’envoi et la date d’échéance de la facture.
- Ajoutez éventuellement une note à la facture.
- Cliquez sur Envoyer.
Un relevé de compte bancaire incluant les détails de transaction sera joint à cette facture (format PDF).
- Ouvrez l’application et appuyez sur ≡ Plus > Clients.
- Recherchez le client à débiter et sélectionnez son compte interne.
- Appuyez sur (•••) > Encaisser le paiement.
- Renseignez les informations de facturation associées si nécessaire.
Si un compte interne n’envoie pas de paiement de manière indépendante, vous pouvez encaisser manuellement un paiement sur une facture à partir du Tableau de bord Square. Pour commencer :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Commandes et paiements (ou Factures et paiements ou Paiements) > Factures.
- Cliquez sur Factures.
- Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez encaisser manuellement le paiement.
- Appuyez sur Ajouter un paiement pour sélectionner le compte interne du client.
- Sélectionnez Débiter la carte ou Enregistrer le paiement pour enregistrer un paiement en espèces, par chèque ou par un autre mode de paiement à partir du compte interne du client.
- Appuyez sur Confirmer.
Afficher les rapports pour les comptes internes
Pour afficher un rapport sur les transactions de votre compte interne :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Rapports.
- Cliquez sur Date pour ajuster la période.
- Vous pouvez aussi cliquer sur Exporter au format CSV pour télécharger votre rapport.
Pour afficher le montant total des ventes en utilisant les comptes internes comme mode de paiement :
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et accédez à Clients > Comptes internes > Rapports.
- Accédez à Rapports > Modes de paiement pour afficher toutes les transactions liées au compte interne.
Les paiements effectués pour régler le solde d’un compte interne ne sont pas pris en compte dans le total des ventes afin d’éviter un double comptage. Vous pouvez consulter les paiements dans les onglets Factures Square et Comptes internes Square, ainsi que sur la page Modes de paiement de l’onglet Rapports du Tableau de bord Square.