Conteo de inventario con Square para Tiendas

Resumen

Los ajustes de inventario por ventas, robos, pérdidas o errores pueden causar discrepancias entre el inventario asociado con tu cuenta de Square y el inventario físico que tienes.

Para conciliar o solucionar estas discrepancias, la mayoría de los comerciantes llevan a cabo conteos del inventario físico cíclicos o completos. Con Square para Tiendas Plus, puedes utilizar la cámara integrada de tu iPad o iPhone para realizar el conteo, o ingresar manualmente el inventario con un escáner . Además, puedes permitir que varios miembros del equipo hagan el conteo en conjunto, por lo que puedes volver a abrir tu negocio para la venta más rápido.

Configura permisos de inventario

Para realizar un conteo de inventario con Square para Tiendas, necesitarás asignar permisos a los miembros de tu equipo. Mira el video a continuación para obtener más información sobre cómo agregar permisos de conteo de inventario.

Los permisos de conteo de existencias incluyen lo siguiente:

• Vista de costos por unidad durante el conteo (en el Punto de venta y el Dashboard): Permite a quien cumple esta función ver los costos por unidad y los montos de los valores totales de los artículos del conteo. Este permiso solo afectará la visibilidad de los costos por unidad en una sesión de conteo, pero no la afectará en ningún otro lugar en el que aparezcan los costos por unidad dentro de la experiencia de Square para Tiendas.

• Iniciar, contribuir y confirmar conteos cíclicos (solo en el Punto de venta): Permite a quien cumple esta función comenzar un ciclo de conteo y completarlo, independientemente de las revisiones.

• Iniciar conteos completos de inventario y contribuir a ellos (solo en el Punto de venta): Permite a quien cumple esta función comenzar un conteo completo, pero no revisarlo ni actualizar el sistema.

• Revisar, confirmar y eliminar conteos completos de inventario (en el Punto de venta y el Panel de Datos):  Permite a quien cumple esta función revisar un conteo completo, editarlo y enviarlo al sistema.

Para asignar permisos de inventario, sigue estos pasos:

1. En el Panel de Datos Square en línea, ve a Equipo > Permisos y selecciona el tipo de función para la que desees activar el permiso de conteo de existencias.

2. Selecciona Artículos.

3. En Conteo de existencias, selecciona los permisos que desees asignar.

4. Si el permiso es para un nuevo miembro del equipo, selecciona Guardar miembro del equipo.

5. Si el permiso es para un miembro del equipo existente, haz clic en Guardar.

Obtén más información sobre Cómo comenzar con Administración de equipos. 

Conteos cíclicos

Se recomienda realizar un conteo cíclico para cada variante de artículo, como mínimo, una vez cada 90 días.

Conteos cíclicos manuales

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Conteo de existencias > Conteo cíclico.

3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.

4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Conteo cíclico con un escáner o una cámara

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Conteo de existencias > Conteo cíclico.

3. Usa un o la cámara integrada del iPad o iPhone para escanear el artículo.

4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Para guardar o cancelar un conteo cíclico en cualquier momento, pulsa el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Verás una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o descartar sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo utilizado para el conteo de inventario. Esto significa que no podrás acceder al conteo guardado desde otro dispositivo, incluso si este inició sesión en la misma cuenta de Square.

Conteos completos

Conteo completo manual

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo.

3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.

4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Conteo completo con un escáner o una cámara

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo.

3. Usa un o la cámara integrada del iPad o iPhone para escanear el artículo. 

4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.  

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Para guardar o cancelar un conteo completo en cualquier momento, pulsa el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Verás una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o descartar sin guardar.

Conteo completo por categoría

Para realizar un conteo completo por categoría de artículo en lugar de agregar artículos específicos, puedes usar los filtros de búsqueda disponibles como parte de la búsqueda de artículos.

Para agregar artículos a tu sesión de conteo por categoría, sigue estos pasos:

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo o selecciona un conteo completo existente que esté en curso.

3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y, luego, haz clic en el ícono Filtrar junto a la barra de búsqueda.

4. Selecciona la categoría de artículos cuyo inventario deseas contar y pulsa Mostrar resultados.

5. En la lista de resultados, puedes seleccionar artículos específicos o hacer clic en Seleccionar todo.

6. Pulsa Confirmar cuando hayas terminado de seleccionar los artículos.

Una vez que termines de agregar artículos a tu sesión de conteo, puedes pulsar cualquier artículo o variante e ingresar una cantidad para asignársela. Cuando termines el conteo de todos tus artículos, pulsa Enviar progreso para guardar tu trabajo.

Conteo completo con varios dispositivos

Puedes usar varios dispositivos para contribuir a un conteo completo. Para realizar un conteo completo con varios dispositivos con tu aplicación de Punto de venta de Square para Tiendas:

1. Comienza un conteo completo con el método que prefieras, como los siguientes:

   1. Conteo completo manual

   2. Conteo completo con un escáner de código de barras o una cámara

   3. Conteo completo por categoría

2. Una vez iniciado un conteo completo en un dispositivo inicial, ve a Inventario > Conteos de artículos en existencia en los dispositivos secundarios.

3. En la lista de conteos de artículos en existencias, pulsa un conteo completo con el estado En curso.

4. En la pantalla de detalles del conteo completo, puedes elegir entre Contar artículos, Ver resumen de conteo, Eliminar conteo o Comenzar revisión con los dispositivos secundarios.

Nota: Solo es posible realizar un conteo de existencias con varios dispositivos en conteos completos. Todos los dispositivos que se utilicen para el conteo completo deben iniciar sesión en la misma cuenta de Square.

Revisa y aprueba el conteo de inventario completo

Después de contribuir a un conteo completo de inventario, debes revisar y aprobar el conteo. Asegúrate de haber contado todos los artículos disponibles antes de enviar un conteo para su revisión.

Las revisiones se pueden enviar mediante la aplicación Square para Tiendas para iOS o el Panel de Datos Square.

Para comenzar en el Panel de Datos, haz lo siguiente:

1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. En esta lista, haz clic en un Conteo completo con el estado En curso. Luego, haz clic en Comenzar revisión. Nota: Cuando se apruebe el conteo revisado, se configurarán las existencias de las variantes que no se cuenten en cero. Para ver el resumen de un conteo sin enviarlo para su revisión, haz clic en Cancelar > Ver resumen del conteo. 

3. Desde la pantalla Resultados de la revisión, verifica que todos los conteos sean correctos:

   1. Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético.

   2. Para anular un conteo de un artículo de línea, haz clic en el artículo de línea y, luego, en Anular conteo. A continuación, ingresa el conteo correcto y haz clic en Listo.

   3. Para agregar artículos de línea faltantes a un conteo, vuelve a la vista de Conteo de existencias y haz clic en el conteo con el estado En revisión. Pulsa Retirar de la revisión > Confirmar para que el conteo vuelva a En curso. Una vez que el conteo vuelva a En curso, podrás contar nuevos artículos con la aplicación para iOS. Cuando termines con el conteo, necesitarás volver a enviarlo para su revisión. 

4. Una vez que todos los artículos de línea estén revisados, haz clic en Confirmar. 

Para comenzar en iOS, haz lo siguiente:

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. En esta lista, pulsa un Conteo completo con el estado En curso. Luego, pulsa Iniciar revisión. Nota: Cuando se apruebe el conteo revisado, se configurarán las existencias de las variantes que no se cuenten en cero. Para ver el resumen de un conteo sin enviarlo para su revisión, haz clic en Cancelar > Ver resumen del conteo. 

3. Desde la pantalla Resultados de la revisión, verifica que todos los conteos sean correctos:

   • Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético.

   • Para anular un conteo de un artículo de línea, pulsa el artículo de línea y, luego, Anular conteo. Luego, ingresa el conteo correcto, pulsa la marca de verificado y pulsa Listo.

   • Para agregar artículos de línea faltantes a un conteo, vuelve a la vista de Conteo de existencias y pulsa el conteo con el estado En revisión. Pulsa Retirar de la revisión > Confirmar para que el conteo vuelva a En curso. Para agregar variantes faltantes al conteo, pulsa Reanudar conteo. Cuando termines con el conteo, necesitarás volver a enviarlo para su revisión.  

4. Una vez que se hayan revisado todos los artículos de línea, pulsa Confirmar. 

Nota: Asegúrate de revisar todos los artículos de línea antes de pulsar Confirmar, ya que no podrás deshacer esta acción. Una vez que se haya aprobado el conteo completo del inventario, el estado del  Conteo de existencias aparecerá como Completo. 

Informe de variantes del inventario

Puedes ver un Informe de variantes del inventario o revisar el historial de conteos completados desde la aplicación Square para Tiendas de iOS o desde el Panel de Datos Square.

Para comenzar en el Panel de Datos, haz lo siguiente:

1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. Haz clic en un conteo completo que tenga el estado Completado. 

3. Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético.

4. Haz clic en Detalles en la parte superior derecha de la pantalla para ver el conteo total y las variantes de costos de la sesión de conteo. Puedes hacer clic en cada variante para ver el conteo y las variantes de costos. 

   • Asegúrate de solucionar los costos por unidad faltantes en tu Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario disponible y la variante total pueden tener errores debido a los costos por unidad faltantes. 

Para comenzar en iOS, haz lo siguiente:

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa un conteo completo que tenga el estado Completado. 

3. Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético.

4. Haz clic en Detalles en la parte superior derecha de la pantalla para ver el conteo total y las variantes de costos de la sesión de conteo. Pulsa cada variante para ver el conteo y las variantes de costos. 

   • Asegúrate de solucionar los costos por unidad faltantes en tu Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario disponible y la variante total pueden tener errores debido a los costos por unidad faltantes. 

Nota: Solo los miembros del equipo que tengan el permiso Ver costo por unidad durante el conteo podrán ver las variantes de costos de un conteo de inventario. Una vez que un conteo se haya enviado para su revisión, no podrás actualizar los costos por unidad asociados con un artículo o una variante. 

Exporta el informe de variantes de inventario

Puedes exportar el informe de variantes de inventario de un conteo cíclico completo o los datos de un conteo completo en curso o completo con el Panel de Datos Square en línea.

Para exportar datos de un conteo cíclico, sigue estos pasos:

1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. Haz clic en un conteo cíclico que tenga el estado Completado.

3. Haz clic en Exportar y selecciona el informe que desees exportar.

   1. Se exportarán los conteos de artículos y los datos de las variantes a un archivo CSV.

   2. Se exportará un resumen de los detalles del recuento, incluidos los contadores, los revisores y cuándo se inició y se envió el recuento a un archivo CSV.

Para exportar datos de un conteo cíclico, sigue estos pasos:

1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. Haz clic en un conteo completo que tenga el estado En curso o Completado.

3. Haz clic en Exportar en la esquina superior derecha del Panel de Datos y selecciona el informe que desees exportar.

   1. Se exportarán los conteos de artículos y los datos de las variantes a un archivo CSV

   2. Se exportará un resumen de los detalles del recuento, incluidos los contadores, los revisores y cuándo se inició y se envió el recuento a un archivo CSV.

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