Conteo de inventario con Square para Tiendas

Descripción general

Los ajustes de inventario por ventas, robos, pérdidas o errores pueden causar discrepancias entre el inventario asociado con tu cuenta de Square y el inventario físico que tienes.

Para conciliar o solucionar estas discrepancias, la mayoría de las tiendas minoristas realizan conteos de inventario físicos completos o cíclicos. Con Square para Tiendas Plus, puedes realizar fácilmente estos conteos con la cámara integrada de tu iPhone o iPad, o manualmente con un escáner de . Asimismo, varios miembros del equipo pueden hacer conteos al mismo, por lo que puedes reabrir tu negocio para realizar ventas antes.

Configurar permisos de inventario

Para realizar conteos de inventario con Square para Tiendas, deberás asignar permisos a los miembros del equipo. Ve el siguiente video para obtener más información sobre cómo agregar permisos de conteo de inventario.

Los permisos de conteo de inventario incluyen lo siguiente:

• Ver el costo por unidad mientras se realiza el conteo (Punto de venta y Panel de Datos): permite que la persona vea los costos por unidad y los valores totales de los artículos en un conteo. Este permiso solo afectará la visibilidad del costo por unidad en la sesión de conteo, no en otros lugares donde se muestre el costo por unidad en Square para Tiendas.

• Iniciar, contribuir y confirmar conteos cíclicos (solo Punto de venta): permite que la persona inicie y complete un conteo cíclico, independientemente de las revisiones.

• Iniciar y contribuir a conteos de inventario completos (solo Punto de venta): permite que una persona inicie un conteo completo pero no revise ni actualice el sistema.

• Revisar, confirmar y eliminar los conteos de inventario completos (Punto de venta y Panel de Datos): permite que la persona revise, edite y envíe un conteo completo al sistema.

Para asignar permisos de inventario, sigue estos pasos:

1. En el Panel de Datos Square en línea, ve a Equipo > Permisos y selecciona el tipo de función para la que desees activar el permiso de conteo de existencias.

2. Selecciona Artículos.

3. En Conteo de existencias, selecciona los permisos que desees asignar.

4. Si el permiso es para un nuevo miembro del equipo, selecciona Guardar miembro del equipo.

5. Si el permiso es para un miembro del equipo existente, haz clic en Guardar.

Obtén más información sobre Cómo comenzar con Administración de equipos.

Conteos cíclicos

Se recomienda realizar un conteo cíclico para cada variación de artículo, como mínimo, una vez cada 90 días.

Conteos cíclicos manuales

1. Desde la barra de navegación en la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo cíclico. 

3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.

4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Conteo cíclico con un escáner o una cámara

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo cíclico. 

3. Con un , o la cámara integrada de tu iPad o iPhone, escanea el artículo.

4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Siguiente > Confirmar.

Puedes guardar o cancelar un conteo cíclico en cualquier momento si pulsas el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Verás una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o cerrar sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo utilizado para el conteo de inventario. Esto significa que no podrás acceder al conteo guardado desde otro dispositivo, incluso si este inició sesión en la misma cuenta de Square.

Conteos completos

Conteos completos manuales

1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo. 

3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.

4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Conteo completo con un escáner o una cámara

1. Desde la barra de navegación en la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo.

3. Con un , o la cámara integrada de tu iPad o iPhone, escanea el artículo.

4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.

5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.

6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Puedes guardar o cancelar un conteo completo en cualquier momento si pulsas el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Verás una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o cerrar sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo utilizado para el conteo de inventario. Esto significa que no podrás acceder al conteo guardado desde otro dispositivo, incluso si este inició sesión en la misma cuenta de Square.

Revisar y aprobar el conteo de inventario completo

Después de contribuir a un conteo de inventario completo, deberás revisar y aprobar el conteo. Asegúrate de haber contado cada artículo a mano antes de enviar un conteo para su revisión.

Las revisiones se pueden enviar mediante la aplicación Square para Tiendas para iOS o el Panel de Datos Square.

Para comenzar en el Panel de Datos, haz lo siguiente:

1. Desde el Panel de Datos Square en línea, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. Desde esta lista, haz clic en un Conteo completo marcado como En curso. Luego, haz clic en Comenzar revisión. Nota: Las variantes no contabilizadas tendrán las existencias configuradas en cero cuando se apruebe el conteo. Para ver un resumen sin enviarlo para revisión, haz clic en Cancelar > Ver resumen de recuento.

3. Desde la pantalla Resultados de la revisión, verifica que todos los conteos sean correctos:

   1. Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una de las opciones disponibles. Puedes ordenarla por Variante (conteo), Variante (costo) o alfabéticamente con la función Orden alfabético.

   2. Para anular el conteo de un artículo de línea, haz clic en el artículo y, luego, en Anular conteo. Luego, ingresa el conteo correcto y haz clic en Listo.

   3. Para agregar artículos faltantes al conteo, regresa a la vista Conteo de existencias y haz clic en el conteo que tenga estado En revisión. Pulsa Retirar de la revisión > Confirmar y la cuenta regresará al estado En curso. Una vez que vuelva a este estado, pueden contarse los artículos nuevos desde la app para iOS. Cuando termines, deberás volver a enviar el conteo para su revisión.

4. Una vez que se hayan revisado todos los artículos de línea, haz clic en Confirmar.

Para comenzar en iOS, haz lo siguiente:

1. Desde la barra de navegación en la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Desde esta lista, pulsa un Conteo completo marcado como En curso. Luego, pulsa Comenzar revisión. Nota: Las variaciones no contabilizadas tendrán las existencias configuradas en cero cuando se apruebe el conteo. Para ver un resumen sin enviarlo para revisión, pulsa Cancelar > Ver resumen de recuento.

3. Desde la pantalla Resultados de la revisión, verifica que todos los conteos sean correctos:

   • Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenarla por Variante (conteo), Variante (costo) o alfabéticamente con la función Orden alfabético.

   • Para anular el conteo de un elemento de línea, púlsalo y pulsa Anular conteo. Luego, ingresa el conteo correcto, pulsa la marca de verificación y pulsa Listo. 

   • Para agregar artículos faltantes al conteo, regresa a la vista Conteo de existencias y pulsa el conteo que tenga estado En revisión. Pulsa Retirar de la revisión > Confirmar y la cuenta regresará al estado En curso. Para agregar variantes que falten al conteo, pulsa Reanudar conteo. Cuando termines con el conteo, deberás volver a enviarlo para su revisión.

4. Una vez que se hayan revisado todos los elementos de línea, pulsa Confirmar. 

Nota: Asegúrate de que todos los elementos de línea se hayan revisado antes de pulsar Confirmar, ya que esta acción no se puede deshacer. Una vez que el conteo completo de inventario se haya aprobado , el estado de Conteo de existencias aparecerá como Completado.

Informe de variantes del inventario

Puedes ver un Informe de variantes del inventario o revisar el historial de conteos completados desde la aplicación Square para Tiendas de iOS o desde el Panel de Datos Square.

Para comenzar en el Panel de Datos, haz lo siguiente:

1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.

2. Haz clic en un conteo completo que tenga el estado Completado.

3. Para ordenar la lista, haz clic en Ordenar y selecciona una de las opciones disponibles. Puedes ordenarla por Variante (conteo), Variante (costo) o alfabéticamente con la función Orden alfabético.

4. Haz clic en Detalles en la parte superior derecha para ver la variación total de costo y el conteo de esa sesión. Pulsa variantes individuales para ver su variación de costo y conteo.

   • Asegúrate de resolver los costos por unidad faltantes en el Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario en mano y la variación total podría no ser precisa debido a que faltan costos por unidad.

Para comenzar en iOS, haz lo siguiente:

1. Desde la barra de navegación en la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.

2. Pulsa un conteo completo que tenga el estado Completado.

3. Para ordenar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una de las opciones disponibles. Puedes ordenarla por Variante (conteo), Variante (costo) o alfabéticamente con la función Orden alfabético.

4. Pulsa Detalles para ver la variación total de costo y conteo de esa sesión de conteo. Pulsa variantes individuales para ver su variación de costo y conteo.

   • Asegúrate de resolver los costos por unidad faltantes en el Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario en mano y la variación total podrían no ser precisos debido a que faltan costos por unidad.

Nota: Solo los empleados con el permiso para Ver el costo por unidad durante el conteo podrán ver las variaciones de costo del conteo de inventario. Una vez que se haya enviado un conteo para su revisión, no se podrán actualizar los costos unitarios asociados con un artículo o una variante.

Preguntas frecuentes