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Conteo de inventario con Square para Tiendas

Resumen

Los ajustes de inventario por ventas, robos, pérdidas o errores pueden causar discrepancias entre el inventario asociado con tu cuenta de Square y el inventario físico que tienes.

Para conciliar o solucionar estas discrepancias, la mayoría de los comerciantes llevan a cabo conteos del inventario físico cíclicos o completos. Con Square para Tiendas Plus, puedes utilizar la cámara integrada de tu iPad o iPhone para realizar el conteo, o ingresar manualmente el inventario con un escáner escáner de códigos de barras compatible. Además, puedes permitir que varios miembros del equipo hagan el conteo en conjunto, por lo que puedes reabrir tu negocio para la venta más rápido.

Nota: Por ahora, el conteo de inventario solo está disponible en dispositivos iOS. Actualmente, esta función no se puede utilizar en el Square Stand o el Square Terminal.

Configura permisos de inventario

Para realizar un conteo de inventario con Square para Tiendas, necesitarás asignar permisos a los miembros de tu equipo. Observa el video a continuación para obtener más información sobre cómo agregar permisos de conteo de inventario.

Los permisos de conteo de existencias incluyen lo siguiente:

  • Consultar costo por unidad durante el conteo (en el Punto de venta y el Panel de Datos): Permite a quien cumple esta función consultar los costos por unidad y los montos de los valores totales de los artículos del conteo. Este permiso solo afectará la visibilidad de los costos por unidad en una sesión de conteo, pero no la afectará en ningún otro lugar en el que aparezcan los costos por unidad dentro de la experiencia de Square para Tiendas.

  • Iniciar, contribuir y confirmar conteos cíclicos (solo en el Punto de venta): Permite a quien cumple esta función comenzar un ciclo de conteo y completarlo, independientemente de las revisiones.

  • Iniciar conteos completos de inventario y contribuir a ellos (solo en el Punto de venta): Permite a quien cumple esta función comenzar un conteo completo, pero no revisarlo ni actualizar el sistema.

  • Consultar, confirmar y eliminar conteos completos de inventario (en el Punto de venta y el Panel de Datos):  Permite a quien cumple esta función consultar un conteo completo, editarlo y enviarlo al sistema.

Para asignar permisos de inventario, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de Datos Square en línea, ve a Equipo > Permisos y selecciona el tipo de función para la que desees activar el permiso de conteo de existencias.

  2. Selecciona Artículos.

  3. En Conteo de existencias, selecciona los permisos que desees asignar.

  4. Si el permiso es para un nuevo miembro del equipo, selecciona Guardar miembro del equipo.

  5. Si el permiso es para un miembro del equipo existente, haz clic en Guardar.

Conteos cíclicos

El conteo cíclico es un proceso de auditoría periódico en el que se cuenta un subconjunto de tu inventario a intervalos regulares para mantener niveles de existencias precisos e identificar discrepancias. Se recomienda realizar un conteo cíclico para cada variante de precio de artículo, como mínimo, una vez cada 90 días.

Conteos cíclicos manuales

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento periódico.
  3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.
  4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.
  5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
  6. Pulsa en Siguiente > Confirmar.

Recuento periódico con un lector o una cámara

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Pulsa en Recuento de existencias > Recuento periódico.
  3. Usa un lector de códigos de barras compatible o la cámara de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.
  4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.
  5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
  6. Pulsa en Siguiente > Confirmar.

Para guardar o cancelar un conteo cíclico en cualquier momento, pulsa el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Aparecerá una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o descartar sin guardar.

Nota: El progreso solo se guardará en el dispositivo utilizado para el conteo de inventario. Esto significa que no podrás acceder al conteo guardado desde otro dispositivo, incluso si este inició sesión en la misma cuenta de Square.

Conteos completos

Un conteo de inventario completo es un examen de todas tus existencias, donde la cantidad de cada artículo se verifica físicamente y se documenta para alinear los niveles reales de existencias con los datos registrados.

Conteo completo manual

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo.
  3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y selecciona la variante adecuada. Luego, pulsa Continuar.
  4. Pulsa la variante de artículo para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.
  5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
  6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Conteo completo con un escáner o una cámara

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo.
  3. Usa un escáner de código de barras compatible o la cámara integrada de tu iPad o iPhone para escanear el artículo.
  4. Continúa escaneando los artículos duplicados de manera individual o pulsa la lista de artículos en pantalla para ingresar una cantidad con el teclado numérico. Luego, pulsa la marca de verificación.
  5. Repite este proceso en todas las variantes aplicables.
  6. Pulsa Enviar progreso > Confirmar.

Para guardar o cancelar un conteo completo en cualquier momento, pulsa el ícono X junto a Conteo de existencias en la esquina de la pantalla. Aparecerá una ventana emergente que dice Guardar cambios, y puedes guardar y cerrar o descartar sin guardar.

Conteo completo por categoría

Para realizar un conteo completo por categoría de artículo en lugar de agregar artículos específicos, puedes usar los filtros de búsqueda disponibles como parte de la búsqueda de artículos.

Para agregar artículos a tu sesión de conteo por categoría, sigue estos pasos:

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Pulsa Contar existencias > Conteo completo o selecciona un conteo completo existente que esté en curso.
  3. Pulsa la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y, luego, haz clic en el ícono Filtrar junto a la barra de búsqueda.
  4. Selecciona la categoría de artículos cuyo inventario deseas contar y pulsa Mostrar resultados.
  5. En la lista de resultados, puedes seleccionar artículos específicos o hacer clic en Seleccionar todo.
  6. Pulsa Confirmar cuando hayas terminado de seleccionar los artículos.

Una vez que termines de agregar artículos a tu sesión de conteo, puedes pulsar cualquier artículo o variante e ingresar una cantidad para asignársela. Cuando termines el conteo de todos tus artículos, pulsa Enviar progreso para guardar tu trabajo.

Conteo completo con varios dispositivos

Puedes usar varios dispositivos para contribuir a un conteo completo. Para realizar un conteo completo con varios dispositivos con tu aplicación de PDV Square para Tiendas:

  1. En tu dispositivo iOS principal, inicia un conteo completo haciendo clic en Contar existencias en la pestaña Conteo de existencias.
  2. Después de haber iniciado un conteo completo en un dispositivo inicial, ve a Inventario > Conteos de artículos en existencia en los dispositivos secundarios.
  3. En la lista de conteos de artículos en existencia, pulsa el conteo completo que creaste en el dispositivo principal que aparece como En curso. Nota: no crees un nuevo conteo completo en el dispositivo secundario, ya que todos los dispositivos deben contribuir a un solo conteo completo en curso a la vez.
  4. En la pantalla de detalles del conteo completo, puedes elegir entre Contar artículos o Consultar resumen de conteo. También aparecerán las opciones Eliminar conteo o Comenzar revisión con los dispositivos secundarios, pero es posible que no sean relevantes cuando un conteo está en curso.

Nota: Solo es posible realizar un conteo de existencias con varios dispositivos en conteos completos. Todos los dispositivos que se utilicen para el conteo completo deben iniciar sesión en la aplicación Square para Tiendas y asignarse a la misma ubicación.

Revisa y aprueba el conteo de inventario completo

Después de contribuir a un conteo completo de inventario, debes revisar y aprobar el conteo. Asegúrate de haber contado todos los artículos disponibles antes de enviar un conteo para su revisión.

Las revisiones se pueden enviar mediante la aplicación Square para Tiendas para iOS o el Panel de Datos Square.

Recuento total de inventario en el Panel de Datos

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.
  2. En esta lista, haz clic en un Recuento total con el estado En curso. Luego, haz clic en Comenzar revisión. Nota: Cuando se apruebe el conteo revisado, se configurarán las existencias de las variantes que no se cuenten en cero. Para consultar el resumen de un conteo sin enviarlo para su revisión, haz clic en Cancelar > Consultar resumen del conteo .
  3. Desde la pantalla Resultados de la revisión , verifica que todos los conteos sean correctos:
    • Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético .
    • Para anular el recuento de un artículo, haz clic en él y selecciona Anular conteo. A continuación, indica el conteo correcto y haz clic en Listo.
    • Para agregar artículos que falten al recuento, vuelve a la vista Conteos de existencias y selecciona el recuento con el estado En revisión. Pulsa en Anular revisión > Confirmar para que el conteo vuelva a estar En curso. Una vez que el conteo vuelva a En curso, podrás contar nuevos artículos con la aplicación para iOS. Cuando termines con el conteo, necesitarás volver a enviarlo para su revisión.
  4. Una vez que se hayan revisado todos los artículos, haz clic en Confirmar.

Conteo total de inventario en iOS

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. En esta lista, accede al Conteo total que aparezca En curso. Luego, selecciona Empezar revisión. Nota: Cuando se apruebe el conteo revisado, se configurarán las existencias de las variantes que no se cuenten en cero. Para consultar el resumen del conteo sin enviarlo para que se revise, pulsa en Cancelar > Consultar resumen del conteo.
  3. En la pantalla Consultar resultados, comprueba que todos los conteos sean correctos:
  4. Para ordenar la lista, pulsa en Ordenar y selecciona una opción. Puedes ordenarla por Diferencia (conteo), por Diferencia (costo), o por Orden alfabético.
  5. Para anular el conteo de un artículo, selecciónalo y pulsa en Anular conteo. A continuación, introduce el conteo correcto, marca la casilla de verificación y selecciona Listo.
  6. Para agregar artículos al conteo, vuelve a la vista Conteos de existencias y selecciona el recuento con el estado En revisión. Pulsa en Anular revisión > Confirmar para que el conteo vuelva a estar En curso. Para agregar las variantes que faltan, pulsa en Reanudar conteo. Cuando termines con el conteo, necesitarás volver a enviarlo para su revisión.
  7. Una vez que se hayan revisado todos los artículos de línea, pulsa Confirmar.

Nota: Asegúrate de haber revisado todos los artículos antes de pulsar en Confirmar , ya que esta acción no se puede deshacer. Una vez aprobado el recuento total de inventario, se mostrará el estado Completado en Conteos de existencias.

Informe de variación de inventario

Un Informe de variación de inventario es una comparación del conteo de inventario real y las cantidades esperadas, generado para identificar discrepancias en los niveles de inventario. Puedes consultar un Informe de variación de inventario o revisar el historial de conteos completados desde la aplicación Square para Tiendas de iOS o desde el Panel de Datos Square.

Informe de diferencias de inventario en el Panel de Datos

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.
  2. Selecciona el recuento total que aparezca como Completado.
  3. Para ordenar la lista, haz clic en Ordenar y selecciona una opción. Puedes ordenarla por Diferencia (recuento), por Diferencia (costo) o por Orden alfabético.
  4. Haz clic en Detalles en la parte superior derecha de la pantalla para ver el conteo total y las variantes de costos de la sesión de conteo. Puedes hacer clic en cada variante para ver el conteo y las variantes de costos.

  • Asegúrate de solucionar los costos por unidad faltantes en tu Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario disponible y la variante total pueden tener errores debido a los costos por unidad faltantes.

Informe de diferencias de inventario en iOS

  1. Desde la barra de navegación de la aplicación Square para Tiendas, pulsa Inventario > Conteo de existencias.
  2. Selecciona el recuento total que aparece como Completado.
  3. Para filtrar la lista, pulsa Ordenar y selecciona una opción de la lista. Puedes ordenar la lista por Variante (Conteo), Variante (Costo), o alfabéticamente con la función de orden Alfabético.
  4. Haz clic en Detalles en la parte superior derecha de la pantalla para ver el conteo total y las variantes de costos de la sesión de conteo. Pulsa cada variante para ver el conteo y las variantes de costos.

  • Asegúrate de solucionar los costos por unidad faltantes en tu Panel de Datos Square en línea para todas las variantes del conteo. El valor del inventario disponible y la variante total pueden tener errores debido a los costos por unidad faltantes.

Nota: Solo los miembros del equipo que tengan el permiso Ver costo por unidad durante el conteo podrán ver las variantes de costos de un conteo de inventario. Una vez que un conteo se haya enviado para su revisión, no podrás actualizar los costos por unidad asociados con un artículo o una variante.

Exporta el informe de variación de inventario

Puedes exportar el informe de variación de inventario de un conteo cíclico completo o los datos de un conteo completo o en curso con el Panel de Datos Square en línea.

Cómo exportar los datos de un recuento periódico

  1. Desde el Panel de Datos Square en línea, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.
  2. Haz clic en un conteo cíclico que tenga el estado Completado.
  3. Haz clic en Exportar y selecciona el informe que desees exportar.

  • Se exportarán los conteos de artículos y los datos de las variantes a un archivo CSV.
  • Se exportará un resumen de los detalles del recuento, incluidos los contadores, los revisores y cuándo se inició y se envió el recuento a un archivo CSV.

Cómo exportar los datos de un recuento total

  1. Desde el Panel de Datos Square, haz clic en Artículos > Control de inventario > Conteo de existencias.
  2. Haz clic en un conteo completo que tenga el estado En curso o Completado.
  3. Haz clic en Exportar en la esquina superior derecha del Panel de Datos y selecciona el informe que desees exportar.
    • Se exportarán los conteos de artículos y los datos de las variantes a un archivo CSV
    • Se exportará un resumen de los detalles del recuento, incluidos los contadores, los revisores y cuándo se inició y se envió el recuento a un archivo CSV.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no puedo acceder a las funciones de conteo de inventario?

Los conteos de inventario solo están disponibles para los suscriptores de Square para Tiendas Plus. Obtén más información sobre cómo empezar a usar Square para Tiendas aquí.

El conteo de inventario requiere la versión 6.7 o superior de la aplicación. Puedes actualizar a la versión más reciente de la aplicación PDV para Tiendas a través de tu App Store. Obtén más información sobre Cómo actualizar tu aplicación de PDV para Tiendas aquí.

No podrás acceder a los conteos completos mientras tengas un conteo de ciclos en curso. Descarta o confirma cualquier conteo de ciclos en curso antes de continuar. La función de conteo completo está oculta hasta que se han confirmado los conteos de ciclos para preservar cualquier dato que hayas contabilizado para un conteo activo.

¿Cómo hago un conteo completo sin poner a 0 por defecto los elementos no contabilizados?

Para evitar que los artículos no contabilizados se pongan a 0, recomendamos utilizar un conteo cíclico. Los conteos completos están pensados para contar todos y cada uno de los artículos del inventario en una ubicación. Por lo tanto, los artículos no contados se establecen en 0.

¿Qué dispositivos puedo usar para contribuir al conteo de inventario?

Puedes realizar conteos de inventario en los siguientes dispositivos móviles compatibles:

  • iPhone 6s, iPhone 6s Plus o modelos posteriores con iOS 15 o versiones posteriores
  • iPad Mini 4 o modelos posteriores con iOS 15 o versiones posteriores
  • iPad Air 2 o modelos posteriores, iPad Pro o iPad (5.ª generación) o modelos posteriores con iOS 15 o versiones posteriores