Importación de propinas de Nómina Square
La importación de propinas automatiza el proceso de calcular las propinas e importarlas a la nómina.
Nómina Square permite importar propinas de tarjetas de crédito para empleados con W-2. Las propinas se pueden agrupar y dividir o se pueden pagar directamente al empleado que las recibió.
Con Turnos Square, también puedes solicitar a los miembros de tu equipo que declaren las propinas en efectivo cuando marcan salida o cambian de trabajo en la aplicación Mi Equipo Square o en tu punto de venta compartido. Esta configuración se puede habilitar desde la pestaña Turnos de tu Panel de Datos Square en línea. Cuando proceses la nómina, puedes importar las propinas en efectivo directamente al proceso de pago.
Nota: Los usuarios de nómina tienen acceso al seguimiento de propinas desde la versión gratuita de Turnos Square como parte de su suscripción. Pozo de propinas y seguimiento de propinas en efectivo son funciones que requieren una suscripción a Turnos Square Plus. Obtén más información sobre Precios y funciones de Turnos Square.
Cumplimiento de requisitos para propinas
El cumplimiento de los requisitos para incluir a los miembros de tu equipo en el pozo de propinas es según los puestos que tengan asignados, no por cada miembro individual del equipo. Puedes editar la calificación para recibir propinas desde el perfil de cada miembro del equipo en las secciones Lista de Miembros del equipo de tu Panel de Datos Square en línea.
Cuando crees un nuevo cargo, puedes activar la calificación para recibir propinas para todos los miembros del equipo que desempeñen ese cargo. Si desactivas la calificación para recibir propinas para un miembro del equipo con un cargo específico, todos los miembros del equipo que tengan el mismo puesto ya no calificarán para recibir propinas cuando proceses la nómina.
Por ejemplo, tienes tres miembros del equipo con el puesto de “Barista”. Si entras al perfil de un miembro del equipo y desmarcas Este puesto puede recibir propinas en la sección de Compensación, se excluirán de recibir propinas todos los miembros del equipo con el puesto de “Barista” cuando proceses la nómina.
Obtén más información sobre cómo agregar empleados a Nómina Square.
Nota: Es posible que los empleadores, gerentes y supervisores no califiquen para participar en pozos de propinas de acuerdo con regulaciones de propina. Se recomienda encarecidamente consultar los sitios web del gobierno local y federal, así como consultar con un abogado debidamente cualificado, para ayudarte a cumplir con tus obligaciones.
Métodos de distribución de propinas
Pozo de propinas por transacción
Cuando seleccionas Pozo de propinas por transacción como tu método de importación de propinas, las propinas de tarjetas de crédito se agrupan y se dividen entre todos los empleados que califican y que han marcado entrada cuando ocurre la transacción con propina en tu punto de venta. Si tienes más de una ubicación, las propinas también se dividen por ubicación.
Por ejemplo, digamos que tienes seis empleados que marcaron entrada, pero solo cinco de ellos califican para pozo de propinas. Si un cliente da una propina de $10 en una transacción, cada uno de los cinco empleados que califican recibirá $2 en su cheque de pago por esa transacción.
Nota: Esta función requiere el uso de Registro de horas Square, una suscripción a Turnos Square Plus y Square para procesar los pagos.
Pago de propinas de forma directa
Cuando seleccionas Pago de propinas de forma directa como tu método de importación de propinas, las propinas con tarjeta de crédito se pagan directamente al empleado que procesó la transacción y obtuvo la propina. Esta función requiere el uso de Turnos Square.
Nota: Para usar este método de importación de propinas con Nómina Square, deberás asignar a los miembros del equipo un código de acceso y asegurarte de que usen su contraseña para hacer seguimiento de las ventas individuales
Pozo de propinas por horas trabajadas
Cuando seleccionas Pozo de propinas por horas trabajadas como método de importación de propinas, las propinas de las ventas con tarjeta de crédito se dividen entre los miembros del equipo que califican para recibir propinas, en función del total de horas trabajadas. Puedes especificar si deseas dividir las propinas según un día laboral de 24 horas o a lo largo de una semana laboral de 7 días. Dividir las propinas por día laboral es la mejor opción si deseas recompensar a los miembros del equipo que no trabajan durante todo su turno interactuando con los clientes, mientras que dividir las propinas a lo largo de una semana laboral tiene en cuenta mejor la variabilidad de propinas en un período más amplio.
Nota: Los recesos de comida y descanso se incluyen en el cálculo de las horas trabajadas a efectos de dividir las propinas con este método.
Pozo de propinas por porcentajes
Cuando seleccionas Pozo de propinas por porcentajes como tu método de importación de propinas, las propinas se dividen por porcentajes al final de un día laboral de 24 horas o una semana laboral de 7 días entre los trabajos elegibles para propinas. Los miembros del equipo con derecho a recibir propinas con el mismo trabajo recibirán propinas en función de las horas que hayan trabajado. Al seleccionar este método de agrupación de propinas en Turnos > Ajustes > Propinas en tu Panel de Datos Square en línea, indicarás qué porcentaje de propinas recopilará cada trabajo antes de guardar.
Nota: Los montos porcentuales de propinas deben sumar hasta el 100% en todos los trabajos elegibles para propinas.
Métodos de pago de propinas
Puedes configurar el método de pago de las propinas de tu equipo en forma de Cheque de pago o en Efectivo:
Cheque de pago: Incluye el monto de propina en el total del salario neto de tus empleados elegibles en la paga. Las propinas se gravarán como parte de sus ingresos ganados. Elige esta opción si quieres pagar las propinas mediante nómina. Al ejecutar la nómina, las propinas aparecerán en la columna Propinas en cheque de pago.
Efectivo: Registra el monto de la propina en el talón de pago del empleado y retiene los impuestos de las propinas ganadas, pero no incluye el monto de la propina en el total del salario neto en el cheque de pago. Elige esta opción si pagas las propinas en efectivo fuera de la nómina. Al ejecutar la nómina, las propinas aparecen en la columna Propinas en efectivo.
Activa la importación de propinas
Para activar la importación de propinas en tu cuenta de Nómina, sigue estos pasos:
Inicia sesión en la pestaña Ajustes de tu Panel de Datos de Nómina Square en línea.
Activa Activar importación de propinas.
Selecciona la Forma de pago.
Confirma tu Método de distribución. La opción predeterminada es Distribuir propina directamente, pero puedes editarla cuando quieras haciendo clic en Administrar.
Si corresponde, activa Declarar propinas en efectivo para solicitar a tu equipo que registre las propinas en efectivo en la aplicación Mi equipo o en el punto de venta al marcar la salida o cambiar de puesto.
Haz clic en Guardar.
Asegúrate de tener el método de distribución de propinas correcto establecido en la sección Turnos de tu Panel de Datos Square en línea. Te recomendamos que establezcas una fecha de entrada en vigor para asegurarte de que el método de distribución de propinas cambie al comienzo de tu período de pago.
Para elegir el método de distribución de propinas, sigue los siguientes pasos:
Inicia sesión en Turnos en tu Panel de Datos Square en línea y haz clic en Ajustes > Propinas.
Selecciona tu método de distribución de propinas, ya sea Propina directa,Propinas del grupo por transacción, Propinas del grupo por horas trabajadas o Propinas del grupo por porcentajes.
Selecciona un período de tiempo para aplicar a la configuración de distribución de propinas, ya sea un día laboral de 24 horas o una semana laboral de 7 días.
Selecciona aplicar tus ajustes a Solo esta ubicación o Todas las ubicaciones y elige una fecha de entrada en vigor. Nota: La fecha de entrada en vigor puede ser de hasta dos semanas en el pasado.
Haz clic en Guardar.
Después de activar la importación de propinas, hacer la nómina como lo sueles hacer y haz clic en Importar registro de horas y propinas. Si estás usando Importación de comisiones con Nómina Square, los salarios de la comisión de tu equipo también se importarán en la nómina.
Después de importar los registros de horas y las propinas, puedes editar las horas y las propinas, pero asegúrate de revisar los montos en tu proceso de pago. Si necesitas realizar modificaciones, sigue estos pasos:
Ve a Turnos para ver los registros de horas de tu equipo. Si editas algún registro de horas, las propinas se volverán a calcular y redistribuir automáticamente.
Regresa a tu Panel de Datos de Nómina Square en línea y haz clic en Importar horas y salarios en tu cálculo de nómina para asegurarte de que veas los últimos montos reflejados en tu proceso de pago.
Ingreso manual de propinas
También puedes ingresar manualmente las propinas de tus empleados al procesar la nómina. Haz clic en el ícono (+) a la derecha de Pago bruto y agrega los tipos de pago correspondientes:
Propinas en efectivo: la cantidad de propinas ya pagadas a tus empleados en efectivo. Al declarar propinas en efectivo presentas de manera correcta los informes y la documentación de impuestos. Los impuestos del empleado se calcularán y retendrán de su pago.
Propinas en paga: el importe de propinas que le quieres pagar al empleado por el período de pago. Este importe se pagará al empleado a través de Nómina Square.
Métodos no admitidos
Actualmente, Nómina Square admite importar propinas mediante la agrupación y la división de propinas por transacción, el pago de propinas directamente al miembro del equipo que recibió la propina o la división de propinas por porcentajes en función de los trabajos elegibles para propinas de tu equipo. Si agrupas y divides propinas por otro método, también puedes ingresarlas manualmente al procesar la nómina. Por el momento, Nómina Square no admite las siguientes funciones o métodos de importación de propinas:
Deducción de comisiones de procesamiento de tarjetas de crédito de las propinas
Propina automática con Square para Restaurantes
Importación de propinas para miembros del equipo asalariados que no usan registro de horas
Importación de propina de contratista
Nota: Los empleadores que procesen la nómina mensual o quincenalmente no pueden agrupar propinas por horas trabajadas en una semana laboral.