Información fiscal del empleador de Massachusetts
Acerca de la información fiscal del empleador de Massachusetts
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirte a Nómina Square en Massachusetts, debes registrarte con el Departamento de Hacienda (DOR) de Massachusetts y el Departamento de Asistencia por Desempleo (DUA) de Massachusetts para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.
Para el Departamento de Hacienda (DOR) de Massachusetts, necesitas tu:
Número de cuenta de retenciones de Massachusetts (11 dígitos)
Frecuencia de depósito de Massachusetts: (Depositario [semanal], mensual, trimestral o anual)
Para el Departamento de Asistencia por Desempleo (DUA) de Massachusetts, necesitas tu:
Número de cuenta del empleador de Massachusetts (8 dígitos)
Tasa de contribuciones de Massachusetts
Tasa de contribución de asistencia médica del empleador (EMAC) de Massachusetts
Evaluación de recuperación de Covid-19 del estado de Massachusetts
El Departamento de Asistencia de Desempleo de Massachusetts generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos de desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Massachusetts o comunícate directamente con el Departamento de Asistencia de Desempleo de MA para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Información de impuestos para la nómina de Massachusetts
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Departamento de Hacienda (DOR) de Massachusetts
Pago de impuestos retenidos: después de cada ejecución de nómina
Declaración de impuestos retenidos sobre la renta del empleador (M-941): mensual, trimestral o anual
Declaración de salarios e impuestos (W-2): anual
Informe de nuevos empleados: según sea necesario
Departamento de Asistencia por Desempleo (DUA) de Massachusetts
Pago del seguro de desempleo: trimestral
Informe detallado de empleos y salarios: trimestral
Departamento de Licencias familiares y médicas de Massachusetts
Devolución de licencia médica y familiar pagada: trimestral
Registro como nuevo empleador en Massachusetts
Regístrate en línea con MassTaxConnect como un negocio nuevo. Una vez que hayas completado el proceso de registro en línea, recibirás la frecuencia de depósito y el número de cuenta de retención de inmediato.
Regístrate en el portal de Servicios de Desempleo para Empleadores como un nuevo negocio. Recibirás tu número de cuenta de empleador inmediatamente después de completar el registro en línea.
Inicia sesión en tu cuenta de Servicios de Desempleo para Empleadores para encontrar tu tasa. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita el sitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
La mayoría de los empleadores nuevos están exentos de las contribuciones de asistencia médica del empleador durante dos años. Inicia sesión en tu cuenta de Servicios de Desempleo para Empleadores para consultar tu tasa. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
La tasa de Evaluación de recuperación de Covid-19 se asigna a los empleadores en función de la tasa de contribución de IU del negocio. Inicia sesión en tu cuenta de Servicios de Desempleo para Empleadores para consultar tu tasa. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
Encontrar las tasas y los números de identificación de impuesto de Massachusetts
Puedes encontrarlos en MassTaxConnect o en cualquier correo anterior del Departamento de Hacienda de MA. Si tienes preguntas, comunícate con la agencia llamando al (617) 887-6367.
Búscalo a través de tu portal de Servicios de desempleo para empleadores o en notificaciones de tasas anteriores que te haya enviado la agencia. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
Búscala a través de tu portal de Servicios de desempleo para empleadores o en la notificación de tasas que te envía cada año por correo el Departamento de Asistencia por Desempleo de MA. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
La mayoría de los empleadores nuevos están exentos de las contribuciones de asistencia médica del empleador durante dos años. Después de ese tiempo, a los empleadores se les asigna una tasa según la cantidad de años que han estado en el negocio. Si eres responsable, puedes buscar tu tasa en el portal de Servicios de desempleo para empleadores o en la notificación de tasas que te envía por correo el Departamento de Asistencia por Desempleo de MA cada año.
Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
La tasa de Evaluación de recuperación de Covid-19 se asigna a los empleadores en función de la tasa de contribución de IU del negocio. Búscala a través de tu cuenta de Servicios de desempleo para empleadores para encontrar tu tasa o en la notificación de tasas más reciente que recibiste de la agencia. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (617) 626-5075 o visita elsitio web del Departamento de Asistencia por Desempleo de MA.
Autoriza a Nómina Square para presentar y pagar los impuestos del seguro de desempleo en tu nombre
Para declarar y pagar los impuestos del seguro de desempleo de Massachusetts, debes autorizar a Nómina Square para ser tu administrador de terceros (TPA, por sus siglas en inglés).
- Inicia sesión en tu cuenta de Servicios de Desempleo para Empleadores y selecciona Servicios Adicionales > Configurar acceso de Terceros Administradores.
- Selecciona Agregar administrador externo > Siguiente.
- En el campo ID del agente, ingresa el ID de TPA de Square: 105349 y selecciona Siguiente.
- Selecciona Declarar informes de salarios y realizar pagos.
- No necesitamos acceso para realizar cobros de beneficios, protestas o envío de salarios y separación. Selecciona No.
- Selecciona Siguiente > Enviar.
- Inicia sesión en tu cuenta de Servicios de Desempleo para Empleadores y selecciona Centro de acciones para ver la solicitud.
- Si Nómina Square te solicitó acceso a TPA, selecciona Haz clic aquí para responder la solicitud de acceso de un tercero.
- Revisa la solicitud de acceso de terceros. Debe mostrar:
- Nombre: Square Payroll Inc.
- ID: 105349
- Correo electrónico: squarepayroll@squareup.com
- Selecciona Sí > Siguiente.
- Selecciona Declarar informes de salarios y pagar. Este es el único rol al que necesitamos acceder.
- Selecciona Siguiente > Enviar.
Si tienes alguna pregunta o problema adicional, comunícate con el Departamento de Asistencia por Desempleo de MA al 617-626-5050.
Programa de licencia familiar y médica paga del estado de Massachusetts
Massachusetts requiere que los empleadores no exentos retengan y paguen las primas del programa de licencia médica y familiar paga. El programa de Licencia familiar y médica paga de Massachusetts (PFML) se financia a través de las primas pagadas por los individuos y empleadores en forma de retenciones de sueldo y lo administra el Departamento de Licencia Familiar y Médica de Massachusetts (DFML). Obtén más información sobre el programa de Licencia familiar y médica paga de Massachusetts.
La misión del plan es proporcionar licencias pagadas y proteger laboralmente a individuos cubiertos a partir del 1 de enero de 2021. Los individuos cubiertos incluyen empleados con W-2 y contratistas con 1099-NEC que cumplan con los criterios definidos por la ley PFML.
Los individuos cubiertos incluyen a la mayoría de empleados con W-2 y contratistas con 1099-MISC de MA si no están definidos como contratistas independientes y si componen más del 50% de la fuerza laboral total. Obtén más información sobre a quién cubre la ley PFML en tu fuerza laboral.
Si tuviste 25 individuos o más cubiertos en tu fuerza laboral el año anterior, entonces se requiere que realices contribuciones de empleador del 0.312% para los individuos cubiertos en el año actual. Si tuviste menos de 25 individuos cubiertos en la fuerza laboral del año pasado, no es necesario que realices una contribución del empleador este año. Obtén más información sobre las tasas de contribución del empleador por licencia familiar y médica paga.
Los empleadores y trabajadores en el estado de Massachusetts deben participar en el programa PFML, con algunas excepciones. Para determinar si tu negocio, empleado con W-2 o contratista con 1099-MISC está exento del programa PFML, visita el sitio web de Licencia familiar y médica paga.
Si solo pagas a contratistas mediante Nómina Square, por el momento, no podemos remitir pagos y completar las declaraciones de impuestos del PFML en tu nombre.
Nómina Square admite cálculos, retenciones, pagos e informes de primas para la licencia familiar y médica paga de MA, con algunas excepciones.
Las primas del 0.318% de los empleados con W-2 cubiertos se retendrán de los salarios del empleado y se reportarán en sus Formularios W-2. Cualquier prima que no se haya retenido de los sueldos del empleado a través de Nómina Square se cobrará al empleador, quien tendrá que cobrar las primas al empleado.
Las primas de los contratistas cubiertos de 0.318% se retendrán del empleador y el impuesto no se informará en el Formulario 1099-NEC.
Nómina Square no ofrece la opción de que los empleadores cubran la parte de los empleados con W-2 del impuesto de la PFML de MA. Si solo pagas a contratistas mediante Nómina Square, no podemos cobrar primas, remitir pagos y completar una declaración de la PFML de MA por el momento.
Para que Nómina Square presente y pague este impuesto en tu nombre, debes tener una cuenta de PFML registrada con el mismo Número de identificación del empleador federal (FEIN) que está en tu cuenta de Nómina Square. Si eres único propietario, también puedes registrarte con tu SSN. Si te registraste con ninguno de estos números, Square no podrá presentar los impuestos en tu nombre.
Para registrar tu cuenta de la PFML de MA con tu FEIN, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en tu MassTaxConnect.
- En Quiero, selecciona A__gregar un tipo de cuenta/nueva sucursal/nueva licencia__.
- Selecciona Licencia médica y familiar paga > Siguiente.
- Completa el formulario de registro y sigue los pasos restantes. Recibirás un número de confirmación cuando hayas terminado.
Los empleadores con menos de 25 individuos cubiertos no están obligados a pagar la parte del empleador de la prima. El tamaño de tu fuerza laboral se basa en la cantidad promedio de individuos cubiertos del año calendario anterior (del 1 de enero al 31 de diciembre). Para calcular tu fuerza laboral, usa la calculadora de contribución de PFML.
Si tu negocio está exento del programa o si empleas a 25 personas cubiertas o más, actualiza los ajustes de tu negocio en el Panel de Datos Square. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Ajustes.
- Selecciona Información fiscal y selecciona Editar y modifica la información de tu cuenta de impuestos del estado de Massachusetts para actualizar las tasas o exenciones de licencia médica y familiar paga de Massachusetts en tu cuenta. Elige una de las siguientes opciones:
- El empleador está exento: selecciona esta opción si empleas a menos de 25 individuos cubiertos.
- El empleador no está exento: selecciona esta opción si empleas a 25 personas cubiertas o más o si te ofreces voluntariamente para contribuir con el impuesto del empleador.
- El negocio está exento: selecciona esta opción si tu negocio no está obligado a participar en el programa de PFML.
- Agrega una fecha de vigencia futura y selecciona Guardar.
Para marcar a un empleado como exento del programa, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Equipo.
- Selecciona a un empleado para que quede exento.
- En sus Ajustes de impuestos, selecciona Este empleado está exento del Programa de licencia médica y familiar paga de Massachusetts.
Los cambios se aplicarán de inmediato y estarán vigentes para el trimestre en curso.
Los contratistas con 1099-NEC están exentos, a menos que conformen el 50% de tu fuerza laboral cubierta. Para marcar a un contratista con 1099-MISC como exento del programa, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Equipo.
- Selecciona a un contratista para que quede exento.
- Para Tipo de empleo, selecciona Exento del Programa de licencia médica y familiar paga de Massachusetts.
Los cambios se aplicarán de inmediato y estarán vigentes para el trimestre en curso. Para obtener más información sobre la PFML de MA, visita el sitio web del Departamento de Licencias Familiares y Médicas o consulta la Guía del empleador.
Pagos de impuestos de nómina de Massachusetts
Para realizar el pago del impuesto sobre la renta de Massachusetts, debes registrarte como negocio en el Departamento de Hacienda de Massachusetts en MassTaxConnect.
- Inicia sesión en tu cuenta MassTaxConnect para pagar en línea.
- En Cuentas, selecciona Cuenta para retenciones fiscales.
- Selecciona el período para el período deseado.
- Selecciona si deseas pagar con tarjeta de débito, crédito o EFT.
Para obtener más información, comunícate con el Departamento de Hacienda de Massachusetts al (617) 887-6367.
Para realizar pagos del Seguro de Desempleo de Massachusetts, debes registrarte en el sitio web de UI del Departamento de Asistencia por Desempleo de Massachusetts en línea. Este proceso de registro determinará si estás está sujeto a las Contribuciones del Seguro de Desempleo.
Una vez que te registres, activa tu cuenta de IU de Massachusetts ingresando tu número de cuenta de empleador (EAN) y la contraseña de activación que recibiste. Si necesitas acceder a tu cuenta antes de recibir tus credenciales de inicio de sesión permanentes, puedes usar la información de inicio de sesión en la carta de activación durante los siguientes 30 días.
Inicia sesión en el Portal de Servicios de Desempleo para Empleadores y selecciona Información de Pago para realizar un pago.
Si tienes preguntas sobre los pagos del seguro de desempleo de Massachusetts, comunícate con el Departamento de Asistencia por Desempleo de Massachusetts llamando al (617) 626-5075.
Efectuar declaraciones de retenciones fiscales de nómina
Para los empleadores que presentan una declaración mensual, tanto la declaración como el pago vencen el día 15 del mes siguiente al período de retención mensual (excepto en marzo, junio, septiembre y diciembre) y vencen el último día del mes siguiente al período de retención. Se debe presentar una declaración, incluso si no hay ningún adeudo. Cualquier declaración que indique un impuesto adeudado de $0 debe presentarse electrónicamente a través de la aplicación MassTaxConnect de DOR.
Para presentar una declaración en línea, sigue estos pasos:
- Ve a la página de inicio de MassTaxConnect.
- Selecciona Registra a un contribuyente nuevo, selecciona el enlace correspondiente a tu situación fiscal y sigue el flujo del registro.
Para presentar una declaración por correo, haz un cheque o giro postal a nombre de Commonwealth of Massachusetts y envía tu declaración y el pago por correo a:
Massachusetts Department of Revenue
PO Box 419255
Boston, MA 02241-9255.
Las declaraciones trimestrales de impuestos retenidos vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (por ejemplo: el 30 de abril para el primer trimestre). Se debe presentar una declaración, incluso si no hay ningún adeudo. Cualquier declaración que indique un impuesto adeudado de $0 debe presentarse electrónicamente a través de la aplicación MassTaxConnect de DOR.
Para presentar una declaración, sigue estos pasos:
- Ve a la página de inicio de MassTaxConnect.
- Selecciona la cuenta de retención de licencia familiar y médica paga.
- Selecciona Presentar declaración y sigue los pasos para completar el proceso.
Los Formularios W-2 vencen el 31 de enero para el año calendario anterior. Al presentar el Formulario M-941, declaración de impuestos retenidos sobre la renta del empleador, también debes presentar el Formulario W-2 para todos los empleados que trabajan en Massachusetts.
- Para presentar una declaración en línea, utiliza el sitio web de MassTaxConnect de DOR.
- Para presentar una declaración por correo, envía por correo el Formulario W-2 a:
Massachusetts Department of Revenue, Forms W-2
PO Box 7015
Boston, MA 02204
Si tienes preguntas sobre cómo realizar el pago de impuestos retenidos, comunícate con el Centro de Contacto del Departamento de Hacienda de Massachusetts llamando al (617) 887-6367.
Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Massachusetts
Los informes y los pagos del impuesto del seguro de desempleo se vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (por ejemplo, el 30 de abril para el primer trimestre).
- Para presentar una declaración en línea, utiliza el sitio web del Seguro de desempleo (UI) del Departamento de Asistencia de Desempleo del Estado de Massachusetts. Los empleadores que pagan salarios dentro de Massachusetts deben registrarse e informar los datos salariales trimestrales a esta agencia.
Para obtener más información sobre cómo presentar una declaración por correo, visita el sitio web del Seguro de desempleo (UI) para empleadores.
Debes presentar declaraciones trimestrales, incluso si no tienes contribuciones por pagar. Siempre que tengas una cuenta activa de seguro de desempleo, debes presentar informes cada trimestre antes de la fecha de vencimiento. Si eres responsable de los impuestos del seguro de desempleo para cualquier parte de un año calendario, eres responsable para todo el año y debes presentar informes trimestrales para todo el año.
Si crees que tu negocio ya no cumple con los requisitos para el impuesto del seguro de desempleo, debes notificarlo al Departamento de Asistencia de Desempleo de Massachusetts. En tales casos, debes continuar presentando informes trimestrales de cotizaciones y salarios hasta que se te notifique que tu cuenta ha quedado inactiva. La falta de presentación genera una sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos estatales por desempleo, comunícate con el Departamento de Asistencia por Desempleo (DUA) de Massachusetts al (617) 626-5075 o visita susitio web.
Modificar declaraciones de impuestos duplicadas en Massachusetts
El Departamento de Hacienda (DOR) de Massachusetts te permite corregir cualquier declaración de nómina incorrecta en tu Formulario M-941 mediante el envío del Formulario M-941, declaración enmendada de retenciones fiscales sobre la renta. A continuación se incluyen las pautas generales para completar la enmienda de tu declaración:
- Descarga el Formulario M-941-AM, declaración enmendada de retenciones fiscales sobre la renta o inicia sesión en el sitio web de MassTaxConnect para realizar una presentación electrónica.
- Obtén una copia del Formulario M-941 que originalmente presentó tu proveedor de nómina anterior. Es necesario para completar la sección “Importe original informado” de la enmienda.
- Usa la información del resumen de impuestos del Formulario M-941 de Square para llenar la declaración enmendada.
- No es necesario incluir un pago, Square pagó los impuestos aplicables para este trimestre.
Presenta tu Formulario M-941-AM al DOR lo antes posible para evitar multas o comisiones innecesarias por no declarar tus salarios e impuestos. Si tienes alguna pregunta sobre la enmienda de tu declaración, comunícate con el Departamento de Hacienda de Massachusetts al (617) 887-6367 o visita su sitio web.