Información fiscal del empleador de Ohio
Acerca de la información fiscal del empleador de Ohio
Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.
Antes de comenzar
Para suscribirte a los servicios de nómina en línea de Square en Ohio, debes estar registrado con el Departamento de Tributación de Ohio y el Departamento de Trabajo y Servicios a la Familia de Ohio para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.
El Departamento de Trabajo y Servicios a la Familia de Arkansas generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos por desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web o comunícate directamente con el Departamento de Trabajo y Servicios a la Familia de Ohio para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.
Para el Departamento de Tributación de Ohio, necesitas tu:
Número de cuenta de retenciones de Ohio (8 dígitos, debe comenzar con un 5)
Para el Departamento de Trabajo y Servicios a la Familia de Ohio, necesitas tu:
Número de cuenta del empleador de Ohio (10 dígitos)
Tasa de contribución total de Ohio
Para la Ciudad de Columbus, necesitas tu:
Número de registro de crédito ACH de la ciudad de Columbus (combinación de 6 números o letras)
Información de impuestos a la nómina de Ohio
Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.
Departamento de Tributación de Ohio
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Pago del empleador de los impuestos retenidos de Ohio (IT-501): después de cada ejecución de nómina
El pago de impuestos retenidos realizado por los servicios de Nómina Square como la declaración y el cupón de pago. Este formulario no aparecerá en tus Formularios de impuestos en el Panel de Datos Square.
Pago del empleador del impuesto retenido sobre la renta del distrito escolar (SD-101): mensual
Conciliación anual del distrito escolar (SD-141): anualmente
Conciliación anual de impuestos retenidos sobre la renta del empleador (IT-941): anualmente
Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (IT-3): anualmente
Declaración de salarios e impuestos (W-2): anualmente
Departamento de Trabajo y Servicios a la Familia de Ohio
Declaración de impuestos trimestrales de compensación por desempleo (JFS-20125): trimestralmente
Informe de nuevos empleados: según sea necesario
Información de impuestos municipales a la nómina de Ohio
Agencia regional de impuesto sobre la renta (RITA)
Pago de impuestos municipales: mensualmente
Declaración de retención de impuestos municipales del empleador (Formulario 11): mensualmente
Conciliación del impuesto sobre la renta retenido y la transmisión W2 (Formulario 17): anualmente
Declaración de salarios e impuestos (W-2): anualmente
Agencia central de cobro (CCA)
Declaración de retenciones fiscales sobre la renta del empleador: bimensualmente
Conciliación anual del impuesto sobre la renta de la ciudad retenido (W-3): anualmente
Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (W-2): anualmente
Depósito bimensual o mensual del empleador (IT-15): después de cada ejecución de nómina
Declaración trimestral de retenciones fiscales del empleador (IT-11): trimestralmente
Conciliación de declaraciones trimestrales de impuestos retenidos sobre la renta de los salarios (IT-13): anualmente
Declaración de salarios e impuestos (W-2): anualmente
Pagos de impuestos de nómina de Ohio
| Para realizar pagos de impuestos retenidos en Ohio, debes registrarte en el Departamento de Tributación de Ohio (DOT, por sus siglas en inglés) y tener un número de cuenta de retenciones activo. Puedes registrarte en línea en el DOT a través de [OH | TAX eServices](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login), por teléfono (1-888-405-4089, marca 2 para hablar con un agente) o envía por correo un Formulario Ohio IT 1 completo a la dirección que figura en el formulario. |
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Para pagar en línea, los pagos de retención del impuesto sobre la renta estatal se pueden enviar a través de [OH TAX eServices](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login). -
Para pagar con tarjeta de crédito, puedes hacerlo sin registrarte en el portal de servicios electrónicos de impuestos. Los pagos se pueden realizar por teléfono llamando al 1-888-405-4089 o a través del Servicio de pagos para invitados de Ohio y haciendo clic en el link de Pagos estatales. Si decides usar este método de pago, se te cobrará una comisión por servicio.
Si tienes preguntas sobre los pagos de impuestos retenidos de Ohio, comunícate con el Departamento de Tributación de Ohio llamando al 1-888-405-4089.
| Para realizar pagos de impuestos retenidos en Ohio, debes registrarte en el Departamento de Tributación de Ohio (DOT) y tener un número de cuenta de retenciones activo. Puedes registrarte en línea en el DOT a través de [OH | TAX eServices](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login), por teléfono al 1-888-405-4089, o envía por correo un Formulario Ohio IT 1 completo a la dirección que figura en el formulario. Ten en cuenta que tu número de cuenta de retenciones de Ohio será el mismo que el número de cuenta del impuesto sobre la renta del distrito escolar. |
Existen dos opciones para pagar el impuesto sobre la renta del distrito escolar:
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Para pagar en línea, ve al [OH TAX eServices portal](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login). - Para pagar por teléfono, llama al 1-888-405-4039.
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Para pagar en línea sin registrarte en el [OH TAX eServices portal](https://myportal.tax.ohio.gov/tap/_/), accede al Servicio de pagos para invitados de Ohio y haz clic en Realizar un pago de impuestos comerciales.
Si tienes preguntas sobre los pagos de retenciones del impuesto sobre la renta del distrito escolar de Ohio, comunícate con el Departamento de Impuestos de Ohio llamando al 1-888-405-4039.
Para realizar pagos de impuestos de desempleo en Ohio, debes registrarte en el Departamento de Trabajo y Servicios Familiares de Ohio y tener un número de cuenta de empleador activo. Puedes registrarse en línea en el DJFS a través del Centro de información de recursos del empleador (ERIC) o enviando por correo un Informe para determinar la responsabilidad (JFS-20100) completado a la dirección en el formulario. Si ya tienes un número de cuenta de empleador, pero necesitas solicitar acceso web para ERIC, puedes hacerlo aquí.
Los pagos del impuesto de desempleo deben realizarse en línea. Inicia sesión en tu cuenta ERIC para realizar pagos de impuestos de desempleo en Ohio.
Si tienes preguntas sobre los pagos del impuesto de desempleo de Ohio, comunícate con el Servicio de Atención al Empleador llamando al 614-466-2319.
Efectuar declaraciones de retenciones fiscales de nómina
| Los empleadores sujetos a retención deben realizar pagos en los montos requeridos para ser retenidos. Los formularios de retención de impuestos que presentas se basan en tu frecuencia de presentación asignada. Los declarantes mensuales y trimestrales remiten los pagos de retención de impuestos sobre la renta del estado en OH | TAX eServices utilizando Ohio IT 501. |
| Para presentar en línea solo declaraciones mensuales y trimestrales, los pagos de retención de impuestos estatales se pueden enviar a través de [OH | TAX eServices](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login) utilizando el Ohio IT-501. |
Las declaraciones anuales de conciliación vencen el 31 de enero para el año calendario anterior. Todos los empleadores de Ohio que preparan los formularios W-2 y 1099-R deben presentar el IT-941.
| Para presentar en línea, el formulario IT-941 y los pagos se pueden enviar a través de [OH | TAX eServices](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login). |
| La transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (IT-3) solo es requerida por Ohio si eliges no utilizar la función de carga W-2 en el portal | de servicios electrónicos de impuestos. El IT-3 de Ohio debe presentarse antes del 31 de enero o dentro de los 60 días posteriores a la interrupción del negocio. El formulario IT-3 debe enviarse por correo a la dirección que figura en el formulario. Si tienes más de 250 empleados, no puedes presentar un IT-3 y debes presentar el W-2 en línea en el portal | de servicios electrónicos de impuestos. |
Declaración por correo: adjunta copias en papel de los formularios W-2 al formulario IT-3 completo y envíalos por correo al Departamento de Impuestos de Ohio a la dirección que figura en el formulario.
| Los Formularios W-2 de Ohio vencen el 31 de enero para el año calendario anterior y se pueden presentar en línea a través del [OH | TAX eServices portal](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login) utilizando la función Cargar declaración de ingresos. Si envía por correo su W-2, también debe presentar un Formulario IT-3. |
Para realizar preguntas sobre la presentación de los Formularios W-2, comunícate con la agencia llamando al (614) 752-1972 o envía un correo electrónico.
La presentación o pago de retenciones de CCA se puede hacer en línea en el Portal de impuestos de eFile. También puedes presentar la declaración por correo enviando un Formulario de retención completo junto con tu pago a:
CCA - Division of Taxation
205 W. Saint Clair Ave
Cleveland, Ohio 44113-1503
Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Ohio
Los informes y los pagos del impuesto de desempleo vencen el último día del mes siguiente a la finalización del trimestre calendario (por ejemplo, 30 de abril para el primer trimestre). El informe consta de dos secciones, el detalle del salario y el resumen trimestral. La mayoría de los empleadores deben completar las secciones Detalle de salario y Resumen trimestral juntas. Los empleadores que realizan reembolsos (empleadores públicos y sin fines de lucro) pueden completar solo la sección Detalle del salario.
- Para presentar una declaración en línea, inicia sesión en el Ohio Source o en el Centro de información de recursos para empleadores (ERIC, por sus siglas en inglés) para declarar y pagar los impuestos en línea.
Debes presentar declaraciones trimestrales, incluso si no tienes contribuciones por pagar. Siempre y cuando tengas una cuenta activa de seguro de desempleo, debes presentar informes cada trimestre antes de la fecha de vencimiento. Si eres responsable de los impuestos del seguro de desempleo para cualquier parte de un año calendario, eres responsable para todo el año y debes presentar informes trimestrales y realizar los pagos de impuestos para todo el año.
Si crees que tu negocio ya no cumple con los requisitos para el impuesto del seguro de desempleo, debes notificarlo al Departamento de Trabajo y Servicios Familiares de Ohio. En tales casos, debes continuar presentando informes trimestrales de cotizaciones y salarios hasta que se te notifique que tu cuenta ha quedado inactiva. El no presentar la declaración es motivo de sanción.
Para obtener más información sobre los impuestos de seguro de desempleo de Ohio, visita el sitio web del Departamento de Trabajo y Servicios para la Familia de Ohio o llama al (614) 466-2319.
Modificar declaraciones de impuestos duplicadas en Ohio
| El Departamento de Hacienda de Ohio te permite corregir cualquier declaración de nómina incorrecta en tu Formulario IT-501 o SD-101 a través del [OH | TAX eServices portal](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login). |
Existen dos opciones de pago de impuestos retenidos.
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Para pagar en línea, puedes enviar los pagos de retención de impuestos estatales sobre la renta a través del [OH TAX eServices)](https://ohid.ohio.gov/wps/portal/gov/ohid/login). - Para pagar con tarjeta de crédito, puedes realizar un pago sin registrarte en el Portal Comercial de Ohio. Los pagos se pueden realizar por teléfono llamando al 1-800-272-9829 o visitando el servicio de pagos de terceros de Ohio y haciendo clic en el enlace Pagos del Estado. Si decides usar este método de pago, se te cobrará una comisión por servicio.
Si tienes preguntas sobre los pagos de impuestos retenidos de Ohio, comunícate con el Departamento de Tributación de Ohio llamando al 1-888-405-4089.
Para enmendar tu declaración del Impuesto del Seguro de Desempleo de Ohio, deberás actualizar el informe trimestral en el portal de Ohio Source. Tendrás la opción de ingresar valores manualmente o cargar un archivo actualizado.
Para presentar la declaración en papel, usa el formulario Solicitud para modificar la declaración de impuestos trimestral (JFS-20129) para corregir los elementos salariales y envíalo por correo a la dirección que figura en el formulario.
Para obtener más información sobre las enmiendas, visita el sitio web del Departamento de Trabajo y Servicios para la Familia de Ohio.
Para realizar los pagos del impuesto municipal de RITA, necesitarás registrar tu negocio en la Agencia regional del impuesto sobre la renta. Las solicitudes se pueden enviar en líneao completando el Formulario 48y enviándolo a la dirección del formulario. Existen tres opciones para pagar el impuesto municipal de la RITA.
- Para pagar en línea, inicia sesión en el sitio web de MyAccount. Los nuevos usuarios deberán hacer clic en el botón Crear ID de usuario.
- Para pagar por teléfono, llama al Departamento de Servicio al Cliente de RITA al 1-800-860-7482.
- Para pagar en persona, visita cualquier oficina de RITA. Puedes encontrar las oficinas y los horarios de atención en la página de Asistencia al Contribuyente en el sitio web de RITA.
Si tienes preguntas sobre los pagos del impuesto municipal de RITA, llama a la línea principal de la agencia (1-800-860-7482) para que te comuniquen con la oficina local o visita la página de contacto para obtener más información.
Para realizar un pago del impuesto sobre la renta de Columbus, necesitarás una cuenta de impuestos de la ciudad y un PIN asignado por la misma. Para obtener esta información, comunícate con la División de Impuestos sobre la Renta de Columbus al (614) 645-7370.
- Para pagar con débito ACH, inicia sesión en el portal de pago en línea de Columbus con tu número de identificación fiscal y PIN de la ciudad. Realiza pagos ingresando tu información de cuenta bancaria
- Para pagar con crédito ACH, completa un Formulario de registro de crédito ACH. Una vez que te registres, recibirás instrucciones adicionales sobre cómo proceder con esta forma de pago.
- Para pagar con tarjeta de crédito o débito, inicia sesión en el portal de pago en línea de Columbus con tu número de identificación fiscal y PIN de la ciudad. Realiza pagos ingresando la información de tu tarjeta. Por el momento, solo las tarjetas Visa y MasterCard son las únicas tarjetas de crédito y débito aceptables. A todas las tarjetas de crédito y débito se les cobrará una comisión por servicio.
Si tienes preguntas sobre los pagos del impuesto sobre la renta quincenal o mensual del empleador de Columbus, comunícate con la División del impuesto sobre la renta de Columbus llamando al (614) 645-7370.
Registro como nuevo empleador en Ohio
Regístrate en línea como un nuevo negocio. Una vez que hayas completado el proceso de registro en línea, recibirás el número de cuenta de retenciones de Ohio de inmediato.
Regístrate en línea como un nuevo negocio. Recibirás tu número de cuenta de empleador inmediatamente después de completar el registro en línea.
Puedes encontrarla en la notificación de determinación de tasa de contribución que envía cada año por correo el Departamento de Trabajo y Servicios Familiares de Ohio. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al 614-466-2319.
Si ya te encuentras registrado para hacer pagos por crédito ACH con la ciudad de Columbus, puedes llamar a la división de impuesto sobre la renta al 614-645-7370 para recuperar el registro.
Si no tienes un registro, regístrate en el Programa de Presentación Electrónica de Crédito ACH de Columbus completando este formulario. Se te asignará el número de registro de crédito ACH a los pocos días de presentar el formulario.
Encuentra tus números de cuenta de impuestos de Ohio
Puedes consultarlo en línea o en cualquier Formulario IT-501 anterior. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (888) 405-4039.
Puedes encontrarlo en cualquier notificación anterior de determinación de tasa de contribución del Departamento de Trabajo y Servicios Familiares de Ohio. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (614) 466-2319.
Puedes encontrarla en la notificación de determinación de tasa de contribución que envía cada año por correo el Departamento de Trabajo y Servicios Familiares de Ohio. Si tienes preguntas, contacta a la agencia al (614) 466-2319.
Si ya te encuentras registrado para hacer pagos por crédito ACH con la ciudad de Columbus, puedes llamar a la división de impuesto sobre la renta al (614) 645-7370 para recuperar el registro. Si no tienes un registro, regístrate en el Programa de Presentación Electrónica de Crédito ACH de Columbus completando este formulario. Se te asignará el número de registro de crédito ACH a los pocos días de presentar el formulario.
Acuerdos estatales recíprocos de Nómina
Un acuerdo recíproco es un acuerdo entre dos estados que permite a los empleados que trabajan en un estado, pero residen en otro, solicitar una exención de la retención de impuestos en el estado donde laboran. Esto significa que al empleado no se le retendrán impuestos sobre la renta de su cheque de pago para el estado donde trabaja, solo pagará impuestos sobre la renta al estado donde vive.
Un Certificado (o declaración) de No Residencia se usa para declarar que un empleado es residente de un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado donde trabaja y, por ende, elige estar exento de la retención del impuesto sobre la renta en el estado donde trabaja. Un empleado no residente que califique para esta exención debe completar y presentar esta declaración a su empleador como autorización para que el empleador deje de retener impuestos sobre la renta estatales donde trabaja el empleado. Los empleadores deben guardar el certificado de no residencia.
Ohio tiene acuerdos recíprocos con:
Indiana
Kentucky
Michigan
Pennsylvania
Virginia Occidental
Los empleados no residentes deben presentar el Formulario IT-4NR.
Consulta los requisitos semestrales de declaración de impuestos de la ciudad
La mayoría de los impuestos municipales de Ohio vencen mensual o trimestralmente. Sin embargo, algunas ciudades de Ohio han agregado un nuevo requisito de presentación semestral para los empleadores que retienen más de $1,000 en impuestos sobre la renta de la ciudad de sus empleados en un mes, o más de $12,000 en un año.
Si tus impuestos se declaran a una de las agencias de cobro en la lista a continuación, puedes ir a su página para obtener más información sobre los requisitos de declaración bimensual: