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Información fiscal del empleador de Virginia

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Acerca de la información fiscal del empleador de Virginia

Con Square, puedes administrar la nómina, pagar tus impuestos y adelantarte al cumplimiento para enfocarte en administrar tu negocio. Esta guía está destinada solo a los impuestos de tu estado. Es importante tener en cuenta que las leyes varían según la jurisdicción y esta guía no intenta abordar todas las jurisdicciones o impuestos federales; por ejemplo, los condados o ciudades a menudo tienen requisitos que difieren de las leyes federales y estatales.

Antes de comenzar

Para suscribirte a Nómina Square en Virginia, debes registrarte en el Departamento de Tributación de Virginia y en la Comisión de Empleo de Virginia para que podamos pagar y declarar tus impuestos estatales.

Para el Departamento de Tributación de Virginia, necesitas tu:

  • Número de cuenta del Departamento de Tributación de Virginia (30 XXXXXXXXX F XXX)

Para el Comisión de Empleo de Virginia, necesitas tu:

  • Número de cuenta de la Comisión de Empleo de Virginia (10 dígitos)

La Comisión de Empleo de Virginia generalmente requiere que los empleadores presenten y paguen impuestos por desempleo a partir del trimestre en que se pagan los salarios por primera vez. Si se te hace responsable de los impuestos de desempleo y registras una cuenta en un trimestre posterior, puede ser necesario que presentes estos impuestos de forma retroactiva. Visita el sitio web de Virginia o comunícate directamente con la Comisión de Empleo de Virginia para determinar tus requisitos y asegurarte de que las declaraciones de impuestos pendientes se completen de inmediato para evitar sanciones.

Información de impuestos a la nómina de Virginia

Nómina Square procesa lo siguiente según la frecuencia especificada para estas agencias estatales.

Departamento de Impuestos

  • Conciliación trimestral del empleador y declaración del impuesto sobre la renta retenido en Virginia (VA-16): presentado trimestralmente o pagado por ejecución

    • Para quienes declaran el VA-16 dos veces por semana, los pagos de retenciones se pagan inmediatamente por ejecución. La declaración VA-16 se presenta trimestralmente y aparece en tus Formularios de impuestos en su Panel de Datos Square.

  • Cupón de pago semestral del empleador (VA-15): se paga dentro de los 3 días bancarios posteriores a la ejecución de tu pago

  • Declaración del impuesto sobre la renta retenido del empleador de Virginia (VA-5): se presenta y paga mensual o trimestralmente

  • Declaración del impuesto sobre la renta retenido anual o resumen final del empleador de Virginia (VA-6): se presenta anualmente

  • Declaración de salarios e impuestos (W-2): se presenta anualmente

Comisión de Empleo (VEC)

  • Pago de impuestos del seguro de desempleo: se paga trimestralmente

  • Informe trimestral de impuestos del empleador (VEC FC-20): se presenta trimestralmente

  • Informe trimestral de nómina del empleador (VEC FC-21): se presenta trimestralmente

Comisión de información de nuevas contrataciones

  • Informe de nuevos empleados: se presenta por cada nuevo empleado

Realizar pagos de impuestos de la nómina de Virginia

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Box 1174
Richmond, VA 23218-1174

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Efectuar declaraciones de impuestos del seguro de desempleo en Virginia

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Siempre y cuando tengas una cuenta activa de seguro de desempleo, debes presentar informes cada trimestre antes de la fecha de vencimiento.

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Efectuar declaraciones de retenciones fiscales de nómina

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Registro como empleador nuevo en Virginia

Número del Departamento de Tributación de Virginia

Regístrate en línea como un nuevo negocio. Tu número de cuenta del Departamento de Tributación coincidirá con tu número de identificación federal de empleador (FEIN). Eres el único responsable de ingresar el código de ubicación de tres dígitos al final del número.

Número de cuenta de la Comisión de Empleo de Virginia

Registrarte en línea en el Departamento de Tributación te inscribirá automáticamente en la Comisión Laboral de Virginia para impuestos de seguro de desempleo estatales.

Si tienes problemas con el proceso de registro o no puedes ubicar tu Número de cuenta de la Comisión Laboral una vez que te hayas registrado, llama a la Comisión de Empleo al siguiente número: 804-786-7159.

Frecuencia de pagos de impuestos de Virginia

La frecuencia de declaración predefinida para nuevos empleadores es trimestral. Sin embargo, es posible que tengas una frecuencia semestral o mensual dependiendo de tus totales anuales de nómina del año anterior. Para confirmar tu frecuencia de declaración, llama al Departamento de Tributación al 804-367-8037.

Tasa de impuestos del empleador de Virginia

La tasa de impuestos predefinida para nuevos empleadores varía cada año. Debes recibir tu tasa de impuestos de Virginia después de completar el registro en línea en el Departamento de Impuestos de Virginia y la Comisión Laboral de Virginia.

Si tienes dudas, llama a la Comisión de Empleo al 804-786-3061.

Encuentra tus números de cuenta de impuestos de Virginia

Número de cuenta del Departamento de Tributación

Tu número de cuenta del Departamento de Tributación tiene 15 dígitos e incluye tu número de identificación federal de empleador (FEIN) de nueve dígitos. Siempre comenzará con 30, seguido de tu FEIN, la letra F y tu código de ubicación de tres dígitos al final del número. Eres el único responsable de obtener el código de ubicación de tres dígitos del estado.

Inicia sesión en los Servicios para negocios en línea del Departamento de Tributación de Virginia (VATAX) para encontrar tu número en cualquier declaración de impuestos estatal presentada anteriormente (VA-5 o VA-16 si presentas una declaración semestral) e ingresa el código de ubicación de tres dígitos.

Para obtener ayuda, llama al Departamento de Tributación al 804-367-8037.

Número de cuenta de la Comisión de Empleo de Virginia

Inicia sesión en la Comisión de Empleo de Virginia para empleadores. Ubica tu número de cuenta de la Comisión de Empleo de 10 dígitos (XXXXXXXXXX) en cualquier informe trimestral (VEC-FC-21) declarado anteriormente.

Para obtener ayuda, llama a la Comisión de Empleo al 804-786-1082.

Frecuencia de pagos de impuestos de Virginia

Esto se basa en tus totales anuales de nómina del año anterior. Para obtener más información, visita el sitio web de impuestos de Virginia.

Para obtener ayuda, llama al Departamento de Tributación al 804-367-8037.

Tasa de impuestos del empleador de Virginia

Busca tu tasa de impuesto de empleador iniciando sesión en la Comisión de Empleo de Virginia para empleadores. Puedes encontrar tu tasa de impuesto de empleador en el Aviso de tasa de impuesto que envía la Comisión de Empleo cada mes de diciembre.

Para obtener ayuda, llama a la Comisión de Empleo al 804-786-3061.

Si bien Nómina Square te asistirá con la verificación de tus tasas de impuestos todos los trimestres, debido a que proporcionaste un número de cuenta de la Comisión de Empleo de Virginia válido, eres responsable de asegurar que las tasas de impuestos se reflejen con precisión en el Panel de Datos Square.

Acuerdos estatales recíprocos de Nómina

Un Acuerdo recíproco es un acuerdo entre dos estados que permite a los empleados que trabajan en un estado, pero residen en otro, solicitar una exención de la retención de impuestos en el estado donde laboran. Esto significa que al empleado no se le retendrán impuestos sobre la renta de su cheque de pago para el estado donde trabaja, solo pagará impuestos sobre la renta al estado donde vive.

Un Certificado (o declaración) de No Residencia se usa para declarar que un empleado es residente de un estado que tiene un acuerdo de reciprocidad con el estado donde trabaja y, por ende, elige estar exento de la retención del impuesto sobre la renta en el estado donde trabaja. Un empleado no residente que califique para esta exención debe completar y presentar esta declaración a su empleador como autorización para que el empleador deje de retener impuestos sobre la renta estatales donde trabaja el empleado. Los empleadores deben guardar el certificado de no residencia.

Virginia tiene acuerdos recíprocos con:

  • Distrito de Columbia 

  • Kentucky 

  • Maryland 

  • Pensilvania 

  • Virginia Occidental

Los empleados no residentes deben presentar el Formulario VA-4.

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