¿Desea cambiarse a Nómina Square? Aunque el modo más fácil de hacerlo es al inicio de un trimestre, con Nómina Square el cambio se puede llevar a cabo cualquier día en tres sencillos pasos.

Paso 1: Configure su cuenta de Nómina Square

Para implantar Nómina Square en su negocio, lo único que necesita es:

  • su número de identificación de empleador (EIN)
  • su información de impuestos estatales de empleador
  • Su tipo de negocio
  • El nombre y la dirección de su negocio (tal y como están asociados a su número de identificación de empleador)
  • Pago bruto hasta la fecha para cada uno de sus empleados
  • Las direcciones de correo electrónico de sus empleados (solo para empleados con depósito directo)
  • Información laboral de los ex-empleados a quienes haya pagado este año*
  • Informes de nómina de su proveedor de nómina anterior (haga clic para ver los pasos detallados para acceder a los informes de ADP, Intuit o Paychex)**

Es importante que el pago bruto hasta la fecha que ingrese coincida con los montos finales pagados a través de su proveedor de nómina anterior.

*Esta información es necesaria a fin de presentar correctamente los formularios W-2 de estos empleados. Nómina Square no se comunica con los empleados que ya no trabajen para su negocio. 
**Es importante que esta información sea correcta y esté actualizada, ya que los montos afectarán a los impuestos de empleados y empleador

No tiene que introducir información para contratistas independientes ni salarios que un negocio con número de identificación de empleador (EIN) distinto haya abonado a su empleado.

Consulte una explicación paso por paso para configurar su cuenta.

Paso 2: Cierre su cuenta de nómina anterior

Tras configurar Nómina Square, asegúrese de hacer lo siguiente:

  • Guarde copias de todos los documentos de impuestos antiguos. Esto incluye los desgloses de sus pagos brutos trimestrales y hasta la fecha, así como declaraciones anteriores de impuestos estatales y federales.
  • Mantenga sus registros de empleados. Nómina Square generará formularios W-2 para todos los empleados que hayan trabajado para usted durante el año calendario, incluidos aquellos que no trabajen actualmente para usted. Necesitamos las direcciones, números de seguro social (SSN) y desglose de pago hasta la fecha e impuestos de sus empleados para estar seguros que sus formularios W-2 sean correctos.
  • Si se cambia en medio de un trimestre, deje claro de qué pagos y declaraciones de impuestos se encargará su proveedor de nómina anterior. Después del cambio, deberá usted recibir un reembolso de los impuestos trimestrales recibidos pero no enviados al IRS o estado (SUI, FUTA y ETT). Nómina Square volverá a recibir y enviar esos impuestos específicos por usted. Los impuestos sobre la renta federales y estatales que reciba su proveedor anterior deberá abonarlos su proveedor anterior; le pedimos que se comunique con nosotros si no lo hace, a fin de asegurarnos de que sus pagos estén al día.

Paso 3: Ejecute el cálculo nómina con Square

Una vez que se haya suscrito a Nómina Square, haya cerrado el servicio de su proveedor de nómina anterior y guardado copias de toda la documentación necesaria, estará listo para pagar a sus empleados.

Ver pasos detallados sobre cómo pagar a sus empleados.

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