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Colección de artículos y gestión de costes por unidad

Solo podrás hacer un seguimiento del coste unitario si tienes una suscripción a Square para comercios. Si aún no te has suscrito, puedes registrarte para disfrutar de una prueba gratuita de 30 días.

Nota: Actualmente, Square para comercios no está integrado en BigCommerce.

Cuando te hayas registrado, para poder utilizar los informes disponibles en Facturas Plus, deberás establecer un coste unitario para cada artículo de tu colección. Dispones de tres formas de hacerlo: en línea mediante una importación en bloque, manualmente mediante el editor de artículos del Panel de control en línea de Square, o al recibir pedidos.

Nota: Si haces un seguimiento de tus existencias e incluyes un coste unitario de las variantes de tus artículos, te asegurarás de que, en adelante, tus informes reflejen con precisión el coste de los productos vendidos, los beneficios y los márgenes de beneficio. Sin embargo, para corregir los ajustes históricos de tu inventario, deberás acceder a tu historial en el Panel de control en línea de Square.

Echa un vistazo a la sección de preguntas frecuentes sobre los informes para comercios o consulta más información sobre cómo actualizar los ajustes anteriores.

Una vez que hayas establecido un coste unitario, este se aplicará a futuros pedidos y a los ajustes manuales de existencias, como las existencias recibidas, las existencias reabastecidas o los recuentos que deben ajustarse.

Importa o exporta tu colección de artículos para realizar acciones en bloque en el inventario, los SKU y los costes unitarios desde el Panel de control en línea de Square. Para empezar, tendrás que descargar nuestra plantilla en formato Excel o CSV.

Exportar la colección

El archivo de exportación incluye todos tus artículos, los costes unitarios y el inventario en todos tus puntos de venta.

Importante:

  • El formato Excel (.xlsx) es el más recomendable para la mayoría de personas, ya que es compatible con los editores de hojas de cálculo más comunes, como Microsoft Excel, Apple Numbers y Hojas de cálculo de Google.

  • La plantilla de Excel tiene formato de texto, no numérico. Si quieres utilizar el archivo exportado de la colección de artículos para hacer funciones numéricas, debes cambiarlo para que tenga formato numérico.

Para exportar una copia de la colección:

  1. En el Panel de control en línea de Square, accede a Artículos.

  2. En la esquina superior derecha, haz clic en Acciones > Exportar > Confirmar exportación.

  3. Elige entre los formatos Excel (.xlsx) o CSV. Se descargará una hoja de cálculo en tu ordenador.

Campo del archivo exportado Descripciones
Token Tu Panel de control de Square completará este token de forma automática. Si estás importando un nuevo artículo, deja este campo en blanco. Si estás editando artículos, no cambies el token.
Nombre del artículo Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Descripción Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 1024 caracteres.
Categoría Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
SKU A cada variante se le debe asignar un SKU único.
Nombre de variante Puedes incluir números, letras o símbolos hasta un máximo de 128 caracteres.
Unidad y precisión Tipo de unidad y sus fracciones (decimales).
Precio Numérico. Debe ser 0,00 € o superior (un precio fijo debe ser un número positivo). También puedes dejarlo en blanco o escribir en «Variable» para indicar un precio variable.
Coste unitario actual Numérico. Si hay varios proveedores asociados a una variante, puedes seleccionar un coste unitario predeterminado para que se exporte.
Nuevo coste unitario Numérico. Actualiza el coste unitario por variante del artículo.
[Nombre del punto de venta] activado Sí o no. Esto marcará tu artículo como visible en puntos de venta concretos. Si únicamente tienes un punto de venta y ves esta columna, asegúrate de que todos los artículos estén marcados como Sí.
Cantidad actual [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas Gestión de inventario, esta es la cantidad actual que consta en existencias. Los cambios en este campo no se tienen en cuenta en la importación.
Nueva cantidad* [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas Gestión de inventario, introduce aquí el nuevo recuento de existencias. Este número sustituirá cualquier recuento de existencias previo.
Notificaciones de existencias activadas en [nombre del punto de venta] Si usas Gestión de inventario, puedes marcar Sí o No para activar o desactivar las notificaciones de inventario para los artículos.
Recuento de alertas de existencias [nombre del punto de venta] Numérico. Si usas Gestión de inventario y tienes las notificaciones activadas, esta es la cantidad a partir de la que se te avisará cuando haya pocas existencias.
Precio en [nombre del punto de venta] Numérico.
Impuestos en [nombre de tu impuesto] Si has creado un impuesto, elige Sí o No para aplicarlo al artículo.
  • Nota sobre el campo Nueva cantidad: En esta columna, debes introducir el recuento de las nuevas existencias. Si lo introduces en el campo Cantidad actual, no se actualizarán tus existencias.

  • Nota sobre los tipos de unidad: No podrás crear nuevos tipos de unidad mediante una importación. Para crear un tipo de unidad y establecer la precisión, accede al Panel de control en línea de Square y ve a la pestaña Unidades.

Identificar si falta algún coste unitario y actualizar los informes

Para comprobar si falta algún coste unitario, puedes exportar tu colección de artículos. En las variantes que no tengan establecido un coste unitario, la columna Coste unitario actual se mostrará vacía.

Si vas a transferir tus artículos desde otro sistema de inventario o TPV a Square, deberás convertir el formato del archivo que tengas a un archivo de la colección de artículos de Square que sea único en tu cuenta.

Nota: El encabezado o la primera fila del archivo de la plantilla son campos obligatorios. No debes cambiar el nombre de ninguna de las columnas ni eliminarlas.

Para ajustar los costes unitarios, sigue estos pasos:

  1. Introduce los costes unitarios en la columna Nuevos costes unitarios de la plantilla de tu colección de artículos.

  2. En el Panel de control en línea de Square, accede a Artículos y haz clic en Acciones > Importar.

  3. Arrastra el archivo Excel o CSV al cuadro correspondiente (o selecciona Subir) y haz clic en Acciones > Importar.

Si actualizas los costes unitarios desde tu colección, las variantes de tus artículos se actualizarán para que las ventas y las acciones que hagas con tus existencias a partir de entonces reflejen los nuevos costes unitarios. Sin embargo, si ya has recibido, reabastecido o recontado tus artículos sin introducir el coste unitario, deberás ir al Historial.

Cómo editar en bloque las variantes y el coste unitario de los artículos

  1. En el Panel de control en línea de Square, accede a Artículos.

  2. Puedes seleccionar todas las variantes de un artículo marcando la casilla situada en la parte superior de la tabla, o bien solo un subconjunto de variantes. Una vez seleccionadas las variantes, haz clic en el campo e introduce el nuevo precio.

  3. También puedes hacer clic en Editar precio o en Editar coste unitario para hacer los cambios pertinentes.

  4. Haz clic en Aplicar a variantes.

  5. Haz clic en Guardar.

Nota:
* Por ahora, solo se pueden editar en bloque las variantes sin incluir el precio de los artículos de la colección.
* La edición en bloque solo se puede hacer en el Panel de control de Square.
* Únicamente se puede editar en bloque el precio y el coste unitario.

Identificar si falta algún coste unitario en el historial y actualizar los informes

Una vez que tengas los costes unitarios asociados con las variantes de los artículos en tu colección, verás una opción para gestionar los costes unitarios en bloque, con la que podrás hacer ajustes en tu Historial.

Importante: Si a un artículo le falta el coste unitario, tendrás que actualizar todas las variantes que haya en tu colección para poder gestionar en bloque los costes que falten en tu historial.

Para empezar, sigue estos pasos:

  1. En el Panel de control en línea de Square, accede a tu colección de artículos para confirmar que todas las variantes de los artículos tienen un coste unitario asociado.

  2. Una vez que lo hayas comprobado, ve a la pestaña Historial.

  3. Selecciona Resolver costes unitarios > Resolver costes.

Cuando selecciones Ver acciones de existencias, podrás consultar todos los ajustes anteriores que no tienen un coste unitario asociado.

Cuando actualices un ajuste anterior, el coste unitario de los demás ajustes reflejará el nuevo coste unitario de ese artículo en particular.

No podrás actualizar en bloque los costes unitarios de las variantes que hayas eliminado de tu colección de artículos. Para actualizar los ajustes históricos de una variante eliminada, tendrás que actualizar el coste unitario de cada variante desde tu Historial.

Consulta más información sobre cómo actualizar el coste unitario de los ajustes anteriores.

Modificar un archivo CSV

Aunque es posible importar la información del CSV a una hoja de cálculo, si tu colección de artículos contiene códigos SKU, no abras el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de hojas de cálculo modificarán los SKU. En concreto, pueden eliminar ceros iniciales (por ejemplo, 0012345 se convierte en 12345) o convertirlos en notación científica (por ejemplo, 12345678999 se convierte en 1.2346E + 10).
Si tienes algún SKU en el archivo CSV, sigue estos pasos para asegurarte de que no haya ningún error:

Importar datos CSV con Microsoft Excel

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Microsoft Excel.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la opción Archivo CSV y haz clic en Importar.

  4. Selecciona el archivo CSV que has exportado desde la colección de artículos y haz clic en Obtener datos.

  5. Se mostrará la ventana del asistente de importación:

    • Haz clic en Siguiente.

    • Asegúrate de que únicamente esté marcada la casilla «Coma» y haz clic en Siguiente.

    • Desplázate hasta la columna SKU y cambia el formato de datos de la columna a Texto. A continuación, haz clic en Finalizar.

  6. Selecciona la opción Hoja nueva y pulsa Aceptar para completar la importación.

Importar datos CSV en hojas de cálculo de Google

Si es la primera vez que importas tus artículos con Square para comercios, aparecerá el mensaje Recibido. Si ya lo has hecho antes, verás Recuento.

Nota: Si se considera que has recibido existencias, el informe Coste de los productos vendidos no cambiará. Sin embargo, ese coste se reducirá si aumentan las existencias con un recuento y se incrementará si baja el número de existencias. Para ver solo los beneficios y el margen de beneficios de los artículos vendidos (sin incluir recuentos), aplica el filtro Ventas.

Para empezar, sigue estos pasos:

  1. Crea una nueva hoja de cálculo en Google Drive.

  2. Selecciona Archivo e Importar en el menú principal.

  3. Selecciona la pestaña Subir y el archivo CSV que exportaste desde la colección de artículos.

  4. Cuando el archivo se haya subido, se abrirá la ventana Importar archivo. Asegúrate de desmarcar la opción «Convertir texto en números, fechas y fórmulas».

  5. Haz clic en Importar datos para completar la importación.

Subir la colección de artículos

Antes de empezar, ten en cuenta que los costes unitarios solo se pueden actualizar al subirlos en bloque cuando se configura la colección de artículos por primera vez con Square para comercios.

Para actualizar el recuento de tu inventario:

  1. En el Panel de control en línea de Square, ve a Artículos.

  2. En la esquina superior derecha de la página, haz clic en Acciones > Importar.

  3. Selecciona Modificar la colección de artículos para añadir artículos nuevos y actualizar los actuales, o bien selecciona Sustituir la colección de artículos para eliminar todos los artículos existentes y reemplazarlos por los artículos que has subido.

  4. Haz clic en Siguiente > Descarga nuestra plantilla. Elige si quieres descargar la plantilla en formato Excel (.xlsx) (opción recomendada para la mayoría de personas) o en CSV.

Nota: Si utilizas el navegador web Safari, tendrás que hacer clic con el botón derecho en el enlace Descarga nuestra plantilla y guardar el archivo en tu ordenador.

  1. Abre el archivo catalog-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx o .csv que guardaste en tu ordenador en el paso 4 con Microsoft Excel (.xlsx) u otro programa de hojas de cálculo.

Nota: Al editar el archivo Excel, te recomendamos que utilices la versión más actualizada de tu programa de hojas de cálculo.

  1. Introduce la información de los artículos en las columnas de la plantilla. Para editar la plantilla, ten en cuenta lo siguiente:

    • La columna Coste unitario actual solo sirve como referencia. Para modificar el coste en el Panel de control, utiliza la columna Nuevo coste unitario.

    • No debes modificar la información en la columna de token ni eliminar columnas vacías.

    • Los cambios realizados en la columna Cantidad nueva reemplazarán la cantidad de artículos existente. Así, si pones un 0 en esta columna, el inventario del artículo en ese punto de venta se quedará a 0.

    • Si dejas el campo de Categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar.

    • Se crearán categorías para cualquier valor nuevo identificado en la columna Categoría.

    • Si dejas en blanco el campo Precio o escribes Variable, se creará un artículo de precio variable.

    • Si dejas en blanco el campo Modificador, los modificadores quedarán desactivados. Escribe una Y en la columna Conjunto de modificadores para aplicar un modificador determinado a un artículo.

Nota: Para asignar un precio, un recuento de existencias o la disponibilidad a un punto de venta específico, establece valores en las columnas de dicho punto de venta. Por ejemplo, si estableces el precio en la columna del precio del punto de venta 2, se asignará un precio únicamente a ese punto de venta.

  1. Guarda el archivo Excel (.xlsx) o CSV que has modificado en tu ordenador.

  2. Arrastra y suelta el archivo Excel (.xlsx) o CSV en el área para subir archivos o haz clic en Seleccionar desde tu ordenador > Subir.

  3. Verifica los cambios y pulsa Confirmar importación para subir la nueva colección de artículos.

  4. Se te pedirá que asocies los principales atributos de productos de Square con las columnas importadas del archivo Excel (.xlsx) o CSV. Si no has modificado los nombres de las columnas en el archivo que descargaste a través de Square, los atributos de productos deberían emparejarse automáticamente. Revisa el archivo y haz los cambios necesarios.

    • Las siguientes columnas son obligatorias para el archivo Excel (.xlsx) o CSV: nombre del artículo, nombre de la variante, descripción y SKU. Si tienes más de un punto de venta, la columna «[Nombre del punto de venta] activado» también es obligatoria.

    • La columna Impuestos también requiere un formato de cabecera específico. Los nombres de esta columna deben incluir el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis. Por ejemplo, «IVA (7 %)».

  5. Haz clic en Confirmar para aplicar los cambios.

Ten en cuenta que, después de hacer clic en Confirmar importación, no podrás restablecer la colección de artículos anterior.

Consulta cómo solucionar problemas con el archivo CSV.