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Comment configurer la réservation de tables avec Square pour restaurants

En tant que restaurateur, vous êtes peut-être à la recherche d’autres moyens pour garantir une distanciation physique à l’égard des clients qui fréquentent votre restaurant, que ce soit pour manger sur place ou commander des plats à emporter. Pour vous aider à mieux accueillir ces clients, vous pouvez dès maintenant créer des plages horaires à réserver en utilisant Rendez-vous Square. Bien que les réservations de tables proprement dites ne soient pas prises en charge par Rendez-vous Square, nous avons récemment procédé à quelques modifications pour répondre aux besoins de votre entreprise.

Il est facile de mettre en place Rendez-vous Square et simple à utiliser pour vos clients. Il suffit de publier un lien vers votre site de réservation en ligne pour permettre aux clients de réserver leur table ou tout autre type de réservation. Vos clients peuvent également planifier leur rendez-vous par votre site Web existant grâce à un gadget logiciel ou un bouton de réservation, à partir de votre compte Instagram ou de la liste des commerces dans Google Maps.

Comment démarrer

1. Activez Rendez-vous Square

• À partir d’un ordinateur de bureau ou portable, accédez à Rendez-vous Square dans la barre de navigation latérale du Tableau de bord Square ou connectez-vous à squareup.com/appointments/ pour accéder à votre compte Square principal.

2. Définissez la taille de vos groupes en tant que services

• Dans la section Services du tableau de bord de Rendez-vous Square, créez des services tels que « Groupe de 1 », « Groupe de 2 », etc., pour permettre aux clients de choisir le type de table dont ils auront besoin. Pour chaque type de table, définissez la durée estimée de la réservation et bloquez le cas échéant du temps supplémentaire (p. ex., 30 min) après chaque réservation pour le nettoyage, etc.

• Sélectionnez « Variable » pour le type de prix.

Veuillez noter que nous ne sommes pas en mesure de prendre en charge des horaires variables pour les tables pour le moment (p. ex., 1 heure pour les réservations en journée, 2 heures pour les réservations en soirée pour 2 personnes). Il s’agit d’une fonctionnalité héritée de Rendez-vous Square, qui permettait aux salons de coiffure et de beauté d’offrir des « services » à réserver tels que les rendez-vous pour les coupes de cheveux.

Service - Table for 2

3. Créez vos tables

La création de vos tables nécessite de créer en parallèle de nouveaux « employés » correspondant au nombre de tables qui peuvent être réservées en même temps (Remarque : Nous envisageons de mettre à jour la terminologie relative aux tables ultérieurement). Accédez à Personnel dans votre tableau de bord Rendez-vous Square et cliquez sur Ajouter un employé pour chacune des tables disponibles à la réservation.

• Pour chaque table créée, ajoutez un « employé » et définissez un identifiant de table dans le champ du prénom, « Table 1» par exemple, ainsi que le nombre de convives pour cette table entre parenthèses dans le champ du nom de famille, (4) par exemple.

• Laissez les champs de l’adresse courriel et du numéro de téléphone vides.

Table 6 as Employee

• Faites défiler jusqu’à Notifications et décochez les cases relatives aux courriels et aux messages texte (textos).

Employee Notifications

• Pour chaque table, faites défiler vers le bas jusqu’à « Les services offerts lors d’une réservation en ligne ». Vous pourrez alors définir la taille des groupes pour chaque table. Par exemple, la Table 6 peut accueillir jusqu’à 6 personnes, les « services » associés seront donc « Groupe de 5 » et « Groupe de 6 ». Veuillez noter que si vous souhaitez faire asseoir de petits groupes à des tables pouvant accueillir des groupes plus importants, il vous suffit de sélectionner également les « services » les plus petits. Dans l’image ci-dessous, ce restaurant autorise pour la Table 6 un minimum de 1 couvert et un maximum de 6 couverts.

Services Available for Table 6

• Une fois que vous avez créé les tables correspondant à votre capacité, accédez à Paramètres > Calendrier et réservation dans votre tableau de bord Rendez-vous Square pour activer l’option permettant de supprimer les employés de votre site de réservation en ligne. Cela empêchera les clients de voir le numéro de l’« employé » ou de la table qu’ils vont réserver afin d’éviter toute confusion.

Remove Staff from Booking

4. Confirmez vos préférences de réservation

• Accédez à Paramètres > Calendrier et réservation

5. Personnalisez vos notifications aux clients

• Accédez à Paramètres > Communication dans votre tableau de bord Rendez-vous Square pour personnaliser les paramètres relatifs aux notifications des clients, notamment le message facultatif dans les notifications par courriel et le délai d’envoi des rappels aux clients par message texte ou par courriel.

• Vous pouvez paramétrer le moment de l’envoi des rappels et des demandes de confirmation.

• Vous pouvez déterminer combien de temps à l’avance les clients peuvent effectuer une réservation, la reporter ou l’annuler.

Meilleure pratique : Nous recommandons d’envoyer les demandes de confirmation par message texte ou par courriel au moins 1 jour avant la réservation, afin de réduire le risque que les clients ne se présentent pas.

Remarque : Le mot « rendez-vous » sera utilisé dans la plupart des communications au lieu du mot « réservation », bien que plus approprié, car il s’agit d’une caractéristique héritée de Rendez-vous Square.

Confirmation Request

7. Option facultative si vous souhaitez que les clients saisissent leur information de carte de paiement pour garantir la réservation

• Sous Paramètres > Paiements et annulations, sélectionnez « Réservation avec protection en cas d’absence ».

• Si un client ne se présente pas ou annule au-delà de votre délai d’annulation, vous pouvez fixer des frais d’annulation. Vous pouvez choisir un montant fixe par service ou fixer des frais d’annulation individuels pour chaque « service ».

Booking with No-Show Protection

8. Option facultative si vous souhaitez que les clients versent un acompte pour garantir la réservation

• Sous Paramètres > Paiements et annulations, sélectionnez « Imposer le paiement anticipé ».

Remarque : Si vous choisissez cette option, vous devrez accéder à la rubrique « Articles » du catalogue des services pour utiliser un prix fixe pour chaque « service » créé.

Comme vous utilisez la Solution PDV Square ou l’application Square pour restaurants, vous devrez appliquer une remise en dollars au montant de l’acompte pour cette commande. Exemple : Le restaurant A exige un acompte de 50 $ par personne, le service « Groupe de 2 » aura donc un prix fixe de 100 $. Après le repas, une réduction de 100 $ est appliquée à la commande. Les convives n’auront qu’à payer le solde.

9. Il est temps de vous lancer!

• Dans la section Réservation en ligne de votre tableau de bord Rendez-vous Square, cliquez sur « Site de réservation » pour configurer votre flux de réservation en ligne et découvrir comment partager le lien de réservation avec vos clients, en l’intégrer à votre site Web existant, et même en ajoutant un bouton de réservation à vos courriels.

• Si votre site est mis en œuvre par Vente en ligne Square, vous pouvez facilement ajouter vos options de réservation à partir de votre éditeur de site de la page Aperçu de Vente en ligne Square en ajoutant Rendez-vous Square comme élément de menu dans votre barre de navigation.

Limitations connues

Fixer une limite maximale de réservation par heure et/ou par jour - non disponible pour le moment.

  • Solution de rechange : Accepter ou refuser manuellement toutes les réservations pour s’assurer de respecter la réglementation municipale en vigueur relativement au nombre total de personnes que vous pouvez accueillir en même temps.

Afficher automatiquement qu’il n’est pas possible de réserver pendant les Fêtes - non disponible pour le moment.

  • Solution de rechange : Dans Rendez-vous > Calendrier, cliquez sur « Modifier la disponibilité » et faites défiler jusqu’à la période des Fêtes, puis décochez les dates concernées pour empêcher les réservations pendant cette période. Vous devrez appliquer ce changement à tous vos « employés » (tables).

Assigner vos « employés » (tables) à des tables spécifiques - non disponible pour le moment.

Des propositions prédéfinies parmi lesquelles les convives peuvent choisir lors de la réservation - non disponible pour le moment.

Affichage de renseignements supplémentaires sur le restaurant (par exemple, le code vestimentaire, les modes de paiement acceptés, etc.) sur le site de réservation - non pour le moment.

Création automatique de tables côte à côte pour accueillir les groupes plus nombreux - non disponible pour le moment.

  • Solution de rechange : Créez des « employés » supplémentaires (tables) appelés « Table 1 et 2 » et sélectionnez les services « Groupe de 3 » et « Groupe de 4 » (si Table 1 et 2 sont toutes les deux complètes).

L’état des réservations - non disponible pour le moment.

  • Le seul état disponible pour l’instant est « Absent »

Affichage du temps écoulé ou du temps restant pour une réservation - non disponible pour le moment.

L’intégration de Rendez-vous Square à la Solution PDV Square et à l’application Square pour restaurants - non disponible pour le moment.

  • Vous ne pouvez actuellement gérer vos réservations qu’à partir de la section « Rendez-vous » de votre Tableau de bord Square ou en utilisant l’application Rendez-vous Square disponible sur l’App Store ou sur Google Play Store.

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