Cet article a été rédigé uniquement à des fins éducatives et ne constitue pas un avis juridique, financier ou fiscal. Pour obtenir des conseils spécifiques à votre entreprise, veuillez communiquer avec un professionnel.
Quand vous pensez à l’approvisionnement, l’achat de marchandises est probablement la première chose qui vous vient à l’esprit. Bien que ce soit la fonction principale du processus, l’approvisionnement joue également un rôle clé dans vos opérations en regard de la gestion des fournisseurs et de l’établissement de relations fiables permettant de maintenir les coûts au minimum et de garantir une qualité élevée des produits.
En tirant parti de l’approvisionnement comme avantage concurrentiel, les entreprises peuvent économiser temps, argent et ressources. Aujourd’hui, les détaillants doivent être plus stratégiques que jamais pour générer plus de valeur dans leurs rapports avec les fournisseurs et garder une longueur d’avance sur un marché en évolution rapide. La technologie et les données en temps réel sont essentielles pour permettre aux détaillants avertis de s’adapter rapidement.
Passons en revue les étapes clés du cycle d’approvisionnement et les façons dont la technologie peut aider en cours de route. Regroupées en cinq grandes phases, chaque étape joue un rôle dans la production de marges plus élevées et de clients plus heureux.
Déterminez précisément les besoins de votre entreprise
La gestion de l’approvisionnement est essentielle à la réussite d’une entreprise de vente au détail. Elle garantit que vous avez des biens dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement et répondre à la demande. Les entreprises qui ont de la difficulté avec ce processus sont sujettes à des retards, à des ruptures de stock et à des ventes perdues.
Tout d’abord, expliquez précisément aux fournisseurs de quels produits vous avez besoin. Alors que les détaillants sont généralement plus préoccupés par qui fournit le produit pendant le processus d’établissement de sources d’approvisionnement, dans cette phase, vous devriez vous concentrer sur le produit lui-même. Vous devez créer une description détaillée des biens ou des services qu’un fournisseur est censé fournir et à quel moment. Cette description permet aussi de consigner vos attentes pour vous assurer d’obtenir exactement ce que vous voulez.
Les spécifications des produits comprennent des instructions précises, comme les dimensions et la couleur. Elles expliquent également les exigences de base comme les délais de livraison et les normes éthiques. Les spécifications de produit doivent être détaillées et ne pas laisser de place à l’erreur.
Le choix des produits que vous décidez de vous procurer est basé sur de nombreux facteurs différents, notamment votre stock actuel et vos prévisions de la demande des consommateurs. La planification de la demande à l’aide de données historiques est la clé pour prédire quels articles réapprovisionner et, le cas échéant, quels nouveaux UGS ajouter.
L’automatisation est particulièrement utile pour l’approvisionnement, car elle peut aider à donner du sens aux données de ventes passées et actuelles, aux tendances du marché et aux facteurs externes (comme les vacances ou même la météo) pour produire des prévisions de demande plus précises.
L’automatisation permet également de rationaliser de nombreux aspects banals et plus manuels du processus, comme le traitement des bons de commande. Square pour détaillants propose une suite d’outils automatisés et avancés de gestion des stocks pour aider les détaillants à créer leurs catalogues, à gérer les fournisseurs et à suivre les stocks à partir d’une seule interface.
Invitez les fournisseurs à faire des soumissions
Une fois que vous avez finalisé vos spécifications de produit, le temps est venu d’ouvrir le processus de soumission. Souvent appelé appel d’offres, c’est à cette étape que les fournisseurs soumettent des offres pour fournir des produits à votre entreprise. Ce processus est particulièrement utile pour les entreprises ayant des options de fournisseurs limitées ou celles qui cherchent de nouveaux fournisseurs. Il permet aussi aux détaillants de se faire une idée de ce qui est offert sur le marché et de ce que leur coûtera leur approvisionnement en produits finis.
Pour vous assurer de recevoir des offres équitables et compétitives, il est important de planifier. Les capacités techniques, les résultats antérieurs et les programmes de durabilité font partie des éléments à prendre en compte dans le choix de fournisseurs. Voici quelques exemples :
- capacité à fournir la quantité et la qualité requises pour les produits;
- capacité démontrée à respecter les délais et le budget;
- les émissions de carbone produites lors de la fabrication ou de la livraison de produits, si la durabilité est importante pour votre entreprise.
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Évaluer et sélectionner les fournisseurs
Offrir les produits que vos clients veulent quand ils le veulent vous permet de bâtir une réputation de marque forte et fidéliser votre clientèle. Ça commence avec vos fournisseurs. L’établissement de sources répondant à votre budget et à vos normes de qualité est un élément crucial du processus d’approvisionnement.
En validant soigneusement les fournisseurs et en établissant de bonnes relations au cours du processus d’établissement de sources, les commerces de détail peuvent s’éviter bien des difficultés lors de leurs achats. Un processus d’établissement de sources d’approvisionnement réfléchi aide les détaillants à créer et à gérer des chaînes d’approvisionnement agiles qui maintiennent un flux régulier de produits abordables et de haute qualité dans l’entreprise.
Alors que l’équipe d’approvisionnement s’appuie sur ce processus pour identifier les meilleurs fournisseurs, elle doit aussi continuer à évaluer les fournisseurs établis. Une surveillance continue permet à l’entreprise d’obtenir ce dont elle a besoin tout en gérant les risques internes et externes.
Par exemple, aujourd’hui plus que jamais, les consommateurs exigent de la transparence dans les chaînes d’approvisionnement des détaillants (en anglais seulement) pour s’assurer qu’ils achètent auprès de marques qui vendent des produits éthiques et issus de sources écoresponsables. Bien que le maintien de coûts bas soit une considération majeure de la fonction d’approvisionnement, la gestion des risques de pratiques de chaîne d’approvisionnement contraires à l’éthique doit également être prise au sérieux.
Une fois que vous avez identifié une liste de fournisseurs prometteurs, l’étape suivante consiste à envoyer une demande d’information ou une proposition. La collecte de plusieurs devis auprès de fournisseurs vous aide à prendre une meilleure décision dans le choix de celui qui peut répondre à vos normes au coût le plus bas. Avoir des options permet également des options de rechange si les négociations échouent.
Gestion des contrats et des produits à livrer
La négociation de contrats avec les fournisseurs joue un rôle central dans la gestion efficace des achats. Au cours du processus de négociation, toutes les conditions générales, telles que les prix, les paiements et les délais de livraison, doivent être établies. C’est le moment de communiquer toutes vos exigences pour les fournisseurs et de définir les attentes pour une bonne relation. Une fois les négociations terminées, un contrat formalisera l’entente. Il doit décrire toutes les conditions générales convenues et s’assurer que les deux parties peuvent travailler ensemble en toute confiance.
Une fois que vous avez finalisé un contrat, vous êtes prêt à passer une commande. Cette partie du processus d’approvisionnement a historiquement été manuelle et assez coûteuse en temps. Les progrès technologiques aident à rationaliser le processus, avec des logiciels et des fonctionnalités intégrées qui créent automatiquement les bons de commande et les factures, tiennent des registres et gèrent les inspections et les relations avec les fournisseurs.
Square pour détaillants aide les entreprises à gérer les fournisseurs en créant ou en modifiant des informations pour les bons de commande, les codes à barres et les rapports. Ils sont également en mesure de créer, de modifier et de gérer des bons de commande pour s’approvisionner en produits, faire le suivi des fournisseurs et recevoir les stocks.
Affiner les processus d’approvisionnement
Les économies de coûts ne sont plus le seul objectif de la gestion des achats. La qualité, la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et l’efficacité opérationnelle font partie des objectifs les plus remarquables de la fonction d’approvisionnement. La réalisation de ces objectifs commerciaux aujourd’hui est largement soutenue et mesurée par les données et plusieurs indicateurs clés de performance (ICP).
Les ICP sont utilisés pour mesurer le succès des processus d’approvisionnement d’une entreprise. Ils peuvent aider à suivre les progrès dans l’atteinte des objectifs commerciaux et à réduire les dépenses au minimum. La définition et le suivi des ICP de la chaîne d’approvisionnement sont essentiels pour vous assurer que les procédures que vous avez mises en place fonctionnent efficacement. Les ICP permettent également de garder les fournisseurs et les parties prenantes sur la même longueur d’onde, indiquent ce qui doit être amélioré et montrent où vous vous situez par rapport à vos concurrents.
Les ICP de votre chaîne d’approvisionnement doivent être choisis en fonction des objectifs propres à votre entreprise. Cependant, il existe quelques ICP communs en matière d’approvisionnement que chaque entreprise de vente au détail devrait prendre en compte :
- taux de conformité;
- taux de défauts du fournisseur;
- exactitude des bons de commande et des factures;
- délai d’exécution du fournisseur;
- durée du cycle des bons de commande;
- disponibilité du fournisseur;
- compétitivité des prix.
Utiliser la technologie à votre avantage
L’approvisionnement est complexe, prend du temps et est sujet aux erreurs humaines. Mais c’est aussi l’un des domaines de la chaîne logistique présentant le plus grand potentiel de changement. Repenser votre stratégie de gestion des achats à l’aide des technologies peut vous aider à devenir un chef de file de votre marché et une marque en laquelle les consommateurs peuvent avoir confiance.
Des solutions technologiques comme Square pour détaillants rationalisent les opérations et font économiser aux détaillants un temps et un argent précieux. La technologie ouvre la voie à des transactions plus rapides, à une meilleure qualité et à de meilleurs résultats commerciaux.