Cinq choses à savoir lorsque vous lancez une petite entreprise en Ontario

Le présent article ayant un but éducatif, il n’a pas valeur d’avis juridique, en matière d’emploi ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre entreprise, veuillez communiquer avec un professionnel.

Vous n’êtes pas seul à vouloir lancer une petite entreprise. Il y a plus d’un million d’entreprises au Canada. En fait, un peu moins de 100 000 petites et grandes entreprises sont créées chaque année. Il faut un certain type de personne courageuse pour créer une entreprise à partir de rien. Et bien que cela puisse ressembler à un conte de fées, cela peut devenir une vie réelle et enrichissante si vous savez comment faire. Alors, comment démarrer une entreprise en Ontario?

Vous pouvez créer une petite entreprise en quelques étapes seulement :

• Décidez du type d’entreprise que vous souhaitez posséder.
• Rédiger un plan d’affaires.
• Déposer tous les documents nécessaires.
• Recueillir des fonds.

Et voilà! Vous êtes propriétaire d’une entreprise!

Mais pas si vite. Il y a cinq choses que vous devez savoir avant de démarrer :

Étape 1 : Inscription à la TPS et à la TVH

Par exemple, la taxe sur les produits et services (TPS) et la taxe de vente harmonisée (TVH) s’appliquent à toutes les régions du Canada. En Ontario, l’ancienne taxe de vente au détail de 8 % a été combinée à la TPS de 5 % pour créer la TVH en 2010. En Ontario, vous êtes tenu de percevoir et de verser une TVH de 13 %, mais seulement si le revenu annuel brut de votre entreprise dépasse 30 000 $. À ce moment-là, vous devrez remplir un formulaire d’inscription pour la perception de la TVH. Maintenant, si votre entreprise est considérée comme un petit fournisseur, il se peut que vous n’ayez pas à vous inscrire pour la perception de la taxe de vente. Certaines entreprises, comme les services de taxi, doivent être inscrites de toute façon.

Cela dit, même si votre revenu n’est pas très élevé au début, si vous vous inscrivez immédiatement pour la perception de la TPS ou de la TVH, vous pourrez demander des crédits de taxe sur les intrants. Par exemple, toutes les fournitures que vous achetez pour les utiliser dans votre entreprise donnent droit à des crédits de taxe sur les intrants. Lorsque vous recevez des paiements d’autres entreprises, vous devez vous assurer de consigner la taxe que vous percevez.

Quelle structure d’entreprise devriez-vous choisir?

Lorsque vous prenez la décision d’ouvrir une nouvelle petite entreprise, vous devez également choisir la façon dont l’entreprise sera structurée. Lorsque vous ouvrez une entreprise en Ontario, quatre choix juridiques s’offrent à vous :

• Entreprise individuelle
• Partenariat
• Entreprise
• Coopérative

Chaque type de structure commerciale présente des avantages et des inconvénients. En fonction de vos activités, il existe une structure qui vous sera la plus profitable.

Étape 2 : Obtenir un numéro d’entreprise

Avant de pouvoir ouvrir, vous devez vous inscrire pour obtenir un numéro d’entreprise (NE) auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Vous pouvez le faire de plusieurs façons différentes :

• En ligne sur le site Web de l’ARC pour l’enregistrement des entreprises
• Par téléphone au 1 800 959 5525
• Obtenir un NE en personne dans un bureau d’enregistrement des entreprises * Téléchargez le RC1 et envoyez-le par courrier ou par télécopie au bureau d’enregistrement le plus proche

Quelle que soit la méthode d’enregistrement que vous préférez, vous remplirez un formulaire RC1, ou une demande de numéro d’entreprise. Si vous devez vous inscrire à d’autres comptes, par exemple pour la perception de la TVH, vous pourrez le faire à ce moment-là.

Une fois que vous avez effectué les étapes ci-dessus, il est temps de commencer à penser à ouvrir vos portes au public.

Étape 3 : Démarrer votre entreprise en Ontario

Maintenant que ces étapes sont derrière vous, il y a quelques autres points à prendre en compte en tant qu’employeur. Par exemple :

• Allez-vous embaucher des employés?
• Comment allez-vous gérer la paie?
• Comment comptez-vous déclarer les revenus et les dépenses?
• Comment allez-vous tenir les registres?

Un peu plus sur ces derniers :

Embauche d’employés

Chaque type d’entreprise est différent. Certaines nécessitent des centaines d’employés, d’autres n’ont besoin d’embaucher qu’une ou deux personnes pour fonctionner sans problème, d’autres encore n’ont pas d’employés. Les petites entreprises peuvent connaître un succès incroyable, tout comme les grandes sociétés. Pour ceux qui doivent se concentrer davantage sur l’embauche, vous pouvez avoir un mélange de nouveaux employés à temps partiel et à temps plein ou embaucher des entrepreneurs indépendants et être tout aussi efficace. L’embauche vous permet de déterminer le salaire que vous versez, mais vous devez tenir compte de certaines normes d’emploi pour vos employés.

Si vous vous inquiétez des coûts pendant la phase de démarrage, faites tout ce que vous pouvez vous-même, mais s’il y a quelque chose que vous ne pouvez pas faire ou que vous ne comprenez pas, l’embauche externalisée de pigistes n’est pas une mauvaise idée, vous pourriez même apprendre d’eux. De plus, vous n’êtes pas obligé de payer un salaire et vous pouvez être flexible en ce qui concerne le travail pour votre contrat. Tout ce que vous pouvez déléguer pour affiner votre concentration est pour le mieux. Par exemple, vous avez peut-être étudié le marketing à l’université, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas confier certaines de vos tâches de marketing à d’autres. Vous pourriez même envisager de faire appel à une société de marketing ou de conception pour vous décharger de ces responsabilités, ce qui vous permettrait de vous concentrer sur l’optimisation de votre produit ou service. Cela peut être une ressource inestimable, en particulier dans les débuts d’une petite entreprise.

Pour toutes les tâches mineures ou subalternes, vous pouvez toujours envisager des stagiaires, ils pourraient vous surprendre, mais pourraient aussi avoir besoin de temps, de ressources ou d’aide pour apprendre. Il y a aussi des considérations en matière de paie, car en Ontario (et partout au Canada), les stagiaires ont légalement droit à une rémunération. Essentiellement, pendant qu’ils sont avec vous, ils sont à votre service. Cela peut être efficace pour une petite ou une grande entreprise, mais ce n’est pas un moyen exclusivement bon marché d’obtenir un travailleur. Depuis la COVID-19, il est également utile d’examiner comment les lois sur l’emploi protègent les travailleurs, où ils se trouvent et quels types de considérations supplémentaires peuvent être nécessaires. En particulier si vous travaillez dans un espace de travail plus petit ou dans une entreprise en démarrage.

Rapports sur les revenus et les dépenses

Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous devrez probablement remplir un formulaire T2125 de l’Agence du revenu du Canada au moins une fois par année pour déclarer les revenus et les dépenses de votre entreprise et/ou de votre profession.

Tenue des dossiers

La loi vous oblige à adopter des procédures de tenue de dossiers. Vous devrez documenter toutes les informations relatives aux revenus et aux dépenses (à des fins de déclaration), ainsi qu’aux autres transactions commerciales.

Maintenant que vous connaissez ces aspects du démarrage d’une petite entreprise en Ontario, jetez un coup d’œil à ces règlements commerciaux dont vous n’avez peut-être pas entendu parler.

Étape 4 : Règlements pour les entreprises en Ontario

Toute personne faisant des affaires en Ontario doit comprendre les règlements qui s’appliquent à toutes les entreprises et ceux qui ne s’appliquent qu’à certaines entreprises. Voici six règlements que tout propriétaire d’entreprise devrait connaître :

Accessibilité

En tant que propriétaire d’entreprise, il est de votre responsabilité de veiller à ce que toutes les personnes handicapées puissent accéder à votre établissement. Les lois sur l’accessibilité stipulent que vous devez respecter certaines normes lorsqu’il s’agit de vous assurer que les employés, les travailleurs et les consommateurs sont en mesure de profiter de ce que vous offrez,
notamment :

• Service à la clientèle
• Transport
• Communications
• Environnements physiques
• Emploi
• Rapports de conformité

Sécurité sur le lieu de travail

En tant que propriétaire, vous devez également garantir que votre lieu de travail, vos produits et vos services sont sécuritaires et que la visite de votre entreprise ne présente aucun risque pour les clients ou le personnel. Cela s’étend aux considérations de sécurité de la COVID-19.

En fait, la majorité des employés, des propriétaires et des milieux d’affaires sont soumis aux codes et règlements en matière de santé et de sécurité au travail. Votre responsabilité consiste à fournir des instructions claires sur la manière dont un employé doit s’acquitter de ses fonctions et à assurer une supervision adéquate.

Vous devrez inscrire votre entreprise auprès de la Workplace Safety and Insurance Board, ou WSIB, dans les dix jours suivant l’embauche d’un employé. Lorsque vous aurez réussi à vous inscrire, vous recevrez :

• Une assurance qui vous protège, vous et vos nouveaux employés
• Une assistance pour aider un employé blessé à retourner au travail
• Une protection contre les poursuites judiciaires

Vous devrez payer des primes chaque mois, mais la protection en vaut la peine.

La santé sur le lieu de travail

En plus de fournir un espace sécuritaire pour les clients et les employés, vous devez également vous assurer que votre entreprise favorise la santé des uns et des autres.

Si vous vendez un type quelconque de produit santé ou beauté, vous devez savoir quelles licences et quels permis régissent vos produits. Dans certains cas, les produits doivent être testés avant de pouvoir être vendus au public. Les tests sont effectués par Santé Canada.

Ce règlement sanitaire couvre également le tabagisme dans votre établissement et son environnement. En 2017, l’Ontario a adopté une interdiction de fumer et de vapoter qui comprend tous les lieux publics et certains lieux non publics.

Inspections environnementales

Selon la nature de vos activités, vous pouvez être amené à vous soumettre de temps à autre à des inspections environnementales. Ces inspections permettent de s’assurer que votre entreprise respecte toutes les normes environnementales. Vous devrez vous soumettre à ces inspections si votre entreprise :

• Est responsable de la libération de tout contaminant dans l’air, le sol ou l’eau
• Fournit de l’eau potable à la population
• Stocke, transporte ou manipule de quelque façon les déchets, y compris leur élimination

Étape 5 : Publicité

Il est tout à fait naturel de vouloir attirer le plus de clients possible, mais il existe des moyens de le faire et de ne pas le faire. Il vous incombe de connaître les réglementations relatives à la publicité, au marketing et à l’information du public sur vos produits ou services. Au fur et à mesure de votre croissance, vous pouvez décider d’intégrer des tiers. Assurez-vous que l’image de cette marque correspond à la vôtre, ce qui est particulièrement important si vous n’embauchez pas vos propres employés pour travailler à l’interne. C’est une question de bon sens des affaires.

La publicité s’adresse aux petites et grandes entreprises et constitue un excellent moyen d’accroître la notoriété de vos marques. De nombreuses informations et technologies sont disponibles pour vous aider à apprendre comment utiliser au mieux la multitude de circuits publicitaires disponibles.

Compte tenu de l’importance de l’engagement multicanal des clients, la mise en place d’un système pour faciliter vos campagnes de marketing peut vous faciliter la tâche. C’est particulièrement vrai dans notre monde post-pandémique. En fait, la présence en ligne est presque centrale pour développer votre entreprise en ligne et une grande partie de cela commence en profitant des occasions de marketing en ligne.

L’ouverture d’une toute nouvelle entreprise comporte de nombreuses responsabilités, mais elle peut être extrêmement gratifiante. Vous devez réfléchir à la manière de gérer votre quotidien et aux outils de services qui existent pour vous aider. Des outils de commerce électronique aux systèmes de point de vente qui peuvent vous aider à établir des rapports, à planifier et à vendre, en passant par les logiciels de marketing. Chez Square, nous proposons un grand nombre de systèmes d’aide conçus pour vous aider à réussir, que vous soyez une grande ou une petite entreprise.