Le présent article ayant un but éducatif, il n’a pas valeur d’avis juridique, en matière d’emploi ou fiscal. Pour obtenir des conseils précis concernant votre entreprise, veuillez communiquer avec un professionnel.

Vous avez été chargé de rédiger le manuel de l’employé de votre entreprise. Votre entreprise s’est peut-être développée au point qu’il est logique de mettre vos politiques par écrit. Il se peut que vous souhaitiez simplifier l’accueil des nouveaux employés. Ou peut-être votre entreprise a-t-elle été confrontée à une situation difficile entre collègues ou même à un procès en matière d’emploi et vous voulez vous protéger contre de futurs incidents.

Quelle que soit la raison, un manuel de l’employé peut garantir que tous les employés connaissent les règles et les attentes, ce qui peut les protéger ainsi que votre entreprise.

Mais la rédaction d’un manuel de l’employé est un véritable défi. Comment rédiger un manuel de l’employé et quel type de contenu devez-vous inclure?

Nous vous expliquons ici ce qu’est un manuel de l’employé, nous vous donnons des conseils sur la façon de le rédiger et nous vous donnons une idée de ce que vous devez inclure.

Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé?

Un manuel de l’employé (également connu sous le nom de manuel de l’employé ou manuel du personnel) est un document décrivant les règles, les politiques et les attentes d’une entreprise à l’égard de ses employés. Il énumère également ce à quoi les employés peuvent s’attendre de l’employeur. Les nouveaux employés reçoivent généralement un exemplaire du manuel de l’employé, accompagné d’un formulaire à signer, indiquant qu’ils l’ont lu et en acceptent les modalités.

Pourquoi créer un manuel de l’employé?

Il est important que tous vos employés soient au courant des politiques et des règles de votre entreprise. La création d’un manuel de l’employé montre aux employés qu’il existe des politiques communes à tous les employés. En somme, cela permet d’affirmer que les mêmes règles et directives s’appliquent à tous, et que tous les employés sont traités de manière égale.
En définissant clairement les politiques de l’entreprise, le manuel de l’employé peut contribuer à promouvoir un environnement de travail positif, productif et sûr, exempt de toute conduite inappropriée ou préjudiciable. En conséquence, le manuel peut protéger l’entreprise contre le harcèlement sexuel, les licenciements abusifs et les poursuites pour discrimination, et peut vous aider à vous défendre en cas de procès.

Avez-vous besoin d’un manuel de l’employé?

En fonction du type de votre entreprise et de son lieu d’activité, il est possible que vous soyez dans l’obligation de consigner par écrit certaines politiques. Le manuel peut être une ressource utile pour regrouper toutes les politiques clés en un seul endroit. Consultez votre avocat pour connaître les obligations qui incombent à votre entreprise.

Un manuel de l’employé répertorie toutes les règles et les attentes de votre entreprise en un seul endroit et il est facilement accessible. Si une employée est enceinte, il est possible qu’elle ne soit pas à l’aise en début de grossesse de demander à son gestionnaire ou aux ressources humaines quelle est la politique de l’entreprise en matière de congé parental. Si ce type de renseignements figure dans le manuel de l’employé, elle pourra en prendre connaissance par elle-même.

Un manuel de l’employé peut également protéger votre entreprise contre les poursuites judiciaires. Par exemple, en cas de licenciement d’un employé, le fait d’avoir une politique claire et détaillée en matière d’emploi temporaire dans le manuel peut aider à démontrer que votre entreprise était légalement dans son droit.

Comment rédiger un manuel de l’employé

Il est important qu’un manuel de l’employé soit bien structuré et rédigé clairement. Une fois que vous savez ce que vous voulez inclure, élaborez un plan ayant une structure logique. Par exemple, il est probablement judicieux de regrouper tous les avantages de votre entreprise dans une même section. Cela facilite non seulement la rédaction, mais aussi la consultation par les employés.

Des phrases plus courtes et un vocabulaire plus simple sont généralement plus faciles à lire. Évitez le jargon du secteur ou les formulations confuses. En gros, plus c’est clair et plus c’est simple, mieux c’est.

Une fois que vous avez rédigé un premier jet, faites-en part à un avocat spécialisé dans le droit du travail pour vous assurer que tout est conforme à la législation. Demandez aussi à un rédacteur chevronné de réviser votre manuel du personnel, si possible, et demandez à une personne ayant un œil de lynx de le relire pour éviter les fautes de frappe.

Ce qu’il faut inclure dans un manuel de l’employé

Un manuel de l’employé doit présenter les politiques de votre entreprise, vos attentes à l’égard de vos employés et ce que ces derniers peuvent attendre de votre entreprise. Il doit énoncer vos obligations légales en tant qu’employeur et les droits de vos employés.

La première liste, ci-dessous, comprend des éléments qui doivent généralement être consignés par écrit pour des raisons juridiques et qui peuvent aussi pour des raisons pratiques être inclus dans le manuel de l’employé, de sorte que tout ce qui concerne votre entreprise est répertorié en un seul endroit. La deuxième liste contient des éléments facultatifs, que vous pouvez inclure si vous le souhaitez.

Quelles politiques en matière d’emploi doivent être inscrites dans un manuel?

En général, les politiques ci-dessous doivent figurer dans un manuel de l’employé, et celui-ci est accompagné d’un document que l’employé est tenu de signer, indiquant qu’il reconnaît en avoir pris connaissance. En outre, il est possible que vous souhaitiez aussi convenir d’ententes écrites distinctes avec l’employé concernant d’autres politiques (par exemple, l’arbitrage des litiges, un accord de non-divulgation, la cession des droits de propriété intellectuelle, une clause de non-sollicitation, une clause de non-concurrence; consultez un avocat spécialisé en droit du travail pour déterminer quelles politiques et quelles ententes sont appropriées pour votre entreprise).

• Égalité des chances en matière d’emploi (anti-discrimination)
• Lutte contre le harcèlement
• Dispositions anti-représailles
• Emploi à titre précaire (ou saisonnier)
• Code de conduite
• Renseignements généraux sur l’emploi
• Sécurité
• Politiques salariales notamment en ce qui a trait aux jours de paie, au pointage des présences, à l’admissibilité aux heures supplémentaires, aux périodes de repas et de repos, etc.
• Avantages sociaux
• Politique relative aux congés de maladie
• Politique en matière de congés payés
• Congé familial et médical
• Processus d’évaluation pour les promotions et les augmentations
• Processus de dépôt d’une plainte
• Avis de non-responsabilité - Le manuel de l’employé présente des politiques et des directives, mais ne constitue pas une garantie ou un contrat d’emploi permanent. Il est utile de mentionner également que l’évolution des politiques figurant dans le manuel de l’employé est à la discrétion de l’employeur.

Quels autres renseignements devez-vous faire figurer dans votre manuel de l’employé?

• Lettre de bienvenue du PDG ou du fondateur
• Énoncé de mission de l’entreprise
• L’idéal en matière de culture d’entreprise
• Fermeture annuelle des bureaux
• Attentes en matière de comportement, y compris l’assiduité et le code vestimentaire, le cas échéant
• Heures d’ouverture habituelles : inclure toute règle concernant la présence des employés sur le lieu de travail en dehors de ces heures
• Processus d’évaluation et comment obtenir une promotion ou une augmentation de salaire
• Mesures disciplinaires progressives ou politique lorsque le comportement ne répond pas aux attentes
• Un formulaire à signer indiquant que l’employé a lu le manuel du personnel et qu’il en accepte les conditions

Ressources supplémentaires en vue de la rédaction du manuel du personnel

Voici quelques pistes pour en savoir plus sur ce qu’il faut inclure dans votre manuel de l’employé, en fonction de votre lieu d’activité :

• [Emploi et Développement social Canada](https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social.html) - Familiarisez-vous avec les lois sur l’égalité des chances en matière d’emploi, les congés familiaux et médicaux, les autres avantages, etc.
• Programme du travail - Voici des ressources utiles sur les responsabilités des employeurs.
• Lois en matière d’emploi en Colombie-Britannique - Tout ce dont vous devez être au fait pour votre petite entreprise en Colombie-Britannique.
• Lois en matière d’emploi en Alberta - Huit lois que vous devez connaître en Alberta.
• Lois en matière d’emploi en Ontario - Ce dont il importe de savoir lorsque vous êtes en activité en Ontario.

Publication du manuel de l’employé

Une fois que vous avez rédigé votre manuel des employés, vous devez le publier dans un format permettant à chaque employé d’y accéder facilement. De nombreuses entreprises enregistrent leur manuel de l’employé au format PDF et/ou le mettent à disposition sur le réseau intranet de l’entreprise. Vous pourriez également en imprimer des copies papier, mais une version numérique est plus écologique et plus facile à tenir à jour.

Veillez à sauvegarder les versions antérieures de votre manuel et les dates des mises à jour, le cas échéant. Vous pourriez avoir besoin de vous référer à ces documents en cas de litige.

Les lois en matière d’emploi peuvent être compliquées et elles varient selon le type d’entreprise et le lieu d’activité. En tant qu’employeur, il est essentiel d’être au fait de ces obligations.