Si vous gérez une entreprise de photographie, vous devez savoir comment rédiger une facture. Si vous commencez tout juste, une facture permet de consigner le temps accordé ou les services fournis à vos clients. Elle constitue également le moyen d’être payé pour ces services.
La création d’une facture pour chaque client peut sembler fastidieuse, mais cette habitude contribue à une meilleure gestion à long terme. Les factures vous aident à assurer le suivi de vos paiements en temps réel (soit à être payé) et à enregistrer ces paiements, ce qui s’avère très utile pour calculer vos revenus à la fin de l’année.
(Et bien que la création d’une facture représente une tâche supplémentaire, cette opération n’exige pas beaucoup d’effort, particulièrement si vous utilisez un logiciel de facturation qui vous permet de créer des modèles de factures.)
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5 points à retenir pour configurer votre facturation de photographie
Certains éléments sont communs à toutes les factures, quel que soit le type d’entreprise : les coordonnées, le détail des produits et services, et les instructions relatives au règlement.
Un format de facture standard peut toutefois ne pas couvrir l’ensemble des services que vous offrez en tant que photographe. Par conséquent, vous devrez tenir compte des points suivants lors de la création de votre facture de photographie :
Définir vos tarifs
Vous devez définir vos tarifs avant de créer votre facture. Vous pourriez par exemple offrir un tarif d’événement, un tarif à la journée, un tarif horaire et un tarif d’heures supplémentaires. Différents projets peuvent exiger du matériel particulier ou des heures de travail variables. Vous pourriez par exemple appliquer des taris plus élevés pour la photographie argentique que pour la photographie numérique, puisque la pellicule coûte plus cher. Vous pourriez également définir des tarifs pour des projets qui nécessitent plus de temps pour la préparation et la postproduction.
Assurez-vous que vous tarifs sont clairement indiqués sur votre site Web, sur une liste de tarifs ou sur une estimation que vous remettrez à vos clients. Lorsque vous détaillez vos services sur votre facture, assurez-vous d’utiliser le même cadre que celui préalablement remis à vos clients.
Envisager un acompte
Si un projet requis exige beaucoup de travail, vous pouvez envisager de demander un acompte à votre client. Cette pratique courante pour la photographie de mariages et d’autres événements vous aidera à couvrir les coûts initiaux du matériel et à mieux planifier votre horaire.
Vous pouvez émettre une facture au client pour l’acompte et en émettre une autre à la fin du contrat pour couvrir la différence.
Créer un modèle
Créez un modèle pour vos factures. Si vous ne souhaitez pas en créer un à partir de zéro, vous pouvez télécharger un modèle de facture gratuit et le personnaliser par la suite. Pour profiter d’un programme qui assure le suivi de toutes vos factures, envisagez d’utiliser un logiciel de facturation de photographie qui vous permet d’envoyer des factures et d’encaisser des paiements.
N’oubliez pas les éléments de base
À l’instar des autres factures, vous devrez inclure certains éléments de base utiles tant à vos clients qu’à vous-même. Vous devrez notamment inclure :
- Votre nom ou celui de votre entreprise
- Votre numéro de téléphone
- L’adresse de votre entreprise
- Votre adresse courriel
Vous devriez également inclure les mêmes renseignements pour le destinataire de la facture.
Fournir les détails
Comme la transparence est de mise avec les clients, il est recommandé d’inclure une ligne pour chaque ressource facturée. Détaillez tous vos produits, services et tâches. Si en plus d’avoir pris les photos, vous exigez des frais supplémentaires pour les retoucher et les imprimer, créez une ligne distincte.
Inclure les instructions pour le paiement
Les factures comportent un risque de ne pas être payé immédiatement ou à temps. Afin d’éliminer toute question quant à l’échéancier prévu des paiements, incluez une entente brève et claire spécifiant comment vos clients peuvent régler la facture et quand vous vous attendez à recevoir le paiement.