Como propietario de un pequeño negocio, debes haber oído hablar sobre todos los tipos de seguros que debes tener. Uno de los más importantes es el seguro de compensación de los trabajadores (“workers’ compensation”). (De hecho, puede ser obligatorio en tu estado).
¿Qué es exactamente la compensación de los trabajadores? ¿Y por qué se necesita un seguro para cubrirla? Repasemos los aspectos básicos. (Esto no pretende en modo alguno cubrir todas las regulaciones de compensación de los trabajadores, así que asegúrate de consultar con un profesional si tienes preguntas específicas sobre tus obligaciones como propietario).
¿Qué es la compensación de los trabajadores?
¿Por qué necesitas un seguro de compensación de los trabajadores?
¿Quién está obligado a tener una póliza de compensación de los trabajadores?
¿Dónde se contrata el seguro de compensación de los trabajadores?
¿Cómo se fijan las primas de la compensación de los trabajadores?
¿Cuánto cuesta una póliza de compensación de los trabajadores?
¿Qué es la compensación de los trabajadores?
Como empleador, estás obligado a tener un cuidado razonable para asegurarte de que tus espacios de trabajo sean seguros. Pero los accidentes ocurren. La compensación de los trabajadores garantiza que los empleados que sufran lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo reciban la atención médica que necesitan, así como la sustitución de su salario mientras no puedan volver a trabajar. La compensación de los trabajadores se aplica independientemente de quién sea el culpable, ya sea el empleado, el empleador, los compañeros de trabajo o incluso los clientes. A cambio de estos beneficios garantizados, los empleados tienen derechos limitados para demandar al empleador por daños y perjuicios por esas lesiones.
La compensación de los trabajadores es un programa regulado por los estados, por lo que los estatutos de cada uno de ellos determinan qué tipo de lesiones y dolencias están cubiertas, cómo deben evaluarse estas cuestiones, cómo debe prestarse la atención médica y la cantidad de beneficios que puede recibir un empleado.
¿Por qué necesitas un seguro de compensación de los trabajadores?
Es importante verificar si el seguro de compensación de los trabajadores es obligatorio en tu estado. El hecho de no contar con este seguro o de no cumplir las regulaciones estatales puede hacer que el propietario se vea expuesto no solo a pagar estos beneficios de su bolsillo, sino también a pagar las sanciones impuestas por el Estado.
¿Quién está obligado a tener una póliza de compensación de los trabajadores?
No todos los propietarios están obligados a contratar un seguro de compensación de los trabajadores. Las leyes estatales varían, pero en general, la responsabilidad de un propietario de proporcionar cobertura puede depender del número de empleados, el tipo de negocio y el tipo de trabajo. Además, los estados pueden excluir a determinados tipos de trabajadores. Estas exclusiones pueden incluir a los trabajadores agrícolas, a los empleados domésticos y a los trabajadores estacionales u ocasionales.
Si tienes un negocio unipersonal, una póliza de compensación de los trabajadores puede ser opcional hasta que tengas empleados que no sean también propietarios. En algunos estados, los familiares directos de los propietarios del negocio (padres, cónyuges e hijos) que trabajan en ella pueden no necesitar cobertura. Para confirmar si estás sujeto a estos requisitos, busca el funcionario de compensación de los trabajadores de tu estado en esta lista proporcionada por el Departamento del Trabajo de EE. UU.
¿Dónde obtienes el seguro de compensación de los trabajadores?
En la mayoría de los casos, la compensación de los trabajadores se adquiere por separado de la póliza de seguro general de los propietarios del negocio. Cada estado determina si la compensación de los trabajadores la proporcionan empresas de seguros privadas o el Estado (o ambos). En los estados que lo tienen, un fondo estatal puede servir como último recurso para los negocios que no pueden encontrar cobertura de una aseguradora privada.
Si tu estado permite la cobertura por parte de empresas de seguros privadas, busca un proveedor de primera categoría que tenga conocimientos sobre el seguro de compensación de los trabajadores, experiencia en la gestión de reclamos y la cobertura específica que necesitas para tu negocio. Los corredores de seguros, como AP Intego, pueden ayudarte verificando con varios proveedores para ofrecerte la mejor tarifa.
¿Cómo se fijan las primas de la compensación de los trabajadores?
Las primas del seguro de compensación de los trabajadores se calculan en función de tu código de clasificación industrial y de tu nómina. Las primas para las actividades consideradas peligrosas pueden ser más elevadas. Otros factores son la ubicación (las zonas propensas al riesgo conllevan primas más altas) y, si corresponde, el historial de reclamos del negocio en relación con otros negocios del sector.
¿Cuánto cuesta una póliza de compensación de los trabajadores?
El costo de la cobertura, que variará en función del tipo de negocio y del número de empleados, es algo que los propietarios de pequeños negocios suelen temer. Además de la prima del seguro en sí, los costos incluyen los pagos realizados en concepto de deducibles, los costos administrativos de la gestión de los reclamos y la presentación de informes al Estado y a su aseguradora.
Una buena forma de gestionar los gastos del seguro es encontrar un proveedor que tenga una solución de facturación de “pago por uso” que base los cargos de la prima en los números de la nómina en tiempo real, de modo que puedas pagar la prima después de cada nómina en lugar de hacer grandes pagos por adelantado y conciliarlos al final del año.
Los proveedores de nómina, como Nómina Square, se integran a corredores de seguros, como AP Intego, para enviar automáticamente la información de las nóminas. Esto ayuda a que los pagos de las primas de compensación de los trabajadores sean más manejables al reducir los grandes anticipos de primas, eliminar los cargos de facturación y ayudar a evitar sorpresas durante las auditorías.
¿Estás preparado para ofrecer beneficios como la compensación de los trabajadores?
Nómina Square trabaja con los principales proveedores de beneficios para que tú y tu equipo puedan acceder a la compensación de los trabajadores, el seguro de salud, 401(k) y más en un solo lugar.
Si ya usas Nómina Square, puedes inscribirte en los beneficios directamente desde el Panel de Datos de Nómina Square. Puedes elegir los beneficios que mejor se adapten a tus necesidades y presupuesto, y nosotros nos encargaremos de todo lo demás, desde la inscripción de los empleados hasta el cálculo de las deducciones y contribuciones para cada pago. Nómina Square también determina los requisitos de tributación y declaración para cada beneficio con el fin de asegurarse de que tus impuestos y formularios de impuestos sean precisos.
Si tienes más preguntas sobre el seguro de compensación de los trabajadores, consulta nuestras preguntas frecuentes.