Las habilidades de gestión del tiempo son cruciales, especialmente para los propietarios de negocios. Todos tenemos el mismo número de horas disponibles en un día, pero algunas personas son capaces de lograr más en 24 horas que los demás. La clave parece estar en controlar ese tiempo en lugar de dejar que te controle a ti.
En otras palabras, la diferencia está en la gestión eficaz del tiempo.
¿Qué es la gestión del tiempo?
¿Eres bueno para gestionar el tiempo?
Errores comunes a la hora de gestionar el tiempo
Siete habilidades de gestión del tiempo que practican las personas exitosas
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es una técnica para utilizar el tiempo de manera más efectiva. Organiza tus tareas profesionales y personales en función de su urgencia e importancia, y ocúpate primero de las más urgentes e importantes, seguidas de las actividades que no son urgentes, pero sí importantes. Al priorizar la carga de trabajo, podrás enfocar tu tiempo y energía donde más importa.
La siguiente tabla muestra la matriz de Eisenhower, una popular estrategia de gestión del tiempo para evaluar y priorizar las tareas. Cada cuadrante tiene ejemplos de tipos de actividades y el orden en el que hay que abordarlas.
| Matriz de Eisenhower | ||
|---|---|---|
| Urgente | No urgente | |
| Importantante | 1. Hacer primero: crisis y problemas, hijo lastimado, reunión con tu jefe, reparación de fuga de gas, tareas para hoy | 2. Agendar: proyectos importantes en curso, contratación de un nuevo miembro del personal, solicitud de cita con el dentista, ejercicio, relaciones |
| No importante | 3. Delegar (si puedes): reuniones no importantes, algunas llamadas telefónicas, interrupciones innecesarias, correos electrónicos de baja prioridad | 4. Hacer por último o no hacer: leer el muro de Facebook, mirar televisión, pérdidas de tiempo, clasificar el correo basura |
¿Eres bueno para gestionar el tiempo?
Ser bueno para gestionar el tiempo conlleva una planificación consciente y una toma de decisiones meditada. También implica mantenerse enfocado y ceñirse a las tareas prioritarias en lugar de desviarse por distracciones sin importancia.
Si quieres saber si eres bueno en la gestión del tiempo, empieza por hacerte estas preguntas:
- ¿Sé cómo priorizar efectivamente mis tareas en función de su importancia y urgencia?
- ¿Sé cuánto tiempo dedico a cada una de mis tareas?
- ¿Tengo que llevarme el trabajo a casa para terminarlo?
Una vez que hayas evaluado tus habilidades actuales, haz un plan para mejorar. No es fácil, pero como cualquier otra habilidad en la que se trabaja, mejorar la gestión del tiempo es posible. Las personas exitosas utilizan una variedad de habilidades de gestión del tiempo para aumentar la productividad y efectividad en su vida personal y profesional.
Ejemplos de gestión del tiempo
- Planificación
- Listas de tareas y listas de control
- Priorización
- Evaluación de tareas urgentes
- Establecimiento de objetivos
- Auditoría y mejora de flujos de trabajo
- Filtrado de notificaciones
- Establecimiento de plazos razonables
- Delegación
- Mantenimiento de registros
- Calendarización
- Documentación y gestión de proyectos
- Establecimiento de objetivos a corto y largo plazo
- Gestión del estrés
- Utilización de datos
- Automatización
- Consolidación de la tecnología
Errores comunes a la hora de gestionar el tiempo
Es fácil desviarse del camino cuando intentas gestionar tu tiempo. Para mejorar, evita estos errores comunes a la hora de gestionar el tiempo:
- Error 1: No hacer una lista de tareas. Si no sabes lo que hay que hacer, no puedes priorizar eficazmente tu carga de trabajo.
- Error 2: Hacer varias cosas a la vez. Contrario a la creencia popular, hacer varias cosas a la vez es en realidad menos productivo que centrarse en una tarea y pasar a la siguiente. Esto se debe a que el cerebro no está preparado para realizar dos tareas que requieren funciones cerebrales de alto nivel al mismo tiempo. Algunos estudios demuestran que hacer varias tareas a la vez puede reducir tu coeficiente intelectual porque la atención se divide, e incluso podría dañar tu cerebro. (¡Caray!).
- Error 3: No saber cuánto tiempo requiere una tarea. ¿Puedes escribir el informe en una hora o te tomará tres días? Si no sabes cuánto tiempo requiere una tarea, no podrás gestionar tu tiempo efectivamente o priorizar tus actividades.
Siete técnicas de gestión del tiempo para ser más productivo
Está demostrado que la productividad conduce a la rentabilidad y que las buenas habilidades de gestión del tiempo pueden tener un efecto directo en los resultados, así que para ayudarte a trabajar de forma más eficiente, hemos reunido algunas de las pautas que impulsan a las personas exitosas.
Comienza tu día temprano
Pregunta a las personas exitosas a qué hora se levantan por la mañana y notarás rápidamente un punto en común: estas personas se levantan al amanecer para aprovechar el día al máximo.
La compañía financiera de empresas Fleximize encuestó a algunas de las figuras más destacadas de la actualidad sobre sus hábitos matutinos. Estos fueron los hallazgos.
- El CEO de Apple, Tim Cook, se levanta a las 5 a.m.
- La editora de Vogue, Anna Wintour, se levanta a las 5:45 a.m. para jugar al tenis antes de ir a la oficina.
Y Oprah se levanta a las 6 a.m. para meditar y correr en la trotadora antes de ir al estudio.
Observa otro punto en común aquí: el ejercicio es una parte importante de la vida de las personas exitosas.
Establece prioridades y objetivos al planificar tu día
Un plan de trabajo diario permite a las personas determinar el curso del día y luego progresar gradualmente hacia sus objetivos. (Algunos proyectos grandes y continuos, como la elaboración de un plan de marketing para tu empresa, entran en el segundo cuadrante de la matriz de Eisenhower. Es importante, pero hay que ir avanzando en lugar de tener que hacerlo ahora).
Los empresarios exitosos incorporan este consejo de gestión del tiempo reconociendo que hay asuntos urgentes e importantes todos los días. Abordan el día sabiendo cómo equilibrar ambas cosas y dejando las tareas más insignificantes para más tarde.
Rob Rawson, el CEO de TimeManagement.com, trabaja en sus asuntos más prioritarios a primera hora de la mañana antes de dejarse desviar por el correo electrónico y otras tareas triviales. Dividir los objetivos en partes hace que sea más sencillo avanzar para alcanzarlos.
Algunos orientadores profesionales sugieren dividir el tiempo en días de “concentración” y días de “reserva”. Los primeros se dedican a cosas de gran envergadura, como el desarrollo del negocio y la administración de los empleados. En cambio, los días de reserva se dedican a cosas más esenciales, como el papeleo y la contabilidad.
Enfócate en una tarea a la vez
Es muy común pensar que hacer varias cosas a la vez es la manera más eficiente de usar el tiempo. Pero resulta que abordar varias cosas a la vez puede hacernos perder más tiempo. El neurocientífico Earl Miller dice que, la mayoría de las veces, simplemente no podemos concentrarnos en más de una cosa a la vez.
“Las personas no pueden hacer varias cosas a la vez muy bien y, cuando dicen que pueden, se están engañando a sí mismas”, afirma.
La verdadera eficiencia significa centrarse en una cosa a la vez y terminarla antes de pasar a la siguiente tarea.
Aprende a delegar
Puedes abarcar muchas cosas, pero no puedes estar en todos los sitios en todo momento. Tómate el tiempo necesario para seleccionar y contratar a los mejores empleados para que puedas confiar en tu equipo. Entonces, en lugar de intentar hacerlo todo tú mismo, podrás ceder algo de control y asignar tareas a quienes trabajan para ti.
Aplica la regla del 80/20
Según el principio de Pareto (es decir, la regla del 80/20), el 20% de las acciones conducen al 80% de los resultados. Y el otro 80% solo representa el 20% de los resultados. En otras palabras, esto significa que las personas exitosas saben que las principales prioridades (o el 20% más importante) van a impulsar los resultados más importantes, y delegan el resto.
Prevé algo de tiempo para las distracciones e interrupciones
Si planificas cada día al segundo, nunca tendrás tiempo para los retos inesperados. Procura reservar al menos una hora por día para los imprevistos. Además, es una buena idea programar horas de oficina o dedicar tiempo a los colegas y a la colaboración. Si te sobrecargas, lo más probable es que te retrases.
Di no más a menudo y domina el arte de las reuniones cortas
Kristin Muhlner, CEO de NewBrand Analytics, cree que decir no es una de las claves para no sobrecargarse, tanto profesional como personalmente.
Esto va de la mano de decir sí a demasiadas reuniones, un error común de muchas empresas. Las personas exitosas reconocen a qué reuniones es fundamental asistir y entonces dicen que no a otras o las mantienen en un plazo muy corto.